Wat is een paperless office?De paperless office is een overkoepelende term voor bedrijfspraktijken die de werkplek verbeteren door minder afhankelijk te zijn van papier.
terwijl het papierloze kantoor kan worden gebruikt om een werkplek te beschrijven waar papierprocessen volledig zijn geëlimineerd, wordt het vaker gebruikt om methoden te beschrijven waarmee bedrijven de kosten kunnen verlagen en de efficiëntie kunnen verhogen door de overgang te maken van traditionele papierprocessen naar digitale processen die worden beheerd door computersoftware of-diensten. Deze scenario ‘ s zijn vaak afhankelijk van enterprise content management (ECM) of samenwerkingssoftware om bedrijfsdocumenten die voorheen op papier waren gebaseerd, te delen, te bewerken of anderszins te beheren.
voordelen van een paperless office-benadering
in de praktijk hanteren bedrijven doorgaans een incrementele benadering om een paperless office te bereiken, waarbij de nadruk ligt op het elimineren van papier uit een specifieke workflow of bedrijfsproces. Een bedrijf kan bijvoorbeeld documentbeoordelingen en goedkeuringen digitaliseren.
in dit geval vermindert het digitaal aanmaken van een record en het invullen van die volledige workflow in een digitaal formaat de papier-en afdrukkosten, elimineert het de noodzaak om het document in digitale vorm te scannen, en bespaart het tijd en moeite-en mogelijk de bijbehorende kosten-om de fysieke documenten naar mensen te vervoeren die bij de workflow betrokken zijn. Lagere kosten voor de verwijdering van papier en de benodigde oppervlakte voor de opslag van gegevens zijn ook gemeenschappelijke voordelen van de papierloze aanpak.
een ander belangrijk aspect van een papierloos kantoor is het opnieuw bekijken van papierprocessen, waarbij gebruik wordt gemaakt van digitale mogelijkheden om de efficiëntie van samenwerking, workflows en andere bedrijfsprocessen te automatiseren of anderszins te verbeteren. Door processen opnieuw te bekijken, merken bedrijven vaak dat ze stappen in het nieuwe gedigitaliseerde proces kunnen verwijderen, waardoor tijdverlies en onnodige stappen worden geëlimineerd. In een reiskostengoedkeuringsproces, een bedrijf kan vinden sommige mensen niet nodig om de kosten goed te keuren en kan worden genomen uit de workflow.
papierloze processen kunnen ook buiten de onderneming worden uitgebreid, maar de noodzaak om documenten af te drukken/te ondertekenen/te scannen is daar een veel voorkomende wegversperring. E-handtekeningtechnologie kan de noodzaak van een fysieke handtekening wegnemen en traditionele papieren processen, zoals contractondertekening, helpen omzetten in digitale processen.
uitdagingen van een papierloos kantoor
een papierloos kantoor kan ook een aantal uitdagingen met zich meebrengen. Digitalisering vereist een centrale repository die opslag en samenwerking faciliteert-typisch een ECM-systeem of-dienst. Het lanceren van een papierloos initiatief vereist werknemers om te heroverwegen hoe ze werken, samen met eventueel de invoering van nieuwe technologie. Om maximaal voordeel te halen, zou het management ook willen evalueren of bestaande processen moeten worden herzien om optimaal gebruik te maken van digitale mogelijkheden.
VPN-technologie is een veelvoorkomende hinderpaal voor centralisatie. Medewerkers hebben de digitalisering vaak omzeild omdat het nodig is om in te loggen op een VPN om toegang te krijgen tot gecentraliseerde documenten.
een papierloos kantoor wordt soms omschreven als een doel van het type Heilige Graal, omdat het een ideaal vertegenwoordigt waar professionals op het gebied van informatiebeheer naar streven, maar in de meeste gevallen is het niet praktisch of zelfs wenselijk om alle papierprocessen te verwijderen.