Employee offboarding is een formeel scheidingsproces dat uw bedrijf kan gebruiken om werknemers aan te pakken die het bedrijf verlaten door ontslag, ontslagen, beëindiging of pensionering. Het omvat een reeks stappen om kennis en verantwoordelijkheden van werknemers over te dragen, wachtwoorden en toegangsrechten te deactiveren, apparatuur in te leveren en feedback te verzamelen via een exit-interview.Bij Offboarding voor werknemers gaat het om het terugwinnen van apparatuur die eigendom is van een bedrijf, zoals computers, ID-badges en telefoons. Het gaat ook om het voorkomen van problemen met computerbeveiliging door het deactiveren van wachtwoorden en het beperken van de toegang tot het netwerk van bedrijfssystemen om diefstal of misbruik van gegevens te voorkomen. Employee offboarding zorgt ook voor een tijdige en nauwkeurige verwerking van het eindsalaris.
voor een volledige lijst van stappen, zie onderstaande checklist voor offboarding.
Wat is het voordeel van offboarding voor uw bedrijf?
wanneer een werknemer vertrekt, brengt dit uw bedrijf op verschillende manieren in gevaar. Na een formele werknemer offboarding checklist zorgt ervoor dat uw bedrijf kan schoon einde van de relatie met een exiting werknemer.
verbeterde beveiliging
een goede offboarding helpt de veiligheid te garanderen door onbevoegde toegang tot kritieke informatie en gegevens te voorkomen. Door de toegang tot bedrijfswebsites, interne documenten en software van derden te beperken, zorgt u ervoor dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie vertrouwelijk blijft. Offboarding voorkomt ook diefstal of misbruik van door het bedrijf uitgegeven apparatuur.
dit kan vooral van belang zijn als een werknemer ontslagen of ontslagen wordt. Stel je de potentiële impact op de omzet van uw bedrijf als een ontslagen verkoper downloadt een volledige lijst van hun prospects en neemt vervolgens een nieuwe baan met een concurrent.
het voorkomt ook situaties waarin een ontevreden werknemer kan voorkomen dat collega ’s toegang krijgen tot kritieke software of toegang tot het netwerk – zoals wanneer een netwerkingenieur voor de stad San Francisco weigerde zijn netwerkwachtwoorden over te dragen en zijn collega’ s uit het netwerk van de stad sloot. In dat geval werd de ingenieur gedwongen om $1,5 miljoen in restitutie te betalen, waarvan het grootste deel was om zijn werkgever te compenseren voor hun inspanningen om de toegang tot het netwerk te herstellen.
het hebben van een formeel offboarding proces zal helpen om dit soort situaties te voorkomen.
overdracht van institutionele kennis
wanneer een werknemer vertrekt, loopt jarenlange ervaring en institutionele kennis vaak de deur uit met hen. Deze “braindrain” kan een aanzienlijke impact hebben op de dagelijkse activiteiten. Dit geldt met name voor werknemers met een vaste aanstelling met jaren (of zelfs decennia) van tribale kennis over uw bedrijf dat niet in schriftelijke vorm is vastgelegd.
het is van cruciaal belang dat uw bedrijf formele procedures heeft om kennis te documenteren en over te dragen aan resterende werknemers om de verstoring als gevolg van personeelsverloop tot een minimum te beperken. Formele documentatie stelt uw bedrijf in staat om zo soepel mogelijk te blijven lopen zodra een werknemer verlaat, en kan helpen versnellen onboarding van een vervangende werknemer voor die rol.
eerlijke, constructieve feedback
goede exit interviews zijn ook een belangrijk onderdeel van offboarding, vooral voor werknemers die vrijwillig vertrekken. Het krijgen van eerlijke feedback in een exit interview kan u helpen beter te begrijpen zowel de positieve en de uitdagingen waarmee uw bedrijf wordt geconfronteerd, zodat u kunt proberen om voortdurend te verbeteren werknemerstevredenheid en het verminderen van extra omzet. Exit-interviews kunnen ook problemen aan het licht brengen waarvan ondernemers en HR-teams zich mogelijk niet bewust zijn. Terwijl de huidige werknemers op hun hoede kunnen zijn voor het bespreken van zaken als slechte managers, problematische collega ‘ s, of gebreken in de bedrijfsstrategie, een werknemer die het bedrijf verlaat, heeft niet langer een stimulans om deze informatie voor zichzelf te houden.
het exit-interview geeft u ook een kans om de positieve aspecten van werken voor uw bedrijf beter te begrijpen. Weten wat belangrijk is voor werknemers — en welke inspanningen werken — zal u helpen lopende initiatieven te valideren, zodat u de cultuur van uw bedrijf kunt blijven verbeteren.
probeer exit-interviews te benaderen met kalme, open vragen die bedoeld zijn om eerlijke feedback te krijgen-zelfs voor werknemers die overdreven negatief leken of onder dubieuze omstandigheden zouden kunnen vertrekken. Het serieus nemen van feedback kan helpen om de bedrijfscultuur te verbeteren, en kan ook helpen om de deur open te houden voor hoogwaardige medewerkers om in de toekomst naar uw bedrijf terug te keren.
het is belangrijk dat u het nieuws van het vertrek van een werknemer duidelijk communiceert. Dit kan voorkomen dat valse roddels verspreiden, wat het moreel van uw resterende werknemers kan beïnvloeden, en helpt bij het bevorderen van een cultuur van openheid die leidt tot een betere tevredenheid van de werknemers.
Accurate payroll and paperwork
u moet ook de payroll voltooien en andere exit-paperwork voltooien. Het krijgen van een formele ontslagbrief is belangrijk, en je moet ervoor zorgen dat u uw payroll systeem dienovereenkomstig bij te werken. In sommige gevallen werkgevers die dit niet doen uiteindelijk onbewust betalen werknemers in fout, zoals het geval van de werknemer die meer dan $250.000 verzameld na wordt beëindigd.
het exitgesprek moet een snelle discussie omvatten over het tijdstip en het bedrag van het laatste salaris van de werknemer. U moet ook de voortzetting van de voordelen, waaronder COBRA of andere dekking die zich uitstrekt voorbij de datum van beëindiging.
Wie is betrokken bij offboarding door werknemers?
voor veel middelgrote bedrijven zal uw HR-team doorgaans optreden als coördinator voor het offboarding van werknemers. Het is belangrijk dat het offboarding proces bestaat uit IT-managers, facility managers en departementale managers.
voor kleinere bedrijven die geen specifieke HR-teams hebben, kan het proces worden beheerd door de eigenaar van het bedrijf, office manager of de supervisor van de werknemer. In die gevallen is het van cruciaal belang dat er een formele offboarding checklist bestaat om ervoor te zorgen dat stappen niet worden gemist.
HR-software voor kleine bedrijven kan u helpen het offboardingproces te automatiseren om te voorkomen dat kritieke stappen ontbreken. HR-software kan ook andere tijdrovende HR-taken stroomlijnen, zoals personeelswerving, werving, onboarding, payroll en naleving van de arbeidswetgeving.
wilt u minder tijd besteden aan het inhuren van HR-taken zoals het vinden van werknemers, papierwerk, onboarding/offboarding, payroll, benefits en business compliance?
wij kunnen u helpen een HR-outsourcingpartner te vinden vanuit ons netwerk van meer dan 300 serviceproviders in de VS.
Download het eBook
werknemer offboarding checklist
Gebruik deze werknemer offboarding checklist om u te helpen ervoor te zorgen dat uw bedrijf geen belangrijke offboarding stappen mist:
- Beveiliging
- werknemer te zetten in een bedrijf-eigendom
- Laptops en computer tassen
- Mobiele telefoons
- Werknemer-Id ‘ s en toegang badges
- parkeerkaarten
- bedrijfswagens
- Beperken login
- Netwerk en de computer login
- e-Mail, telefoon conferentie, en instant messaging accounts
- software van Derden wachtwoorden (Toegang tot bedrijfskritische systemen, Intranet, Salesforce, Marketo, Website CMS, google Analytics, enz.)
- Toegang tot gevoelige documenten
- werknemer te zetten in een bedrijf-eigendom
- Bezoldigingen en andere papieren
- Update payroll systeem met opzegging
- Bespreken werknemer laatste salaris, inclusief uitbetaling van de niet-gebruikte vakantiedagen of de werknemer ontslag pakket
- werknemer te ondertekenen brief van beëindiging
- Meld een niet-concurrentiebeding of non-disclosure vormen
- Voordelen documentatie: voortzetting van de gezondheidszorg (COBRA), pensioen, ww, etc.
- kennisoverdracht
- Prioriteit documentatie van routine taken, met stap-voor-stap instructies, indien nodig
- Status updates op de huidige en geplande projecten
- bestaande werknemer trainen van collega ‘ s over hoe om die taken
- met de Hand uit de toegang tot bestanden of systemen
- lijst van contacten in en buiten de organisatie
- Exit interview
- feedback te Krijgen op de reden waarom de werknemer is het verlaten van
- Vragen over gebieden bedrijf kan verbeteren
- Bespreken als werknemer had de steun en middelen die nodig zijn om hun werk te doen
- Bepalen werknemer relatie met hun manager
- Vragen wat zou kunnen zijn gedaan om ze te laten blijven
- Proberen te houden deur open voor de gewaardeerde werknemers om terug te keren naar bedrijf
- Communicatie
- e-mail Verzenden of mondeling informeren van collega ‘ s
- Informeren van externe contacten (zoals klanten de werknemer gewerkt met, leveranciers werkten ze samen met, enz.)
sommige bedrijven en industrieën hebben unieke behoeften die extra stappen moeten worden toegevoegd aan hun offboarding checklist in aanvulling op die hierboven. We raden u aan uw checklist bij te werken met deze items om een consistent offboardingproces in uw hele bedrijf te garanderen.
HR software kan u helpen veel van deze stappen te automatiseren om het proces te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat u offboarding best practices volgt.
als u merkt dat tijd besteed aan het beheren van HR-taken u weghaalt van andere kritieke gebieden van uw bedrijf, overweeg dan om samen te werken met een HR-dienstverlener die kan helpen bij het beheren van alle aspecten van HR, waaronder payroll, voordelen, compliance, werving, het onboarding-proces en offboarding.
hulp nodig om de complexiteit van de arbeidswetgeving van de federale en de staat op te lossen?
wij kunnen u helpen de beste HR-outsourcingpartner te vinden vanuit ons netwerk van meer dan 300 serviceproviders in de VS.
Find an HR Provider
samenvatting
Employee offboarding (definitie): een formeel proces om medewerkers te beheren die uw bedrijf verlaten.
het gebruik van een offboarding checklist kan uw bedrijf helpen de veiligheid te verbeteren, het nodige papierwerk aan te pakken, verlies van institutionele kennis te minimaliseren en feedback te krijgen om uw werkomgeving te verbeteren.
als u op zoek bent naar meer informatie over hoe u de risico ‘ s voor uw bedrijf kunt verminderen en hoe u medewerkers kunt vinden, inhuren, aan boord en buitenboord kunt verbeteren, kunt u leren hoe samenwerking met een HR-dienstverlener kan helpen.