hoe een academische conferentie te plannen

Bepaal de datum

wij stellen voor te kiezen voor een datum die valt in term-time – dit kan altijd later worden verlengd. Vergeet niet om te controleren of er soortgelijke conferenties zullen zijn in hetzelfde jaar, om overlapping te voorkomen.

Kies een thema

als u overweegt een academische conferentie te organiseren, heeft u waarschijnlijk al een heel goed onderwerp in gedachten. Maar als je dat niet hebt gedaan, probeer er een te kiezen die een nieuwe draai geeft aan een populair onderwerp om zekerder te zijn van het aantrekken van sprekers, afgevaardigden en aanwezigen. Te smal en te weinig mensen zullen willen komen, te breed en uw conferentie zal niet genoeg gericht zijn.

vraag hulp van uw instelling

als u een postdoctoraal of personeelslid bent, zorg ervoor dat u uw universiteit laat weten wat u doet! Praat met de administratieve staf van je afdeling en het evenemententeam van de universiteit, als die er is. Ze zijn gebonden om veel advies te hebben en zijn waarschijnlijk bereid om u te helpen organiseren dingen.

krijg professionele hulp

Als u niet geassocieerd bent met een specifieke universiteit, raden we u aan professionele hulp te zoeken om de praktische kant van de dingen te organiseren. Dan kun je je richten op de academische kant van de dingen. Of het nu een in-house toegewijd evenemententeam is zoals het team dat we in het Senate House hebben of een conferentieplanner, hun begeleiding zal de conferentieplanning soepel laten verlopen.

Stel uw budget in

• budgetten kunnen een behoorlijk ontmoedigend effect hebben als u er nog niet eerder mee omgegaan bent. Hier zijn een aantal best practices voor het beheren van uw budget voor de conferentie:
• weet hoe u gaat betalen voor alles en waar eventuele winst zal gaan– zal u gebruik maken van uw departementale rekening, heeft u een speciale code nodig?
• raad nooit de kosten, bereken altijd uw uitgaven met up-to-date quotes.
• ga altijd uit van het worstcasescenario, zowel wat de uitgaven als de inkomsten betreft (het klinkt pessimistisch, maar het zal zorgen voor een goede begroting.)
• weet wat u vooraf moet betalen en wat u na de conferentie moet betalen.
• streven naar winst, omdat dit kan worden gebruikt om een andere gebeurtenis te financieren.
• zorg ervoor dat registratiekosten en eventuele financiering uw kosten plus een onvoorziene gebeurtenis dekken.
• zorg ervoor dat het inschrijfgeld overeenkomt met wat er op de dag wordt aangeboden (met name voor academische conferenties die meer dan één dag duren).

hoe vind je financiering voor academische conferenties

Extra financiering is altijd een goede zaak. Hier zijn een aantal plaatsen raden wij u kijken:

• Departementale financiële instellingen
• Onderwerp verenigingen
• Postgraduaat ontwikkeling van vaardigheden subsidies
• Uitgevers
• Hoger Onderwijs Academie
• Relevante bedrijven en organisaties
• Commerciële bedrijven (
• Lokale bedrijven met verbindingen naar uw discipline

Tip: Vergeet niet om een conferentie e-mail adres

Keynote speakers of een call for papers?

als het erom gaat mensen aan het woord te krijgen op uw conferentie, hebt u twee hoofdopties. U kunt grote namen of mensen uit uw eigen instelling uitnodigen om te presenteren. Dit laatste is een geweldige optie als u de controle van het programma vanaf het begin wilt en als u de onderwerpen wilt voorstellen die uw sprekers dekken. Echter, uitgenodigde sprekers kunnen duur zijn en ze hebben vaak zeer drukke schema ‘ s. Het indienen van een oproep voor papers is een andere manier om sprekers te vinden en het fungeert ook als marketing voor uw conferentie. Natuurlijk heeft deze optie ook nadelen, omdat je niet kunt controleren wie een paper voorstelt.

als u een oproep voor papers indient, raden wij u altijd aan:

• gebruik valse deadlines.
• specificeer het type presentatie dat u accepteert en het aantal woorden.
• geef aan of u al dan niet alleen aanvragen van een specifieke discipline indient.
• markeer duidelijk uw contactgegevens en details over het indienen van papers.

als het gaat om het selecteren van uw papers / sprekers zorg er altijd voor dat u:

• bevestig je acceptaties voordat je afwijzingen uitzendt.
• Kies een hoofdspreker wiens werk de meerderheid van uw publiek zal aanspreken.
• herinneren de Afgevaardigden aan de tijd die zij voor de conferentie aan hun paper hebben toegewezen.

wees niet gefrustreerd als iemand zich terugtrekt of om een verandering van dag vraagt voor zijn krant – deze dingen gebeuren. Heb altijd een reservelijst om dit te accommoderen.

opstellen van een programma

u moet het programma voor uw conferentie opstellen naast het selecteren van de inhoud. Onderschat niet hoe lang het opstellen van dit proces zal duren; het is tenslotte een lastige taak!

de belangrijkste praktische zaken zijn::

• het formaat: hoeveel slots heb je? Heb je een enkele luidspreker of parallelle sessies? Er zijn voors en tegens aan beide, parallelle sessies zorgen voor meer sprekers, maar kan frustrerend zijn voor Afgevaardigden als ze belangrijke sessies missen.
• zorg ervoor dat de conferentie goed verloopt, maar dat er nog voldoende pauzes zijn en dat de afgevaardigden een praatje kunnen maken.
• als u panelsessies hebt, zorg er dan voor dat u het sessieformaat en de regels over timing verduidelijkt met de door u gekozen panelstoelen.
• wie zal het voorzitterschap bekleden? Het maken van de laatste spreker van de dag voorzitter van de conferentie is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de dag loopt tot timings.

vergeet niet bij het plannen van de dienstregelingen rekening te houden met de reisafspraken en reistijden van uw afgevaardigden.

voordat u het programma afrondt, zorg ervoor dat u het doorloopt vanuit het perspectief van uw deelnemers. Kwaliteitspapers en een goede keynote speaker zijn het skelet van je conferentie, maar zorg ervoor dat je veel mogelijkheden hebt opgebouwd voor je deelnemers om te netwerken, ideeën uit te wisselen en zich te vermaken rond de intellectuele dingen.

het kiezen van een academische conferentielocatie

het selecteren van een geweldige locatie voor uw conferentie is een ander belangrijk onderdeel van het planningsproces. Hier zijn de belangrijkste dingen om te overwegen:

• locatie: Kies een locatie die gemakkelijk en handig is voor mensen om naar te reizen.
• vervoersverbindingen: selecteer een locatie dicht bij het openbaar vervoer.
• faciliteiten: zorg ervoor dat de locatie over up-to-date AV-technologie en WiFi beschikt. Een intern technisch ondersteuningsteam is ook een enorme hulp.
• grootte: houd in gedachten hoeveel mensen je nodig hebt om tegemoet te komen bij het kiezen van uw locatie; een overvolle of half-lege kamer zijn niet ideaal.
• Catering: een locatie met eigen catering betekent toch één ding minder te organiseren.
• accommodatie: als uw conferentie meer dan een dag duurt, zorg er dan voor dat er voldoende accommodatie in de buurt is.

andere belangrijke zaken om te overwegen …

beveiliging-moet u beveiliging huren voor uw evenement?

accommodatie

als uw conferentie meer dan een dag duurt, overweeg dan of u accommodatie voor een van de deelnemers moet organiseren. Als u niet betaalt voor hun accommodatie, zorg ervoor dat u een lijst met voorgestelde hotels en B&Bs tussen verschillende prijsklassen.

Catering

vergeet speciale dieetwensen niet bij het organiseren van voedsel. We raden altijd aan om het menu te proeven om de kwaliteit te garanderen.

prijzen en ticketing

als het gaat om prijzen wilt u uw kosten te dekken, maar let op voor het in rekening brengen van te veel voor tickets.

als u van plan bent om tickets voor uw conferentie online te verkopen, moet u hier een aantal belangrijke overwegingen in acht nemen bij het kiezen van een online ticketingplatform. :

Zorg ervoor dat het is…

• Gemakkelijk te gebruiken – ideaal moeten deelnemers in staat zijn om te registreren en koop tickets op dezelfde pagina
• Instelbaar – zo kunt u een aangepaste pagina maken voor uw conferentie (je moet ook een aangepaste URL)
• Mobiel-vriendelijke – mensen zijn net zo waarschijnlijk registreren via de mobiele telefoon als op een desktop

Zorg ervoor dat het heeft…

• een Goede klantenservice
• Goede rapportage tools en data capture – zodat je kunt bijhouden hoeveel inschrijvingen/tickets verkocht zijn gemakkelijk
• meerdere prijsopties-ideaal voor het instellen van verschillende prijsniveaus en het aanbieden van verschillende tickettypen

onthoud dat u het ja zeggen zo snel en eenvoudig mogelijk wilt maken, zodat u alleen essentiële velden in uw registratieproces wilt opnemen. Het is een goede gewoonte om Afgevaardigden een deadline te geven waarmee ze zich kunnen terugtrekken uit de conferentie en een terugbetaling kunnen ontvangen.

Tips over het verkopen van tickets – speciale aanbiedingen en kortingen

het aanbieden van speciale aanbiedingen (vooral voor groepsboekingen) en een tijdgevoelige vroegboekkorting is een geweldige manier om een consistente ticketverkoop te garanderen.

hoe uw academische conferentie te promoten

u hebt tot nu toe hard gewerkt om uw academische conferentie te organiseren; nu wilt u ervoor zorgen dat hard werken loont door zwervers op stoelen te krijgen. Het is belangrijk om te beginnen met het promoten van uw conferentie vroeg. Uw programma hoeft niet te worden afgerond voordat u begint met het krijgen van het woord uit.

Messaging:

uw messaging moet duidelijk, overtuigend en voordelig zijn. Vermeld altijd het onderwerp, de plaats en de tijd en geef aan voor wie de conferentie is.

afbeeldingen

afbeeldingen sturen een sterker bericht over uw evenement dan enige slimme woorden ooit zouden kunnen. Dus zorg ervoor dat je ze met zorg kiest!

Call-to-action

zorg ervoor dat een call-to-action duidelijk en prominent is op alle marketingmaterialen.

How to promote your conference online

er zijn tal van methoden die u zowel online als offline kunt gebruiken om uw academische conferentie te promoten. Promotiemogelijkheden vallen uiteen in drie hoofdcategorieën: owned media, earned media en paid media. Met behulp van een mix van alle drie is de beste manier om echt schreeuwen over uw evenement aan uw collega ‘ s.

media die eigendom zijn (kanalen die u rechtstreeks bezit of beheert)

gebruik maken van alle kanalen die u bezit (zoals een website, blog of mailinglijst) om uw conferentie te promoten is een goed idee omdat u geen toestemming nodig hebt en het is gratis.

Earned media

Earned media is elke gratis promotie die wordt gehost op een site van derden. Het promoten van je academische conferentie via earned media geeft je het potentieel om een veel breder publiek te bereiken dan je directe invloedssfeer.

Earned media kanalen te overwegen include:

sociale media

het is belangrijk om authentiek, boeiend en transparant te zijn als u de aandacht van mensen op sociale media wilt trekken. Kies de sociale site die de meerderheid van uw publiek gebruikt, om uw inspanningen te concentreren op in plaats van het starten van meerdere sociale pagina ‘ s voor uw evenement. Dit is belangrijk om twee redenen: een, het stimuleert meer interactie op een plaats en twee, het runnen van een social media-account is zeer tijdrovend. Als u bereid bent om de tijd in te zetten, dit is echt een lonende manier om uw academische conferentie te promoten. Onze 28 regels voor het op de markt brengen van je evenement op Twitter (hyperlink toevoegen) is een geweldige plek om te beginnen voor meer advies.

Bloggers en influencers

Als u een goede relatie hebt met bloggers of influencers binnen uw branche, kunnen zij u misschien helpen uw evenement te promoten. Neem geen contact op met bloggers voor de eerste keer met als enige doel om hen te krijgen om uw evenement te promoten. Een veel leukere manier om een relatie op te bouwen zou zoiets kunnen zijn als hen gratis uitnodigen.

betaalde media

betaalde media zijn misschien minder budgetvriendelijk, maar het is een veel tijdefficiëntere manier om uw evenement te promoten. Betaalde media kanalen te overwegen omvatten:

• PPC advertising-u kunt pay-per-click tekst advertenties met behulp van zoekmachines zoeken als Google en Bing richten op mensen op zoek naar academische conferenties of termen met betrekking tot uw vakgebied.
• Display-U kunt ook visuele advertenties maken die worden weergegeven in het netwerk voor websites van Google. U kunt filteren op welke sites Google uw advertenties weergeeft op basis van een aantal factoren om ervoor te zorgen dat u de juiste mensen bereikt.
• gesponsorde berichten (op sociale media en andere websites)
• reclame in academische tijdschriften

andere promotiemiddelen

vergeet niet posters te maken voor uw academische conferentie om het woord rond uw instelling te verspreiden.

grote namen laten deelnemen aan

Als u topgeleerden naar uw conferentie wilt lokken, zorg er dan voor dat u het ruim van tevoren promoot. Het is ook belangrijk dat je een sterk programma en het maken van de voordelen van het bijwonen van uw academische conferentie echt duidelijk in al uw marketing.

een academische conferentie organiseren

het belangrijkste advies dat we u kunnen geven over het organiseren van een academische conferentie is: probeer niet alles zelf te doen. Probeer de hulp in te roepen van het evenemententeam van uw instelling of organiseer een team van vrijwilligers. U zult erg druk in de aanloop naar de conferentie dus probeer en delegeren taken zoals het runnen van de registratie desk en het voorbereiden van conference packs.

zorg ervoor dat u niet bent vergeten te organiseren:

• Registratieverpakkingen
• naambadges
• voldoende thee en koffie

op de dag:

• begin
• maak uzelf vertrouwd met het gebouw
• Controleer of u genoeg stoelen hebt
• Controleer of u genoeg thee en koffie hebt.
• Controleer of uw software compatibel is met de locaties
• neem back-ups mee voor alle technologie (USB-sticks, reservestekkers, kabels enz.)
• stel uzelf voor aan alle interne medewerkers
• houd de tijd bij
• adem, ontspan en geniet van de inspanningen van uw harde werk.