het is altijd inspirerend om de werkpraktijken van grote bedrijven te ontdekken. Ze zijn synoniem voor succes en daarom willen we ons erdoor laten inspireren, in de hoop uiteindelijk hetzelfde succes te hebben.
we hebben het al gehad over Mark Zuckerberg ‘ s tips voor het verbeteren van de efficiëntie van vergaderingen op Facebook, maar er zijn andere praktijken geleend van Google, Apple en Amazon, die zeker kunnen helpen bij het uitvoeren van effectieve vergaderingen.
basis van een succesvolle bijeenkomst
eerst volgt een lijst van de beste praktijken die door de meerderheid van de grote ondernemingen worden aanbevolen:
• het is van essentieel belang om een vergaderagenda op te stellen. Als je productieve vergaderingen wilt hebben, is het de sleutel. Het verzenden van de agenda van tevoren, krijgen voorbereide deelnemers die het doel van de vergadering kennen.
• aan het einde van een vergadering moeten de deelnemers de vergadering verlaten met taken die moeten worden voltooid en/of weten welke besluiten en acties moeten worden genomen.
• vergaderingen moeten een gepland einde hebben. Wanneer een vergadering geen gepland einde heeft, is het gemakkelijk om te praten over verschillende onderwerpen die niet per se relevant zijn. Het is daarom even relevant om te bepalen wanneer het moet eindigen. Mensen zullen niet het gevoel hebben dat ze hun tijd verloren hebben.
nu we de basis hebben bekeken, zijn hier enkele meer specifieke regels die sommige bedrijven hebben ingevoerd.
de 8 gouden regels van succesvolle vergaderingen bij Google
bij Google betekent een goede vergadering mensen in staat stellen om beslissingen te nemen, problemen op te lossen en informatie te delen. Ze willen vooral niet dat hun werknemers gedemoraliseerd worden door tijd-en energieverspilling als gevolg van slechte vergaderingen.
1. Elke vergadering moet een leider hebben: een persoon die verantwoordelijk is voor de beslissingen die zullen worden genomen.
2. De bijeenkomst moet een duidelijk doel en een duidelijke structuur hebben: interessante inhoud, vooraf bepaalde doelstellingen, relevante deelnemers en delen de agenda 24 uur van tevoren, indien mogelijk.
3. Vergaderingen die informatie delen of brainstormen vergaderingen moeten een leider hebben, anders, ze zijn verspilling van tijd.
4. Houd een vergadering alleen wanneer dat nodig is: vergaderingen moeten een doel hebben, niet alleen een gewoonte zijn.
5. 8 personen moeten een vergadering bijwonen, niet meer; stuur de eindresultaten naar degenen (volgers) die kunnen profiteren van de informatie.
6. Neem alleen de personen op die een positie
moeten innemen 7. Volg de geplande tijd met betrekking tot de agenda van de vergadering.
8. Wees er zeker bij. Dit is niet het moment om andere taken op uw smartphone te doen.
The Two-Pizza Team Rules at Amazon
het klinkt misschien grappig, maar wees ervan bewust dat Amazon het gebruik van PowerPoint tijdens vergaderingen heeft verboden. Leiders vinden dat PowerPoint geen diepgaande discussies toestaat.
bovendien beginnen vergaderingen met een moment van stilte om memo ‘ s te lezen genaamd “Meeting narrative.”Deze vier tot zes pagina’ s tellende memo ‘ s in de vorm van een toespraak worden aan het begin gelezen, gevolgd door vragen en discussie.
ook als u uw vergaderteam niet kunt voeden met 2 grote pizza’ s, heroverweeg uw vergaderingen! “We proberen teams te creëren die niet groter zijn dan we door twee pizza ’s kunnen worden gevoed”, zegt Bezos. “We noemen de Two-pizza team regel.”Te veel mensen, te veel meningen maken het moeilijk om een definitieve beslissing te nemen.
Hyper-productieve bijeenkomsten bij Apple
bij Apple heeft Steve Jobs zeker zijn stempel gedrukt op hyper-productieve bijeenkomsten. Hoe?
1. Houd vergaderingen zo kort mogelijk.
2. Het is absoluut noodzakelijk dat één persoon verantwoordelijk is voor elk onderwerp op de agenda.
3. Net als zijn Amazon tegenhanger, PowerPoint presentaties zijn verboden; goede face-to-face gesprekken zijn favoriet om te delen en te verdedigen ideeën.
kopieert u deze ideeën voor uw volgende vergaderingen?
marketingdirecteur van Beenote, Melanie houdt van de wereld van marketing die voortdurend evolueert om het beste product aan te bieden voor de behoeften van haar klanten. Haar primaire doel is om organisaties te helpen het bestuur van hun besturen, commissies en teams te vereenvoudigen door middel van goede managementpraktijken voor vergaderingen.