Payroll outsourcing is een optie voor het betalen van werknemers in een binnenlandse of buitenlandse locatie door gebruik te maken van een derde partij payroll provider. We hebben deze quick guide to payroll outsourcing samengesteld, om de voors en tegens en de belangrijkste redenen om uw payroll uit te besteden voor werknemers op opdracht te schetsen.
Wat is outsourcing van Payroll?Outsourcing van Payroll is gewoon het gebruik van een dienstverlener om de administratieve en compliancefuncties van betalende werknemers te vervullen. Het is belangrijk op te merken dat payroll diensten zijn alleen dat, en bieden geen lokale werkgever van record voor het buitenlandse bedrijf. Dit betekent dat lokale integratie nog steeds nodig is, en de andere aspecten van het in dienst nemen van werknemers moeten worden behandeld doe-het-zelf of door andere deskundigen. schrijf je in om meer van dit soort inzichten te krijgen.
wanneer salarisadministratie uitbesteden?
de vraag wanneer de loonsom moet worden uitbesteed, hangt af van verschillende factoren, zoals het aantal werknemers bij opdracht, de vraag of een bedrijf een lokale entiteit heeft en de complexiteit van de wetgeving van het gastland met betrekking tot werkgelegenheid en inhouding. In veel gevallen kunnen de tijd en de kosten van het opzetten en beheren van een lokale loonadministratie niet worden gerechtvaardigd, zodat de loonadministratie wordt uitbesteed aan een ander bedrijf in het gastland.
terwijl veel kleine bedrijven routinematig gebruik maken van outsourcing van payroll, kunnen grotere bedrijven ook profiteren van deze outsourcing van internationale payroll wanneer zij werknemers met een internationale opdracht naar een nieuwe markt sturen. In dat geval kan een bedrijf kiezen voor een lokale payroll provider of een GEO-service, die uitgebreide werkgelegenheidsondersteuning biedt aan zijn klanten, waaronder een compliant payroll voor alle werknemers in dat land.
afhankelijk van hun behoeften kan een bedrijf de salarisdiensten die zij uitbesteden aanpassen, terwijl andere aspecten onder controle blijven. De payroll functies meestal uitbesteed aan een derde partij provider omvatten:
- Uitvoeren van de loonadministratie en het maken van werknemer betalen en roerende berekeningen
- het Storten van geld of het uitschrijven van cheques aan werknemers
- de Berekening van de staat en de federale loonbelasting, en het maken van fiscale inhouding van betalingen
- het Indienen van de benodigde afm-rapporten
- Beheer van personeelsbeloningen
- Inhouding sociale zekerheid en pensioen premies
Waarom Uitbesteden Salarisadministratie?
het beheren van een interne loonlijst kan een uitdaging zijn voor kleinere bedrijven, of een bedrijf zonder HR-en boekhoudprofessionals in het personeel. Outsourcing is een methode om te voorkomen dat het inhuren van extra medewerkers of contracteren met specialisten.
bedrijven kiezen ervoor om salarisadministratie uit te besteden om verschillende primaire redenen:
- kostenbesparing door het vermijden van het gebruik van middelen in huis om te voldoen aan de complexe salarisadministratie eisen
- het Gemak van de lopende administratie van payroll via wijzigingen in personeel, vermindering of verhoging van de compensatie-structuur en het indienen van de verslagen van de overheid
- het Vermijden van fouten en belastingen sancties
- Als het gebruik van een GEO service in een vreemd land, geen behoefte op te richten juridische entiteit voor het uitvoeren van een compatibele payroll
Wat Payroll Functies Kunnen Worden Uitbesteed?
afhankelijk van hun behoeften kan een bedrijf de salarisdiensten die zij uitbesteden aanpassen, terwijl andere aspecten onder controle blijven. De payroll functies meestal uitbesteed aan een derde partij provider omvatten:
- Uitvoeren van de loonadministratie en het maken van werknemer betalen en roerende berekeningen
- het Storten van geld of het uitschrijven van cheques aan werknemers
- de Berekening van de staat en de federale loonbelasting, en het maken van fiscale inhouding van betalingen
- het Indienen van de benodigde afm-rapporten
- Beheer van personeelsbeloningen
- Inhouding sociale zekerheid en pensioen premies
de Voordelen van het Uitbesteden van de Salarisadministratie
De voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie voor kleine en grote bedrijven zijn talrijk, en een groot percentage van de bedrijven gebruiken deze soort dienst in het buitenland. De voordelen van kosten-en tijdbesparingen, het indienen van rapporten en het vermijden van compliance problemen maken van internationale payroll outsourcing een populaire service. Deze voordelen worden vermenigvuldigd in buitenlandse markten waar payroll regels en fiscale wetten zijn onbekend voor een nieuw bedrijf, en een lokale payroll provider kan een waardevolle partner.
nadelen van Outsourcing Payroll
Outsourcing payroll is een beperkte, administratieve oplossing voor buitenlandse werkgelegenheid en garandeert niet dat de belasting -, immigratie-of arbeidswetgeving in het gastland wordt nageleefd. De internationale payroll provider biedt het buitenlandse bedrijf geen lokale arbeidseenheid aan, dus integratie is nog steeds vereist, samen met registratie en andere compliance maatregelen.
andere praktische nadelen zijn onder meer het verlies van controle over belonings-en werknemersgegevens, veiligheidskwesties en een gebrek aan kwaliteit van de dienstverlening of tijdige rapportage. Deze kunnen worden gecompenseerd door grondig onderzoek van de payroll providers in het land en het selecteren van de beste bedrijf beschikbaar.
wat te vragen bij Outsourcing van Payroll
er zijn een paar belangrijke vragen aan elke payroll-aanbieder voorafgaand aan outsourcing, om problemen met de kwaliteit van de dienstverlening te minimaliseren:
Wat zijn de aangeboden basis-en/of add-on-diensten?
hoe beveiligen zij vertrouwelijke gegevens van werknemers en werknemers?
Hoeveel cliënten hebben ze en voor hoe lang?
berekent u de belastinginhouding voor elke werknemer?
welke tarieven rekent u voor het uitvoeren van de salarisadministratie per werknemer, en zijn er verschillende tarieven voor hoger volume?
helpt u bij het genereren van belastingformulieren voor lokale belastingaangifte?
een stap verder dan Outsourcing van Payroll: Employer of Record Solution
er is een meer complete oplossing voor het beheren van een buitenlandse payroll via een GEO employer of record. De ‘employer of record’ (EOR), soms bekend als de lokale werkgever van record, is een derde partij die is gecontracteerd om verantwoordelijkheid te nemen voor alle formele werkgelegenheidstaken, niet alleen payroll. De EOR is belast met het uitvoeren van de wettelijke en reglementaire vereisten van immigratie, werkgelegenheid en payroll, maar neemt niet deel aan de dagelijkse werkzaamheden van de werknemer.
specifiek is de werkgever van record de juridische entiteit die:
- Regelt alle visa en werkvergunningen voor de werknemer, het voorkomen van vertragingen of weigeringen
- Biedt een geregistreerd entiteit voor het uitvoeren van een lokaal, conform payroll in het land
- Voldoet aan alle gastland arbeidswetgeving met betrekking tot de lokale contracten en de bescherming
- Adviseert de klant van de vereiste termijnen, opzeggingsregels en een ontslagvergoeding
- Is het gastland van de interface tussen de werknemer en de overheid
De voordelen van een uitgebreide EOR oplossing zoals die worden aangeboden door Shield GEO liggen voor de hand, omdat de klant het bedrijf hoeft geen lokale corporate entiteit op te richten of zich zorgen te maken over de talrijke compliance-eisen in het gastland. Een EOR doet alles wat een payroll provider kan, maar ook nog veel meer, zodat een multinational een echte end-to-end oplossing heeft in een of meer buitenlandse markten.
Outsourcing payroll zou een plaats kunnen hebben voor bedrijven die een verbintenis met een land hebben, overvloedige middelen hebben en al een lokale entiteit hebben opgericht. Maar voor andere bedrijven die net een markt betreden, of met beperkte HR-middelen, is de EOR-oplossing ideaal om volledige werkgelegenheid en payroll compliance te garanderen.
- een werknemer in het buitenland inhuren
- Outsourcing internationale werkgelegenheid
- uitbreiding in een nieuw land
- medewerkers op opdracht sturen