voert uw team regelmatig HR-audits uit? Ineffectieve HR-processen, – systemen en-beleid kunnen uw bedrijf schaden. Als deze factoren niet voortdurend worden gecontroleerd, kan een bedrijf zich bevinden aan de verkeerde kant van de arbeidswetgeving. Zoals, geconfronteerd met zware straffen voor het niet hebben van een werknemer veiligheidsprogramma. Het uitvoeren van een HR-audit helpt ervoor te zorgen dat u uw medewerkers en uw bedrijf klaarmaakt voor succes en compliance op lange termijn.
misschien is het zo lang geleden dat u hebt deelgenomen aan een HR-audit dat u bent vergeten hoe nuttig dit kan zijn voor uw organisatie. Vooral nu we om de hoek staan in een post-pandemische wereld, kunnen veel dingen snel veranderen in een bedrijf met zijn mensen. Dit vereist het nemen van een snelle stap terug en het evalueren van waar de organisatie wordt geleid in termen van human capital management.
Wat is een HR-audit?
een HR-audit evalueert de processen en het beleid op het gebied van human resource om vast te stellen op welke gebieden verbetering nodig is en welke gebieden goed presteren. Organisaties kunnen een HR-audit gebruiken om compliance te garanderen en HR-programma ‘ s af te stemmen op bedrijfsdoelstellingen. Ze zorgen ervoor dat deze processen echt bijdragen aan organisatorische prestaties.
een personeelsaudit is vergelijkbaar met een interne procesaudit. Simpel gezegd, het is als het geven van uw human resource afdeling een rapport van hoe effectief het is. Het uitvoeren van een audit van uw HR-afdeling vangt ook gebieden van niet-naleving op om het risico voor het bedrijf te verminderen.
in wezen is een HR-audit een kans om processen aan te scherpen zodat aspecten als werving, behoud, onboarding, opleiding, salaris en compensatie, loonadministratie en prestatiemanagement allemaal de aandacht krijgen die ze nodig hebben.
het lijkt misschien veel werk. Immers, heb je niet al veel op je bord proberen te werven en te behouden werknemers en dan ervoor te zorgen dat ze presteren? Het voortdurend verbeteren van uw HR-processen helpt u er echter niet alleen voor te zorgen dat ze voldoen aan wet-en regelgeving, maar ook dat ze uw medewerkers en uw organisatie helpen om succesvoller te worden.
gerelateerde (gratis) bron vooruit! Lees verder hieronder ↓
51 HR Metrics spiekbrief
Data-driven HR begint met de implementatie van relevante HR-metrics. Download de gratis cheat sheet met 51 HR statistieken
gebaseerd op een afbeelding van de Nederlandse moderne Academie.
waarom een HR-audit uitvoeren?
de doelstellingen van een HR-audit zijn talrijk. Hoewel niet verplicht, profiteert elk gebied van HR dat wordt beoordeeld van deze inspanning. Volgens Mark S. Floyd, partner van het Cleveland advocatenkantoor Walter en Haverfield, ” onderzoeken Audits de effectiviteit van het huidige beleid van de HR-afdeling, procedures en systemen als ze betrekking hebben op de laatste veranderingen en ontwikkelingen in arbeid en arbeidsrecht.”Bovendien, voegt hij eraan toe,” senior leadership is sterk afhankelijk van de afdeling om ervoor te zorgen dat de algemene bedrijfsstrategie van het bedrijf in overeenstemming is met de vele complexe wet-en regelgeving die de werkomgeving beheersen.”
nog niet overtuigd? Hier zijn enkele redenen waarom HR-audits een prioriteit moeten zijn binnen uw organisatie:
- verbetert processen en beleid die van invloed zijn op werknemers. Een HR-audit is een kans om gebieden van uw processen en beleid te verbeteren die de grootste impact hebben op medewerkers. Dit stelt werknemers in staat, helpt hen te behouden en zorgt uiteindelijk voor een sterker bedrijf.
- zorgt voor corporate compliance. Neem nooit als vanzelfsprekend aan dat uw beleid in overeenstemming is met alle wetten. Er zijn steeds nieuwe arbeidswetten en veranderingen in de wetten. Om compliant te worden en te blijven en ongewenste rechtszaken te voorkomen, moet u voorop lopen met HR-compliance-audits die mogelijke risicogebieden identificeren.
- maakt HR data zinvol en strategisch. Maak goed gebruik van al die HR-gegevens door deze te koppelen aan de realiteit van uw HR-beleid en-procedures.
- helpt negatieve gevolgen voor de werkgelegenheid te voorkomen. U kunt problemen met ongelijksoortige gevolgen voor kandidaten in de werving, en op kandidaten in salaris en compensatie, successieplanning, en in het algemeen, gedurende de gehele levenscyclus van de werknemer, door het uitvoeren van audits te beperken.
- zorgt voor een billijke en eerlijke compensatie. Tijdens uw financiële audits en compensatieanalyse kan het ook een goede praktijk zijn om te controleren hoe billijk en concurrerend uw salaris-en compensatiepakketten zijn. Dit kan werving en retentie ondersteunen en ook klachten voorkomen.
- identificeert inefficiënties in systemen en praktijken. HR-audits kunnen op zijn minst helpen om praktijken of systemen te ontdekken die niet efficiënt zijn. Redundante taken of processen die te lang zijn, kunnen fouten veroorzaken.
Wanneer moet u een HR-audit uitvoeren?
wacht niet op problemen voordat u een HR-audit uitvoert. Een proactieve aanpak is altijd beter dan een reactieve. Lauren Brown, aPHR, een medewerker van de Bernard Health blog, deelt: “de beste tijd van het jaar om een audit uit te voeren zal afhangen van de behoeften en het schema van de organisatie. Een langzamere tijd van het jaar kan productiever zijn dan het drukke seizoen van de organisatie. Op dezelfde manier kan het einde of het begin van het jaar een organisatie helpen verbeteringen jaar na jaar te benchmarken.”
Certificate ProgramLearn om HR-gegevens om te zetten in visueel intuïtieve dashboards
die van invloed zijn op de belangrijkste besluitvorming in uw organisatie.
kies de tijd van het jaar die het meest geschikt is voor uw organisatie en werklast.
soorten HR-audit
er zijn meerdere soorten HR-audit die u kunt uitvoeren, elk gericht op een specifiek gebied van het menselijk kapitaal van de organisatie. U kunt ervoor kiezen om de audit uit te voeren door het creëren van een comité van interne HR-professionals (het controleren van een gebied dat ze meestal niet behandelen), of u kunt besluiten om gebruik te maken van een externe HR-Auditdienst.
hier zijn de verschillende soorten HR-audit die u wilt uitvoeren:
| audit van Records | |
| I-9 audit | Audit gericht op de voortdurende naleving van de bepalingen van de Immigratie-en Nationaliteitswet (Ina) inzake sancties voor werkgevers. |
| Werknemersbestanden | bevinden uw werknemersbestanden zich op een beveiligde en beveiligde locatie, en zijn digitale personeelsbestanden versleuteld en beveiligd? |
| Payroll records | houdt u gedetailleerde payroll records bij en wie heeft er toegang toe? |
| bewaring van gegevens | hoe lang bewaart u gegevens van werknemers en houdt u zich aan de regels voor bewaring van gegevens? |
| HR functies audit | |
| werving en aanwerving | houdt u gegevens bij over wervingsinspanningen, van advertenties tot interviews en aanwervingspraktijken? Voldoet u aan de eisen voor positieve discriminatie? |
| Onboarding praktijken | hoe nieuwe werknemers worden onboarded zaken. Wat voor structuur heeft uw onboarding programma? Krijgt u feedback van uw nieuwe medewerkers? |
| beloning en salaris | zorg ervoor dat uw beloning en salaris concurrerend is, en zorg ervoor dat verschillende groepen werknemers hetzelfde loon ontvangen voor gelijkwaardige banen. Bepaal ook of u werknemers correct classificeert als werknemers in loondienst / uur, fulltime werknemers, part-time werknemers of onafhankelijke aannemers. |
| prestaties en training | Hoe voert u prestatie-evaluaties uit en wat voor soort trainingsondersteuning wordt aangeboden? |
| wettelijke compliance audit | |
| EEOC | houdt u zich aan de EEOC-richtlijnen? Zijn er mogelijke overtredingen? |
| Fair Labor Standards Act (FLSA) | voldoet u aan de FLSA, minimumloon wetten? |
| Family and Medical Leave Act (FMLA) | Wat is uw procedure voor het beoordelen, goedkeuren en controleren van FMLA-aanvragen? |
| Americans with Disabilities Act (ADA) | biedt u mogelijkheden aan werknemers met een handicap in overeenstemming met ADA? |
| uitkeringen | biedt u indien nodig toegang tot betaalbare zorgpakketten? Hoe ga je met COBRA om? |
| Beleidsaudit | |
| Progressive discipline | is uw disciplinaire proces duidelijk, consistent en schriftelijk? |
| Beëindigingsbeleid | is uw beëindigingsbeleid in overeenstemming met de arbeidswetgeving van de staat? |
| PTO-beleid | biedt u betaald verlof aan aan al uw in aanmerking komende werknemers? |
| veiligheids-audit | |
| gevaren voor OSHA | houdt u een OSHA-log bij? Neemt u stappen om een veilige werkplek te behouden, inclusief training? |
| MSDS | is uw werkplek uitgerust met een MSDS-boek en weten medewerkers waar ze het kunnen vinden? |
| PBM | verstrekt u passende persoonlijke beschermingsmiddelen, met inbegrip van uniformen indien nodig? |
7 stappen voor een effectief HR-auditproces
vraagt u zich af hoe u een HR-audit moet uitvoeren? Hier is een handige HR audit checklist om u op weg te helpen:
Hoe T-vormig ben je?
de meest succesvolle HR-professionals in de huidige digitale bedrijfsomgeving hebben een T-vormig competentieprofiel. Neem nu de gratis beoordeling!
start beoordeling
Stap 1: Bepaal wat u wilt controleren.
zoals we hierboven hebben vermeld, zijn er veel verschillende soorten HR-audits waarop u zich kunt concentreren. Voor dit doel, echter, wilt u duidelijk aangeven de audit doelen voor uw organisatie. Probeer niet alles tegelijk te doen. Stel een tijdlijn in voor voltooiing.
Stap 2: krijg buy-in van het management.
de enige manier om een blijvende verandering teweeg te brengen die een positieve impact zal hebben op uw organisatie is ervoor te zorgen dat u uw executive management team aan boord krijgt. Je hebt hun ondersteuning nodig, vooral als je een verzoek doet om een derde partij in te huren om de audit uit te voeren.
Stap 3: Bepaal wie de audit zal uitvoeren.
probeert u de controle zelf uit te voeren of neemt u buiten de organisatie in dienst? Beslis wie verantwoordelijk is voor welke taken als het een gezamenlijke inspanning is. Stel verwachtingen voor uw evaluatie vanaf het begin.
Stap 4: Verzamel de gegevens.
in eerste instantie moet u alle relevante gegevens verzamelen die te maken hebben met wat u controleert. U kunt bijvoorbeeld gegevens van uw ATS gebruiken als u uw wervingsprocessen controleert. Zorg ervoor dat je toestemming hebt om de gegevens te gebruiken.
Stap 5: Bekijk uw bevindingen.
neem de tijd om de informatie die u hebt ontdekt te organiseren en te analyseren. Probeer mogelijke problemen en mogelijkheden voor verbetering te identificeren. U kunt bijvoorbeeld toekomstige verwondingen voorkomen door te verhogen hoe vaak het bedrijf PBM voor werknemers bestelt.
Stap 6: Plan en implementeer uw verbeteringen.Geef eerst prioriteit aan de meest problematische gebieden, bijvoorbeeld die welke uw organisatie in de meest juridische problemen kunnen brengen. Werk dan je weg naar beneden je lijst van prioriteiten om processen en beleid te verbeteren die zwak zijn en moeten worden verbeterd.
Stap 7: wees transparant over de veranderingen.
medewerkers zullen geïnteresseerd zijn in de veranderingen en verbeteringen die u aanbrengt in HR-processen. Vind manieren om deze wijzigingen aan hen te communiceren en vraag managers om medewerkers bij te werken.