bent u gefrustreerd over ingewikkelde processen die omslachtig, handmatig en traag aanvoelen? Wil je je rendement op investeringen uit digitale initiatieven versnellen?
het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is een belangrijke eerste stap in uw doelstellingen voor digitale transformatie van uw onderneming.
ik heb veranderingsinitiatieven met betrekking tot digitale transformatie zien slagen en mislukken. Laten we het hebben over waarom proceskaarten een belangrijke stap is om fouten te voorkomen, hoe het budgetten beïnvloedt en hoe u begint met het bouwen van uw eerste proceskaart.
in de VS hebben we een gezegde, “if it ain’ t broke, don ‘ t fix it.”De waarheid is, je hebt waarschijnlijk veel processen in uw organisatie die niet letterlijk gebroken, maar zijn geheel inefficiënt en het houden van uw bedrijf terug van hogere inkomsten, winst, klanttevredenheid, en werknemer geluk.
Wat is Business Process Mapping? Waarom is het belangrijk?
Business process mapping houdt in dat uw team of organisatie workflows visueel worden gemaakt om een algemeen proces te stroomlijnen en cyclustijden drastisch te verkorten of kleine efficiëntieverbeteringen en redundante stappen te verwijderen.
de meest voorkomende voorbeelden van bedrijfsprocessen zijn stroomdiagrammen of workflowdiagrammen, met alles erin, van input en outputs tot goedkeuringspunten en voorwaardelijke beslissingen, tot documenten die worden ingevoerd of gewijzigd, tot stakeholderherinneringen en meer.
(gevonden op conceptdraw.com)
het detailniveau dat u in een procesmap plaatst, hangt af van de hoeveelheid inefficiëntie en kosten die u wilt nemen.
een reden waarom het belangrijk is om uw processen in kaart te brengen voordat u quick-win veranderingen implementeert die voor u duidelijk zijn, is dat het proces van het schetsen van uw workflow meerdere stakeholders bij elkaar brengt. Wanneer u andere teamleden in de process-mapping, je bent meer kans om ervoor te zorgen dat elke stap wordt gedekt, elke kosten worden vastgelegd, en elke beslissing is ook geschetst. Iedereen is aan boord.
een andere reden dat proceskoppeling belangrijk is, is dat u hiermee alle kosten van uw huidige toestand kunt identificeren, zodat u de kosten kunt identificeren die samenhangen met het bereiken van de gewenste toestand.
hoe Proceskartering budgetten beïnvloedt
er kunnen harde kosten verbonden zijn aan het uitvoeren van werk zoals u dat momenteel doet — bijvoorbeeld arbeidskosten, printkosten of verzendkosten — en er zijn altijd zachte kosten verbonden — bijvoorbeeld tijd besteed aan het uitvoeren van individuele taken, tijd besteed aan het opnieuw invoeren van gegevens van werk voltooid, tijd besteed aan het evalueren van gegevens en het nemen van beslissingen, en meer. Ten slotte zijn er alternatieve kosten – bijvoorbeeld het vermogen (of het gebrek aan vermogen) om real-time beslissingen te nemen in afwachting van voltooide werkzaamheden te worden gerapporteerd.
Enterprise resource planning (ERP) – software kan helpen bij het identificeren van harde kosten in productie-en productieomgevingen. Zachte kosten zijn echter moeilijker te identificeren op deze manier, en toch zijn ze een cruciaal onderdeel van het beïnvloeden van budget dollars worden toegewezen voor digitale transformatie-initiatieven waar processen drastisch zullen worden gestroomlijnd.
stel je voor dat je met een Afdelingsleider of executive sponsor deelt dat je elke stap in een proces hebt geïdentificeerd, en de huidige kosten om dat hele proces eenmalig uit te voeren, kosten usd 17.000. En laten we zeggen dat het proces 100 keer per jaar wordt uitgevoerd. Dat proces kost de organisatie USD 1.700.000 per jaar.
stel je nu voor dat je een alternatieve aanpak kunt presenteren die 80.000 USD kost om te implementeren, maar die elke keer dat het wordt uitgevoerd 4.000 USD uit dat proces zal verwijderen. Dat is een investering van 80.000 USD om 400.000 USD te besparen, of een rendement van 5x.
zo beïnvloedt proceskartering budgetten.
hoe bouwt u uw eerste Procesmap
- Identificeer een specifieke workflow die handmatig is, misschien op papier is gebaseerd, of die vele stappen omvat voordat u klaar bent (bijvoorbeeld uitgebreid werk of documenten die moeten worden beoordeeld en/of goedgekeurd). Geef dit proces een eenvoudige naam.
- brainstorm met uw team elke stap van het betrokken proces:
- Wat start het proces? Wie is bij het proces betrokken? Wie neemt een beslissing? Wie beoordeelt werk voor kwaliteit? Wie voert de gegevens van het werk in? Wie markeert het werk als voltooid? Wie archiveert of raakt documenten met betrekking tot het werk aan?
- omvatten stappen met toegevoegde waarde en stappen zonder toegevoegde waarde die tijd en/of een beslissing vereisen.
- plaats elke stap in de juiste volgorde.
- Markeer “breekpunten” of knelpunten in het proces:
- stappen waarbij het proces wordt gepauzeerd omdat anderen wachten tot het proces als voltooid wordt gerapporteerd of een document is voltooid.
- stappen waarbij het proces wordt onderbroken omdat één persoon de kwaliteit van het verrichte werk moet beoordelen.
- stappen waarbij dubbel werk plaatsvindt-gegevens worden opnieuw ingevoerd, documenten worden opnieuw gescand.
- Bereken de kosten van elke stap in harde kosten of zachte / arbeidskosten.
- projecteer de jaarlijkse kosten op basis van de frequentie van het proces in de loop van een boekjaar.
Proceskartering is een belangrijke eerste stap in de inspanningen voor digitale transformatie. Het vereist geen dure software of commit u om een proces te reviseren, maar het kan cruciale financiële inzicht te bieden. U zult teamverplichting, veilige begrotingsdollars, uitvoerend sponsoring moeten bereiken, en om uw doelstellingen te vervullen voor het draaien van handprocessen in digitale degenen voor meer gestroomlijnde, efficiënte zaken.
