reclame:
de archieffunctie dient zodanig te worden georganiseerd dat zij bijdraagt tot het correct bijhouden van de registers. Het is belangrijk op te merken dat de gegevens beschikbaar moeten worden gesteld wanneer dat nodig is. De office manager moet beslissen of de indiening moet worden gecentraliseerd of gedecentraliseerd gecentraliseerde indiening en gedecentraliseerde indiening beide hebben hun eigen voor-en nadelen.
1. Centraal Archiefsysteem:
het is een systeem waarbij alle dossiers betreffende de verschillende diensten van een concern op één plaats of bij het Centraal Bureau worden opgeslagen. Met andere woorden, individuele afdelingen of afdelingen van een organisatie doen niet het indienen van dossiers.
reclame:
voordelen van gecentraliseerd archiefsysteem
1. Het wordt onder de controle van specialisten gezet en dit vergemakkelijkt meer efficiëntie.
2. Beschikbare ruimte wordt economisch gebruikt.
3. Er zal een effectieve controle over hen zijn.
reclame:
4. Er zal geen duplicatie zijn van het archiveren van apparatuur en werk (zoals in gedecentraliseerd systeem) en als zodanig is er economie in het indienen.
5. Er is een uniforme standaard om de papieren in te dienen en ze uit te schakelen. Dit maakt een snelle locatie van documenten mogelijk.
6. Mensen die steeds weer hetzelfde werk doen, worden specialisten in hun werk. Dit draagt bij aan een grotere efficiëntie.
7. De papieren worden dezelfde dag ingediend.
reclame:
8. De locatie van ontbrekende bestanden of papieren is gemakkelijk bekend (door het juiste gebruik van de indicator).
Demerits of Centralized Archive System
1. Wanneer een afdelingshoofd dringend een brief nodig heeft, zal het hem niet op tijd bereiken vanwege de lange procedure. Dit is een belangrijk nadeel.
2. Fouten kunnen kruipen in.
reclame:
3. Veel tijd wordt verbruikt als de archiefdienst is gevestigd in verre kamers.
4. Rigide regels zijn er in het geven en terugsturen van bestanden. De regels worden belangrijker dan de handel.
5. Geheimhouding kan niet worden gehandhaafd.
2. Gedecentraliseerd archiefsysteem
advertenties:
volgens dit systeem wordt de indiening door verschillende afdelingen onafhankelijk en niet centraal op één plaats gedaan. Elke afdeling installeert aparte apparatuur en benoemt personeel om te zorgen voor het indienen van werk. Dit systeem staat ook bekend als departementale archiefsysteem.
verdiensten van gedecentraliseerd archiefsysteem
1. Geschikte, eenvoudige en gemakkelijke methoden kunnen worden aangenomen volgens het gemak van de afdeling.
2. De bestanden zijn gemakkelijk en snel beschikbaar.
3. Snelle beschikbaarheid van bestanden vergemakkelijkt meer efficiëntie.
4. Geheimhouding kan worden gehandhaafd.
5. De ontvangstbediende zal de brieven zonder fouten indienen, omdat hij slechts met een paar brieven te maken heeft.
Demerits of Decentral Archive System
1. In één organisatie, in verschillende afdelingen, zullen verschillende methoden van indiening worden gevolgd. Als zodanig zal geen standaardsysteem zegevieren.
2. De archiefbediende heeft vele andere banen; hij kan geen specialist worden in archiefsystemen.
3. Inter-afdeling overdracht van clerks zal niet aan het archiveringssysteem van andere afdelingen te begrijpen.
4. Als een document betrekking heeft op twee of meer afdelingen, zal het moeilijk zijn om het document in te dienen.
5. Het indienen zal worden gedaan op het gemak van een griffier, die heeft vele andere banen te doen, samen met de indiening. Als zodanig kan hij de brieven misplaatsen of bewaren in andere registers of laat ze onopgemerkt.