agenda ‘ s zijn nuttige hulpmiddelen voor het bijhouden van komende vergaderingen, deadlines en mijlpalen. Zij kunnen u helpen uw schema te visualiseren en u herinneren aan belangrijke gebeurtenissen, zoals vakantie en vakantie tijd.
het is geen wonder dat mensen vaak een verscheidenheid aan agenda tools hebben om uit te kiezen, inclusief alles van een papieren agenda op hun kantoor muur tot een agenda management tool, zoals Calendly.
het probleem is dat mensen te vaak meerdere agenda ‘ s tegelijk beheren. Wanneer deze kalenders niet zijn geïntegreerd met uw werk en gesynchroniseerd met elkaar, kan dit leiden tot Massa verwarring, hoofdpijn, en gemiste deadlines.
waarom u een projectbeheersoftware agenda
zou moeten gebruiken als u al een of meer agenda ‘ s beheert en bijwerkt, is het mogelijk dat u agendafunctionaliteit niet als een belangrijk kenmerk van projectbeheersoftware beschouwt. Echter, een project management software-oplossing die agenda ‘ s bevat biedt verschillende voordelen die andere kalender opties niet.
bijvoorbeeld, traditionele kalenders zijn geweldig voor het plannen van uw dag, maar verschrikkelijk voor het plannen, visualiseren en delen van projectwerk.
uw online agenda herinnert u misschien aan een aankomende deadline, maar is niet ontworpen om u te vertellen welke taken nodig zijn om de deadline te halen, wie eraan werkt en wat hun huidige status van voltooiing is. Je zou moeten gaan buiten dat programma (of stuur een e-mail verzoek) om die kritieke informatie te vinden.
project management software kalenders beantwoorden deze onderliggende vragen door rechtstreeks te linken naar projectvoortgang en informatie.
hier zijn zeven functies die projectbeheeragenda ‘ s bieden die traditionele niet bieden:
- , zodat u om te volgen en plannen kritisch werk handmatig
- Automatisch volgen van specifieke werkzaamheden voor projecten, teams, of mappen
- Kleur code door status, kanaal, het publiek, en meer
- Toestaan dat u te laag agenda ’s te krijgen van de grote foto over meerdere projecten of mappen
- Laat u agenda’ s per maand, kwartaal, en/of het jaar
- kunt u openen project taken die direct vanuit de kalender
- kunt u het gemakkelijk delen van real-time agenda-updates met andere stakeholders
Project management software agenda ‘ s Hiermee kunt u geplande taken bekijken die alle gerelateerde informatie, bestanden en gesprekken bevatten. Met deze functionaliteit kunt u eenvoudig van de agenda naar het werk springen zonder door andere tools of toepassingen te navigeren.
Plus met een deelbare projectbeheeragenda kunt u taken en projectplannen voor meerdere teams en projecten in het hele bedrijf bekijken. Deze zichtbaarheid helpt u potentiële conflicten te identificeren en het werk tussen individuen en teams te coördineren.
project management software agenda ‘ s kunt u up-to-date informatie snel delen met interne en externe stakeholders. Deze functionaliteit betekent dat leidinggevenden en klanten gemakkelijk toegang hebben tot een vogelperspectief van uw projectschema en aankomende belangrijke data, allemaal in een eenvoudige, visuele indeling.
Hoe werken projectbeheer agenda ’s
in tegenstelling tot traditionele agenda’ s verbinden project management software agenda ‘ s rechtstreeks met onderliggende projecten en taken binnen uw software. Dit betekent dat de agenda automatisch wordt bijgewerkt als taken en schema ‘ s veranderen.
Plus, Deze agenda ‘ s bieden tweewegsynchronisatie. Dit betekent dat als u een taak moet uitstellen of opnieuw inplannen, u de wijziging rechts kunt maken in uw agendaweergave. Het enige wat je hoeft te doen is slepen en neerzetten van de taak naar de nieuwe datum. Niet alleen zal het de taak bijwerken, maar het zal ook automatisch alle afhankelijke taken aan te passen.
elke taak-of projectwijziging wordt direct in real-time weergegeven in zowel uw projectschema als uw agenda, wat betekent dat u zich nooit zorgen hoeft te maken over conflicterende gegevens, en uw hele team kan werken op basis van één enkele bron van waarheid.
een andere manier waarop project management software agenda ’s u toelaten om een bron van waarheid te behouden is door het ondersteunen van het maken van individuele agenda’ s zonder gegevens te dupliceren. U kunt bijvoorbeeld afzonderlijke agenda ‘ s maken voor allerlei verschillende weergaven, zoals:
- verschillende projecten, teams of afdelingen
- afzonderlijke projectfasen
- werk per doelgroep
- werk per kanaal
- verschillende workflowstatussen
elke agenda wordt nog steeds uit dezelfde gegevensbron gehaald, zodat elke verandering in het project nog steeds direct in alle agenda ‘ s wordt weergegeven.
met deze mogelijkheid kunt u agendaweergaven vereenvoudigen zodat de hoeveelheid gegevens niet overweldigend wordt en er niets wordt gemist. Plus, kunt u de afzonderlijke kalenders samen te trekken om het grote plaatje te zien.
klassieke Versus slimme kalenders
er zijn twee soorten projectbeheersoftwarekalenders:
- klassieke Agenda ‘s
- slimme agenda’ s
klassieke Agenda ‘ s worden handmatig door u of uw team gemaakt. Ze bieden een flexibele oplossing waarmee u alleen de taken kunt weergeven die u individueel hebt geselecteerd.
klassieke Agenda ‘ s zijn nuttig als u veel taken hebt die over meerdere projecten zijn verdeeld en u alleen de belangrijkste of de hoogste prioriteit wilt controleren. Ook kunnen teamleden ervoor kiezen om hun eigen klassieke kalender te maken, zodat ze alleen een smalle reeks van taken kunnen beheren, zoals hun eigen taken en die direct voorafgaand aan die van hen.
slimme agenda ‘ s maken automatisch agendaweergaven die alle taken binnen een specifiek project of map weergeven. U kunt ook filters gebruiken om slimme agenda ‘ s te maken die alleen aan bepaalde criteria voldoen, bijvoorbeeld als een teamlid alleen de toegewezen taken wil zien.
slimme agenda ‘ s zijn handig als de taken die u wilt controleren allemaal binnen hetzelfde project of dezelfde map liggen en als u eenvoudig kunt filteren op de taken die u wilt volgen. Het grootste voordeel van slimme agenda ‘ s is dat ze kunnen worden gemaakt met slechts een paar klikken en kan worden bijgewerkt als het project verandert.
bijvoorbeeld, als een nieuwe taak aan uw project wordt toegevoegd, kan een slimme agenda deze in uw display plaatsen (ervan uitgaande dat deze aan de filtercriteria voldoet.) Terwijl met een handmatige kalender, je zou moeten handmatig die nieuwe taak toe te voegen aan uw agenda. Dit vergroot het risico dat nieuwe taken over het hoofd worden gezien.
Agendaintegraties
hoewel een projectbeheerkalender veel extra functionaliteit en voordelen biedt, kunt u uw huidige agendatool nog steeds gebruiken, vooral als u ook niet-projectgerelateerde evenementen, vergaderingen en deadlines bijhoudt.
om deze reden is het belangrijk om projectbeheersoftware te selecteren die kan worden geïntegreerd met populaire agenda-apps zoals Google Calendar, Outlook en Apple Calendar. Met deze integratie kunt u uw eigen agenda onderhouden zonder dat u twee afzonderlijke tools hoeft te beheren en bij te werken.
houd er rekening mee dat traditionele agenda ‘ s niet ontworpen zijn om alle details te verwerken die een project management software agenda kan bieden. U moet op zoek naar een oplossing die u toelaat om te selecteren welk niveau van detail wordt gepubliceerd om uw traditionele kalender. Bijvoorbeeld, in uw online agenda, kunt u alleen wilt zien taak vervaldata of u wilt subtaken uitsluiten.