Proces van Manpower Planning (met stroomschema)

in dit artikel worden de vijf belangrijkste stappen in het proces van manpower planning belicht. De stappen zijn: 1. Organisatorische doelstellingen en plannen 2. Prognose van de behoefte aan arbeidskrachten 3. Voorbereiding van de Personeelsinventaris 4. Vaststelling van de Manpower Gap 5. Actieplannen om de kloof te dichten.

Stap # 1. Organisatorische doelstellingen en plannen:

het uitgangspunt van elke activiteit in een organisatie/onderneming is de doelstelling die voortkomt uit verschillende plannen en beleidslijnen die richting geven aan toekomstige acties. Afhankelijk van deze richtingen stellen verschillende subsystemen van de onderneming hun eigen plannen en programma ‘ s op. Op deze wijze zijn de plannen en programma ‘ s van elk subsysteem gekoppeld aan het voornaamste organisatieplan en beleid.

de bijdrage van een subsysteem aan de verwezenlijking van organisatorische doelstellingen wordt negatief beïnvloed indien de koppeling niet correct is. Dit geldt ook voor manpower planning. Daarom moet organisatorisch beleid worden geïdentificeerd en in het planningsproces worden geïntegreerd.

in dit verband zijn met name de volgende vragen relevant::

(1) worden de geïdentificeerde vacatures ingevuld door promotie van binnen of Van buiten?

(2) Hoe raakvlakken de doelstellingen inzake ontwikkeling en opleiding met de doelstellingen van de planning van de arbeidskrachten?

(3) Wat zijn de beperkingen die bij de planning van de arbeidskrachten worden ondervonden welk beleid is vereist om met deze beperkingen om te gaan?

(4) moeten de routine en saaie banen blijven of worden geëlimineerd dat wil zeggen hoe de baan van de werknemer te verrijken?

(5) Wat zijn de manieren en middelen om de omvang van organisaties te verkleinen om de bestaande concurrentie te bestrijden?

(6) in hoeverre kan automatisering worden toegepast bij productie en andere bewerkingen?

(7) Wat zijn de manieren en middelen om te zorgen voor een continue beschikbaarheid van adaptieve en flexibele arbeidskrachten?

Stap # 2. Prognose van de behoefte aan arbeidskrachten:

het eerste essentiële ingrediënt van manpower planning is het voorspellen van de vraag naar Manpower voor human resources in een organisatie over een periode van tijd.

deze eis hangt in zekere zin af van de omvang van de activiteiten van de organisaties gedurende de beschouwde periode. De totale menselijke behoeften hebben echter geen volledig lineair verband met het productie – /bedrijfsvolume.

dit is het gevolg van feiten als mens-machine ratio en verandering in productiviteit enz. Bij het opstellen van prognoses voor de personeelsbehoeften moet dus rekening worden gehouden met alle factoren die van invloed zijn op de verhouding tussen de omvang van de werkzaamheden en het aantal werknemers.

hoewel dit problemen met de planning van het personeel zeer moeilijk maakt, maar een duidelijk antwoord geeft op de kritische vraag, hoeveel mensen zullen er in de toekomst nodig zijn? De afdeling Human Resources moet een prognose opstellen voor de behoefte aan human resources op basis van deze documenten.

prognoses van de personeelsbehoeften dienen de volgende doeleinden:

1. Het kwantificeren van de taak die nodig is voor het vervaardigen van een bepaald aantal producten/goederen of het aanbieden van een bepaald bedrag van de dienst.

2. Om uit te maken wat personeel mixen is wenselijk in de toekomst.

3. Het beoordelen en bepalen van de juiste personeelsbezetting in verschillende delen van de organisatie om onnodige kosten te vermijden.

4. Het wegwerken van tekorten aan mensen wanneer & waar ze het meest nodig zijn.

5. Het visualiseren van de naleving van wettelijke eisen met betrekking tot het reserveren van banen etc.

Stap # 3. Voorbereiding van de inventaris van de arbeidskrachten:

inventaris is een term die gewoonlijk wordt gebruikt voor het tellen van materiële zaken die nodig zijn voor de vervaardiging van een product en voor het goed functioneren van de apparatuur en machines. Op dezelfde manier kan een inventaris van de menselijke hulpbronnen worden opgesteld.

het verschil is dat de personeelsinventarisatie niet alleen bestaat uit het tellen van de beschikbare hoofden, maar ook uit het catalogiseren van hun huidige en toekomstige potentieel. Gezien het feit dat de totale personele middelen van een bedrijf/organisatie worden geclassificeerd als leidinggevende en niet – leidinggevende personeel.

Vaardigheidsinventaris heeft betrekking op niet-leidinggevend personeel, terwijl leidinggevend personeel verband houdt met leidinggevend personeel. Een inventaris catalogiseert de vaardigheden, capaciteiten en mogelijkheden van een persoon. Aangezien het leidinggevende en het niet-leidinggevende personeel van elkaar verschillen, zijn verschillende soorten informatie nodig voor het opstellen van hun inventarissen.

Beheersinventaris:

een beheersinventaris geeft de volgende informatie:

1. Personeelsgegevens.

2. Arbeidsverleden.

3. Carrièreplan.

4. Sterke en zwakke punten.

5. Promotiemogelijkheden.

6. Omvang van de beheerde onderneming, d.w.z. aantal en soorten beheerde werknemers.

7. Budget van beheerde ondernemingen.

8. Alle Speciale prestaties, zoals het verwerven van aanvullende kwalificaties, conferenties / seminars, bijgewoond, papers gepresenteerd / geschreven in tijdschriften.

inventaris van vaardigheden:

volgende soorten informatie zijn nodig in de inventaris van vaardigheden:

1. De bio-data van de werknemer.

2. Verworven vaardigheden i.e. werkervaring, opleiding enz.

3. Speciale prestaties indien van toepassing.

4. Potentieel van de werknemer.

Human resource information systems onderhouden de genoemde informatie. De informatie moet echter periodiek worden herzien en bijgewerkt.

op deze manier verschaft human resource inventory informatie over het huidige en toekomstige personeel dat beschikbaar moet zijn in de organisatie. Voor geschikte managementacties wordt de basis gelegd door middel van deze inventaris die helpt bij het identificeren van de bestaande en toekomstige kloof in personeel en hun capaciteiten.

proces van voorbereiding van de inventaris van het personeel:

er zijn vier stappen betrokken bij het proces van voorbereiding van de inventaris van het personeel, het bepalen van het personeel dat in de inventaris moet worden opgenomen, het catalogiseren van feitelijke informatie over individuen, systematische gedetailleerde beoordeling van elk individu en gedetailleerde analyse van die individuen die potentieel voor ontwikkeling hebben.

de volgende stappen zijn ondernomen:

(1) de eerste stap in de inventaris van de arbeidskrachten betreft de identificatie van het personeel waarvan de inventaris moet worden opgesteld. Als een kwestie van regel, die mensen moeten worden opgenomen in de inventaris die beschikbaar zal zijn in de organisatie en die potentieel hebben voor ontwikkeling voor toekomstige functies.

zo kunnen personen met een bepaalde leidinggevende functie en tot een bepaalde leeftijdscategorie in de arbeidsinventaris worden opgenomen. Veelbelovende operatoren en supervisors, die in staat zijn toekomstige leidinggevende functies te vervullen, kunnen worden overwogen om in deze categorie te worden opgenomen.

(2) na identificatie van het personeel dat in de personeelsinventaris moet worden opgenomen, wordt gedetailleerde informatie over het personeel verzameld.

de informatie kan feitelijk zijn met betrekking tot leeftijd, opleiding, ervaring, gezondheidstoestand, pensioenleeftijd, resultaten van psychologische en andere tests, arbeidsregisters, verdiensten enz. Sommige organisaties organiseren korte interviews om de juistheid van de gegevens vast te stellen en ook om potentiële capaciteiten van individuen te defect/bloot te leggen. Alle dergelijke verslagen werken als catalogus van talenten.

(3) de derde stap omvat de beoordeling van het in de inventaris opgenomen personeel. Dit zal de informatie over de huidige en potentiële talenten van elk individu te bieden.

alle individuen kunnen worden beoordeeld op een bepaalde manier. Naast de beoordeling moeten aanvullende specifieke opmerkingen over individuen worden geregistreerd, zoals een opsomming van lovenswaardig werk, specifieke beperkingen, posities waarvoor de individuen potentieel gekwalificeerd zijn en aanvullende opleiding nodig hebben, enz.

(4) Er zal een gedetailleerde studie worden gemaakt van personen die een groot potentieel hebben voor promotie en plaatsing tegen sleutelposities in de organisatie, na beoordeling van al het personeel dat in de personeelsinventaris is opgenomen. Een dergelijke studie zal helpen bij het specificeren van de vereisten voor opleiding, het soort promotie van opleiding, het tijdstip van promotie en andere daarmee verband houdende kwesties.

Stap # 4. Identificatie van de Manpower Gap:

het verschil tussen de manpower Gap die op een bepaald moment nodig is en het personeel dat op dat moment beschikbaar is, wordt manpower gap genoemd. Omdat alleen de totale kwantitatieve kloof niet veel zin zou hebben, moet de kloof worden gemeten voor verschillende soorten personeel. In principe kan deze kloof bestaan uit twee soorten: een overschot aan personeel en een tekort aan personeel.

verschillende actieplannen die nodig zijn om de overtollige personele middelen aan te pakken, omvatten vrijwillige pensioenregeling, ontslag, arbeidstijdverkorting enz. naar gelang van het geval en voor zover toegestaan door wettelijke vereisten. Tekort aan human resources kan worden voldaan door toevoeging werving en selectie, het ontwikkelen van personeel, alsmede motiveren en integreren met de organisatie.

Stap # 5. Actieplannen om de kloof te dichten:

Er worden verschillende actieplannen opgesteld om de kloof tussen het menselijk potentieel te dichten. Het overschot of tekort aan personele middelen is normaal gesproken te wijten aan onjuiste mankrachtplanning is de post of als gevolg van veranderingen in organisatorische plannen, zoals afstoting van bedrijven of sluiting van sommige bedrijven en om andere redenen kunnen actieplannen worden opgesteld om hun omvang te snoeien, zoals hierboven besproken.