om uw geheugen te vernieuwen, evalueert een BPR de huidige processen en identificeert manieren om ze efficiënter te maken, wat minder verspilde moeite betekent en meer tijd besteed aan waardevol werk. Een BPR moet grondig worden voltooid, dus het is het beste om een expert in te huren om het grootste deel van het werk voor u te doen. Een consultant zal elk bedrijfsproces’ schaduwen ‘ en vragen stellen aan het betrokken personeel. Dit zal hen in staat stellen om:
-
zorg voor een organisatiebrede visie
-
lacunes en inefficiënties identificeren, bijv. dubbele verwerking van gegevens, dubbele processen
-
identificeren van mogelijke gebieden voor het stroomlijnen van processen of automatisering
-
onderzoeken welke processen niet vereist zijn of niet produceren wat ze zouden moeten produceren
BPR succes komt niet gemakkelijk. Het vereist de betrokkenheid van iedereen, en om dat te laten gebeuren, moet het topmanagement geëngageerd zijn, moeten werknemers zich mondig voelen, en moet er strategische richting en een einddoel zijn.
dus, hier is hoe je een bedrijfsproces review in vier stappen uit te voeren:
1. Identificeer en breng uw huidige processen in kaart.
begin met het definiëren van het bedrijfsproces “zoals het is”. Dit betekent dat alle secties in een typisch bedrijfsproces, zoals:
- lijst met rollen
- lijst met stappen
- handoff-punten
- uitzonderingen
het doel hier is om precies te begrijpen hoe het bedrijfsproces vandaag de dag werkt, kinks en alles.
in dit stadium moeten de bij het proces betrokken personen worden geïnterviewd. Prompt hen door het stellen van vragen, zoals:
- Waarom is die stap gezet?
- heeft u toestemming van iemand anders nodig om die stap te zetten of die beslissing te nemen?
- zijn er uitzonderingen op de regel?
het is niet goed genoeg dat ze het gewoon beschrijven – ze moeten je laten zien hoe ze het doen. U moet deze medewerkers ook aanmoedigen om eventuele problemen met het bestaande proces uit te leggen.
overweeg de volgende vragen::
- wat in het proces is gebroken?
- welke stappen in het proces maken wegversperringen?
- welke stap heeft de meeste tijd nodig om te voltooien?
- welke stap veroorzaakt de meeste vertragingen?
- zijn er stappen waardoor de kosten / middelen stijgen?
- zijn er stappen waardoor de kwaliteit daalt?
het helpt ook bij het opstellen van een visuele weergave van het bedrijfsproces van begin tot eind en de interactie met mensen, afdelingen en software. Dit maakt het gemakkelijker om potentiële hiaten en overbelastingspunten te analyseren en te identificeren.
2. Analyseer ze door te praten met Stakeholders (vergeet uw klanten niet).
als u de processen in kaart hebt gebracht, regel dan een reeks vergaderingen met het personeel om te brainstormen waarom de problemen bestaan en hoe ze op te lossen. Praten met klanten zal ook geven u een groot inzicht in waar je verkeerd gaat.
uit de bevindingen maakt u een rapport, dat moet bestaan uit een proceskaart, waarbij elk proces is gekoppeld aan een gedetailleerde discussie die bestaat uit:
- de stappen in het proces
- problemen gerelateerd aan de stap
- het type probleem
- de impact van het probleem
- de systeemvereisten
3. Breng je nieuwe plan en doelstellingen in kaart.
nu komt het verbeteringsplan – in wezen een actieplan om de gewenste processen in te voeren.
hier moet u realistische en meetbare doelstellingen instellen die aansluiten bij uw algemene bedrijfsdoelstellingen.
omvat de belangrijkste acties die moeten worden ondernomen om te komen waar u wilt zijn, hoe deze zullen worden bereikt en eventuele financiële en financiële gevolgen.
4. Ontdek hoe technologie in uw nieuwe plan past.
technologie is het laatste deel van dit alles – de BPR moet technologie aandrijven, niet andersom.
dit hangt volledig af van uw situatie, maar voorbeelden van technologieën die efficiëntere processen creëren zijn::
- Customer relationship management (CRM)
- een systeem voor het delen van bestanden en projectbeheer zoals Microsoft Office
Profiteer van de voordelen:
een gedetailleerde BPR zal de risico ‘ s verminderen, het budget helpen beheren en een succesvolle implementatie van nieuwe systemen tot stand brengen.
het heeft ook de toegevoegde bonus van het verminderen van silo ‘ s in uw organisatie.
een onafhankelijke en objectieve weergave helpt natuurlijk, dus het inhuren van een consultant om de beoordeling te beheren is uw beste gok.
Gewoonlijk zal dit een IT-partner zijn die ervaring heeft op dit gebied, die aanbevelingen zal doen, advies zal geven over de technologie die het best past bij de behoeften van uw bedrijf, en u zal helpen de veranderingen door te voeren.
als u uw huiswerk doet, kunt u echt niet fout gaan!