Verificatie van de Gegevens

Data Entry Fouten

er zijn een paar soorten standaardfouten die vaak worden ervaren bij het invoeren van gegevens. Twee van de meest voorkomende zijn transcriptiefouten en omzettingsfouten.

transcriptiefouten

elke keer dat gegevens handmatig in het systeem worden ingevoerd, bestaat de mogelijkheid dat er een fout wordt begaan.

menselijke fouten doen zich voor en er zijn verschillende redenen waarom ze gebeuren. Men zou kunnen zijn dat de persoon verkeerd begreep wat er geschreven was of wat er gezegd werd. Een andere reden voor een fout was dat de persoon was haasten, en niet genoeg aandacht besteden aan detail.

lange codes die geen significante betekenis hebben voor de encoder zijn vatbaar voor fouten.

een voorbeeld van een transcriptiefout zou iemand kunnen zijn die ‘fate’ invoert in plaats van ‘faith’.

Omzettingsfouten

Omzettingsfouten gebeuren wanneer de encoder per ongeluk de volgorde van cijfers of letters door elkaar heeft gehaald.

bijvoorbeeld, 78 kan worden ingevoerd als 87, of ‘ faith ‘kan worden ingevoerd als’faiht’.

controle van de gegevens

validatieprocedures kunnen niet garanderen dat de ingevoerde gegevens correct zijn—ze kunnen alleen controleren of ze rationeel, logisch en aanvaardbaar zijn. Het is natuurlijk ideaal om zoveel mogelijk accurate informatie in uw database te hebben.

controle kan worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de gegevens in de database zo min mogelijk fouten bevatten. Een andere manier om dit te verwoorden is door te zeggen dat verificatie wordt gedaan om ervoor te zorgen dat de ingevoerde gegevens gelijk zijn aan de gegevens van de oorspronkelijke bron.

verificatie betekent dat wordt gecontroleerd of de gegevens uit het oorspronkelijke brondocument exact dezelfde zijn als de gegevens die u in het systeem hebt ingevoerd.

controlemethoden

dubbele vermelding-Dit heeft betrekking op het tweemaal invoeren van de gegevens en het vergelijken van de twee vermeldingen.

• een klassiek voorbeeld is het aanmaken van een nieuw wachtwoord. U wordt vaak gevraagd om het wachtwoord twee keer in te voeren. Hiermee kan de computer controleren of de gegevensinvoer voor beide instanties precies hetzelfde is en of er geen fout is begaan. Het eerste item wordt vergeleken met het tweede item door ze te matchen.
• hoewel dit nuttig kan zijn voor het identificeren van veel fouten, is het niet praktisch voor grote hoeveelheden gegevens. Hier zijn enkele nadelen van dubbele invoer:
• het zou een encoder veel tijd kosten om de gegevens tweemaal in te voeren. Het verdubbelt de werklast evenals de kosten.
• een encoder kon dezelfde fout twee keer invoeren, en het zou niet worden opgemerkt als een fout.
• de mogelijkheid om twee (correcte) versies van dezelfde gegevens te hebben bestaat, en dubbele invoer kan dit niet verklaren.

proeflezen van gegevens-dit proces vereist dat een andere persoon de gegevensinvoer controleert aan de hand van het originele document. Dit is vervelend en duur.

de gegevens op het scherm vergelijken met het originele papieren document – Dit kan helpen bij het identificeren van transcriptie-en omzettingsfouten. Het bespaart ook tijd, in vergelijking met de double entry techniek. Het is echter moeilijk om uw ogen heen en weer van de monitor naar de harde kopie te blijven verschuiven, en dit probleem kan menselijke factoren zoals vermoeidheid en wazige ogen verergeren, wat resulteert in gemiste fouten.

een kopie van de gegevens afdrukken en de afdruk vergelijken met het originele papieren document – Dit is waarschijnlijk de eenvoudigste verificatiemethode omdat u beide kopieën naast elkaar kunt plaatsen en beide kunt scannen op fouten. Het kan echter vervelend zijn als er een grote hoeveelheid gegevens te controleren. Ook, als te snel gescand, fouten kunnen goed worden over het hoofd gezien.

een helpende hand krijgen – als u gegevens verifieert met een teamlid, dan is een goede manier om fouten te identificeren dat de medewerker de invoergegevens leest terwijl u deze controleert met het originele document. Dit kan veel tijd verbruiken en het maakt gebruik van twee mensen, dus of het is een goede oplossing voor een bepaalde situatie hangt af van hoe cruciaal de gegevens is versus de tijd besteed, en andere middelen (bijvoorbeeld geld). Het wordt aanbevolen dat de tweede persoon de invoergegevens leest in plaats van jezelf, omdat er een grote kans is dat je dezelfde fout twee keer zult begaan; bijvoorbeeld, tijdens het transponeren van een nummer.

verdere metingen:

• verificatie van gegevens