van alle processen die het finance team behandelt, verdient vooral het month end close process uw aandacht. Als u in een boekhoudafdeling werkt, weet u dat financiële overzichten er zeker toe doen, maar net zo belangrijk is een consistent, up-to-date record zodat er geen facturen, kwitanties of andere belangrijke documentatie achterblijven.
Boekhoudteams dienen het maandelijkse afsluitingsproces te controleren, een checklist met taken op te stellen om ervoor te zorgen dat het vlot en correct verloopt, de beste praktijken te volgen en de beschikbare softwaretools te gebruiken. Deze gids is bedoeld om u te helpen springen start deze reis.
Wat is het einde van de maand?
bedrijven willen hun jaarrekening op tijd indienen omdat het helpt een gezonde cashflow te behouden, financiële planning te vergemakkelijken, strategische bedrijfsbeslissingen te helpen nemen en vooruitgang te meten in de richting van langetermijndoelstellingen.
aan het einde van elke maand zorgen bedrijven er vaak voor dat hun boeken worden gesloten, zodat de records in steen worden gelegd. Deze taak, bekend als de maand einde sluiten proces, resulteert in:
- een betrouwbaar en accuraat boekhoudsysteem
- meer gefundeerde zakelijke beslissingen
- betere zichtbaarheid in de financiële gezondheid van uw onderneming
- eenvoudigere financiële controle
- vereenvoudigde belastingaangifte
u kunt er aan het einde van elke maand zeker van zijn dat alle transacties voor of na de afsluiting volledig hebben plaatsgevonden en dat uw saldo aan het einde van de maand accuraat en up-to-date is. Een volledig ingevulde set financials van de vorige maand kan ook worden gebruikt als basis voor de zakelijke beslissingen van volgende maand, als een sluitingsperiode markeert gebieden waar je kunt verbeteren.
met andere woorden, u maakt een volledig overzicht van de financiële activiteiten en prestaties voor die hele maand en hebt het vertrouwen dat het record voor die maand waarschijnlijk niet zal veranderen in de toekomst. De exacte informatie die u hier” sluit ” bevat:
- balansen, die moeten worden gecertificeerd en een garantie dat er geen discrepanties zijn.
- intercompany handel en alle transacties die u met andere bedrijven maakt.
- terugkerende journaalposten die moeten worden gevalideerd, goedgekeurd en geplaatst.
- een volledige checklist waarover we het later zullen hebben.
andere relevante documenten zijn niet-ingevoerde facturen, Bank-of creditcardafschriften, hypotheekboekingen en verzekeringsrekeningen. Het verzamelen van gegevens is duidelijk een groot deel van het proces, en een deel van de te verzamelen informatie omvat:
- totale inkomsten bankrekeningen
- financiële overzichten en balansen
- vaste activa en inventarisniveaus
- Bankrekeninginformatie
- baten en lasten
- klein kasfonds
- Grootboekgegevens
de exacte benadering van het maandelijkse afsluitingsproces verschilt afhankelijk van het type bedrijf en de specifieke boekhoudmethode. En sommige bedrijven de praktijk van de jaarlijkse versie bekend als de Jaar-end close.
het proces van afsluiting van de maand, te herzien, is de handeling van het aanpassen van boekingen om rekeningen voor de afgesloten periode te corrigeren. Het is ook bekend als ” record to report.”
de stappen van het sluitingsproces van het einde van de maand
de financiële afsluiting hoeft geen probleem te zijn voor het boekhoudteam. Het volgen van de juiste reeks stappen bij het omgaan met financiële records aan het einde van elke maand zal resulteren in een positieve impact op de organisatie als geheel.
informatie verzamelen
het sluiten van de boeken is een gegevensintensieve taak. Begin met het verzamelen van verschillende gegevenspunten met betrekking tot de verslagperiode in kwestie:
- inventaris
- resultatenrekening
- lopende kosten
- grootboek
hebben altijd een overzicht van de dagelijkse operationele transacties, idealiter op het moment dat ze plaatsvinden in plaats van te wachten tot het einde van de maand.
Combineer de Delen van Accounting
boekhoudsystemen zijn geen homogene entiteiten; ze komen meestal in modules voor specifieke doeleinden, zoals een crediteuren-en een debiteurenafdeling. Een deel van het slotproces is het met elkaar verzoenen van al deze componenten.
ervoor zorgen dat bijvoorbeeld het saldo van de rekeningen in overeenstemming is met het grootboek. Organiseer daartoe de ontvangstbewijzen en schrijf al uw aankopen op. Controleer uw administratie tijdens deze stap om ervoor te zorgen dat alles is betaald.
voor debiteuren, kijk naar alle bronnen van inkomsten uit leningen tot factuurbetalingen. Is een klant nog niet klaar met een betaling of bent u vergeten een factuur te versturen? Zorg dat die inzendingen voor het einde van de maand geregeld zijn.
accounts
al uw accounts afstemmen is een belangrijke stap in de afsluiting. Controleer uw rekeningafschriften met uw ontvangstbewijzen, bankformulieren en andere externe inzendingen. Accounts die deze behandeling nodig hebben zijn:
- Cash, checking, and savings
- Prepaid accounts
- Overige balansrekeningen
- kleine kas
Reconcile your cash accounts first, which are easier to process, because discrepanties and vergissingen are distance when you ‘ reaching with cash. Deze stap maakt je ook bewust van hoeveel geld je bij de hand hebt als een bedrijf.
vanaf daar gaan we over tot het afstemmen van de balansrekeningen. Vergeet niet om de inkomsten-en onkostenrekeningen te bekijken en om ervoor te zorgen dat alle boekingen nauwkeurig zijn weergegeven.
beschouw inventaris en vaste activa
niet alles van waarde in de organisatie kan worden ingesteld op een geldbedrag. Vaste activa—waaronder apparatuur, onroerend goed en voertuigen-voegen waarde op lange termijn toe aan uw bedrijf. Houd er rekening mee dat ze in de loop van de tijd in waarde kunnen dalen.
in een soortgelijke geest, elke maand een inventaris tellen als onderdeel van de close. Heeft u behoefte aan het aanvullen van voorraad. Zo ja, hoeveel? Zijn er items bederfelijk of moeten ze vervangen worden?
jaarrekening opmaken
zodra het grootboek is bijgewerkt, is de volgende stap het opstellen van de jaarrekening, die kan worden gedaan met verzamelde gegevens in een spreadsheet of automatiseringsinstrumenten. Onderwerpen die in deze documenten worden behandeld zijn meestal een samenvatting van het grootboek, winst-en verliesrekeningen en balansen.
de eenvoudige handeling van het doornemen van uw jaarrekening kan u informatie geven over wat u koopt en of u een goed rendement op uw investering krijgt. Zij zijn ook een indicator van overbesteding en andere begrotingskwesties.
het organiseren van de statements is net zo belangrijk zodat u ze niet in de laatste dagen van de maand zoekt. De meeste vormen van boekhoudsoftware hebben functies ingebouwd voor dit doel.
eindbeoordeling
alle gerelateerde documentatie wordt ter beoordeling naar het Hoger management gestuurd. De persoon die de sluitingsdocumenten bekijkt, is tot nu toe niet direct verbonden met het sluitingsproces en heeft de kans om alles met een frisse blik te bekijken.
het einde van de maand eindigt wanneer de vorige maand is vastgelegd en er geen nieuwe transacties worden geregistreerd.
wat hebt u geleerd in de loop van dit proces, en wat kunt u toepassen om de volgende maand gemakkelijker te maken? Als je volgende maand een nieuwe start krijgt, wijd je dan aan het bouwen van een financiële kalender om de boeken bij te houden. Noteer deadlines voor:
- het verzamelen van alle transacties
- de ontvangst en registratie van nieuwe rapporten
- het plaatsen van alle inkomsten en uitgaven
- een algemene tijdlijn voor het aanpassen van het grootboek
geef uw plannen door aan andere teamleden die betrokken zijn bij het einde van de maand om iedereen aan boord te krijgen. U kunt tweak de kalender als de tijd gaat op om het te passen rond uw schema.
de Checklist einde maand
na het lezen van die lijst met stappen, kan het sluiten van de financiële administratie een beetje ontmoedigend lijken. De financiële boekhouding rol gaat verder dan alleen transacties, die inkomsten contant geld, bankleningen, spaarrekeningen, maandelijkse uitgaven, en andere essentiële onderdelen die van invloed zijn op de hele organisatie.
Hoe zorg je ervoor dat je niets hebt gemist? Een misplaatste factuur of verklaring kan leiden tot merkwaardige verliezen die u niet kunt verantwoorden. Het volgende is een checklist te gaan over als je jezelf verantwoordelijk voor de maandelijkse afsluiting proces.
- contant geld: Pas aan voor openstaande cheques of deposito ‘ s totdat je eindsaldo overeenkomt met wat het bankafschrift zegt. Stort alle niet-gedeponeerde fondsen van de vorige maand.
- inventaris en vaste activa: naar behoren documenteren van de waardevermindering en verouderde/verlopen inventaris.
- crediteuren en debiteuren: zoek naar afschrijvingen van niet-toegepaste kredieten of achterstallige saldi.
- bij de bank te betalen Bankbiljetten: overweeg aflossingsschema ‘ s en documenteer de kosten van de maandelijkse rente.
- Intercompany accounts: Schulden en vorderingen moeten overeenkomen tussen beide bedrijven. Controleer ook voor vooruitbetaalde kosten.
- opgebouwde vakantie en loonadministratie: voor vergoeding van werknemers.
- lopende belastingen: inclusief belastingen die van toepassing zijn op onroerend goed, verkopen en payroll.
- uitgaven: inclusief leverings-en onderhoudskosten.
deze controlelijst hoeft niet te worden ingevuld. In feite kunnen sommige taken worden gedelegeerd aan een andere afdeling. Het identificeren van taakafhankelijkheden zal onvermijdelijk een extra stap zijn voor grotere organisaties.
Best Practices
laten we naast een plan en een checklist enkele best practices doornemen om dit essentiële bedrijfsproces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
- geef nooit nauwkeurigheid op voor snelheid: het sluiten van de boeken kan tijdrovend zijn, maar de gegevens waarmee u werkt zullen uw toekomstige zakelijke beslissingen weerspiegelen. Beheer uw verwachtingen dienovereenkomstig door niet overhaast het werk en per ongeluk weglaten van belangrijke verklaringen of inzendingen. Een goede vuistregel is om te plannen op het voltooien van het proces in 10 dagen na het einde van de maand.
- maar vergeet niet om uw tijd goed te beheren: efficiëntie is belangrijk in de boekhouding. Als je een sluitingsdatum hebt, wijd je er dan aan om deze zo goed mogelijk te ontmoeten. Bespreek met teamleden over realistische tijdlijnen en communiceer goed om de kans op vertragingen te voorkomen.
- leer langzaam van fouten: je sluit aan het einde van elke maand, dus er is altijd een andere kans om te verbeteren op tegenslagen die in de vorige maand werden gezien. Nieuwe accountants zullen enige tijd nodig hebben om kennis te maken met de gerelateerde tools en software en moeten profiteren van alle beschikbare trainingsprogramma ‘ s.
- relaties aangaan met andere teams, zelfs niet in de financiële sector: als meer mensen zich bewust zijn van wat u doet, kunnen andere afdelingen helpen de benodigde financiële gegevens bij te dragen en begrijpen waar de inspanning naartoe gaat. Vooral het Senior management moet een idee hebben van uw doelstellingen.
- Profiteer van automatisering: technologie heeft zeer gestroomlijnde boekhoudtaken. Software tools kunnen worden gebruikt om gegevens te verzamelen en berekeningen snel uit te voeren zonder het risico van menselijke fouten, onder andere optimalisaties.
we zullen meer vertellen over automatisering in de boekhouding ruimte en het einde van de maand specifiek later. Maar of je nu een doorgewinterde professional of een nieuwe accountant nemen op de taak van het sluiten van de boeken, met deze praktijken in het achterhoofd zal u helpen de grond hardlopen raken.
valkuilen en uitdagingen
deze boekhoudprocedure is niet zonder uitdagingen. Een van de meest opvallende problemen die bekend zijn bij zakelijke beheerders is de inefficiëntie van het verzamelen van alle benodigde informatie.
het probleem is dat de financiële gegevens uit verschillende bronnen afkomstig zijn en dat de accountants deze gegevens moeten opschonen en in een consistent formaat moeten omzetten. Het maken van meerdere spreadsheets om arbeidsintensieve gegevensreiniging te dekken vertraagt het proces en verhoogt de administratieve kosten.
een ander knelpunt is de coördinatie van de werkzaamheden tussen alle diensten die betrokken zijn bij financiële gegevens. Grotere ondernemingen hebben vooral te maken met complexe onderlinge afhankelijkheden die een puinhoop zijn om te ontwarren in de laatste paar dagen van een maand. Hoe zorg je ervoor dat je niet achterop raakt of uit het oog verliest waar je bent in de checklist?
dit tijdrovende werk neemt bedrijfstijd weg die kan worden ingezet in nuttigere toepassingen zoals Risicobeheer, het beheer van interne controles en prestatieanalyse.
het vinden van de oplossing met automatiseringstools
boekhoudsoftware vandaag de dag is meer dan in staat om veel van de vervelende taken in verband met de afsluiting van de maand te versnellen, waaronder het verzamelen van de boekhoudgegevens, het opstellen van rapporten, en ervoor te zorgen dat alles wordt ingediend en gerapporteerd op de sluitingsdatum. De voordelen van het gaan na deze oplossingen zijn talrijk.
minder handmatig werk
de afschaffing van handmatige gegevensinvoer is meestal de eerste selling point accounting teams kijken uit naar, maar het voordeel hier reikt verder dan dat.
sommige taken moeten worden gepland volgens een datum of tijd of moeten worden geactiveerd door afhankelijkheden. Dankzij automatisering is het niet nodig om elke taak voortdurend te controleren en verantwoordelijke personen op de hoogte te stellen van de volgende stappen.
technologie kan ook worden gebruikt om rekening reconciliaties te standaardiseren en de creatie en verwerking van de duizenden journaalposten waar bedrijven onvermijdelijk mee werken te automatiseren.
verbeterde zichtbaarheid
verwijs terug naar de controlelijst einde maand. Elk item op de lijst wordt vaak gedaan door middel van een aparte spreadsheet door geïsoleerde individuen die specifiek zijn voor hun afdelingen. Wanneer gedaan op de traditionele manier, deze taken zijn onzichtbaar voor de bredere financiële functie, en het kan moeilijk zijn om het werk te integreren met het maandelijkse sluitingsproces als geheel.Zelfs grotere organisaties hebben te kampen met fragmentatie en coördineren het financiële werk van het hele bedrijf, omdat ze verspreid zijn over meerdere geografische locaties. De frustratie wordt nog verergerd door het grote aantal onderlinge afhankelijkheden waarmee rekening moet worden gehouden.
het doel van boekhoudsoftware is het bouwen van een uniforme, digitale omgeving waar elk team kan samenwerken aan de voltooiing van de checklist. Dashboards en meldingen monitoren bovendien de voortgang in real-time en geven het management een idee van wat te doen. Dit niveau van zichtbaarheid zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit en dat problemen worden Gespot voordat ze belangrijke problemen worden.
vereenvoudigde controle
Software registreert eenvoudig afsluitende activiteiten, wie ze heeft uitgevoerd en hoe laat, wat resulteert in een handig controlespoor. Accountingprofessionals kunnen controleren of best practices worden gevolgd en kunnen verantwoordelijkheid traceren wanneer er fouten worden gemaakt.
een meer verfijnde benadering van Accounting
grote problemen tijdens het afsluitingsproces van de maand kunnen een indicatie zijn van onderliggende problemen met de benadering van accounting van uw bedrijf. Bijvoorbeeld, als een crediteurenteam niet op tijd betrokken raakt bij het aankoopproces, zal het aan het einde van de maand moeten inhalen om al die gemiste betalingen uit te geven en de achterstand van documenten en facturen dubbel te controleren.Automatiseringssoftware geeft deze teams inzicht in de financiële activiteiten in het hele bedrijf en geeft hen de kans om in een vroeg stadium input te leveren voor aankoopbeslissingen.