verhuizen van kantoren? Hier is uw ultieme Checklist

net zoals een gezin een huis kan ontgroeien, kunnen bedrijven een kantoorruimte ontgroeien. Met onderzoek dat suggereert dat bedrijven gemiddeld elke zeven jaar verhuizen, of het nu gaat om bedrijfsgroei, bedrijfsverplaatsing of gewoon een verandering van omgeving, kan het verhuizen van kantoren een enorme impact hebben op uw medewerkers.

na een wereldwijde pandemie willen veel bedrijven hun fysieke werkomgeving veranderen om te voldoen aan de noodzakelijke regelgeving inzake sociale afstand.

ongeacht uw organisatorische omstandigheden, naarmate uw bedrijf zich ontwikkelt en uitbreidt, zal er uiteindelijk een tijd komen dat uw huidige kantoor niet genoeg is om al het personeel en de technologie die u nodig hebt te ondersteunen. Als dat gebeurt, zie je jezelf geconfronteerd met een complex maar noodzakelijk kwaad: verandering. Hoewel verandering een waardevolle zaak kan zijn in de zakenwereld, is het ook iets dat veel werknemers en bedrijfsleiders hebben moeite met beheren.

we hebben onze Ultieme Gids Voor kantoorverplaatsingen samengesteld om u te helpen uw verhuizing soepel te laten verlopen, de negatieve effecten van verandering te beperken en uw verhuizing te positioneren als een positieve, opwindende ontwikkeling voor uw bedrijf en uw personeel.

step-by-step office Move Checklist

onze handige step-by-step checklist helpt u bij het plannen en voorbereiden van uw grote kantoor verhuizing en onderzoekt hoe u:

stap 1. Overweeg uw kantoorverplaatsingsbehoeften

voordat u zich verbindt tot de grote verhuizing, is het belangrijk om de behoeften van uw bedrijf te beoordelen. Er zijn vele redenen voor het verplaatsen van kantoorlocatie, maar het identificeren van de redenen voor het verplaatsen in een vroeg stadium in het proces kan u helpen om een meer strategische, zorgvuldig overwogen kantoor verhuizen proces te vormen.

het verplaatsen van kantoorlocatie kan het moreel van uw personeel verhogen, de productiviteit verbeteren en uw bedrijf openstellen voor een nieuwe talentenpool. Er zijn meerdere redenen om kantoorlocatie te verplaatsen, maar veel bedrijven verhuizen om de volgende mogelijke redenen:

• Bedrijfsgroei

naarmate uw bedrijf groeit, is het belangrijk om uitbreidingen te plannen in termen van uw fysieke omgeving. Verhuizen kan u helpen om uw kantoorontwerp op een praktische manier aan te passen aan uw teams, maar ook aan uw organisatieethos en waarden. Of u nu op zoek bent naar meer werkstations, meer open samenwerkingsruimte of meer toegankelijkheid van vergaderruimtes, het kiezen van een nieuwe kantoorruimte die past bij de behoeften van uw team op de lange termijn is een belangrijke overweging voor moderne bedrijven die op zoek zijn naar het perfecte kantoor voor groei.

• klanten aantrekken

uw kantoorruimte fungeert als een’ etalage ‘ voor uw merk, dus het moet uw klanten vertellen waar u voor staat als organisatie. Het is belangrijk om een kantoorlocatie te hebben waar je trots op bent en je klanten comfortabel uit te nodigen. De ruimte die u bewoont als een bedrijf kan een blijvende impact op degenen die met u werken het kiezen van een kantoorruimte in een benijdenswaardige locatie kan helpen geven uw bedrijf meer ernst, en in sommige gevallen kan zelfs u helpen om nieuwe bedrijven aan te trekken.

• verbetering van de productiviteit

Kies een kantoorlocatie met de productiviteit van uw werknemers in het achterhoofd. Welzijn van het personeel is de sleutel tot productiviteit en moraal, dus zorg ervoor dat werk/privé balans en gezondheid en welzijn als een belangrijke driver voor het kiezen van een nieuwe kantoorlocatie te overwegen. Is er een fitnessruimte in de buurt? Zijn er voldoende groene ruimtes in de omgeving? Zijn er plaatsen in de buurt waar medewerkers lunch of snacks kunnen kopen? Nog kleinere overwegingen zoals natuurlijk licht en open plan ontwerp kunnen een enorme impact hebben op het moreel en de productiviteit van uw personeel. Het verplaatsen van een bedrijfskantoor en verhuizen naar een meer moderne omgeving kan de connectiviteit verbeteren, en kan teams motiveren en uw betrokkenheid van medewerkers te ontwikkelen.

• talent aantrekken

naast het aantrekken van nieuwe bedrijven, zou uw verplaatsing van kantoren u kunnen helpen meer talent aan te trekken, zodat u de toekomstige leiders van uw organisatie vorm kunt geven. Als uw kantoor moeilijk te bereiken is, in een ongewenst gebied of op een bijzonder landelijke locatie, kan het voor grote kandidaten moeilijker zijn om hun toekomst als onderdeel van uw organisatie voor te stellen. Als gezicht van uw bedrijf, moet uw kantoorlocatie worden gekozen als een toegankelijke hub voor de volgende generatie van uw getalenteerde medewerkers, zodat u de juiste mensen kunt aantrekken om een rol te spelen in uw toekomst.

stap 2. Plan uw kantoorverplaatsing

een goed georganiseerd kantoorverplaatsingsplan is van cruciaal belang in elke transformatiestrategie – of u nu naar een nieuw telefoonsysteem verhuist of naar een ander kantoor overstapt.

zorg ervoor dat u deze tips volgt bij het maken van een kantoorverplaatsingsplan:

• Maak een schema voor de verhuizing van uw kantoor met deadlines wanneer nieuwe technologie en systemen moeten worden opgesteld.
• Analyseer uw nieuwe locatie en zorg ervoor dat u de IT-mogelijkheden, faciliteiten en utilities begrijpt.
• Maak een blauwdruk van uw kantoorruimte en denk na over de wijzigingen die u mogelijk moet aanbrengen aan werkstations, IT-infrastructuur en armaturen.
• overweeg hoe uw kantoor verhuizing van invloed zal zijn op bestaande projecten die u in gang hebt gezet.

stap 3: vaststellen van kosten en planning van uw budget

verhuizen van kantoren kan kostbaar zijn en kan ook een grote omwenteling zijn in termen van uw kosten die ontstaan door een downtime. Het is belangrijk om alle mogelijke kosten voor uw kantoor verhuizing voorafgaand aan het vaststellen van een budget te identificeren. Op deze manier kan uw office relocation project manager bepalen welk niveau van het budget redelijk en haalbaar zou kunnen zijn.

om te beginnen met het onderzoeken van kosten en verborgen uitgaven die u kunt tegenkomen, hebben we een lijst samengesteld van typische verhuiskosten ter overweging.

• Huur (inclusief huur beoordelingen en BTW)
• Deposito ‘ s en dilapidation kosten
• contractbreuk kosten
• Administratief/agency kosten
• Beveiliging
• Verwijderen bedrijf/verhuizing leveranciers
• Opslag kosten
• Verzekering
• kosten
• Renovatie/interieur kosten
• Hulpmiddelen
• Connectiviteit en communicatie aanbieder kosten
• Post omleiding

Download uw verhuizing kosten checklist een handig startpunt van de sjabloon te sorteren uw sleutel verhuiskosten.

stap 4: een projecttaak checklist

wanneer u besluit van kantoor te veranderen, hebt u een plan nodig zodat u geen essentiële details mist in uw verhuisproces.

als het niet efficiënt wordt afgehandeld, kan een verhuizing van een kantoor een aantal problemen veroorzaken en kan het uw bedrijfsresultaat aanzienlijk schaden. Met een focus op het behoud van de grootst mogelijke productiviteit en het verminderen van verstoringen voor uw personeel en klanten, kan een vroege stap terug om de strategie en het plannen van uw grote bedrijf manoeuvre zorgvuldig kan voorkomen personeel frustraties, gemiste facturen, en beschadigde klantrelaties.

nadat u een budget hebt vastgesteld en de kosten voor kantoorverwijdering hebt geanticipeerd, moet u een uitgebreide checklist voor het project samenstellen met duidelijke doelen en doelstellingen die gemakkelijk kunnen worden gevolgd door uw projectteam en personeel. Meetbare doelen met betrekking tot tijdschalen en het minimaliseren van downtime opnemen en dit opnemen in uw uitgebreide en haalbare taak checklist.

onthoud dat het belangrijk is om ervoor te zorgen dat u alles van tevoren kunt voorbereiden en de verhuizing op de dag kunt maken met minimale downtime en minimale verstoring van uw personeel bij het projectbeheer van uw aanstaande kantoor verhuizing.

Do ’s en don’ ts op te nemen in uw checklist:

Do:

benoem uw office move manager

u moet één persoon aanstellen die uw office relocation project kan leiden. Terwijl je nodig hebt buy-in van uw hele team, en uw manager zal moeten mensen om te delegeren aan, uw kantoor verhuizing moet een go-to persoon die verantwoordelijk kan zijn voor budgettering, planning, en reageren op eventuele vragen met betrekking tot uw kantoor verhuizing.

geef voldoende tijd voor het planningsproces

het planningsproces van uw kantoorverplaatsing zou eigenlijk ongeveer 3-6 maanden voor de deadline van uw kantoorverplaatsing moeten beginnen. Zorg ervoor dat u genoeg tijd om budget, onderzoek, taken delegeren, en zorg ervoor dat al uw logistiek haalbaar is in die tijdschaal.

Bepaal uw prioriteiten (maar niet alleen binnen het senior leadership team)

zorg ervoor dat u weet wat u zoekt met uw kantoor verhuizing. Misschien wilt u zich richten op het verlagen van uw huurkosten, terwijl uw medewerkers beter kunnen parkeren of een veiligere omgeving nodig hebben als ze ‘ s avonds laat vertrekken. Het uitvoeren van een enquête met uw medewerkers kan u helpen om meer medewerkers betrokken en betrokken te voelen bij het project, dus zorg ervoor dat u rekening houdt met hun behoeften wanneer u uw prioriteiten verzamelt.

schets uw begrotingscriteria

zodra u een algemeen idee hebt van wat alles zou moeten kosten, zou het gemakkelijker moeten zijn om vast te stellen wat uw totale budget zou moeten zijn. Vergeet niet om altijd te overschatten uw budget, zodat u een beetje manoeuvreerruimte in het geval dingen optellen een beetje meer dan je had verwacht.

Maak een realistische tijdlijn en houd je eraan

Stel een redelijke tijdlijn met duidelijke deadlines en benoem leden van uw projectteam voor specifieke taken. Probeer deadlines niet te missen; hoe meer je erin slaagt om de checklist vroeg af te vinken, hoe minder stressvol je verhuisdag (en de weken ervoor) zal zijn.

niet:

probeer de verhuizing niet zelf te doen

hoewel het verleidelijk kan zijn om kosten te besparen op een kantoorverhuizingsbedrijf of het project alleen te beheren, zorg ervoor dat u de belasting deelt. Onderschat niet hoe uitgebreid een office move project kan zijn. Zorg ervoor dat u delegeren en huren van een betrouwbare verhuizers bedrijf om u te helpen het zware werk te doen.

onderschat uw budget niet

vertel uzelf niet dat u in staat zou kunnen zijn om minder details over uw verhuizing te geven. Het valt niet te ontkennen dat het duur zal zijn. Accepteer dat en laat jezelf een beetje speelruimte zodat als dingen duurder worden, je een buffer hebt. Als ze dat niet doen, trakteer je team op een beetje extra om iedereen te helpen om hun nieuwe werkomgeving te vieren.

laat het niet allemaal tot de laatste minuut

uitstellen met betrekking tot uw verhuizing is geen goed idee. Zoals het gezegde gaat, verhuizen is de meest stressvolle gebeurtenis die we moeten overwinnen. Verhuizen van kantoren zeker niet komen zonder aanzienlijke stress, maar als je vasthouden aan uw tijdschema ‘ s en niet proppen in uw logistiek aan het einde, uw verhuizing dag zou gewoon soepeler lopen dan je verwacht.

sluit uw personeel of uw klanten niet uit

uw plannen delen en uw personeel laten weten hoe zij kunnen bijdragen, kan een enorme impact hebben op het moreel van uw personeel. Het krijgen van uw medewerkers aan boord met de office move is een integraal onderdeel van uw employee engagement is zeer belangrijk in termen van het krijgen van massa buy-in van uw personeel. Op dezelfde manier, vroeg communiceren met uw klanten en hen te laten weten over uw office move kan helpen versterken van uw klantrelaties op de lange termijn.

vergeet de fijnere details niet

ervoor zorgen dat u brainstormt met uw projectteam kan de sleutel zijn om ervoor te zorgen dat u aan alle fijnere details hebt gedacht. Bijvoorbeeld, Maak een lijst van de Algemene leveringen die u nodig zou kunnen hebben om te kopen, zoals de volgende:

• Storage boxen in verschillende maten
• Verpakking papier en bubbeltjesplastic
• Een paktafel / speciale verpakking bureau
• Permanent markers en labels
• Lucht-gevuld padding

Uw uiteindelijke verhuizing checklist

Fase één: het leggen van de grondslagen

• Benoemen van uw verhuizing project manager en project team
• uw huidige huurcontract en het vaststellen van een vroeg-break kosten
• uw criteria en gedrag noodzakelijk personeel enquêtes
• de kosten van Onderzoek en het instellen van uw budget
• het Vaststellen van uw verhuizing termijn
• Onderzoek het verwijderen van office-bedrijven en office bewegende kosten van de verzekering
• Begin met zoeken online voor office ruimten die passen bij uw zakelijke behoeften
• Document van uw plan en de tijdlijn
• Shortlist, bespreken en kiezen van uw nieuwe kantoor en complete nodige papierwerk

Fase twee: communiceren

• > ervoor Zorgen dat uw klant lijsten up-to-date
• het Uitvoeren van een gedetailleerde audit van alle online en offline en lijst content dat u een update op het adres
• de Hoogte van het postkantoor van uw nieuwe adres
• Samenwerken met uw juridische teams bijwerken van de noodzakelijke contracten met het nieuwe adres
• Update je sociale media en online accounts (waaronder Google Business etc.) met het nieuwe adres
• Bekijk de lijsten van de partners en belanghebbenden te informeren van verandering van adres (update lijsten waar nodig)
• het Uitvoeren van een audit op briefpapier en huisstijl materiaal update verhelpt waar nodig
• Review en update alle levering abonnementen
• Communiceren met je plannen om uw medewerkers (laat het ze weten en hoe ze kunnen meedoen)
• kennis Geven aan de huidige eigenaar/manager
• Stel een datum in de agenda voor de medewerkers om de update van het adres in de e-mail handtekeningen
• Boek hier uw gekozen kantoorverhuizingen bedrijf
• begin met het coördineren van uw kantoorlogistiek met uw IT-team om de behoeften aan IT-systemen en-apparatuur te bespreken
• stuur adreswijzigingen naar klanten, klanten, partners, brancheorganisaties en mediapublicaties waarvan u lid of abonnee bent
• Informeer uw internetproviders over uw kantoorverplaatsing en bespreek de behoeften aan internetverbinding
• Informeer uw telecomprovider over uw kantoorverplaatsing en regel de nodige updates voor uw telefoonnummer, telefoonsystemen of bekabelingsbehoeften

derde fase: de voorbereiding van uw logistieke

• het uitvoeren van een audit van uw huidige kantoor-meubilair en het identificeren van de nieuwe meubels moet u mogelijk
• Kaart brengen van uw nieuwe inrichting van het kantoor met een gedetailleerde plattegrond en afmetingen
• Plan uw nieuwe ruimte volgens kantoorruimte en een bureau blokken
• Identificeren vergaderruimte ruimten en gemeenschappelijke ruimtes in het nieuwe kantoor lay-out
• Regelen voor een externe tijdelijke opslag waar nodig
• Plan voor alle kantoorbenodigdheden en apparatuur voor de nieuwe office –
• het Vaststellen van een beveiliging nodig heeft voor het nieuwe kantoor
• Schikken/benoemen van de schoonmaak (zowel voor de controle van het oude kantoor en regelmatig schoonmaken voor de nieuwe ruimte)
• bekijk en boek laadperrons of speciale parkeerplaats voor de dag van verhuizing
• Afronden van alle nieuwe contract papierwerk
• Bespreken en maken van afspraken voor een nieuwe IT-apparatuur voor de nieuwe kantoorruimte en vergaderzalen
• Check-in met internet/telecom en andere noodzakelijke aanbieders om te zorgen voor de grote dag op rolletjes loopt en zonder te veel downtime

STAP 5: Bereid uw kantoorapparatuur voor bij het verhuizen van kantoren

Wat bent u van plan met uw fysieke hardware te doen wanneer u naar een nieuw kantoor verhuist? Als u van plan bent over te stappen op cloud communications, of u hebt al een gehost systeem, dan alles wat je hoeft te doen is het vervoer van uw bureau telefoons en andere eindpunten naar uw nieuwe locatie. Als u een compleet bedrijfscommunicatiesysteem hebt, moet u misschien nadenken over de vraag of het tijd is om te upgraden, of dat het de moeite waard is om het met u mee te nemen.

denk eraan deze zaken in overweging te nemen bij het voorbereiden van uw kantoorapparatuur voordat u verhuist:

• Maak een checklist van alle IT-en Telecommunicatiemiddelen die u naar uw nieuwe kantoor wilt brengen.
• bepaal of al uw activa goed zullen werken met de IT-infrastructuur op uw nieuwe locatie.
• bepaal of het tijd is om verschillende onderdelen van uw communicatiestrategie te upgraden door over te schakelen naar de cloud.
• overweeg toekomstige IT / Telecommunicatie-acquisities of upgrades en bepaal of deze tegelijkertijd met de verhuizing kunnen worden uitgevoerd.

stap 6: adres van uw telecommunicatiesysteem

zoals hierboven vermeld, is de hardware in uw telecommunicatiesysteem slechts één component om aan te pakken tijdens uw verhuizing. U zult ook moeten nadenken over diverse andere delen van uw zakelijke communicatie strategie.

beschouw deze checklist voor kantoorverplaatsingen van het telecommunicatiesysteem:

• bepaal wat u moet doen met de Spraakgegevens in uw nieuwe systeem. Ga je nieuwe technologie en cloudoplossingen omarmen?
• bepaal hoeveel telefoonlijnen u nodig hebt en informeer uw telecomprovider als u bij hen wilt blijven.
• bepaal wat u gaat doen met uw bestaande telefoonnummers. Als uw klanten ze al kennen, dan is het misschien de moeite waard om ze hetzelfde te houden.
• bekijk alle upgrades die beschikbaar zijn als onderdeel van uw verhuizing. Maakt extra bandbreedte nieuwe communicatiemogelijkheden beschikbaar?
• Maak back-ups van alle spraak-of communicatiegegevens die u meeneemt. Cloudopslag zorgt ervoor dat u aan de andere kant snel een back-up kunt maken.

Stap 7: Beheer uw beveiliging bij het verhuizen van kantoren

ten slotte, vergeet niet de administratieve details tijdens uw verhuizing niet over het hoofd te zien. Nu is de perfecte gelegenheid om uw netwerkbeveiliging te overwegen en ervoor te zorgen dat alles veilig is.

dingen die u moet onthouden bij het beheren van uw netwerkbeveiliging voordat een kantoor wordt verplaatst:

• Maak een inventaris van al uw activa en middelen en het ontwikkelen van een plan voor de bescherming van uw informatie tijdens het transport.
• Maak een lijst van werknemers en de netwerktoegangsrechten die zij zouden moeten hebben.
• geef uw beveiligingsbeleid op en werk het indien nodig bij voordat het kantoor wordt verplaatst.
• Beoordeel contracten met beveiligingsleveranciers en bekijk de beveiligingsoplossingen die beschikbaar zijn bij uw telecommunicatieprovider.

het verplaatsen van kantoren kan in het beste geval een ingewikkelde ervaring zijn. Gelukkig kunt u met RingCentral ‘ s flexibele cloudgebaseerde communicatiesystemen de stress van uw verhuizing minimaliseren en de storingen in uw bedrijf verminderen.