de dreiging van het coronavirus heeft opgeroepen tot een afgedwongen en strenger Corporate compliance program. Het verbeteren van de reguleringsnormen en het vernieuwen van de handhavingsinspanningen zijn daarom belangrijker dan ooit.
in deze blogpost zullen we daarom ingaan op de meest voorkomende vragen met betrekking tot corporate compliance en alles wat u moet weten over het bouwen van het beste complianceprogramma voor uw organisatie.
Wat is compliance?
in onze recente post over business compliance hebben we compliance gedefinieerd als zowel een actie als een standaard. Naleving als actie impliceert de noodzaak om te voldoen aan gevestigde regelgeving en beleid. Het spreekt ook over de taken en verantwoordelijkheden van een bedrijf aan zijn werknemers en de samenleving. Een bedrijf dat zijn verplichtingen begrijpt, moet de nodige acties en maatregelen nemen om te voldoen aan wettelijke en / of overheidsvereisten om als organisatie compliant te blijven.
aan de andere kant wordt compliance een standaard wanneer een bedrijf verder gaat en naleving niet als een loutere eis beschouwt, maar eerder als een gedragscode of een ethisch kompas voor werknemers.
dus, al met al, corporate compliance is zowel een actie die de wettelijke en veiligheidsrisico ‘ s vermindert. Maar het is ook een standaard die mensen naar gepast gedrag leidt.
om een beter begrip te krijgen van de Betekenis van business compliance, moet men het zowel als een actie als standaard zien. Als het alleen als een actie wordt gezien, kan het worden teruggebracht tot een reeks regels. Ook kan het alleen dienen als een branding decoratie als het alleen wordt beschouwd als een standaard.
hebben alle bedrijven een corporate compliance program nodig?
alle bedrijven hebben een corporate compliance program nodig. Ongeacht de omvang, het bereik of de sector, moet een bedrijf een gedefinieerd of gestructureerd nalevingsprogramma hebben dat zijn beleid, procedures en acties specificeert.
volgens een studie uit 2017 loont het om te investeren in compliance, gezien de kosten van het hebben van meer compliance-activiteiten (bijv., audits, opleiding en deskundig personeel) lager is dan de kosten van bedrijven die niet voldoen aan de industriestandaarden. In dezelfde studie werd ook gesteld dat de kosten van niet-naleving 2,71 maal de kosten van naleving bedragen. Hier zijn slechts een paar gevolgen van niet-naleving:
- bedrijfsstoring
- productiviteitsverliezen
- inkomstenverliezen
- boetes, boetes en afwikkelingsvergoedingen
het nemen van preventieve maatregelen om aan de compliance-eisen te voldoen kan u dus uit de problemen houden en u helpen een aanzienlijk bedrag aan organisatorische kosten te besparen.
welke onderdelen moeten corporate compliance programma ‘ s bevatten?
veel bedrijven zijn onzeker over wat een corporate compliance training programma zou moeten omvatten. En goed, het hangt allemaal af van de regels die u wilt uitvoeren en de problemen die u wilt aanpakken. Maar in het algemeen richt Corporate compliance zich op deze primaire zorgpunten:
corruptie
het opbouwen van een sterke cultuur van compliance begint met een verbintenis om zaken te doen op een eerlijke, ethische en juridische manier. Maar verschillende vormen van corruptie, zoals omkoping, bod-rigging, en andere onwettige zakelijke praktijken ruïneren soms de morele vezel van sommige werknemers. Het creëren van nalevingsbeleid dat zich richt op het ontwikkelen van hoge integriteitsnormen minimaliseert daarom het optreden van dit probleem.
werknemersgedrag
werknemersgedrag heeft een directe correlatie met productiviteit, betrokkenheid en efficiëntie op de werkplek. En elke actie die wordt gezien als onprofessioneel of onethisch verstoort de juiste stroom van bedrijfsprocessen. Om deze problemen te voorkomen, moeten nalevingsprogramma ‘ s zoals anti-intimidatie en anti-discriminatiebeleid worden opgenomen.
gezondheid en veiligheid op het werk
werkgevers hebben de wettelijke plicht en morele verantwoordelijkheid om de veiligheid en bescherming van hun werknemers op het werk te waarborgen. Daarom moeten bedrijven een reeks beleid, plannen en procedures hebben die helpen bij het beheren van gezondheid en veiligheid op de werkplek. Het doel is om het risico van letsel of ziekte bij werknemers te minimaliseren en is daarom even belangrijk om op te nemen.
de Occupational Safety and Health Administration of OSHA is een van de toonaangevende regelgevende instanties ter wereld die standaardrichtlijnen voor het beheer van de gezondheid en veiligheid op de werkplek verstrekken.
naleving van de milieunormen
sommige bedrijven beschouwen naleving van de milieunormen als facultatief. Maar omdat ecologische problemen zoals klimaatverandering en vervuiling een negatieve impact hebben op bedrijven, moet milieuvriendelijk zijn een serieuze overweging zijn voor elk nalevingsprogramma.
Data management
iedereen die in contact komt met uw bedrijf brengt tonnen persoonlijk identificeerbare informatie. En het is de plicht van uw bedrijf om gevoelige informatie te beschermen die kan leiden tot problemen met gegevensbescherming. Om compliant te zijn op dit gebied betekent het opstellen van beleid en processen die de bescherming van gegevens te waarborgen. Dit proces kan het implementeren van een Informatiebeveiligingsbeheersysteem of ISMS omvatten.
Product compliance
het is absoluut noodzakelijk dat zakelijke producten voldoen aan essentiële wettelijke vereisten. De naleving moet dus bewijzen dat een product aan deze wettelijke eisen voldoet. Vergeet niet, het nemen van verantwoordelijkheid voor uw producten en diensten is een slimme business.
vijf kernelementen van een effectief corporate compliance program
nu kent u de basiselementen van een corporate compliance program. Maar een ding is om te beslissen over de inhoud. Een ander ding is hoe je je programma op te bouwen en ervoor te zorgen dat het effectief is vanaf het begin.
hoe complexer compliance management is, hoe moeilijker het is om over te brengen. Zo, een succesvol compliance-programma is iets dat gericht is, goed gedefinieerd, en eenvoudig. Om dit te bereiken, zorg ervoor dat u deze vijf kernelementen:
standaarden en procedures
uw compliance-programma moet een duidelijke reeks beleidsregels en procedures hebben om het kader te definiëren waarbinnen uw bedrijf opereert. De wetten of richtlijnen moeten Concreet, praktisch en vooral toegankelijk zijn. Wanneer we zeggen toegankelijk, bedoelen we dat uw corporate compliance beleid regelmatig moet worden overgebracht – vooral wanneer er wijzigingen worden aangebracht.
Autoriteit
het initiatief of de steun voor een volledig en uitgebreid nalevingsprogramma moet afkomstig zijn van het hoogste management. Als managers of toezichthouders er niet in slagen om compliance planning en implementatie te autoriseren, zal het programma verschijnen als een nutteloze en tandeloze set regels.
bovendien moet het bedrijf een officiële Chief Compliance Officer hebben, die kan dienen als toezichthouder op alle compliance-activiteiten.
Training en onderwijs
om uw werknemers formeel te informeren over wetgeving en beleid in verband met de industrie of de overheid, dient u een speciaal trainingsprogramma voor naleving te hebben om het proces te vereenvoudigen.
net als elke andere activiteit voor de ontwikkeling van werknemers binnen uw learning academy, moeten de doelstellingen van compliance training slim zijn. Het hebben van slimme compliance doelen en doelstellingen kan uw leeractiviteiten stroomlijnen. Het helpt u ook om de juiste tools en beste aanpak te vinden om uw trainingsinitiatieven te slagen.
met slimme doelstellingen vindt u manieren om het leerproces boeiender en geschikter te maken voor werknemers. Met de juiste mindset en inzicht, kunt u verschillende strategieën verkennen, zoals het gebruik van een Learning Management Systeem voor e-learning of online compliance training.
Auditing en monitoring
een manier voor organisaties om nooit het toezicht op hun compliance programma te verliezen is door constante monitoring en auditing. Een goed compliance monitoring en auditing systeem geeft bedrijven een consistente set van protocollen en vergemakkelijkt het proces van het controleren en opsporen van problemen op een regelmatige basis.
wanneer er discrepanties in de naleving worden gevonden, maken monitoring en auditing het gemakkelijker om onmiddellijk een analyse uit te voeren en een passende reactie uit te voeren om storingen te voorkomen.Het toezicht op de naleving van het beleid omvat het registreren van de huidige wijzigingen in de regelgeving, het ontwikkelen van interne controleprocedures om aan deze wijzigingen te voldoen, en het informeren van de hele organisatie over belangrijke updates.
aan de andere kant houdt controle op de naleving van de controle in dat de doeltreffendheid van de lopende controleprocessen wordt geëvalueerd en gecontroleerd. Een actie in verband met nalevingsaudits houdt in dat wordt nagegaan of het bestaande monitoringsysteem de gewenste resultaten bereikt.
in ieder geval moet de Chief Compliance Officer ervoor zorgen dat zowel de audit-als de monitoringafdelingen hand in hand werken om mogelijke nalevingsrisico ‘ s te beperken.
correctieve actieprocedures
naleving is zowel een proactieve als een reactieve reactie. Uw compliance management systeem moet dus niet alleen concrete richtlijnen bevatten, maar ook duidelijke corrigerende maatregelen. Dit betekent dat wanneer er sprake is van niet-naleving of ongepastheid, u weet hoe u moet reageren met passende tegenmaatregelen.
maar vergeet niet dat corrigerende maatregelen niet bestaan in een vacuüm. Geen contraactieve reactie mag worden gescheiden van relevante gebieden van compliance wet-of regelgeving. Met andere woorden, de maatregelen die problemen met betrekking tot niet-naleving moeten oplossen, moeten worden gekoppeld aan geschikte bronnen, zoals:
- auditresultaten
- werkelijke incidenten of menselijke fouten
- klachten van klanten
- niet-conforme agenten
normaal volgt een correctieprocedure deze zes fasen: identificatie, evaluatie, analyse van de onderliggende oorzaak, corrigerende respons en follow-up.
digitaliseer uw Corporate compliance program
digitale transformatie is bijna onontkoombaar als het gaat om bedrijfsprocessen – zelfs in compliance. Helaas zien bedrijven digitale transformatie als een kans om alleen maar klantrelaties te versterken, activiteiten te stroomlijnen en hun bedrijf op te schalen. Als gevolg daarvan wordt Corporate compliance een bijzaak.
echter, digitale technologie zet organisaties aan om hun corporate compliance systemen opnieuw te ontwikkelen. En de eerste stap naar het moderniseren van business compliance programma ‘ s is het identificeren van de barrières die digitale transformatie belemmeren.
en wij willen u helpen deze barrières te doorbreken! Lees meer over onze diensten en laat ons u helpen met uw digitale transformatie. Klik op deze link om te weten hoe u uw compliance-programma kunt digitaliseren. Of neem contact met ons op om een idee te krijgen van hoe u uw eigen compliance training oplossing kunt bouwen.