het saldo van het debiteurenregister van een bedrijf, inclusief aged debt and days sales outstanding (DSO), kan inzicht bieden in inefficiënties in het O2C-proces die kunnen worden aangepakt om de cashflow te verbeteren.
deze inefficiënties komen meestal van handmatige processen, deze beïnvloeden het vermogen van het debiteurenteam (AR) om de aanmaak, presentatie en distributie van facturen af te handelen. Als gevolg daarvan zal een inefficiënt O2C-proces een negatief effect hebben op de betalingstermijnen, waardoor de DSO kan worden opgedreven en de cashflow kan worden geremd.
het goede nieuws is dat er oplossingen zijn. Door het volledige debiteurenproces te automatiseren, van credit management tot facturering en betaalafstemming, kunnen bedrijven elke stap van het O2C-proces optimaliseren voor een betere cashflow door sneller geld in uw organisatie te brengen.
Wat is order-to-cash en waar past dit in de cashcyclus?
het order-to-cash-proces omvat alle stappen vanaf het moment dat een bestelling van een klant wordt geplaatst tot het moment dat het bedrijf wordt betaald (de cash). Deze stappen omvatten orderbeheer en orderafhandeling, via credit management, vervolgens facturering en uiteindelijk betaling incasso.
O2C heeft een impliciete band met de levering van goederen en orderafhandeling, waardoor er behoefte is aan goede processen voor het beheer van de toeleveringsketen.
voordelen van het optimaliseren van het order-to-cash-proces
de grootste hindernis voor de debiteurenproductiviteit is het feit dat AR-processen vaak te complex zijn, met te veel uiteenlopende financiële systemen, te weinig standaardisatie en te veel handmatige stappen. Deze processen worden vaak verergerd door onderbrekingen als gevolg van problemen die een snelle oplossing vereisen.
zoals elke bedrijfsleider Weet, is vrije cashflow de belangrijkste maatstaf om de gezondheid van hun bedrijf te bepalen. De afdeling AR heeft een unieke invloedrijke rol in het faciliteren van cash flow. Door het verkorten van de tijd van aankoop tot bestelling en factuurlevering, evenals het vereenvoudigen van het betalingsproces, kasstromen gemakkelijker. Daarom is het beoordelen en aanpassen van het O2C-proces de meest voor de hand liggende plaats om cashflowuitdagingen aan te pakken.
naast verbeteringen in de cashflow zijn de belangrijkste voordelen van het optimaliseren van het order-to-cash-proces de volgende::
- inkomstengeneratie ─ een gestroomlijnd aankoop-en verwerkingsproces, snelle, accurate facturering en eenvoudig betalen verbeteren de klanttevredenheid en stimuleren herhaalde aankopen en klantenbelofte. Deze factoren kunnen een positieve invloed hebben op de omzetgroei.
- klantervaring ─ klantenrelaties kunnen worden gewonnen of verloren op de ervaring van orderafhandeling, facturering en betalingen. Een betrouwbaar O2C-systeem voor het beheren van facturering en afhandeling, in aanvulling op geschillen en kredietinzameling, bevordert nauwkeurigheid en tijdigheid, wat bijdraagt aan een verbeterde klantervaring.
- kostenbesparingen ─ sterkere interne controles door een geautomatiseerd O2C-proces verminderen of elimineren fouten aanzienlijk en maken het gemakkelijker om kortingen op vervroegde betalingen te ondersteunen. Met de verbetering van bedrijfsprocessen kan elk bedrijf de overheadkosten verlagen, wat resulteert in lagere operationele kosten en ondersteunende operationele hefboomwerking.
stappen genomen in de Order to Cash processen
1. Orderbeheer
alles begint met een bestelling. Een klant plaatst een bestelling via e-commerce, direct sales order processen, of andere middelen. Zodra de bestelling is geplaatst, wordt de inventaris gecontroleerd door het orderverwerkingssysteem om te bevestigen dat de goederen kunnen worden verzonden. Eenmaal geverifieerd, een leveringstermijn wordt uitgegeven. De kredietfaciliteit van de klant zal worden gecontroleerd om te bepalen of de bestelling werd aanvaard op bestaande kredietvoorwaarden. De bestelling wordt vervolgens geregistreerd in het verkoopboek en de goederen worden verzonden. Tot slot wordt automatisch opnieuw bestellen via het ERP-systeem geactiveerd in de supply chain om ervoor te zorgen dat de voorraad wordt aangevuld voor toekomstige verkopen.
2. Credit management
het overgrote deel van de B2B-verkopen vindt plaats op krediet, zodat er tijd is voor het genereren, verzenden en betalen van een factuur, zonder dat de uitvoering van elke bestelling wordt vertraagd. Maar krediet moet worden toegekend op basis van een beoordeling van het vermogen van elke koper om te betalen. Het zorgvuldig bepalen van krediet in dit vroege stadium voorkomt betalingsrisico ‘ s wanneer facturen opeisbaar zijn.
3. Klant facturatiesysteem
klanten worden gefactureerd voor elke bestelling om betaling te vragen, binnen een bepaalde termijn, voor de goederen die zij hebben gekocht. De beste klant facturatie systemen automatisch genereren en leveren facturen aan klanten wanneer ze kopen. Factureringsautomatisering moet echter rekening houden met een groot aantal nuances en variabelen, waaronder factuurformaat, leveringsmechanisme en media, ontvanger, goedkeuringsproces, bijbehorende documentatie en vele andere factoren.
4. Debiteuren
zodra een verkoop plaatsvindt en goederen worden verzonden, begint het debiteurenproces. Dit omvat factuurgeneratie en levering, tracking en reconciliatie van betalingen met het grootboek.
Savvy accounts receivable teams automatiseren het verzenden van betalingsherinneringen, of afschriften, voordat facturen verschuldigd zijn. Het is de verantwoordelijkheid van het debiteurenteam om facturatiefouten te onderzoeken en op te lossen en facturen opnieuw uit te geven tot het juiste bedrag als er fouten zijn opgetreden.
5. Betaling incasso
het proces voor betalingen van klanten moet duidelijk worden gemaakt op het moment van aankoop en op de factuur (of begeleidende documentatie). Betaling incasso dan ofwel gebeurt door klanten het maken van online betalingen, bankoverschrijvingen, of het indienen van betalingen in een ander formaat. Een inkoopordernummer is een typische trackingreferentie die ervoor zorgt dat elke betaling correct wordt afgestemd op de bijbehorende bestelling. Openstaande facturen worden direct opgejaagd tot een vooraf bepaald punt, op welk moment ze ofwel afgeschreven als oninbare schuld of doorgegeven aan een derde partij incassobureau.
6. Gegevensbeheer
gedurende het O2C-proces is goed gegevensbeheer essentieel. Het orderbeheersysteem moet in realtime verbinding maken met voorraadbeheer via een enterprise resource planning (of ERP) systeem. Op deze manier kan de organisatie over verschillende systemen heen werken om voorraadniveaus te bepalen en orders uit te voeren of reorders te activeren.
het factureringssysteem moet een trigger accepteren om een factuur aan te maken wanneer de bestellingen worden uitgevoerd, het systeem trekt vervolgens gegevens over de bestelling in, controleert de kredietlimieten en overeengekomen betalingsvoorwaarden van de klant, alvorens een factuur te genereren en aan het juiste contact te leveren.
het incassoproces voor betalingen moet vervolgens worden gekoppeld aan het aankoopboek om ervoor te zorgen dat betalingen worden afgestemd op de juiste bestelling. Elke stap kan en moet worden geautomatiseerd om de efficiëntie en nauwkeurigheid te verbeteren.
optimaliseer order-to-cash met automatisering
een alomvattende aanpak om het O2C-proces te optimaliseren zal technologie, adviesdiensten en financiële diensten combineren. Veel organisaties maken gebruik van technologie omdat het kan automatiseren customer credit decisioning of AR en Treasury processen binnen de O2C cyclus. Automatisering vermindert of elimineert handmatige en op papier gebaseerde processen. De daarmee gepaard gaande kostenbesparingen en foutreductie leveren meestal een positieve ROI op. Het automatiseren van het O2C-proces brengt een schat aan voordelen met zich mee, waaronder het volgende:
tijdsbesparing: Factuur creatie en levering kan zeer handmatige processen, het consumeren van waardevolle geschoolde personeel uren. Door het automatiseren van print en postbezorging, of het e-mailen van facturen en het leveren van follow-upcommunicatie om betalingen na te jagen, kan het AR-team zich richten op meer business-georiënteerde kwesties. De automatisering kan zelfs de output van een ERP – systeem nemen en dit rechtstreeks verbinden met de crediteurenportalen van kopers-het omzeilen van de noodzaak om handmatige re-key of copy-paste facturen in deze.
Verbeterde Cashflow: Automatisering bespaart niet alleen procestijd, het voorkomt ook knelpunten in factuurlevering, betalingsverwerking en reconciliatie. Deze factoren verminderen wrijving in het brengen van contant geld in het bedrijf, waardoor het verbeteren van de cashflow.
verbeterde nauwkeurigheid: Automatisering heeft een positief effect op de nauwkeurigheid in het hele O2C-proces. Wanneer machinesystemen met elkaar praten, door directe gegevensoverdracht, is er geen risico op copy-paste of andere menselijke fouten.
Kostenverlaging: De Tijdsbesparing door procesautomatisering, evenals de vermindering van query ‘ s en helpdesk calls, kunnen zo groot zijn dat investeringen in aspecten van O2C-automatisering, zoals AR-Automatisering, zich binnen enkele maanden terugverdienen.
Verbeter de klantervaring: klantrelaties profiteren van de verbeteringen die automatisering brengt op het gebied van procesconsistentie, betrouwbaarheid van de uitvoering, merkperceptie en betaalgemak.
krijg Real-time zichtbaarheid: Automatisering van order-to-cash processen betekent dat elke fase digitaal wordt afgehandeld, dus eenvoudig te volgen en in één oogopslag te presenteren via management informatie dashboards of andere methoden.
vereenvoudiging van rapportage en Audits: door het O2C-proces te automatiseren, zijn alle acties en gegevens beschikbaar om met één druk op de knop te groeperen en te analyseren als rapporten of als audittrails.