verantwoordelijkheid rapporten
verantwoordelijkheid accounting levert rapporten op verschillende niveaus van het management. De hoeveelheid details varieert afhankelijk van het niveau van de manager in de organisatie. Een prestatierapport aan een afdelingsmanager van een winkel zou de werkelijke en begrote dollarbedragen van alle inkomsten en uitgaven onder controle van die toezichthouder bevatten. Het rapport uitgegeven aan de store manager zou alleen totalen van de prestaties rapporten van alle afdeling toezichthouders en eventuele extra items onder de controle van de store manager, zoals de winkel administratieve uitgaven. Het rapport aan de president van het bedrijf bevat samenvattende totalen van de prestatieniveaus van alle winkels plus eventuele extra items onder de controle van de president. In feite moet het verslag van de president alle inkomsten en uitgaven in beknopte vorm bevatten, omdat de president verantwoordelijk is voor het beheersen van de winstgevendheid van het hele bedrijf.
Management bij uitzondering is het principe dat het management op het hoogste niveau geen operationele details op lagere niveaus hoeft te onderzoeken, tenzij er een probleem lijkt te zijn. Naarmate bedrijven steeds complexer worden, hebben accountants het nodig gevonden om boekhoudkundige gegevens te filteren en te condenseren, zodat deze gegevens snel kunnen worden geanalyseerd. De meeste leidinggevenden hebben geen tijd om gedetailleerde boekhoudkundige rapporten te bestuderen en te zoeken naar probleemgebieden. Rapportage alleen samenvatting totalen belicht alle gebieden die aandacht nodig hebben en maakt het meest efficiënt gebruik van de tijd van de executive.
de condensatie van gegevens in opeenvolgende niveaus van managementverslagen is gerechtvaardigd op grond van het feit dat de bevoegde beheerder de nodige corrigerende maatregelen zal nemen. Specifieke prestatiegegevens hoeven dus niet aan superieuren te worden gemeld.
bijvoorbeeld, indien de verkoopkosten in een bepaalde afdeling buitensporig hoog waren, zou de afdelingsmanager de oorzaak van het probleem moeten vinden en corrigeren. Wanneer de winkelmanager de ongunstige begrotingsvariantie van de afdeling in twijfel trekt, kan de departementale supervisor de winkelmanager informeren dat corrigerende maatregelen zijn genomen. Het is derhalve niet nodig aan een hogere autoriteit te melden dat een bepaalde afdeling in een van de winkels niet naar tevredenheid functioneert omdat de zaak al is opgelost. Als alternatief, als de hele winkel van een manager slecht presteert, worden samenvattende totalen gerapporteerd aan de vice president of operations onthult deze situatie, en een onderzoek naar de problemen van de store manager kan worden aangegeven.
bij het opstellen van verantwoordingsverslagen gebruiken bedrijven twee basismethoden om inkomsten of uitgaven te verwerken. In de eerste benadering worden alleen die items waarover een manager directe controle heeft opgenomen in het verantwoordelijkheidsrapport voor dat managementniveau. Inkomsten en uitgaven die niet direct kunnen worden gecontroleerd, worden niet opgenomen. De tweede benadering is om alle inkomsten-en uitgavenposten op te nemen die direct kunnen worden getraceerd of indirect aan een bepaalde manager kunnen worden toegewezen, ongeacht of ze al dan niet controleerbaar zijn. Deze tweede methode is gebaseerd op een volledige kostenbenadering, hetgeen betekent dat alle kosten van een bepaald gebied in één verslag worden vermeld. Wanneer deze aanpak wordt gebruikt, moet ervoor worden gezorgd dat controleerbare en niet-controleerbare items worden gescheiden om die items te onderscheiden waarvoor een manager verantwoordelijk kan en moet worden gehouden.
om maximaal voordeel te halen, moeten de boekhoudkundige rapporten tijdig worden opgesteld. Dat wil zeggen, accountants moeten rapporten zo snel mogelijk na het einde van de prestatiemeetperiode. Tijdige rapportage maakt het mogelijk snel corrigerende maatregelen te nemen. Wanneer meldingen te veel vertraging oplopen, verliezen ze hun effectiviteit als regelapparatuur. Bijvoorbeeld, een rapport over de activiteiten van de vorige maand die niet wordt ontvangen tot het einde van de huidige maand is vrijwel nutteloos voor het analyseren van slechte prestaties gebieden en het nemen van corrigerende maatregelen.
bedrijven dienen ook regelmatig rapporten uit te brengen zodat managers trends kunnen spotten. Vervolgens kunnen passende beheersmaatregelen worden gestart voordat zich grote problemen voordoen. Regelmatige rapportage stelt managers in staat om te vertrouwen op rapporten en vertrouwd te raken met de inhoud ervan.
bedrijven moeten het formaat van hun verantwoordelijkheidsverslagen relatief eenvoudig en leesbaar maken. Verwarrende terminologie moet worden vermeden. Waar van toepassing kan het uitdrukken van resultaten in fysieke eenheden voor sommige managers meer vertrouwd en begrijpelijk zijn. Om het management te helpen bij het snel spotten van begrotingsvariaties, kunnen bedrijven zowel begrote (verwachte) Als werkelijke bedragen rapporteren. Een begrotingsvariantie is het verschil tussen de begrote en de werkelijke bedragen van een post. Omdat varianties probleemgebieden benadrukken (uitzonderingen), zijn ze nuttig bij de toepassing van het management-by-exception Principe. Om het management te helpen de prestaties tot nu toe te evalueren, bevatten verantwoordelijkheidsverslagen vaak zowel een huidige periode als een analyse van het jaar tot nu toe.
Responsibility reports-een illustratie
er wordt van uitgegaan dat Macy ‘ s vier managementniveaus heeft: de president, vice president of operations, store manager en department manager. In dit hoofdstuk laten we zien dat er voor elk managementniveau een rapport over de verantwoordelijkheid zou worden opgesteld. We beginnen met het laagste niveau, de manager van de afdeling mannen en werken ons omhoog naar de president. We beginnen op het laagste niveau omdat de totalen van elk niveau in het volgende hoogste niveau zullen worden gerapporteerd.
alleen de beheersbare uitgaven van de individuele bedrijfsleider zijn in deze verslagen opgenomen. Bijvoorbeeld, het rapport van de store manager bevat alleen totalen uit het rapport van de manager van de Heren kledingafdeling. Op zijn beurt bevat het rapport aan de vicepresident alleen totalen van het rapport van de winkelmanager, enzovoort. Gedetailleerde gegevens van de lagere niveaus worden samengevat of gecondenseerd en gerapporteerd op het volgende hogere niveau.
| Macy ‘ s Corporation | ||||||
| Manger, herenmode-Afdeling | ||||||
| Verslag | ||||||
| Werkelijke Bedrag | Bedrag | Over of (Onder) Budget | ||||
| Beheersbare Kosten | Deze Maand | Jaar | Deze Maand | Jaar | Deze Maand | Jaar-to-Date |
| Inventaris verliezen | $2,000 | $10,000 | $1,900 | $9,600 | $100 | $400 |
| Leveringen | 1,800 | 8,500 | $1,000 | $7,550 | 800 | 950 |
| Salarissen | 11,000 | 53,000 | $11,100 | $52,190 | (100) | 810 |
| Overwerk | 2,000 | 14,500 | $1,200 | $14,360 | 800 | 140 |
| Totalen | $16,800 | $86,000 | $15,200 | $83,700 | $1,600 | $2,300 |
| Macy ‘ s Corporation | ||||||
| Store Manager | ||||||
| Verslag | ||||||
| Werkelijke Bedrag | Bedrag | Over of (Onder) Begroting | ||||
| Beheersbare Kosten | Deze Maand | Jaar | Deze Maand | Jaar | Deze Maand | Jaar-to-Date |
| kinderkleding Afdeling | $23,500 | $150,450 | $24,000 | $151,000 | ($500) | ($550) |
| dameskleding Afdeling | $31,000 | $157,700 | $32,500 | $158,000 | ($1,500) | ($300) |
| de herenmode-Afdeling | $16,800 | $86,000 | $15,200 | $83,700 | $1,600 | $2,300 |
| schoenenafdeling | $11,750 | $64,350 | $9,600 | $62,000 | $2,150 | $2,350 |
| Accessoires Afdeling | $5,750 | $31,500 | $5,000 | $30,300 | $750 | $1,200 |
| Totalen | 88,800 | 490,000 | $86,300 | $485,000 | 2,500 | 5,000 |
U ziet dat op elk niveau, meer en meer kosten beheersbaar. Ook introduceert het bedrijf beheersbare kosten die niet zijn opgenomen in rapporten op een lager niveau in de rapporten voor niveaus 3, 2 en 1. De enige winkel kosten niet inbegrepen op het niveau van de Store manager is het salaris van de store manager, omdat het niet controleerbaar door die store manager. Het is echter controleerbaar door de supervisor van de winkelmanager, de vice president of operations.
| Macy ‘ s Corporation | ||||||
| Vice President Operations Verslag | ||||||
| Werkelijke Bedrag | Bedrag | Over of (Onder) Budget | ||||
| Beheersbare Kosten | Deze Maand | Jaar | Deze Maand | Jaar | Deze Maand | Jaar-to-Date |
| Vice president ‘ s office kosten | $2,840 | $9,500 | $3,340 | $17,500 | ($500) | ($8,000) |
| Store manager | 88,800 | 490,000 | $86,300 | $485,000 | 2,500 | 5,000 |
| Aankoop | 5,300 | 32,500 | $4,300 | $30,500 | 1,000 | 2,000 |
| Ontvangst | 4,700 | 33,000 | $1,700 | $24,000 | 3,000 | 9,000 |
| De salarissen van de store managers en hoofden van de aankoop en ontvangst | 27,000 | 135,000 | $27,000 | $135,000 | -0- | -0- |
| Totalen | $128,640 | $700,000 | $122,640 | $692,000 | $6,000 | $8,000 |
| Macy ’s Corporation | ||||||
| President’ s Verslag | ||||||
| Werkelijke Bedrag | Bedrag | Over of (Onder) Budget | ||||
| Beheersbare Kosten | Deze Maand | Jaar | Dit Maand | Jaar | Deze Maand | Jaar-to-Date |
| President ‘ s office kosten | $11,000 | $55,000 | $10,000 | $53,000 | $1,000 | $2,000 |
| Vice president operations | 128,640 | 700,000 | 122,640 | 692,000 | 6,000 | 8,000 |
| Vice president van marketing | 18,700 | 119,000 | $14,700 | $111,000 | 4,000 | 8,000 |
| 14,000 | 115,000 | $6,000 | $106,000 | 8,000 | 9,000 | |
| Vice-voorzitters van de salarissen | 29,000 | 145,000 | $29,000 | $145,000 | -0- | -0- |
| Totalen | $201,340 | $1,134,000 | $182,340 | $1,107,000 | $19,000 | $27,000 |
Op basis van een analyse van deze rapporten, de Mannen Kleding manager van de Afdeling waarschijnlijk zou onmiddellijk actie ondernemen om te zien waarom leveringen en overuren waren aanzienlijk boven de begroting deze maand. De winkelmanager kan de afdelingsmanager vragen wat de problemen waren en of ze nu onder controle zijn. De vicepresident kan dezelfde vraag stellen aan de winkelmanager. De president kan elke vice-president vragen waarom de begroting deze maand is overschreden en welke corrigerende maatregelen zijn genomen.