voor de moderne field service business is er geen ontkomen aan het feit dat elektronische job sheets de weg vooruit zijn. Als uw bedrijf nog steeds verouderde papieren taakbladen gebruikt, is het misschien tijd om na te denken over databeheer in uw organisatie en hoe u dit in de 21e eeuw kunt brengen. Centralisatie van informatie is de sleutel tot succes voor field service Bedrijven in het digitale tijdperk, en in deze post, we gaan kijken naar hoe job sheet software kan tal van voordelen voor uw bedrijf vandaag.
Wat zijn taakbladen?
maar laten we eerst beginnen met de basis: wat zijn taakbladen precies? Simpel gezegd, ze zijn een pagina die een Field service engineer alle informatie geeft die ze nodig hebben om een taak te voltooien, en ze zijn waar ze het werk kunnen opnemen dat is voltooid wanneer het is uitgevoerd. Ze bevatten belangrijke informatie, zoals de gebruikte materialen, de naam van de ingenieur en de locatie van de site, en ze zijn onmisbaar voor de Field service management industrie, omdat ze de basis vormen voor elk gesprek. Om het eenvoudiger te maken, gebruiken veel field engineer-softwareopties nu taakbladsoftware voor het maken van taakbladen, met behulp van sjablonen om dingen nog verder te versnellen.
papieren taakbladen vs mobiele taakbladen
papieren taakbladen zijn gewoon dat: een stuk papier met de taakgegevens erop geschreven. Een mobiel of digitaal werkblad heeft het potentieel om zoveel meer te zijn dan dat. Wanneer opgenomen in field service management software zoals Redzebra ‘ s Call2Field, uw job sheets kunnen naadloos worden opgenomen in uw processen, waardoor u de mogelijkheid om ze te maken als onderdeel van de call scheduling proces en vervolgens kunt u de locatie van een ingenieur te volgen, zie de job status en toegang tot klantinformatie.
de nadelen van papieren taakbladen
mobiele of digitale taakbladen bieden een aantal duidelijke voordelen ten opzichte van hun papieren tegenhangers, en in de loop der jaren is de lijst van redenen voor het wegwerken van papieren taakbladen verlengd naarmate efficiëntere oplossingen beschikbaar zijn gekomen. Laten we eens kijken naar een aantal van de nadelen van het gebruik van verouderde papieren taakbladen.
tijdrovend
het is tijdrovend om handmatig informatie op een papieren taakblad in te voeren, omdat dit betekent dat elke keer dezelfde klantinformatie moet worden ingevoerd. Deze duplicatie wordt vermeden door software te gebruiken die automatisch een taakblad vult met klantinformatie uit een centrale database.
desinformatie
er is geen twijfel over mogelijk-papieren facturen zijn natuurlijk meer vatbaar voor menselijke fouten, en het is aangetoond dat dit het geval is. Dit is te wijten aan het ontbreken van een systeem in de plaats, laat het aan het individu over hoe een taakblad wordt voltooid. Dit leidt tot de mogelijkheid voor ingenieurs op weg naar een baan met de verkeerde informatie in hun handen, of voor de verkeerde informatie wordt opgenomen wanneer de taak is voltooid.
gebrek aan consistentie
aangezien papier taakbladen gevoelig zijn voor menselijke fouten, maakt dit ook de weg vrij voor een gebrek aan consistentie. Er zijn waarschijnlijk meer discrepanties in de informatie op papieren taakbladen dan er zou zijn op een gedigitaliseerd systeem, als een ingenieur kan in details zoals de naam van de klant in te vullen op een andere manier dan hun collega ‘ s, bijvoorbeeld.
dubbele invoer van gegevens
niet alleen kost het in de eerste plaats tijd om papieren werkbladen in te vullen, het kan ook noodzakelijk zijn dat de informatie voor andere personeelsleden van het bedrijf, zoals leidinggevenden en leidinggevenden, wordt gedupliceerd, aangezien elke dienst een kopie kan verlangen. Dit werk kan een bedrijf uren kostbare tijd kosten die elders zou kunnen worden besteed.
de voordelen van mobiele werkbladsoftware
zoals we al hebben besproken, zijn er duidelijke voordelen van het overschakelen op mobiele werkbladsoftware en gaan ze verder dan het compenseren van de tekortkomingen van papieren werkbladen. Er zijn twee belangrijke voordelen van het maken van de overstap naar elektronische job sheets, en ze zijn verbonden met de mobiliteit van werknemers – met name belangrijk voor de Field service management wereld, waar dit een deel van de industrie al enige tijd.
verbeter Customer Relationship Management (CRM)
allereerst kan een gedigitaliseerd systeem voor het maken van werkbladen u helpen om de klantrelaties te verbeteren. In plaats van dagen of zelfs weken te wachten op meer traditionele facturen, zoals bij papieren werkbladen, kunnen klanten hun facturen vrijwel direct ontvangen met een gedigitaliseerd systeem. Een mobile job sheet systeem snijdt door inefficiënte interne processen en externe factoren zoals postbezorging, waardoor soepele en efficiënte omgang met uw klanten van begin tot eind mogelijk is – een geweldige manier om een goede indruk te maken.
verbetering van de werknemersbetrokkenheid
wanneer verouderde systemen nog steeds worden gebruikt, kunnen ingenieurs in de loop van de tijd minder gemotiveerd raken, waardoor ze zich aan het eind van de dag haasten om werkbladen in te vullen. Dit kan leiden tot onnodige stress en conflicten binnen organisaties, en betekent ook dat werkbladen niet goed worden ingevuld.
door modernisering is het vaak mogelijk om de betrokkenheid van werknemers te verbeteren, omdat zij de inspanningen van hun werkgever zullen erkennen om hen in staat te stellen hun werk zo goed mogelijk te doen. En de voordelen van volledige modernisering in de Field service-industrie gaan veel verder dan dat, zoals we hebben besproken in onze recente post over digitale transformatie.
RedZebra ‘ s taakfacturatiesoftware
met Call2Field taakfacturatiesoftware kunt u uw taakbladen digitaliseren en automatisch facturen genereren wanneer het werk is voltooid. Dit stroomlijnt uw processen en bespaart kostbare tijd en uiteindelijk geld. Het is een zeer aanpasbare oplossing die kan worden aangepast aan de specifieke eisen van uw bedrijf.
neem contact op
Taakbladen zijn een integraal onderdeel van elke field service business, en het hebben van een solide online database is een geweldige plek om te beginnen als u het facturatieproces wilt stroomlijnen. Waarom niet proberen de software en zie voor jezelf hoe het zou kunnen profiteren van uw bedrijf? Boek vandaag nog een consult met een RedZebra-expert en wij geven u een online demo om u te laten zien wat onze job facturatiesoftware voor u kan betekenen. Of stuur uw vragen per e-mail naar [email protected] of bel 01296 350350.