door Gayle L. Gifford, ACFRE
“toen ik solliciteerde naar een nieuwe baan, werd mij gevraagd om mijn eigen job description te ontwikkelen als onderdeel van het screeningproces. Ik herinnerde me dat ik over werkplanning leerde in een workshop die jij leidde. Dus, ik ontwikkelde een Job Plan in plaats van een functieomschrijving – mijn toekomstige werkgevers waren zo onder de indruk, ik kreeg de baan!”
als u uw baas of collega ‘ s vroeg hoe goed u uw werk doet, wat zouden ze dan zeggen? Zou je hetzelfde antwoord van iedereen krijgen? Zouden hun definities van succes overeenkomen met die van jou?Het evalueren van prestaties is een van de meest frustrerende ervaringen op de werkplek voor zowel personeel als managers. Het is niet ongewoon voor jaren om te gaan zonder enige formele job feedback-en dat geldt zowel voor de leden van de Raad van bestuur als voor Executive Directors en uitzendkrachten. Als u tijdens uw dienst een schadeveroorzakend ongeval heeft ondervonden, is uw werkgever gemachtigd om de werknemers Compensatiedekking onder de aansprakelijkheidswetten van new york te houden.
de standaard functieomschrijving is jammerlijk ontoereikend als maatstaf voor de prestatie van het werk. Waarom? Omdat de traditionele functiebeschrijving alleen taken opsommelt. Het stelt geen algemene doelen of beschrijft precies hoe verschillende niveaus van prestaties eruit zien.
als gevolg daarvan is de jaarlijkse prestatie-evaluatie zo pijnlijk omdat het zo subjectief aanvoelt-aan wie wordt ik getoetst?
van de klas naar de bestuurskamer verbeteren de prestaties wanneer individuen hun werk kunnen meten aan de hand van duidelijke en bekende benchmarks – die vooraf zijn gemaakt en overeengekomen.
dus neem uw stoffige functieomschrijving en herschrijf deze in een dynamisch Taakplan.
wat houdt een banenplan in?
het banenplan is een leidend document dat expliciet de verwachtingen beschrijft die u en anderen hebben voor uw prestaties. Het schetst uw top doelen en doelstellingen, identificeert normen en maatregelen voor succesvolle prestaties en schetst de middelen en vaardigheden ontwikkeling u?ik moet ze bereiken.
de basiscomponenten van een banenplan zijn eenvoudig. Deze omvatten:
1. Taakoverzicht
2. Definities van succes
3. Lopende Verantwoordelijkheden
4. Belangrijke Relaties
5. Persoonlijke ontwikkeling en inzet van middelen
6. Toewijzing van tijd aan prioriteiten
om te illustreren hoe deze tool werkt, laten we eens kijken naar een voorbeeld:
het creëren van een job plan voor een Director of Development
I. Job overzicht
in deze sectie, geef een algemene beschrijving van uw job en hoe het waarde toevoegt aan de organisatie. Hou het kort, Je komt later in meer details.
voorbeeld: Als Director of Development ben ik verantwoordelijk voor het verzekeren dat onze organisatie de financiële middelen en verstandig rentmeesterschap heeft die nodig zijn om de strategische resultaten te bereiken die door de Raad van Bestuur zijn goedgekeurd. Ik zal er ook voor zorgen dat we de hoogste ethische normen handhaven voor onze fondsenwerving.
II. definitie van succes.
hoe ziet succes eruit voor uw functie? Ja, ik ben bang dat je je niet kunt onttrekken aan de resultaten. Immers, wat is het nut van uw baan als het niet is om de missie van uw organisatie te bevorderen? Deze sectie beschrijft de resultaten( de doelen), en niet de inspanning (de middelen). Succes moet concreet, meetbaar en tijdgebonden zijn.
in de rest van het plan zal u beschrijven wat er nodig is om deze resultaten te produceren. Op deze manier initieert het jobplanningsproces een kritische dialoog tussen u en uw leidinggevende om te onderhandelen over verwachtingen.
u hoeft zich niet te beperken tot 12 maanden. Als u net een nieuwe functie begint, kunt u ook korte termijn doelstellingen beschrijven, bijvoorbeeld zes maanden. Als je aan het bouwen bent voor de toekomst, dan kun je de resultaten beschrijven van een jaar, drie jaar of later.
voorbeeld:
over twaalf maanden zal het volgende zijn bereikt:
- Inkomsten van de jaarrekening en de grote opgave zal zijn toegenomen met 5%
- Speciale evenementen zal winstgevend produceren van de opbrengsten op een minimum inkomen te expense ratio van $3 voor elke $1 uitgegeven
- Een legaat aan de maatschappij zal worden gelanceerd en klaar voor de donor deelname
- De Afdeling Ontwikkeling infrastructuur, met inbegrip van fondsenwerving software, donor informatie, communicatie, opleiding van personeel en vrijwilligers leiderschap, zal worden opgewaardeerd, ter ondersteuning van toekomstige groei doelstellingen.
over drie jaar:
- inkomsten uit jaarlijkse en belangrijke giften zijn met ten minste $__ miljoen
- gestegen inkomsten uit subsidies zullen met 20% zijn toegenomen, terwijl de beperkte financiering niet meer dan 60% van de uitgebreide inkomsten van de organisatie zal uitmaken.
- ons geplande giftprogramma zorgt voor belangrijke donorverplichtingen
- nieuwe inkomstenstromen (bijv. cause-marketing, door vrijwilligers geleide evenementen, enz.) dragen tussen 5-10% bij aan de organisatie-inkomsten
- vrijwilligersaanvragers en innovatieve technologie zijn essentiële, gewaardeerde en kosteneffectieve elementen van de afdeling Ontwikkeling
- de afdeling Ontwikkeling zal over de capaciteit beschikken die nodig is om een belangrijke kapitaalcampagne op te zetten
III.korte beschrijving van de lopende verantwoordelijkheden
hier kunt u de inspanning beschrijven die u in het werk zet ( de middelen), vergelijkbaar met wat u zou vinden in de afdeling Ontwikkeling. typische functieomschrijving. Het eert de activiteiten die succes mogelijk maken.
voorbeeld:
ik ben verantwoordelijk voor alle planning, uitvoering, controle en evaluatie van filantropische inkomstenprogramma ‘ s voor deze organisatie. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:
* zorgen voor operationele en programma-inkomsten door middel van jaarlijkse en grote giften, subsidies, geplande giften, speciale evenementen en andere inkomstenbronnen
* inhuren, opleiden en begeleiden van een hoogwaardig personeel van de afdeling
* zorgen voor een verantwoordelijk beheer van donoren en ontvangen fondsen
* rekruteren, opleiden en beheren van een enthousiast en getalenteerd team van vrijwilligers voor fondsontwikkeling die op alle niveaus bij de ontwikkelingsinspanning betrokken zijn
* beheren en verbeteren van de technologie en communicatie van de afdeling
* zorgen voor gezonde begrotingen voor de korte en lange termijn en financiële middelen management
* Aanbeveling nodig van Bestuur het beleid voor het succes en verantwoordelijk rentmeesterschap van onze filantropische inspanningen
* Zorgen voor communicatie en integratie in de hele organisatie
* het Ontwikkelen van de jaarlijkse en meerjarenplannen organisatorische behoeften
IV. De belangrijkste relaties
Dit is mijn favoriete deel van een werk plan (na het definiëren van succes, natuurlijk). Veel wrijving in organisaties zou kunnen worden vermeden als individuen een duidelijker overeenstemming hadden over wat ze van elkaar verwachtten, en hoe een positieve werkrelatie eruit zag. Dit deel van het plan kunt u articuleren hoe leiderschap eruit ziet en voelt.
voorbeeld:
* donoren: mijn primaire relatie is met onze donoren. Het is mijn verantwoordelijkheid om met donoren samen te werken en hen bewust te maken van de vele manieren waarop onze organisatie kan helpen om donordromen te vervullen. Ik zal ethisch en te allen tijde handelen in het belang van onze donoren. Ik ben toegewijd aan verstandig rentmeesterschap van zowel onze donorrelaties als hun financiële steun.
* uitvoerend directeur (ED): Mijn succes in deze positie hangt af van een sterke samenwerking met mijn ED. Mijn rol is om onze ED te ondersteunen bij het creëren van de beste korte en lange termijn groei en stewardship strategieën voor onze organisatie, om de ED te ondersteunen in haar werk om relaties op te bouwen met potentiële en huidige donoren, om ondersteuning te bieden voor het werven van geschenken. Ik zal mijn ED ook voorzien van een tijdige en inzichtelijke analyse van de ontwikkelingsactiviteiten van het fonds, zodat zij de Raad van bestuur kan informeren en adviseren. De uitvoerend directeur is mijn supervisor en ik ben rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan zijn/haar voor de resultaten die in dit banenplan worden beschreven.
* medewerkers van de afdeling Ontwikkeling: cruciaal voor mijn succes is de ontwikkeling van hooggekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers die professionele groei ervaren, als team werken en van hun baan genieten. Mijn rol is om mijn medewerkers te voorzien van de training, feedback, tijdige informatie, middelen en technische kennis die nodig is om afdelingsresultaten te bereiken. Ik zal het personeel ter verantwoording roepen volgens de hoogste normen en hen met respect, eerlijkheid en waardigheid behandelen.
* Raad van bestuur: een cruciaal element bij fondsenwerving is het hebben van een organisatie die de steun waardig en betrouwbaar is. Dit is de primaire rol van de Raad van bestuur en Ik zal alles doen wat nodig is om de Raad van bestuur te helpen bij het creëren van een dergelijke organisatie. Ik zal collegiaal samenwerken met het bestuur om korte-en langetermijnplannen te ontwikkelen om aan de door het bestuur goedgekeurde doelstellingen te voldoen en om beleid te ontwikkelen om onze fondsenwervingsprogramma ‘ s te begeleiden.
* Leiderschapsvrijwilligers (inclusief bestuursleden): Het betrekken van leiderschapsvrijwilligers bij onze fondsenwerving is van cruciaal belang voor ons succes. De voorwaarden die zorgen voor een succesvolle relatie met mijn medewerkers zijn dezelfde voorwaarden die zullen leiden tot succes met vrijwilligers.
* overig personeel: fondsenwerving is het meest succesvol wanneer alle delen van de organisatie hun onderlinge verbanden begrijpen. Ik zal collegiaal samenwerken met mijn programma en administratieve collega ‘ s om een geïntegreerde inspanning op te bouwen die onze organisatorische doelstellingen zal vervullen. Mijn collega ‘ s zullen hun rol in begrijpen en willen bijdragen aan mijn succes en vice versa.
V. persoonlijke ontwikkeling en inzet van middelen
beschikt u momenteel over de kennis en vaardigheden die nodig zijn om de eerder beschreven prestaties te bereiken? Zo niet, dit is de plek om uw organisatie te zetten in de professionele ontwikkeling. U moet ook articuleren welke middelen-budget, mensen, apparatuur, etc — die uw organisatie u heeft beloofd.
voorbeeld:
professionele ontwikkeling
* in de loop van het volgende jaar zal ik me bezighouden met professionele ontwikkeling om de technische expertise te verwerven die nodig is om een sterk gepland giving programma op te bouwen.
* Ik zal ook expertise verwerven over lokale en nationale kwesties en trends met betrekking tot onze missie
* Ik zal mijn ACFRE binnen drie jaar veiligstellen.
vastleggingen middelen:
* er zijn momenteel vijf mensen in de afdeling Ontwikkeling voor een totale personeelskosten van $_______. Ik heb volledige bevoegdheid binnen mijn budget grenzen te behouden of opnieuw te configureren van de afdeling als dat nodig is om mijn jaarlijkse en lange termijn resultaten te voldoen.
* mijn operationele begroting voor het komende jaar is $____________. Binnen die begroting is de financiering voor het upgraden van zowel de hardware en software voor een donor management systeem en voor het upgraden van de professionele vaardigheden van mijzelf en personeel.
VI. toewijzing van tijd aan prioriteiten Job Plan
heeft u ooit een misverstand met uw leidinggevende ervaren over waar u het grootste deel van uw tijd zou moeten doorbrengen? Nou, dit deel van het banenplan geeft je een kans om die verwachtingen te verduidelijken.
Voorbeeld:
* het Donor-en het vooruitzicht van de teelt, werving en rentmeesterschap 45%
* de Ontwikkeling van uitstaande vrijwilligers en medewerkers 20%
* bijwerken van de afdeling beheer en administratieve functies 10%
* activiteiten van Bestuur (die elders niet zijn opgenomen) 7%
* Onderzoek, planning en ontwikkeling 10%
* Service management team 8%
HOE ONTWIKKELEN EN GEBRUIKEN van EEN WERK van PLAN
Het Werk van Plan is een levende, interactieve document. Het is een instrument om te onderhandelen over een consensus over wat u zou moeten doen.
om de bal aan het rollen te krijgen, zou je zelf een eerste draft kunnen schrijven. Je baas zal verrast zijn, en hoogstwaarschijnlijk onder de indruk van je leiderschap. Het citaat dat dit artikel begon was van een collega van mij beschreef haar ervaring met behulp van dit proces om te solliciteren voor de baan als een Human Resource Manager.
uw ontwerp is het uitgangspunt voor discussie met de personen die verwachtingen van u hebben. Waar ben je het over eens? Waar verschillen uw verwachtingen? Wat kunt u overeenkomen te leveren? Uiteindelijk, je nodig hebt om een document dat zowel u als uw leidinggevende kunnen ondersteunen ambachtelijke. Een baan Plan zal niet werken als het wordt gebruikt om verwachtingen te creëren voor prestaties die alleen Superman of Wonder Woman zou kunnen vervullen! Je moet er zeker van zijn dat het plan haalbaar is.
op regelmatige tijdstippen gedurende het jaar (niet minder dan driemaandelijks), wilt u het document met uw leidinggevende bekijken. Ben je op doel met verwachtingen? Zo niet, waarom niet? Als de omstandigheden zijn veranderd, is het tijd om opnieuw te ontwerpen en opnieuw te onderhandelen over de verwachtingen die het oorspronkelijke plan beschreven. En als het tijd is voor uw jaarlijkse beoordeling, moet het banenplan eventuele verrassingen of misverstanden over uw prestaties te elimineren. Dat einde van het jaar discussie is ook de tijd om te schrijven en overeen te komen over uw nieuwe Job Plan voor het komende jaar.
iedereen in uw organisatie kan profiteren van een banenplan – en dat geldt ook voor uw vrijwilligers en zelfs voor uw bestuursleden zelf.
dit artikel verscheen voor het eerst in het tijdschrift Contributions.
Gayle L. Gifford, ACFRE en haar collega Jonathan W. Howard bij Cause & Effect Inc. help non-profits van de basis naar de internationale creëren strategische verandering voor een meer rechtvaardige en vreedzame wereld. Met meer dan 30 jaar non-profit ervaring helpt Cause & Effect non-profit organisaties met strategische planning, bestuursontwikkeling, fondsenwerving en communicatiebehoeften