De Vaardigheden Gap-Analyse – Een Volledige Handleiding

In een tijd waar bedrijven heeft last van een snel groeiende behoefte aan her-en toestaan upskill hun mensen, de vaardigheden gap-analyse wordt in toenemende mate een instrument. Maar waar begin je? In dit artikel zullen we uitleggen wat een analyse van de vaardigheidskloof is, waarom het een nuttig instrument kan zijn, en we zullen een drie-stappen aanpak delen om een analyse van de vaardigheidskloof uit te voeren.

inhoud
Wat is een analyse van de vaardigheidskloof?
Waarom is een analyse van de vaardigheidskloof nuttig?
Hoe kan een analyse van de vaardighedenkloof worden uitgevoerd
een kwantitatieve aanpak voor het uitvoeren van een analyse van de vaardighedenkloof
op een laatste noot
FAQ

Wat is een analyse van de vaardighedenkloof? Een definitie

een analyse van de vaardigheidskloof is een instrument dat wordt gebruikt om het verschil (of de kloof) tussen de werkelijke toestand en een toekomstige doeltoestand te beoordelen. Organisaties gebruiken het om de vaardigheden te identificeren die een individuele werknemer nodig heeft, maar die nog niet noodzakelijk hun werk moeten uitvoeren of om bepaalde taken effectief uit te voeren (Antonucci, Ovidio, 2012).

voor HR is de analyse van de vaardigheidskloof een manier om uit te vinden welke vaardigheden en kennis ontbreken onder de werknemers in de organisatie. Zodra zij deze informatie hebben, kan HR de vaardigheidskloof in de organisatie aanpakken. Dit kan worden gedaan door bij-en nascholing, herscholing, investeringsbeslissingen, opvolgingsplanning, enzovoort. We zullen de verschillende opties later in dit artikel bespreken.

als u liever een video bekijkt over het uitvoeren van een analyse van de vaardigheidskloof, bekijk dan hieronder onze Learning Bite:

Waarom is een analyse van de vaardigheidskloof nuttig?

in zijn verslag over de toekomst van banen in 2018 stelt het World Economic Forum dat tegen 2022 niet minder dan 54% van alle werknemers hun competenties zal moeten bijwerken of vervangen. Dit is het resultaat van snelle technologische ontwikkelingen en een toenemende digitalisering die van invloed zijn op ons persoonlijke en professionele leven.

voor organisaties in alle branches betekent dit dat bepaalde banen zullen verdwijnen als gevolg van automatisering, terwijl andere zullen veranderen in termen van hun kerntaken en verantwoordelijkheden. Dit is waar job redesign relevant wordt; het herschikken van deze taken en verantwoordelijkheden om ze af te stemmen op de veranderende realiteit van het werk.

voordat u begint met het opnieuw ontwerpen van banen, is het echter belangrijk om te weten welke vaardigheden en kennis momenteel ontbreken in uw personeel en welke van deze vaardigheden essentieel zijn voor de prestaties van uw organisatie.

dit brengt me bij de redenen waarom een analyse van de vaardigheidskloof nuttig is:

gebruik 1: Het geeft u inzicht in uw gehele personeelsbestand

u zult in staat zijn om te bepalen welke werknemers de meeste kennis hebben van bepaalde aspecten van het bedrijf, evenals werknemers met (belangrijke) vaardigheidskloven.

als zodanig, zult u in staat zijn om beter te richten (training) middelen op die vaardigheden die de meeste aandacht vereisen. Dit zal op zijn beurt leiden tot een optimaal gebruik van de middelen in termen van het verbeteren van de algehele prestaties van het team.

gebruik 2: Het stimuleert individueel leren en ontwikkeling

individuele werknemers zullen in staat zijn uit te vinden welke verbeteringen zij moeten aanbrengen om de vaardigheden en competenties te verwerven of te verbeteren die nodig zijn om in hun (toekomstige) rol zo goed mogelijk te presteren. Uiteindelijk zal dit ook een positieve impact hebben op de productiviteit van uw medewerkers.

gebruik 3: Het zal u helpen bij uw strategische personeelsplanning

strategische personeelsplanning gaat er onder andere om ervoor te zorgen dat u het juiste aantal mensen met de juiste vaardigheden op de juiste plaats hebt. Het is een beetje moeilijk om te beginnen met plannen voor de toekomst, maar als je niet precies weet waar je nu staat vanuit een vaardigheidsperspectief…

gebruik 4: het kan uw wervingsinspanningen verbeteren

dit gaat hand in hand met de vorige paragraaf. Het is een stuk makkelijker om goede mensen te werven als je kandidaten kunt identificeren wiens vaardigheden beter overeenkomen met die nodig zijn om effectief te functioneren in een bepaalde rol.

gebruik 5: Het creëert een concurrentievoordeel

als u al het bovenstaande combineert, zult u in staat zijn om een concurrentievoordeel te creëren en uw concurrentie voor te blijven. U kent de sterke en zwakke punten van uw personeel, u kunt vooruit plannen op het gebied van leren en ontwikkeling en rekrutering en zo de prestaties van uw organisatie optimaliseren.

hoe een analyse van de vaardigheidskloof te doen

wanneer het gaat om het daadwerkelijk uitvoeren van een analyse van de vaardigheidskloof, stellen wij twee methoden voor de analyse van de vaardigheidskloof voor, een kwalitatieve methode en een kwantitatieve methode. De eerste benadering is kwalitatief en losjes gebaseerd op het organisatorische ontwikkelingsproces. De tweede is een methode die door Antonucci en Ovidio wordt voorgesteld en die een kwantitatieve benadering volgt. We zullen beide methoden voor de analyse van de vaardigheidskloof doornemen, te beginnen met de kwalitatieve methode.

Scope and diagnostics

deze eerste fase gaat over het verkennen van de uitdaging. In het geval van een analyse van de vaardighedenkloof betekent dit het identificeren van de benodigde vaardigheden.

om de vaardigheden te identificeren die de organisatie nu – en in de toekomst – nodig heeft, moet u eerst bepaalde vragen stellen en beantwoorden. Bijvoorbeeld::

• Wat is de missie van de organisatie?
• wat zijn de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie?
• welke kritische vaardigheden zijn nodig om de missie te kunnen uitvoeren en de bedrijfsdoelstellingen te bereiken?

het criterium om te bepalen of een vaardigheid al dan niet kritisch is, is als volgt. Als een werknemer een bepaalde vaardigheid mist, maar nog steeds een taak naar tevredenheid voltooit, is de vaardigheid niet-kritisch. Als een werknemer daarentegen een specifieke taak voltooit, maar met een onbevredigend resultaat, is de ontbrekende vaardigheid van cruciaal belang.

met betrekking tot toekomstige vaardigheden die nodig zijn in uw organisatie en industrie, moet u onder andere weten:

• welke vacatures binnen uw organisatie/industrie worden waarschijnlijk (gedeeltelijk) geautomatiseerd?
• welke vaardigheden nemen momenteel in uw bedrijfstak toe?
• welke (niet-bestaande) banen heeft uw bedrijf meer nodig?

gegevensverzameling en-analyse

de tweede stap is gegevensverzameling en-analyse. Het doel van deze fase is drieledig: om te analyseren welke taken nu worden gedaan, om te beoordelen hoe belangrijk deze taken zijn en om te informeren over de vaardigheden die nodig zijn om het werk goed te doen. In het geval van een analyse van de vaardigheidskloof kunnen gegevensverzameling en-analyse activiteiten omvatten:

– het Ontwikkelen van functieprofielen en het identificeren van kritische vaardigheden die nodig zijn voor elke functie

• Bekijk huidige functiebeschrijvingen voor toekomstige behoeftes
• denk aan de invloed van de komende (wettelijke) wijzigingen en toekomst van werk trends op het werk
• Neem de tijd om het ontwikkelen van een lijst van competenties dat het meest duidelijk en nauwkeurig wordt beschreven wat nodig is om het werk te doen

– Het uitvoeren van een inventarisatie van uw medewerkers’ huidige vaardigheden

• functiebeschrijvingen
• klasse specificaties
• Prestaties evaluaties en werknemer evaluaties
• Interviews/focusgroep bijeenkomsten met leidinggevenden, managers en medewerkers

– het Identificeren van uw medewerkers competenties en vaardigheden

• informatie verzameld van competentie-assessments in één, doorzoekbare database
• Database van alle medewerkers en hun bestaande competenties
• Zebrapad geïdentificeerd met de nodige kritische vaardigheden voor nu en in de toekomst

HR-technologie kan u helpen met verschillende onderdelen van dit. Vooral wanneer uw organisatie in aanmerking komt als medium of large-sized, wordt het al snel onmogelijk om handmatig bijhouden van elke werknemer en hun competenties en vaardigheidsniveaus.

een talent management systeem, bijvoorbeeld, kan die enkele, doorzoekbare database zijn die alle informatie verzamelt van de prestatie-evaluaties en competentiebeoordelingen van uw medewerkers.

het ontwerpen van interventies

deze fase gaat over het creëren van een interventie die past bij de behoefte van de organisatie. In ons geval betekent dit dat als je eenmaal hebt ontdekt waar de vaardigheidstekorten in je organisatie zijn, je een strategie kunt ontwikkelen om deze lacunes het beste op te vullen.

potentiële vaardighedenkloven die u kunt tegenkomen, kunnen bijvoorbeeld een tekort aan digitale vaardigheden zijn – zoals blijkt uit een rapport in Nederland waaruit blijkt dat 50% van de werknemers ongeschoold in digitale vaardigheden moet zijn. Een ander voorbeeld is een gebrek aan werknemers die over zachte digitale vaardigheden beschikken (zoals klantgerichtheid en passie voor leren); volgens een rapport van Capgemini en LinkedIn ervaart 59% van de werkgevers dit.En dan zijn er natuurlijk voorbeelden van Industrie-en werkspecifieke vaardigheden die bedrijven kunnen missen. Zo hebben Deloitte en het Manufacturing Institute in 2018 in hun skills gap-studie laten zien dat de vaardigheidskloof in de Amerikaanse industrie tussen 2018 en 2028 zo ‘ n 2,4 miljoen vacatures onbenut zou kunnen laten.

dezelfde studie toonde aan dat posities met betrekking tot geschoolde productie, digitaal talent en operationele managers, in het bijzonder, moeilijk te vullen kunnen zijn – tot drie keer zo moeilijk.

interventies

afhankelijk van de vaardigheden die u mist en de capaciteiten van uw huidige personeelsbestand, zijn er verschillende ‘interventies’ die u kunt uitvoeren:

• opleiding en ontwikkeling van bestaande werknemers
• Job redesign
• werving van mensen met kritische vaardigheden
• een combinatie van een of meer van de bovenstaande

laten we elk van deze opties één voor één doornemen.

Training en ontwikkeling van bestaande werknemers

de resultaten van de analyse van uw vaardigheidskloof kunnen leiden tot de ontwikkeling van leer-en ontwikkelingsprogramma ‘ s die uw werknemers zullen veranderen in de nieuw vereiste of ontbrekende vaardigheden. Vragen over de missie van het bedrijf, de bedrijfsdoelstellingen en de vaardigheden die nodig zijn om deze doelen te bereiken – nu en in de toekomst – kunnen leiden tot de conclusie dat de taken en verantwoordelijkheden van bepaalde banen moeten worden herschikt. Dit is wat we job redesign noemen en dit kan ook resulteren in het omscholen van medewerkers in Nieuw vereiste vaardigheden.

werving van mensen met kritische vaardigheden

de resultaten van de analyse van uw vaardigheidskloof zullen waarschijnlijk de criteria veranderen op basis waarvan ook mensen worden aangenomen. Want zelfs als je in staat bent om te reskill of upskill uw huidige werknemers, op een gegeven moment moet je nieuwe mensen te werven (als gevolg van werknemers verlaten, met pensioen, enz.).

het direct inhuren van iemand met kritische vaardigheden bespaart u tijd om hen in die vaardigheden op te leiden. Het zal hen ook helpen om sneller operationeel en productief te worden. Als je mensen niet snel genoeg kunt vinden, kun je het contingent personeel aanboren en een freelancer of aannemer inhuren om je (tijdelijk) te helpen een vaardigheidskloof op te vullen.

een kwantitatieve benadering voor het uitvoeren van een analyse van de vaardigheidskloof

een andere methode voor het meten van de vaardigheidskloof wordt voorgesteld door Antonucci en Ovidio. Hun kwantitatieve benadering meet de kloof van elke competentie voor elk onderzocht onderwerp. Het algoritme dat ze ontwierpen houdt alleen rekening met de situatie waarin een zogenaamde negatieve kloof werd gevonden. Dit betekent dat de competenties van de werknemer lager zijn dan de benodigde competenties.

afhankelijk van de vraag of de kloof klein of groot is, kunnen bedrijven zelfopleidingsactiviteiten organiseren of moeten ze zich tot een opleidingsprogramma wenden. Een ander onderscheid dat hier moet worden gemaakt is dat tussen een vaardigheidskloof van vaak gebruikte competenties en een tekort aan competenties die zelden worden gebruikt.

net als bij de vorige methode die we beschreven hebben, is het uitgangspunt het in kaart brengen van de vaardigheden die nodig zijn voor elk werkprofiel. De benchmark voor elke vereiste competentie kan worden bepaald met een top-down (van managers naar werknemers) of een bottom-up (van werknemers naar managers) proces.

voordelen van benchmarking op deze manier zijn:

• de procedure verandert niet als de top-down of een bottom-up aanpak gehanteerd,
• je krijgt kwantitatieve schatting van de vaardigheid kloof, rekening houdend met het belang en de frequentie van gebruik
• het maakt een flexibele, semi-automatisch proces voor de planning van de opleidingen

Dit resulteert in de volgende skill gap-indicator:

In deze formule is de indicator G van de kloof in de j-de vaardigheid wordt berekend. De andere variabelen in de formule staan voor:

• N-geeft de score aan die noodzakelijk is toegewezen aan de
• i-de geïnterviewde voor de
• j-de vaardigheid
• P – geeft de score aan die wordt toegeschreven aan het niveau van de vaardigheid van de werknemer
• F geeft de frequentie aan van het gebruik van de vaardigheid door dezelfde werknemer
• c-is een constante om het effect van lage of negatieve hiaten (d.w.z. nul of één)
• F geeft de frequentie aan van het gebruik dat, in de ideale benchmark van het bedrijf, de drempel vertegenwoordigt waarboven het tekort aan vaardigheden een probleem vormt dat moet worden opgelost (rekening houdend met de opleidingskosten).
• K maakt het mogelijk alleen positieve hiaten in aanmerking te nemen (wanneer een bepaalde, relatief vaak gebruikte vaardigheid niet voldoende aanwezig is)

dit roept een aantal vragen op, te beginnen met: hoe worden de relevante gegevens verzameld? In het algemeen kan dit worden gedaan met behulp van op papier gebaseerde assessments en het ondersteunen van interviews of met behulp van skill management software. Vooral wanneer u een vaardigheidskloofanalyse uitvoert bij een groot aantal werknemers, wordt dit laatste de meest voor de hand liggende optie.

bedrijven zoals Skills Base, AG5 en Avilar bieden software voor skills management waarmee u (toekomstige) vaardigheidseisen eenvoudig kunt identificeren en de vaardigheden en interesseniveaus van uw gehele personeelsbestand kunt registreren.

een andere vraag die opkomt is wat voor soort assessment u kunt gebruiken om de vereiste informatie te verkrijgen? Informatie over bijvoorbeeld de behoeften van het bedrijf in termen van vaardigheden, de frequentie van het gebruik van bepaalde vaardigheden en de opslag van vaardigheden die specifiek zijn voor elke rol kan worden verzameld via zelf-assessment surveys of via 360-graden assessments. Dit laatste zijn evaluaties tussen collega ‘ s en superieuren. Ook hier kan HR-technologie trouwens helpen. U kunt feedbacktools zoals die van Impraise, 15Five en Reflektive gebruiken om feedback van en over uw medewerkers te verzamelen en te analyseren.

een derde vraag zou zijn over de waardering zelf, hoe werkt de waardering? In het door Antonucci en Ovidio genoemde voorbeeld worden de vaardigheidsbeoordelingen uitgedrukt op een schaal van 1 0 5 waarbij 1 het laagste en 5 het hoogste niveau is. Voor elk niveau, elke geïnterviewde geeft een score aan het niveau van de vaardigheden daadwerkelijk bezeten en het vaardigheidsniveau zij noodzakelijk achten. Dezelfde waarderingsmethode wordt gebruikt om aan te geven hoe intensief een vensterbank wordt gebruikt in het bedrijf.

wanneer u alle relevante gegevens hebt verzameld, kunt u de afwijkingen onderzoeken tussen het niveau van de vaardigheden die individuele werknemers bezitten en nodig hebben, evenals de frequentie waarmee ze in het bedrijf worden gebruikt. Zo kunt u vervolgens actie ondernemen met als resultaat een of meer van de hierboven beschreven acties voor vaardigheidskloof.

ten slotte

in een tijd waarin bedrijven steeds meer hun mensen op de toekomst willen voorbereiden, is het belangrijk om te weten welke vaardigheden en competenties uw personeel momenteel bezit. Een analyse van de vaardigheidskloof kan hiervoor een goed hulpmiddel zijn; wanneer het goed wordt uitgevoerd, geeft het u waardevolle inzichten in uw gehele personeelsbestand, kan het u helpen met strategische personeelsplanning en uw wervingsinspanningen verbeteren. Een effectieve analyse van de vaardigheidskloof zal u ook in staat stellen om uw leer-en ontwikkelingsprogramma ‘ s te optimaliseren om uw mensen te reskill waar nodig.

aan de Academy to Innovate HR (AIHR) helpen we HR – professionals met hun vaardigheden-zodat ze kunnen voorkomen dat ze met een eigen vaardigheidskloof worden geconfronteerd. Als zodanig kan elke HR-professional die zich inzet voor een leven lang leren zijn vaardigheden uitbreiden met relevante en gevraagde vaardigheden.

FAQ