Intercompany accounting, Hoe werkt het?

intercompany accounting is een complex gebied voor alle betrokken bedrijven. Maar wat houdt het precies in? Wat zijn de verschillende stappen die moeten worden gevolgd en de normen waaraan moet worden voldaan? Hoe kunnen deze processen worden geoptimaliseerd?

intercompany accounting wordt gedefinieerd als alle financiële en commerciële transacties die tussen de verschillende entiteiten van één enkele groep of onderneming worden uitgevoerd en geregistreerd, alsmede de “eliminatie” van deze stromen aan het einde van het boekjaar.

intercompany accounting is relevant voor alle ondernemingen met externe organen of dochterondernemingen in het buitenland. In de meeste rechtsgebieden is het opstellen van geconsolideerde rekeningen voor intercompany stromen een vereiste voor bedrijven van een bepaalde omvang. Dit houdt in dat transacties die zowel wederkerig (intercompany transacties of “intercos”, zoals ze conventioneel bekend zijn) en niet-wederkerig zijn, worden beoordeeld.

dit artikel heeft betrekking op de verschillende fasen van de intercompany accounting, van de consolidatie van jaarrekeningen en de soorten transacties die gewoonlijk worden verwerkt, tot de verschillende discrepanties die kunnen ontstaan bij het afstemmen van rekeningen.

Wat is consolidatie van jaarrekeningen?

binnen een groep of onderneming hebben de verschillende betrokken ondernemingen en dochterondernemingen de neiging goederen en diensten met elkaar uit te wisselen. Deze stromen worden gewoonlijk intragroeptransacties genoemd. In het kader van de intercompany accounting wordt consolidatie gedefinieerd als het mechanisme waarmee een groep de transacties tussen haar verschillende entiteiten annuleert. Het doel is de rekeningen van de moedermaatschappij en haar dochterondernemingen te combineren, zodat een nauwkeurige balans en winst-en verliesrekening kunnen worden overgelegd die de financiële situatie van de groep als geheel weerspiegelen.

hoe groter de groep is, hoe complexer het consolidatieproces wordt. Verschillen ontstaan met name tijdens de reconciliatieperiode

de redenen voor deze boekhoudkundige verschillen zijn onder andere:

• steeds korter sluiten doorlooptijden, die kunnen variëren van de ene dochteronderneming tot de andere.
• de noodzaak om niet-wederkerige transacties tussen de moedermaatschappij en haar dochterondernemingen te identificeren, een soms moeizaam proces.
• buitenlandse dochterondernemingen registreren hun transacties in hun lokale valuta, wat het afstemmingsproces kan bemoeilijken.

In het licht van deze belemmeringen moeten CFO ‘ s, treasurers en andere boekhoudkundige professionals oplossingen vinden om de consolidatie-inspanningen te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Concreet kan dit betekenen dat de boekhoudprocedures in de verschillende dochterondernemingen van de groep of het bedrijf worden gestandaardiseerd en dat de financiële en boekhoudkundige functies van de groep digitaal worden getransformeerd.

maar welke soorten intercompany transacties zijn betrokken? Wat is de beste procedure om een vlotte en efficiënte boekhoudkundige consolidatie te garanderen?

welke transacties zijn betrokken bij de consolidatie van jaarrekeningen?

er zijn twee soorten transacties binnen een groep:

• wederkerige transacties (intragroeptransacties of interco ‘ s)
  een overeenkomstig bedrag bestaat in de rekeningen van een andere onderneming binnen de groep.
• niet-wederkerige transacties
  een overeenkomstig bedrag is niet identificeerbaar in de rekeningen van een andere onderneming binnen de groep, maar de transactie moet nog worden geëlimineerd.

dit zijn de meest waargenomen intragroeptransacties:

de eliminatie van wederzijdse transacties (of interco ‘ s) is theoretisch eenvoudig, aangezien het bedrag dat in de rekeningen van een onderneming binnen de groep als een vordering wordt aangemerkt, als een schuld in de rekeningen van een andere onderneming wordt behandeld. De geconsolideerde winst-en verliesrekening verandert niet na het eliminatieproces.

de eliminatie van niet-wederkerige transacties is verschillend omdat een overeenkomstig bedrag niet identificeerbaar is in de rekeningen van een andere onderneming binnen de groep. De geconsolideerde winst-en verliesrekening wordt daarom na het eliminatieproces gewijzigd.

maar hoe kunnen de betrokken transacties worden geïdentificeerd? Waar begint het consolidatieproces? Welke methoden kunnen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de rekeningafschriften betrouwbaar zijn?

Wat zijn de verschillende stappen in de consolidatie?

consolidatie van jaarrekeningen begint met het in kaart brengen van een “consolidatiescope”. Dit heeft betrekking op de entiteiten binnen een groep die moeten worden opgenomen bij het opstellen van de geconsolideerde jaarrekening van de groep. Het bereik wordt bepaald door de zeggenschap van de moedermaatschappij over haar dochterondernemingen. Zodra het toepassingsgebied is vastgesteld, moet een inventaris worden opgemaakt van de uit te sluiten wederkerige transacties en ten slotte moeten de rekeningen met elkaar in overeenstemming worden gebracht om de waarheidsgetrouwheid en de overeenstemming van alle verrichte transacties vast te stellen.

het in kaart brengen van het consolidatiebereik

het opnemen van dochterondernemingen in het consolidatiebereik hangt af van de mate waarin de moedermaatschappij zeggenschap heeft over de externe entiteit. Als zij meer dan 50% van de stemrechten in een vennootschap behoudt, dan is de opname van deze vennootschap in de consolidatiescope een must. Dit komt omdat dergelijke stemrechten de moedermaatschappij belasten met de algehele verantwoordelijkheid voor het financiële en operationele beleid van de dochteronderneming.

het opstellen van een inventaris van intragroeptransacties

de inventaris-de tweede fase van consolidatie van jaarrekeningen – bestaat uit het verzamelen van alle gegevens over wederkerige en niet – wederkerige intragroeptransacties. Dit is de eerste stap om ze weg te halen. Op dit moment is het ook van essentieel belang om de materialiteitsdrempel vast te stellen, waaronder eventuele rapportagefouten de betrouwbaarheid van de desbetreffende jaarrekening niet in gevaar brengen.

de materialiteitsdrempel wordt bepaald door een reeks professionele normen en een reeks beste praktijken. Hoewel zij van industrie tot industrie kan verschillen, zijn de drempels die over het algemeen als materieel worden beschouwd,:

• tussen 1% en 3% voor de omzet.
• tussen 1% en 5% voor eigen vermogen.
• tussen 5% en 10% voor lopende netto-inkomsten.

het afstemmen van de rekeningen

consolidatie van de jaarrekening vereist ook de voltooiing van een rapportagepakket. Hierin worden de verschillende transacties opgesomd die door de ondernemingen binnen de groep zijn verricht, zodat een vergelijkende analyse kan worden uitgevoerd en de rekeningen met elkaar kunnen worden vergeleken. Dit laatste verwijst naar een vergelijking tussen twee Wederzijdse rekeningen, of een beoordeling van niet-wederkerige stromen, met als uiteindelijk doel de juistheid en naleving van de vastgestelde bedragen vast te stellen.

het combineren van intercompany-stromen kan vermoeiend en tijdrovend zijn. Om dit goed te doen, moeten de boekhoudprofessionals in elk van de verschillende dochterondernemingen van de groep nauw samenwerken met hun tegenhangers, volgens een reeks vooraf bepaalde groepsbrede processen. Tijdens de verzoeningsfase is het belangrijk om:

• nauwkeurige methoden voor de uitwisseling van relevante boekhoudkundige gegevens.
• een strikt schema voor de uitwisseling van relevante boekhoudkundige gegevens.
• duidelijke procedures voor het identificeren en oplossen van eventuele discrepanties.

Centralisatieprocessen zijn eenvoudiger in kleinere groepen en worden oneindig complexer wanneer er een hoog niveau van intragroeptransacties is. Wat dit laatste betreft, is een rigoureus beheer in elke dochteronderneming vereist.

zonder strikte samenwerkingsprocedures kunnen echter boekhoudkundige verschillen ontstaan. Dus, hoe kunnen deze worden opgelost? Hoe kunnen ze namelijk helemaal worden vermeden en hoe kan het boekhoudproces beter worden gestroomlijnd?

waarom verschillen in financiële verslaggeving ontstaan en hoe deze te verhelpen

om verschillen in financiële verslaggeving tussen bedrijven aan te pakken, moet het reconciliatieproces worden geoptimaliseerd, moeten valutaafdekkingsoplossingen worden overwogen en moet op groepsniveau een meer uniforme aanpak van het beheer worden gekozen.

de meest voorkomende verschillen in de boekhouding tussen bedrijven zijn vaak het gevolg van de volgende factoren::

• verschillende data voor de registratie van relevante boekhoudkundige gegevens van de ene dochteronderneming naar de andere.
• verschillende sluitingstermijnen.
• intercompany transacties in vreemde valuta, met een wisselkoers die fluctueert tussen de transactiedatum en de reconciliatiedatum.

enkele manieren waarop een groep de resulterende discrepanties kan elimineren, zijn het opzetten van:

• top-down accounting management, waarbij strikte deadlines worden opgelegd voor het reconciliatieproces van alle dochterondernemingen.
• intercompany reconciliatiemodules als aanvulling op de bestaande consolidatiesoftware die in gebruik is. Deze kunnen het reconciliatieproces in de hele groep automatiseren, met behulp van een gemeenschappelijke database die door alle dochterondernemingen wordt gedeeld.
• Platforms of diensten waarmee per valuta een vaste wisselkoers kan worden vastgesteld, met name nuttig voor transacties binnen een groep die in vreemde valuta luiden.

Consolidatiesoftware is tegenwoordig zeer wijdverbreid, maar aanvullende modules die reconciliatie automatiseren en centraliseren worden niet zo vaak gebruikt, ondanks hun duidelijke voordelen. Hetzelfde kan worden gezegd van valutatermijncontracten die het mogelijk maken een vaste wisselkoers voor een bepaalde periode vast te stellen, waardoor de afstemming van rekeningen in vreemde valuta ‘ s wordt vergemakkelijkt.

op een zo complex gebied als de boekhouding tussen bedrijven zijn procesoptimalisatie en digitale transformatie essentieel om te voldoen aan de wettelijke vereisten die aan bedrijven worden opgelegd en tegelijkertijd hun operationele efficiëntie te verbeteren.

consolidatie van de boekhouding is een van de belangrijkste uitdagingen van intercompany accounting. Hoewel het vaak complex is, is het verplicht voor groepen of bedrijven van een bepaalde omvang, en het vereist aandacht voor detail en optimalisatie om een accuraat beeld te geven van de financiële situatie van een groep.

bij het consolidatieproces zijn verschillende fasen betrokken, van het in kaart brengen van het consolidatiebereik tot het opstellen van een inventaris van transacties binnen de groep en het afstemmen van de rekeningen van de groep. Net als bij elke sluitingsperiode kunnen er verschillen ontstaan, maar er zijn digitale oplossingen die het makkelijker maken om ze te verwerken en te verwerken.

uiteindelijk zijn de boekhoudprocessen die door een groep worden gebruikt afhankelijk van een aantal factoren, van de geografische locatie van de groep tot het aantal betrokken ondernemingen. Voor groepen met dochterondernemingen waarvan de boekhoudvaluta verschilt van de consolidatievaluta, zijn hedging-oplossingen zeker de moeite waard, omdat ze helpen om intragroeptransacties eenvoudiger te verwerken en bijdragen aan de optimalisatie van cashflows in meerdere valuta ‘ s.