Factuurverificatieproces en hoe het te verbeteren
verkopers gebruiken facturen om betalingen te innen voor producten en diensten die zij aan hun klanten hebben geleverd volgens de voorwaarden van een contract, inkooporder of bestelformulier. Hoewel de contractuele voorwaarden anders aangeven, kunnen facturen andere voorwaarden of aanvullende voorwaarden hebben dan die betreffende documenten. De aanvullende voorwaarden bevatten vaak fouten en weglatingen die verwacht worden (E&OE), in een poging om fouten te verontschuldigen en hun wettelijke aansprakelijkheid voor mogelijk onvolledige of onjuiste informatie te verminderen.
facturen voor IT-producten en-diensten hebben vaak een hoger foutenpercentage dan niet-IT-producten en-diensten. Dit geldt met name voor software-Gerelateerde facturen voor licenties, upgraden, onderhoud en ondersteuning. Uit verschillende studies blijkt dat tot 75% van de softwarefacturen onjuist is wanneer het gemiddelde tussen 50 en 60% ligt. Dat gezegd hebbende, niet alle fouten zijn materiaal voor kosten en risico. Er is echter een correlatie tussen contracten met onderhandelde Voorwaarden en factuurfouten. Hoe meer onderhandelde voorwaarden Er zijn, hoe groter de kans dat de factuur onjuist zal zijn.
andere oorzaken van hogere foutenpercentages zijn::
- de verkoper of het product is overgenomen door een andere verkoper die gebruik maakt van een ander bedrijfsmodel en een ander factureringssysteem (zoals SAP)
- wereldwijde verschillen zoals belastingen en valuta
- het factureringssysteem van de verkoper is inflexibel en of verouderd. De systemen kunnen niet voldoen aan niet-standaard of huidige voorwaarden, ongeacht of deze zijn overeengekomen of Van toepassing zijn volgens het huidige bedrijfsmodel van de verkoper
- de factuur is gebaseerd op het verkeerde document, zoals het onjuiste bestelformulier, of onjuist schema
- de factuur mist informatie zoals producttitels, hoeveelheden, begin-en einddatum, enz.
- wijzigingen in het bedrijfsmodel en/of terminologie van een verkoper
Factuurverificatie controleert of u hebt gekregen wat u ervoor hebt betaald voordat u de betaling aan de leverancier doet. Meerdere factoren zijn van invloed op het niveau waarop een factuur wordt geverifieerd, waaronder de prioriteit en de organisatie zet om ervoor te zorgen facturen correct worden weergegeven, de eetlust voor risico, en de beschikbaarheid van tools en gedefinieerde processen.
Factuurafstemming
veel bedrijven hebben het betalingsproces van facturen geautomatiseerd en degenen die er gewoonlijk niet voor hebben gekozen het besluit aan boekhoudkundig personeel over te dragen. Het probleem met die aanpak is dat het personeel vaak niet bekend is met de industrieën en bestuursdocumenten waarmee de organisatie werkt. In beide gevallen is de beslissing om een factuur te betalen gebaseerd op een Drieweg matching proces dat de inkooporder vergelijkt met de goederenontvangst en de factuur. Of de vergelijking nu handmatig of geautomatiseerd is, het kan alleen rekening houden met het bestelnummer en het bedrag, zonder rekening te houden met andere informatie die belangrijk kan zijn. Soms kunnen systemen documenten vergelijken in een 2-weg match of een 4-weg match. Sommige bedrijven beginnen met een reconciliatieproces, maar zullen het veranderen als een bedrijf groeit of als problemen met facturering ontstaan. Het is belangrijk om uw reconciliatieproces regelmatig te herzien om te beoordelen hoe goed het werkt.
uw voorwaarden aanscherpen
sommige bedrijven creëren betalingsvoorwaarden die specifiek zijn voor de klant. Dit kan geweldig zijn voor kleine bedrijven met weinig klanten. Naarmate een bedrijf groeit, wordt het een belemmering. Het aanscherpen van uw voorwaarden op het factuurdocument tot een universele termijn zal de fouten verminderen. Wereldwijde bedrijven kunnen verschillende voorwaarden nodig hebben op basis van het land waarmee ze werken, maar die voorwaarden moeten gelden voor alle klanten in dat land. Het maakt automatisering eenvoudiger en bespaart tijd tijdens het maken van een factuur. Veel bedrijven zullen een standaard termijn met nieuwe klantenkring te stellen en dan hun gevestigde klantenkring bij te werken.
herevalueer uw processen
het identificeren van probleemgebieden is een belangrijke factor bij het verbeteren van uw methoden. Er zijn een aantal dingen om te overwegen bij het herevalueren:
- stuurt u papieren facturen?
- kent u bedrijfscodes toe aan elk van uw leveranciers?
- welke tolerantiegrenzen gelden?
- hoeveel inkooporders per week / maand / kwartaal?
- hoeveel facturen u per week/maand/kwartaal verstuurt?
- hoeveel facturen ontvangt u per week/maand/kwartaal?
- hoe vaak gebruikt u verkoperskortingen?
- wie verwerkt materiaalbeheer?
Bekijk elke afdeling en hun betrokkenheid bij de bestaande processen. Er kan een plek zijn waar dingen beginnen te flessenhals. Krijg input van die afdelingen over hun suggesties om dingen meer gestroomlijnd te maken. Overweeg automatisering en elektronische facturering om fysieke papiersporen te minimaliseren. Het gebruik van Miro voor teamsamenwerking is essentieel voor communicatiesucces. Enterprise resource planning (ERP) toont uw processen in real-time en helpt bij het evalueren van het systeem.
verkopers met Brandproblemen
als u de verkoper of verkopers hebt die de gewoonte hebben niet op tijd te betalen, kunnen zij schade toebrengen aan uw factuurprocessen en cashflow. Uw voorwaarden moeten een late betaling of percentage kosten op alle inkomende facturen. Wijzig de locatie van deze kosten en zet ze in de buurt van het factuurbedrag. Deze kosten worden automatisch gegenereerd in de programma ‘ s als een regel item. Controleer uw factuurdatum. Is het zichtbaar als men de informatie scant? Problematische leveranciers creëren meer werk voor voorraadbeheer en financiën. Als de verkoper weigert de betalingsovereenkomsten na te komen, is het tijd om op zoek te gaan naar een nieuwe verkoper.
dit geldt ook voor de manier waarop een verkoper zijn eigen facturen volgt. Sommige leveranciers hebben problematische processen waarbij het onduidelijk is waar u voor betaalt. Of u doet betalingen voor een factuur die zij toepassen op andere facturen. Wanneer een leverancier dit soort dingen doet, vertraagt het proces aan uw kant. Het moet worden gewijzigd om uw processen soepeler te maken en het financiële beeld van het bedrijf duidelijker te maken. Transactiecodes en een documentnummer kunnen helpen bij het bepalen hoe betalingen zijn toegepast.
Benchmarkvergelijkingen
het vergelijken van uw bedrijf met anderen op dezelfde markt kan een voordeel zijn voor het bedrijf. Zij zullen ideeën geven over hoe te handhaven wat werkt en oplossingen voor problemen. Het kan een eye-opening ervaring die veel leert. Weten hoe je staat naast uw concurrenten is een voordeel. Als je het goed doet, kan het een motivator zijn om de verkoop en relaties te verbeteren. De kosten kunnen hoog zijn, maar dit is een investering in het bedrijf. Veel bedrijven kunnen vertellen dat ze probleemgebieden hebben, maar de kosten van die gebieden wordt onthuld in een vergelijking. Het is de moeite waard om te betalen voor een dienst die zal helpen de processen te veranderen en het bedrijf geld besparen.
kortingsprogramma ‘ s herzien
wanneer het gaat om crediteuren, is profiteren van elke beschikbare korting kostbaar voor de financiële boekhouding. Het probleem is wanneer ze achter met het betalen van die facturen en verliezen de kortingen. Een herziening van wat er gebeurt om te voorkomen dat die facturen worden betaald tijdens de korting in aanmerking komen is een must.
een ander ding om te overwegen is om opnieuw te onderhandelen over de voorwaarden met een leverancier, zodat u een korting of een betere korting krijgt. Als een leverancier niet bereid is, winkelen rond voor een nieuwe leverancier bereid is om een korting aan te bieden is een manier om processen en financiën te verbeteren.
biedt de onderneming kortingen voor vervroegde of tijdige betaling? Het is iets om te overwegen om de cashflow en processen voor debiteuren te verbeteren. Het is ook een aantrekkelijk onderhandelingsinstrument bij het verwerven van nieuwe klanten.
het is altijd een goed idee om uw factuurverificatieproces ten minste jaarlijks te evalueren, om ervoor te zorgen dat alles zo efficiënt mogelijk verloopt.