* * mit-evenementenorganisatoren, zie MIT Now voor alle actuele informatie en de veelgestelde vragen die beschikbaar zijn onder aan de evenementbeleidspagina.**
in event planning verwijst protocol over het algemeen naar de regels van gedrag en vorm die men moet volgen bij het ontvangen of communiceren met overheidsfunctionarissen of andere organisatorische leiders/vertegenwoordigers; het kan ook zaken van culturele etiquette omvatten. (Zie deze uitleg van een organizational protocol officer. Het doel van protocol in de context van ons werk aan het MIT is het bevorderen van een sfeer van respect en welkom — een sfeer die mensen in staat stelt om zich te concentreren op het doen van hun beste werk.
Protocol is van toepassing wanneer individuen of entiteiten interactie hebben, maar vragen doen zich meestal alleen voor wanneer er verschillen zijn in officiële rang, cultuur of functie tussen hen (dat wil zeggen wanneer mensen niet zeker zijn van de regels). Mogelijke scenario ‘ s op de campus omvatten (maar zijn niet beperkt tot!)
- een groep studenten uitnodigen van een lid van de faculteit om te dineren
- een zoekopdracht comité voor het uitvoeren van een reeks van final interview dagen met kandidaten
- een prominente deskundige op bezoek voor een lezing + vergaderingen met collega ‘ s
- een bezoek aan de site door individuele, corporate, of de overheid supporters
- een bezoek van een ambtenaar of delegatie
Hier zijn enkele vragen die je moet stellen als je zin protocol problemen kunnen ontstaan.
- wat zijn de organisatorische of informele gelederen van de betrokkenen?
- is het raadzaam om andere collega ’s van het Instituut en DLC’ s te betrekken, hetzij vanwege protocol of actuele kwesties? Wie moet contact opnemen?
- is een formele uitnodiging vereist? Wie is de juiste ondertekenaar? Dit betekent niet dat een uitnodiging op papier nodig is-e-mail van de juiste persoon kan prima zijn. Hoe dan ook, het is handig om in een uitnodiging een logistiek of Programma contact op te nemen, vooral als de ondertekenaar een senior leider is.
- Wat is het juiste adres?
- wie stuurt een bedankje na het evenement?
- Wie is de juiste keuze om een bezoeker te begroeten en te begeleiden en introducties uit te voeren? Deze mensen kunnen wel of niet dezelfde zijn. Waar vindt de begroeting plaats?
- wordt een gift aanbevolen? Moet het formeel worden gepresenteerd of misschien aan het einde van een vergadering? Door wie?
- als er een sprekend programma is op uw evenement, Wie Opent het programma / introduceert uw honoree(s) / zit met uw gast(s) in het publiek?
- zijn er andere gereserveerde of toegewezen zitplaatsproblemen te overwegen?
- wat zijn de behoeften van een delegatie of begeleidend personeel — afzonderlijk programma en accommodatie of blijven zij bij de opdrachtgever?
- is er enige follow-up nodig, behalve een bedankje? Wie zal verantwoordelijk zijn en wie moet worden betrokken bij het gesprek?
Institute Events is beschikbaar om advies te geven over een van deze kwesties, inclusief Vragen over de vraag of een verzoek dat u hebt ontvangen, moet worden beoordeeld buiten het DLC-niveau. Andere bronnen zijn Kiss, Bow Of Shake Hands van Terri Morrison; het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken; Het Emily Post Institute; Honor & Respect door Robert Hickey; and the online forms of address provided by the Protocol School of Washington. U kunt ook GlobeSmart raadplegen, de met MIT gelicentieerde bron die gedetailleerde informatie verstrekt over hoe effectief te werken tussen culturen.