het is 2021, en laten we eerlijk zijn: de virtuele dataroom (VDR) is hier om te blijven. Sinds hun introductie in de ruimte zijn virtuele datakamers een belangrijk instrument voor het stroomlijnen van de communicatie tijdens de verschillende fasen van een deal, met name als het gaat om due diligence aan het einde van een deal. Met de technologie van vandaag kunnen we zeggen dat fysieke datakamers tot het verleden behoren.
hier is wat u moet weten over virtuele datarooms voor het delen van uw vertrouwelijke informatie, gevoelige documenten, financiële informatie, M&a transactiebestanden, documenten voor rechtenbeheer, intellectueel eigendom en alle andere gevoelige informatie of digitale activa in een beveiligde dataroom.
de toestand van de virtuele dataroom (VDR) in 2021
aanbieders van virtuele datarooms zoals Intralinks en Merrill Datasite worden lang beschouwd als de standaard als het gaat om het optimaliseren van de transactieproductiviteit en-snelheid.
zoals we allemaal weten, worden VDR ‘ s voornamelijk gebruikt om beide kanten van een deal te vergemakkelijken door due diligence, als de laatste stap van een deal. Due diligence is een cruciale stap in verschillende sectoren en use cases. Of het nu gaat om het voltooien van M&A deals, commerciële onroerend goed deals, fondsenwerving deals, of vrijwel elk ander soort deal.
het gevreesde due diligence-proces domineert vaak discussies over de waarde van virtuele datarooms. De realiteit is echter dat virtuele datakamers een waardevol hulpmiddel kunnen zijn voor elke stap van het dealmakende proces-van prospectie tot due diligence. (Meer daarover in een beetje!)
een winnende benadering van VDR ‘ s
naarmate de afhankelijkheid van de virtuele gegevensruimte toeneemt, blijft documentbeveiliging met recht de belangrijkste overweging bij het kiezen van een VDR. Het is moeilijk om je een effectieve virtuele gegevensruimte voor te stellen die niet op zijn minst wachtwoordbeveiliging of basisdocumentversleuteling biedt. Zonder wachtwoordbeveiliging is het ongeautoriseerd delen van uw documenten slechts een kwestie van tijd.
de winnende strategie als het gaat om het optimaliseren van virtuele datakamers is het koppelen van Veilig delen van documenten met bruikbare documentanalyse. Deze koppeling stelt u in staat om de controle te behouden over de documenten die belangrijk zijn voor u, terwijl ook prioriteit te geven aan outreach naar en follow-up met prospects die meer betrokken zijn.
laten we eens kijken naar een voorbeeld van hoe dit eruit ziet in de echte wereld. Stel dat Jessica net het proces van de verkoop van een bedrijf heeft gestart. Ze moet prospecteren, ontmoeten en relaties ontwikkelen met potentiële kopers. Het gebruik van een virtuele dataroom met geavanceerde oplossingen voor documentbeveiliging en documentanalyse kan elke stap van het M&a-proces versnellen en optimaliseren door Jessica een portret te geven van wie geïnteresseerd is in de M&A-deal en hoe geïnteresseerd ze zijn, en misschien zelfs specifieke interessegebieden te benadrukken.
Intralinks & Merrill: Achter oudere virtuele datarooms
oudere (of traditionele datarooms) providers zoals Intralinks en Merrill Datasite bieden virtuele datarooms die documenten beveiligen en (tot op zekere hoogte) de betrokkenheid en prestaties van gebruikers bijhouden.
laten we beginnen met een overzicht van de documentbeveiligingsmaatregelen die Intralinks biedt. Intralinks adverteert ” secure file sync and share, collaborative teamwork spaces, grootschalige virtuele data rooms en gestructureerde workflows.”Via Intralinks kunt u via wachtwoordbeveiliging toegang bieden tot versleutelde materialen zonder IT-betrokkenheid.
via hun Insights Dashboard biedt Intralinks inzicht in de populariteit van documenten en gebruikersactiviteit op macroniveau. Met behulp van Intralinks ‘ inzichten Dashboard, kunt u bepalen:
- welke gebruikers hebben interactie gehad met welke inhoud
- Algemeen activiteitsniveau van gebruikers en groepen
- populairste documenten op zowel gebruikers-als groepsniveau
de Merrill Datasite data room-oplossing hanteert een soortgelijke benadering als VDR-beveiliging en-analyse. Dat wil zeggen, Merrill Datasite biedt ” rolgebaseerde beveiligingscontroles met real-time en toekomstige staging van machtigingen.”In wezen komt deze functionaliteit neer op real-time, op rollen gebaseerd documentbeheer.
aan de kant van documentanalyse stelt Merrill Datasite u in staat om betrokkenheid op macroniveau bij te houden op basis van document, gebruiker, rol en Q&een activiteit. U kunt vervolgens Gegevens exporteren en deze bevindingen in de loop van de tijd volgen.
wat er mis gaat met oudere virtuele data rooms bij het beveiligen van documenten
valkuilen voor documentbeveiliging
zelfs met wachtwoordbeveiliging en dynamische watermerken vertrouwt u alle zakelijke materialen in uw virtuele data room toe aan elke viewer. Wanneer u documenten deelt met traditionele datakamers, hoopt u effectief op het beste. Als u alleen vertrouwt op wachtwoordbeveiliging, is het delen van uw virtuele dataroom net zo eenvoudig als het delen van het wachtwoord.
om deze reden is kijkerverificatie een must voor virtuele datakamers in 2021. Met virtuele datakamers die kijkerverificatie bieden, kunt u van kijkers verlangen dat ze niet alleen hun e-mail invoeren om toegang te krijgen tot uw VDR, maar ook op een link in een bevestigingsmail klikken om hun identiteit te verifiëren. Dit kan de verspreiding van de high-stakes materialen in virtuele datakamers drastisch verminderen.
als het gaat om het krijgen van een algemeen, ongefisticeerd gevoel voor prospect interesse, legacy virtual data rooms kan volstaan. Intralinks en Merrill Datasite bieden alleen algemene blikken op documentanalyse in rollen en segmenten. Deze documentanalyses beginnen en eindigen op VDR-niveau; ze laten u zien welk document of welke documenten de prospect engagement time domineerden.
valkuilen voor documentanalyse
deze virtuele datakamers geven u geen inzicht in waar prospects hun tijd in uw documenten doorbrachten. Legacy virtual data rooms bieden gegevens die stopt met het vertellen van het verhaal zodra prospects op een document klikken. U kunt niet echt erachter te komen wat is de drijvende prospect rente, laat staan welke activa en materialen presteren en welke niet. u moet weten wat is het bevel van hun aandacht binnen dat dek, voorstel, contract, of andere activa.
deze virtuele datakamers kunnen ook geen belangrijke stakeholders identificeren die u misschien niet eens kent. Het bijhouden van de links die zijn doorgestuurd naar iemand die je nog niet bezig met nog kan waardevolle inzichten te bieden. Specifiek, kunt u begrijpen wat er in de domeinen van uw contact(s) (en zelfs andere stakeholders). Met deze inzichten kun je elk gesprek dat je hebt perfect afstemmen op elke stakeholder.
waar premier document security voldoet aan geavanceerde document analytics
oudere virtuele datakamers zoals Intralinks en Merrill Datasite stoppen met het vertellen van het verhaal van uw document analytics net wanneer het verhaal goed wordt. Dus, hoe kunt u gebruik maken van DocSend ‘ s virtual data rooms om bruikbare, inzichtelijke document analytics te verzamelen zonder in te boeten document bescherming?
laten we eerst het beveiligingsaanbod van de virtuele dataroom bekijken dat bij DocSend ‘ s Advanced Plan hoort. Specifiek, de Advanced Plan kunt u lichtgewicht deal kamers te bouwen om alle documenten met betrekking tot een deal te houden. Met DocSend ‘ s Advanced Plan, kunt u:
- Versleutel documenten met geavanceerde wachtwoordbeveiliging. (Klik hier om te leren hoe u een beveiligde PDF verzendt en volgt.)
- schakel whitelisting en viewer verificatie in om een extra beveiligingslaag toe te voegen aan uw links.
- eenvoudig een volledig document of alle documenten in een spatie watermerken.
- de mogelijkheid om bestanden te downloaden in-of uitschakelen.
- wijs gelaagde beheerderrollen toe om interne samenwerking en machtigingen op een veilige manier te beheren.
- Maak het verplicht dat iemand een NDA ondertekent voordat hij een vertrouwelijk document bekijkt.
uw virtuele dataroom en DocSend
Hoe kunt u dit voor u en uw bedrijf bereiken? Als eerste wil je aan de slag met DocSend—je eerste twee weken zijn helemaal gratis! Vervolgens wilt u gewoon een ruimte maken en mappen en inhoud toevoegen.
Als u alle bestanden die u wilt verzenden hebt georganiseerd, kunt u uw documenten watermerken en koppelingen maken met whitelisting en viewerverificatie om uw gedeelde documenten nog veiliger te houden dan die welke worden gedeeld via verouderde virtuele datakamers.
betrokkenheid bijhouden met uw virtuele dataroom
nu uw documenten klaar zijn voor delen, kunt u ze delen en betrokkenheid volgen op een document-voor-document (en zelfs pagina-voor-pagina!) niveau.
hoe lang heeft elke viewer besteed aan het bekijken van de documenten in uw DocSend secure data room? Waar in uw ruimte (en binnen elk bekeken document) hebben ze hun tijd gericht? Naar wie hebben ze de ruimte doorgestuurd? DocSend stelt u in staat om deze en nog veel meer vragen eenvoudig te beantwoorden. Het enige wat u hoeft te doen is de tabbladen “recente activiteit”, “prestaties” en “gebruik” van een bepaald document te raadplegen.
Wat kunt u doen met deze nieuwe inzichten? De hemel is de limiet. Misschien besluit u om prioriteit te geven aan uw follow-up met leads die zich bezighouden met uw inhoud, maar niet formeel reageren. Misschien besluit u om uw vertrouwelijke documenten en zakelijke materialen te verfijnen op basis van de document metrics die belangrijk zijn voor u en uw team. (Vervolgens kunt u uw herziene assets uploaden en de betrokkenheid vergelijken met behulp van de functie versiebeheer van DocSend.)
hoe u ook kiest om deze gegevens toe te passen op uw dealmaking-aanpak, DocSend ‘ s document insights geven u een waardevolle blik op betrokkenheid tijdens de meest kwetsbare punten van een deal.
Optimaliseer uw virtuele dataroom op schaal
zodra u uw eerste VDR hebt gebouwd in DocSend ‘ s veilige dataroom-oplossing, kunt u deze eenvoudig dupliceren, zodat u niet elke dataroom handmatig hoeft aan te maken. Hiermee kunt u de betrokkenheid op grote schaal personaliseren, beveiligen en volgen. (In feite, wanneer u een nieuwe versie van een document uploadt in een bepaalde spatie, zal het deze automatisch toepassen op alle spaties!)
aan het eind van de dag hebt u een virtuele dataroom nodig die niet alleen veilig is, maar ook actief werkt om u een steeds verfijnder inzicht te geven in uw prospects of klanten en waar zij om geven.