dit is de eerste blog in onze serie die uitlegt hoe u Service en Change Management kunt gebruiken voor Compliance door alle informatie vast te leggen die nodig is om wijzigingengoedkeuringen te verwerken en controleerbare records op te zetten. In dit artikel leggen we uit waarom business Process Compliance een belangrijk onderdeel is van de basis voor het opbouwen van een succesvolle organisatie. Ons tweede artikel legt uit hoe naleving van de regelgeving in alle sectoren belangrijke begeleiding biedt voor organisaties als ze ernaar streven om hun zakelijke doelen te bereiken. In ons derde en laatste artikel (Publicatie op 29 juni 2021) leggen we uit hoe Auditing voor Compliance niet alleen wordt gebruikt om te beoordelen of uw bedrijf externe regelgeving volgt, maar ook om te bepalen of het zijn eigen interne procedures en beleid volgt.
Als u geen Service-en Change managementsysteem hebt dat compliance-workflows kan verwerken, zijn er een aantal factoren die u moet overwegen voordat u besluit er een aan te schaffen. Help Net Security sprak met verschillende professionals uit de industrie om hun inzicht te krijgen over het onderwerp, en Sunview Software Senior Vice President, Michael W. Hechler, woog in met een aantal waardevolle aanbevelingen. Er zijn veel leveranciers die oplossingen bieden die kunnen omgaan met business Process Compliance. Het is van cruciaal belang om te onthouden dat u het opbouwen van een langdurige samenwerking, dus je moet comfortabel met het product in aanvulling op het vinden van een bedrijf dat u kunt vertrouwen voelen. “Bij het selecteren van een ITSM-oplossing, “volgens Michael W. Hechler, Senior VP, SunView Software,” moet u altijd beginnen met uw huidige business requirements.”Om het volledige interview te lezen, Ga naar hoe selecteer ik een ITSM-oplossing voor mijn bedrijf?
Wat is een bedrijfsproces?
net zoals’ compliance ‘ veel voor verschillende mensen kan betekenen, hebben bedrijfsprocessen ook een duidelijke definitie en begrip nodig. Voor de toepassing van dit artikel is een bedrijfsproces een reeks stappen die door een groep stakeholders worden uitgevoerd om een specifiek doel te bereiken. Elke stap in een bedrijfsproces duidt op een taak die is toegewezen aan een deelnemer. Elke taak is een fundamentele bouwsteen voor verschillende gerelateerde ideeën, zoals business process management, procesautomatisering, en meer. Organisaties van elke omvang profiteren van duidelijk gedefinieerde processen, maar de voordelen van het hebben van goede bedrijfsprocessen zijn het meest merkbaar in schaalbare organisaties. Processen vormen de basis van de meeste bedrijven en helpen bij het stroomlijnen van individuele activiteiten, ervoor te zorgen dat de middelen worden gebruikt met een optimale efficiëntie.
succesvolle bedrijven richten hun activiteiten op het bereiken van duidelijk omschreven en meetbare doelen. Om deze doelen te bereiken, worden processen en procedures ingevoerd om ervoor te zorgen dat kwaliteitsproducten en-diensten op tijd beschikbaar zijn en aan de verwachtingen van de klant voldoen. Goed ontworpen procesplannen kunnen uw bedrijf helpen:
- ontwikkel kwaliteitsproducten en-diensten
- produceer consistente en efficiënte resultaten
- verkort de time to market
- voldoe aan de behoeften van de klant en verbeter de tevredenheid
- blijf in overeenstemming met de wettelijke vereisten
waarom verzetten mensen zich tegen het volgen van nieuwe processen?
hebt u ooit het volste vertrouwen gehad dat u” het perfecte ” bedrijfsproces creëerde-alleen om teleurgesteld te zijn over de resultaten? U gebruikte de nieuwste technologie om uw workflows te automatiseren en ontwikkelde volumes documentatie om elke stap nauwkeurig te beschrijven. Wat gebeurde er toen je dat proces probeerde te implementeren? Heeft het gewerkt? Misschien een betere vraag is, heeft iedereen in uw afdeling of uw organisatie het proces gevolgd op de manier waarop u het bedoeld om te worden gevolgd? Als uw antwoord op de laatste vraag is “nee,” dan de relevante stakeholders niet voldoen aan de eisen van uw bedrijfsproces—om een van de verschillende redenen.
niet-naleving kan teleurstellend en frustrerend zijn voor managers, vooral als er veel tijd en geld is gestoken in een project dat specifiek is ontworpen om nieuwe procedures te implementeren. Hier zijn enkele van de redenen waarom u kunt krijgen pushback op uw nieuwe proces:
- gewoontedieren-mensen zijn gewoontedieren en houden over het algemeen niet van verandering. Als uw medewerkers hun werk lang op een bepaalde manier hebben gedaan, hebben ze zich waarschijnlijk gewikkeld in vele lagen van werkgerelateerde gewoonten die moeilijk te doorbreken zijn.
- twijfelen aan het nieuwe proces—als uw werknemers al denken dat ze goed werk doen, vragen ze zich misschien af waarom u wilt dat ze veranderen. Zal je nieuwe procedure ze vertragen? Is het doel van uw proces om banen te elimineren of bepaalde werknemers te vervangen?
- angst voor meer verantwoordelijkheid—werknemers kunnen het gevoel hebben dat ze niet de tijd en/of vaardigheden hebben die nodig zijn om meer verantwoordelijkheden op zich te nemen.
- het nieuwe proces niet begrijpen – uw werknemers begrijpen mogelijk niet wat hun rol in uw nieuwe proces zal zijn. Complexe processen moeten mogelijk worden geïmplementeerd met behulp van kleine, incrementele veranderingen om acceptatie te verkrijgen.
- de Impact op klanten niet zien—werknemers die geen interactie hebben met klanten begrijpen mogelijk niet hoe uw nieuwe proces de producten, diensten en klanttevredenheid van uw bedrijf zal beïnvloeden.
- het nieuwe proces is inefficiënt – dit is misschien moeilijk voor u om te accepteren, maar werknemers kunnen uw nieuwe proces “rondwerken” omdat het kapot is. Belangrijke stappen kunnen ontbreken, of je hebt misschien niet de juiste mensen toegewezen aan de juiste taken.
- gebrek aan managementondersteuning—werknemers kunnen zich verlaten voelen als het senior management uw nieuwe proces niet volledig ondersteunt, of als het management niet lang genoeg wil wachten totdat de voordelen werkelijkheid worden.
- conflicteert met andere taken-werknemers moeten mogelijk afwijken van uw nieuwe proces om speciale verzoeken te voltooien, of resources kunnen uit uw proces worden getrokken om aan andere taken te werken.
hoewel er vele redenen zijn waarom werknemers terughoudend kunnen zijn om een nieuw proces aan te nemen, is het hebben van het juiste Verandermanagementsysteem de eerste stap in het begeleiden van uw organisatie om haar werknemers goed voor te bereiden, uit te rusten en te ondersteunen om met succes verandering aan te nemen en positieve resultaten te behalen.
Hoe Kunt U De Naleving Van Processen Verbeteren?
moderne organisaties hebben een Change Management oplossing nodig die geoptimaliseerd is om de dramatische toename en complexiteit van verandering te ondersteunen. Door middel van geavanceerde automatisering en workflows is ChangeGear ontworpen om alle processen voor verandermanagement en compliance te stroomlijnen die organisaties in staat stellen te voldoen aan auditing-en compliancevereisten.
een belangrijk element van succesvol verandermanagement is het begrijpen dat er nooit veranderingen op zichzelf plaatsvinden. Verandering heeft op de een of andere manier invloed op uw hele organisatie en alle mensen binnen de organisatie. Met een goed Verandermanagementsysteem kunt u iedereen aanmoedigen zich aan te passen aan uw nieuwe manier van werken en deze te omarmen. Succesvol Verandermanagement steunt op vijf belangrijke stappen:
Stap 1-Begrijp de wijziging
om de voordelen van uw wijziging succesvol te promoten, moet u deze voordelen zelf begrijpen. Vraag jezelf af waarom je gelooft dat dit proces moet worden veranderd. Wat zijn uw doelstellingen? Hoe zal uw bedrijf profiteren van de verandering? Hoe zal uw verandering een positieve impact hebben op medewerkers? Welke invloed zal het hebben op de manier waarop mensen werken en hun werk waarnemen? Wat moeten mensen doen om de verandering succesvol te voltooien? Het kan ook belangrijk zijn om na te denken over wat er zal gebeuren als uw verandering niet wordt geïmplementeerd. Om verandering te laten werken, moet er voldoende ontevredenheid zijn over de oude manier van doen. Maar de mensen moeten er ook van overtuigd zijn dat de nieuwe aanpak beter zal zijn dan de oude en dat er een duidelijke weg is voor migratie.
Stap 2-Plan de verandering
effectieve verandering gebeurt niet zomaar bij toeval—het moet worden ontworpen om bij uw organisatie te passen. De manier waarop verandering wordt beheerd verschilt van organisatie tot organisatie. Sommige bedrijven hebben zeer rigide veranderingsmethoden, terwijl andere meer open en flexibel zijn in hun aanpak. Managers moeten de grondgedachte achter hun huidige omgeving begrijpen voordat ze significante veranderingen proberen aan te brengen.
u moet rekening houden met sponsoring, betrokkenheid, buy-in en impact met betrekking tot de verandering. Studies hebben aangetoond dat een grote bijdragende factor voor een succesvol change management project is hoe zichtbaar de sponsor is onder de andere stakeholders. U moet ervoor zorgen dat de sponsor effectief is en actief betrokken is tijdens het hele proces.
een ontoereikende planning en het verwaarlozen van de invloed van een verandering op het personeel kan leiden tot verlies van productiviteit, ontkoppelde werknemers, hoge omzet en weerstand. Deze negatieve gevolgen en risico ‘ s hebben ook financiële gevolgen. Het kan langer duren voor werknemers om uw nieuwe systeem te gebruiken, langer om de stappen in het proces onder de knie te krijgen, evenals langer voor uw bedrijf om een goede Return on Investment (ROI) te zien.
Stap 3 – Gebruik onderhoudsvensters, Black-Outperioden en verander vensters
een onderhoudsvenster is een geplande periode waarin activa of services (configuratie-Item (CI) voor ITIL-compatibele organisaties) mogen worden gewijzigd. Omdat wijzigingen uitvaltijd kunnen impliceren, kunnen deze vensters worden gebruikt om verstoringen van kritieke bedrijfsprocessen te minimaliseren. In het algemeen moeten geplande wijzigingen plaatsvinden binnen een onderhoudsvenster.
een Blackoutperiode is een geplande periode waarin er minder steun kan zijn, zoals een vakantie, een bedrijfsevenement, een contractuele verplichting met een klant of kritieke bedrijfstijd zoals het einde van het boekjaar. Geplande wijzigingen mogen niet plaatsvinden tijdens overeengekomen Black-outperioden. Blackout-perioden geven tijden aan waarin normale veranderingsactiviteit niet mag worden gepland, maar ze voorkomen geen verandering. Meestal zijn er uitzonderingen voor noodsituaties, maar die moeten zeldzaam zijn en vereisen goedkeuring op executive niveau voordat ze worden geïmplementeerd.
een Veranderingsvenster geeft gewoonlijk aan dat specifieke activa of diensten mogen worden onderbroken voor veranderingsgerelateerde activiteiten. Sommige bedrijven, bijvoorbeeld, definiëren specifieke blokken van de tijd (dat wil zeggen, elke woensdag van 2: 00 am-4:00 am ET) in overeenstemming met de consumenten van de dienst en gerelateerde klanten of afdelingen. Met Windows wijzigen kunt u wijzigingen plannen om de impact op kritieke bedrijfsprocessen te minimaliseren.
Stap 4-Communiceer de verandering
Communiceer vroeg en vaak gedurende het gehele veranderingsproces. Zorg ervoor dat werknemers of klanten volledig begrijpen wat de impact zal zijn, voor hoe lang, en wat hun rol kan zijn nadat de implementatie is voltooid. Communicatie kan een make-or-break component van change management zijn. De verandering die u wilt doorvoeren moet duidelijk en relevant zijn, zodat mensen begrijpen wat u wilt dat ze doen en waarom ze dat moeten doen. Als werknemers worden verteld wat de verandering is zonder te horen waarom het wordt gedaan, zullen ze geneigd zijn om weerstand te bieden en niets te doen.
Stap 5-de verandering implementeren
Managers spelen een belangrijke rol bij de implementatie van het veranderingsproces. Om effectief te zijn, moeten managers de verandering begrijpen en hoe het hun team beïnvloedt. Met het juiste niveau van betrokkenheid worden managers verlengers van het veranderingsteam, helpen ze bij acceptatie, begrijpen ze de impact en brengen ze potentiële zorgen naar voren om de kans op succes te verbeteren. Daarnaast moeten managers feedback vergemakkelijken tussen het projectteam en medewerkers in de hele organisatie. Wetende dat individuele werknemers of hechte groepen werknemers op verschillende manieren omgaan met veranderingen, moeten managers hen coachen door het veranderingsproces en de waarde van de veranderingen versterken nadat ze zijn gemaakt.
er zijn veel verschillende strategieën die u kunt gebruiken om uw verandering in gang te zetten. Als u een gevoel van urgentie wilt creëren om momentum op te bouwen en mensen aan te moedigen om achter uw idee te komen, moet u zich bewust zijn van bepaalde dingen langs de weg:
- zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij de verandering begrijpt wat er moet gebeuren en wat het voor hen betekent.
- stem in met succescriteria voor uw wijziging en zorg ervoor dat deze regelmatig worden gemeten en gerapporteerd.
- Identificeer de belangrijkste belanghebbenden die betrokken zullen zijn bij uw verandering en bepaal hun mate van betrokkenheid.
- Identificeer de opleidingsbehoeften die vóór, tijdens en na de implementatie van uw verandering moeten worden uitgevoerd.
- benoem “change agents”, die klaar, bereid en in staat zijn om te helpen uw nieuwe proces in te voeren en fungeren als een rolmodel voor anderen om te volgen.
- manieren vinden om de gewoonten van mensen te veranderen, zodat het nieuwe proces de nieuwe norm wordt.
- zorg ervoor dat iedereen tijdens het veranderingsproces wordt ondersteund.
volgende week leggen we uit hoe naleving van de regelgeving in alle sectoren belangrijke richtlijnen biedt voor organisaties die ernaar streven hun bedrijfsdoelstellingen te bereiken.