het aangaan van de TAS (Telephone Answering Service) industrie is nog nooit zo betaalbaar of haalbaar geweest dan in 2020. De behoefte aan outsourcing inkomende gesprekken is een snel groeiende vraag naar bedrijven die groeien en willen kosteneffectief en vindingrijk met hun tijd. Bij het starten van een TAS, echter, er zijn een paar dingen te overwegen die kunnen helpen of belemmeren uw startup bedrijf. Een #1 prioriteit is het kiezen van de juiste antwoordservice software.
Wat is een telefonische antwoordapparaat?
een telefonische antwoordapparaat fungeert als een virtuele receptioniste voor bedrijven die hun inkomende gesprekken moeten uitbesteden. Voor het gebruik van een TAS, bedrijven hadden hun gemiste oproepen naar voicemail en zou de klanten oproepen later terug te keren, omdat ze de neiging om andere taken die meer tijdgevoelige waren. Terwijl met de TAS, de gesprekken kunnen rechtstreeks worden verzonden naar een live antwoordapparaat om gesprekken te beantwoorden in real-time. Aan de behoeften van de klant kan tijdig worden voldaan en het bedrijf kan zich nog steeds richten op de andere taken.
antwoorddienst thuis of op kantoor: voors en tegens
een van de eerste beslissingen die u moet nemen is of het bedrijf vanaf één locatie werkt of dat iedereen op afstand werkt. Door de aard van de dienst en de vooruitgang in de technologie, kunnen antwoorddiensten met succes werken vanuit een centrale locatie zoals een kantoorgebouw of kunnen worden gedecentraliseerd waar een antwoorddienst operator kan werken vanuit vele locaties en vaak werken vanuit huis. Er zijn voors en tegens aan beide opties, dus het is belangrijk om de uitvoerbaarheid te evalueren, kosteneffectiviteit, en juridische aspecten van beide, om ervoor te zorgen dat uw bedrijf opstarten is goed geïnformeerd en goed uitgerust.
hoe Start je een antwoorddienst thuis
het is intimiderend voor een startende onderneming om werknemers op afstand te laten werken omdat het risico bestaat dat het bedrijf niet kan functioneren zoals het zou zijn als iedereen in één gebouw was. Hoewel het waar is dat de manager minder controle over de dag-tot-dag zal hebben en zal hebben om werknemers virtueel te trainen, het betekent niet noodzakelijkerwijs dat uw bedrijfskwaliteit zal ontbreken. Met het juiste management en een goed begrip van hoe het bedrijf werkt, kan uw startup bedrijf met succes werken vanuit huis. Een voordeel voor uw bedrijf werken op afstand is dat het een grote pool van in aanmerking komende werknemers om uit te kiezen zal hebben, omdat er geen beperkingen woon-werkverkeer. Uw bedrijf kan ook selectiever zijn op wie wordt ingehuurd, bijvoorbeeld, kunt u huren alleen personen die ervaring hebben in de industrie. Dit zou de noodzaak van uitgebreide training via de computer elimineren.
als uw bedrijf positieve synergie wil, dan kan het creëren van een omgeving die de nadruk legt op communicatie en teamsamenwerking helpen om het bedrijf te laten functioneren alsof iedereen in hetzelfde gebouw is. Je zult moeten gaan met een cloud-gebaseerde TAS software om succesvol te kunnen werken met remote agents (bereik meer over dat hieronder). Het TAS-systeem dat u gebruikt, biedt mogelijk ook de mogelijkheid om de medewerkers te monitoren en te coachen terwijl ze oproepen aannemen, wat een handige functie is om nauw samen te werken met medewerkers die op afstand werken.
hoe een antwoordapparaat op te starten vanaf een kantoor
opererend vanaf een centrale locatie is de meest geprefereerde methode geweest om een bedrijf te leiden, omdat bewezen is dat het hebben van de werknemers op één locatie de manager meer controle geeft over Kwaliteitsborging, het delen van gegevens en samenwerking tussen rollen in het bedrijf. In de meeste gevallen, het is ook meer kosteneffectief om de rollen in het bedrijf te insource omdat je niet hoeft te betalen vergoedingen, maandelijkse retainers, of commissies voor een derde partij. Een nadeel aan het werken in een centrale locatie is dat de in aanmerking komende werknemers zijn beperkter dan wanneer het bedrijf was het inhuren van op afstand. Dit is misschien geen probleem als u zich in een grote stad bevindt, maar als het bedrijf zich in een meer landelijk gebied bevindt, kan het een uitdaging zijn om geschikte medewerkers te vinden. Werknemers aan het werk hebben kan het echter gemakkelijker maken om te trainen en hen te helpen bij het beantwoorden en beantwoorden van oproepen. De beslissing komt neer op de voorkeur van de manager en hoeveel controle ze willen hebben van dag tot dag.
Schrijf een businessplan voor uw telefonische antwoordapparaat
bij het opstellen van een businessplan voor uw bedrijf moet u een advocaat en een accountant in de branche inschakelen om de besluitvorming op het gebied van rechtsbescherming en fiscale strategie te begeleiden. Een advocaat en accountant zal in staat zijn om te bepalen welke zakelijke entiteit is het beste voor u. Bijvoorbeeld:
voor dit soort activiteiten zou het verstandig zijn om te kiezen tussen LLC, S-corp of C-corp omdat deze entiteiten persoonlijke activa beschermen tegen zakelijke aansprakelijkheid. Zodra de entiteit is besloten, uw accountant in staat zal zijn om het opzetten van de basis voor de boekhouding, payroll, en het bijhouden van gegevens.
uw advocaat en accountant kunnen samenwerken om de juridische veiligheid van uw bedrijf te waarborgen, maar voor extra maatregelen wordt een vergissingen-en weglatingsverzekering ten zeerste aanbevolen. Deze verzekering beschermt tegen iemand die het bedrijf aanklaagt op basis van fouten bij het beantwoorden van de telefoon, het nemen van een bericht, of het geven van informatie aan een beller. Het zal ook uw bedrijf te beschermen in het geval dat een werknemer niet in slaagt om een klant te bereiken met een dringende boodschap, wat resulteert in verlies van het bedrijfsleven voor de klant. Als uw bedrijf fouten en omissie verzekering wil, vinden van een bedrijf dat het beleid heeft aangeboden aan andere antwoorddiensten, zodat het bedrijf heeft een idee van wat de specifieke behoeften van uw bedrijf zijn.
er moet een basisbudget worden gevormd met schattingen van de inkomsten, die u wilt onderschuiven, en schattingen van de uitgaven, die u wilt overschrijden. Ook rekening houden met uw investeerders en eventuele geleende geld in de begroting. Bij het schatten van de break-even punt, geven meer dan genoeg tijd om dat doel te bereiken, omdat het de neiging om veel later dan veel bedrijven van plan voor. Met een businessplan dat ondershoots inkomen, overschrijdingen kosten, en zet de breakeven dag ver in de toekomst, het bedrijf heeft een beter idee van de mogelijke verliezen tot die tijd. Naarmate het bedrijf begint uit te breiden en u meer klanten ontvangt, moet het businessplan worden bijgewerkt om zinvol te zijn met waar de groei van het bedrijf zich bevindt.
reageren op alle wettelijke vereisten bij het starten van een antwoordapparaat
zowel een advocaat als een accountant zijn noodzakelijke activa om aan alle wettelijke vereisten te voldoen. Het is het beste om ervoor te zorgen dat de accountant en advocaat ofwel wonen in de regio of hebben nauw samengewerkt in het gebied dat u kiest om uw bedrijf te vinden, omdat er waarschijnlijk wettelijke eisen specifiek zijn voor de locatie. Het verkrijgen van de vereiste vergunningen en licenties kan tijd in beslag nemen, omdat de plannen moeten worden voorgelegd aan de gemeenteraad, ministeries, en federale departementen voor goedkeuring of herziening. Sommige basisvergunningen en licentie die elke startup bedrijf in Amerika moet verkrijgen zijn:
Als uw bedrijf kiest ervoor om medewerkers vanuit huis te werken, is het mogelijk dat uw staat/stad zal nog steeds het standaard voorziet van uw bedrijf en de meeste vereisen de home beroep vergunning. Om er zeker van te zijn dat uw bedrijf aan alle eisen en wettelijke voorschriften voldoet, kunt u de website van de Small Business Administration raadplegen.
basisapparatuur om een antwoordapparaat op te starten
de apparatuur die u nodig hebt om een antwoordapparaat op te starten hangt grotendeels af van uw softwareleverancier en het type installatie dat u wilt. Voordat de recente moderne cloud-gebaseerde software nu beschikbaar was, hadden bedrijven een aparte lijn voor elke klant. Dit was super moeilijk te beheren, vermoeiend, en duur. In deze tijd zijn er cloudgebaseerde opties waar u niet langer hoeft te beschikken over dure on-premise hardware of telefoonlijnen in-house om uw antwoorddienst te bedienen.
De essentiële apparatuur die nodig is voor het gebruik van een cloud-gebaseerde software platform:
- een Goede internet-verbinding
- Een computer voor elke werknemer bevestigd aan de modem of router
- USB-of Bluetooth-hoofdtelefoon voor elke gebruiker (agent)
We gaan hier niet verder in detail over andere standaard zakelijke apparatuur die u nodig als je je TAS op kantoor zoals bureaus, stoelen, etc, maar je wilt om na te denken door middel van deze items en afhankelijk van uw specifieke situatie.
Software om een antwoordapparaat op te starten
het vinden van het juiste type antwoordapparaat is van cruciaal belang voor het succes van uw antwoordapparaat. Traditioneel, antwoordapparaten vereist dure on-premise hardware en gebruikt standaard telefoonlijnen, en er zijn nog steeds veel bedrijven die deze verouderde soorten oplossingen. Sommige andere zijn hybride on-premise / cloud / software-gebaseerde oplossingen geworden. Bedrijven die deze diensten vaak in rekening brengen $ 10.000- $ 25.000 alleen in opstartkosten en kan tot 6 maanden aan boord van uw bedrijf. In aanvulling op, ze kunnen vereisen dat u om uit te gaan en shop rond voor Telefoon service, SMS-service, telefoonnummers, en meer.
gelukkig is er een trend naar volledig cloudgebaseerde systemen, zoals de telefonische antwoordapparaat-software die wordt aangeboden door EVS7. In dit geval is alles wat nodig is toegang tot een website, samen met een headset en een goede internetverbinding.
hier is een lijst van belangrijke dingen om te overwegen bij het winkelen voor een Answering Service Software provider:
EVS7 ‘ S Fox Answering Service software voldoet aan elk van deze items en een gratis demo is beschikbaar op de website.
wat komt na het starten van een antwoordapparaat
nadat het bedrijf de benodigde apparatuur heeft gekocht, alle licenties en vergunningen heeft gekregen, het personeel heeft ingehuurd / opgeleid en klanten begint te bedienen, moet het bedrijf ernaar streven om aan het break-even punt te voldoen. Om dit te doen, moet het bedrijf de huidige klanten te behouden, terwijl ook streven naar consequent meer klanten te krijgen. De focus wordt dan hoe je de services, marketing en management nog effectiever en efficiënter te maken als je opschaalt.
hoewel de service die uw bedrijf biedt Geschikt kan zijn voor het ontvangen van nieuwe klanten, moet uw bedrijf gebieden vinden om te verbeteren om een concurrentievoordeel te behouden. Daarom, onderzoek en onderzoek de behoeften van de klanten en leveren ze op een regelmatige basis.
om de marketing van het bedrijf te verbeteren, gebruikt u uw online platforms om blogs, informatieve berichten en updates te uploaden, vaak om meer aandacht op het internet te behouden. Ook, vind een betrouwbare zoekmachine optimalisatie bedrijf om te helpen groeien van uw merk, het zal het geld waard zijn op de lange termijn, en uw bedrijf zal enorm profiteren van de marketing door middel van zoekmachine technologie.
wanneer u het bedrijf leidt, moet u de concurrenten in de branche voortdurend in de gaten houden, van hen leren en uw dienstverlening wenselijker maken dan die van hen. Tot slot, blijf op de hoogte van de veranderingen in de industrie om ervoor te zorgen dat uw bedrijf is nooit achter op software-updates of nieuwe diensten die worden aangeboden door andere bedrijven.
zodra het break-even punt is bereikt, zal de onderneming alle leningen en investeerders kunnen terugbetalen. Dan zal het bedrijf alleen profiteren en groeien als het blijft het proces van het updaten en leveren van de telefoon antwoordapparaat service.
Lees verder onze handleiding over het starten van een virtueel callcenter, waar u ook nuttige tips kunt vinden.
Geciteerde Werken
Dehaan, Peter Lyle. Hoe Start je een telefonische antwoordapparaat. Coppell, Advanced Call Center Resources, 24 Oktober 2020.
aanvragen van vergunningen. 2020. Vraag Licenties En Vergunningen Aan. Beschikbaar op: <https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits> .
“S Corporations / Internal Revenue Service”. Irs.Gov, 2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, aandeelhouders % 20voor % 20federale % 20tax % 20doel. Geraadpleegd Op 24 Nov 2020.
Receptiehq. 2020. Telefoon Antwoordapparaat / Receptiehq. Beschikbaar op: <https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service> .
Tweeling, Alexandra. “Eenmanszaak: Wat Je Moet Weten”. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Geraadpleegd Op 24 Nov 2020.