“Procure to pay,” of P2P, is de volledige cyclus van acties en gebeurtenissen die een bedrijf onderneemt wanneer het goederen of diensten van een Externe leverancier nodig heeft. Deze cyclus beschrijft de stappen die een bedrijf moet nemen om de artikelen te kopen en de juiste overmaking aan de leverancier te betalen, minus eventuele kortingen en aanpassingen.
hoewel in theorie eenvoudig, is de moderne P2P-cyclus voor ondernemingen op ondernemingsniveau een zeer complexe onderneming met veel bewegende delen. Naarmate bedrijven groeien en op grotere schaal opereren, moeten P2P en gerelateerde crediteurenprocessen overgaan van eenvoudige papieren workflows naar uitgestrekte inspanningen die vaak automatisering en computerhulp vereisen.
laten we de basisstappen in een moderne P2P-cyclus onderzoeken, hun inefficiënties, en hoe moderne, AI-ondersteunde softwareoplossingen kunnen integreren met toonaangevende ERP-platforms voor succes en besparingen.
in deze korte gids verkennen we de antwoorden op de volgende vraag:
- de 5 belangrijkste stappen van het Procure-to-Pay-proces
- Procure-to-Pay-oplossingen
- Wat Is het P2P-proces in SAP wanneer Kofax ReadSoft Integration wordt gebruikt?
- inkoop transformeren om te betalen met geavanceerde softwareoplossingen
de 5 belangrijkste Procure-to-Pay processtappen
in een typische cyclus van inkoop tot betaling, zijn er vijf fasen voor een bedrijf om een voltooide transactie te bereiken. In grote bedrijven komen verschillende delen van deze cyclus vaak de hele dag voor, elke dag. Voor multinationale ondernemingen is de inkoopcyclus een bron van veel informatie en uitgebreide verantwoordelijkheden.
zo werkt het.
Aankoopaanvraag
in dit stadium identificeert de onderneming een behoefte aan een onderdeel, een eindproduct, een dienst of iets anders dat zij van een externe verkoper nodig kan hebben. De afdeling die de eis heeft bepaalt de behoefte en stelt SPECIFICATIES. De inkoopafdeling neemt deze specificaties en identificeert een leverancier, of selecteert een preferred supplier op basis van eerdere bestellingen en ervaringen.
inkooporder
wanneer een verkoper wordt geïdentificeerd, moeten de kopers de juiste prijs bepalen en ervoor zorgen dat deze in overeenstemming is met de koopkracht van hun afdeling. Onderhandelingen met nieuwe leveranciers kunnen tijd kosten, tenzij uw bedrijf al een vast contract heeft met duidelijke voorwaarden. In dit stadium, de afdeling creëert een inkooporder (PO) voor de vereiste goederen, registreert de PO als een unieke record in haar boeken, en stuurt de bestelling naar de verkoper voor de uitvoering.
orderbevestiging
de verkoper ontvangt de inkooporder en stuurt een bevestiging van ontvangst, vaak met een bevestiging dat de voorraad voldoende is voor de uitvoering. De verkoper adviseert het bedrijf van verwachte doorlooptijden en verzenddata. Deze essentiële informatie is essentieel voor een effectieve supply chain en logistieke planning, maar het vastleggen en beschikbaar en nuttig maken ervan kan een uitdaging zijn met Beperkte technologie.
melding van levering
vervolgens komen de gekochte goederen aan en MOET uw bedrijf een bevestiging van levering aan de verkoper sturen. Een cruciale stap op dit punt is het controleren van de zending met de inkooporder om ervoor te zorgen dat alles is aangekomen in goede staat. Het is van vitaal belang om uitzonderingen op te merken, zoals beschadigde of ontbrekende items, om te voorkomen dat u betaalt voor goederen die niet zijn ontvangen. Uw bedrijf communiceert al deze informatie terug naar de leverancier.
factuurbetaling
met de informatie die u hebt verstrekt, past de verkoper de nodige inhoudingen toe en stuurt vervolgens een factuur naar uw bedrijf. De meest kritieke stap van P2P vindt hier plaats: de drieweg match, die de originele PO, de ontvangstbevestiging en de factuur combineert om ervoor te zorgen dat alle informatie correct is.
traditioneel is het een tijdrovend proces. Het opsporen van fouten kan leiden tot potentieel kostbare vertragingen. Extra vertragingen treden vaak op wanneer de wedstrijd is voltooid, maar u hebt autorisatie nodig voor de betaling. Pas als al deze elementen op hun plaats zijn kan uw bedrijf de betaling overmaken, de definitieve financiële informatie in de grootboeken invoeren en de transactie sluiten.
Procure-to-Pay-oplossingen
met zoveel bewegende delen en zoveel informatie die voortdurend met elkaar in overeenstemming moet worden gebracht, hebben bedrijven geavanceerde oplossingen nodig voor het verwerken van processen waarbij crediteuren en de P2P-cyclus betrokken zijn. Deze oplossingen komen vaak in een ERP-platform, zoals SAP en specifieke modules binnen SAP, gecombineerd met aanvullende software die is ontworpen om foutenpercentages en wrijving te verminderen.
in SAP zijn deze processen vaak een “procure to order” workflow.
Wat Is “Bestelling”?
kijk terug op de stappen aankoopaanvraag, inkooporder en orderbevestiging. Binnen een ERP-platform, zoals dat van SAP, kan een bedrijf een softwareoplossing gebruiken die is ontworpen om deze vroege fase van het aankoopproces te automatiseren. Afdelingen kunnen hun verzoeken te verhogen, en het systeem kan een lijst van geschikte leveranciers en het creëren van een gestandaardiseerde PO met een beperkt aantal menselijke aanrakingen.
dergelijke geautomatiseerde systemen verminderen zowel de kans op fouten als verhogen de beschikbaarheid van informatie die van cruciaal belang is voor bedrijfsanalyse. Door SAP te gebruiken als onderdeel van uw P2P-processtroom, kunt u elektronisch integreren met leveranciersystemen en een groot deel van de inkoop volledig automatiseren. Het gebruik van het SAP P2P-proces zorgt voor een efficiënte gegevensregistratie en stelt uw bedrijf in staat om analytische bewerkingen uit te voeren om mogelijkheden voor besparingen en verbeteringen te identificeren.
laten we deze stappen onderzoeken.
Wat Is het P2P-proces in SAP bij het gebruik van Kofax ReadSoft Integration?
de kracht en veelzijdigheid van SAP voor het beheren van elementen van de P2P-cyclus zijn ongeëvenaard, maar de juiste tools kunnen de basisfunctionaliteit van het platform tot in de 21e eeuw uitbreiden. Geavanceerde programma ‘ s die zijn gebaseerd op machine learning en kunstmatige intelligentie, zoals Kofax ReadSoft, kunnen gedeeltelijk op papier gebaseerde workflows omzetten in volledig digitale stromen die duidelijke en consistente resultaten opleveren.ReadSoft gebruikt cognitive capture-technologie om documenten op intelligente wijze te classificeren en informatie te extraheren, zoals PO-nummers, itemtypes, hoeveelheden en meer. Dezelfde software kan ook informatie uit facturen kwantificeren en, met SAP, het Drieweg matching proces stroomlijnen.
met tools zoals Kofax Process Director kunnen bedrijven inkoop, betaling en onboarding van nieuwe leveranciers automatiseren, terwijl het eenvoudig is om fouten vroegtijdig te corrigeren—voordat ze problemen kunnen veroorzaken.
geavanceerder dan de basis P2P-cyclus, neemt de SAP-workflow de basisfasen in en verdeelt deze in belangrijke momenten voor gegevensaccumulatie en communicatie.
bepaling van de behoeften
de afdeling die een aankoopaanvraag indient, bepaalt duidelijk haar behoeften op basis van komende projecten, bestaande inventaris en andere factoren. ERP data helpt deze afdelingen om slimme assessments te maken om onnodige vorderingen te voorkomen.
bepaling van Leverancier / leveringsbron
uw team moet bepalen waar geschikte leveranciers of leveranciers voor de benodigde goederen te vinden zijn als er geen bestaande records van geschikte leveranciers zijn.
Leverancierselectie
SAP helpt uw team om te kiezen uit de beschikbare leveranciers die zijn gedefinieerd in uw systeem. Met de integratie van Process Director zijn deze stappen direct beschikbaar in een vertrouwd systeem met gebruiksvriendelijke interfaces.
verwerking van inkooporders
de afdeling inkoop creëert of geeft een inkooporder uit. Met Kofax tools kan dit proces volledig elektronisch plaatsvinden, waardoor het PO-proces papierloos blijft. U kunt ook papieren inkooporders in het systeem scannen. De intelligente algoritmen van ReadSoft classificeren het document automatisch, archiveren het naar het juiste systeem en loggen de informatie in uw ERP.
Purchase Order Monitoring
Monitoring van Po ‘ s houdt in dat wordt gelet op belangrijke gebeurtenissen die verband houden met een bestelling, zoals veranderingen in hoeveelheden, gebrek aan voorraad bij een verkoper of uitvoeringsinformatie. Effectieve monitoring en facturatie matching met POs kan knelpunten verminderen en ervoor zorgen dat iedereen dezelfde regels voor aankoopautorisatie volgt. Een eenvoudigere goedkeurings workflow betekent meer kosteneffectief werk.
goederenontvangst
na ontvangst van de artikelen kunt u ReadSoft en andere AP automation tools van Kofax gebruiken om alle informatie met betrekking tot de levering vast te leggen. Via uw procure-to-pay-systeem kunt u elektronisch een ontvangstbericht verzenden naar de verkoper.
Factuurverificatie
zodra de verkoper een factuur naar uw bedrijf verzendt, kan ReadSoft deze automatisch categoriseren en de nodige informatie extraheren. Met Process Director of uw eigen sap tools maakt u automatische po matching mogelijk. Samen vereenvoudigen deze tools het matchingproces aanzienlijk. Met extra snelheid en een grote vermindering van menselijke fouten, Uw bedrijf kan gemakkelijk profiteren van de besparingen van vroege betaling kortingen en hoofdpijn te voorkomen, zoals dubbele betalingen.
transformeren Procure to Pay with Advanced Software Solutions
door uw inkoop-en betalings-en PO-processen zorgvuldig te structureren, kan uw bedrijf geld besparen, resultaten verbeteren en inspanningen stroomlijnen die van oudsher een belangrijke bron van knelpunten en hoofdpijn zijn geweest. Met effectieve AP automatisering, kunt u gemakkelijk uw afdeling te vestigen als een betrouwbare bijdrage aan het succes van het bedrijf.
voor meer informatie over de integratie van Kofax-oplossingen zoals ReadSoft en accounts payable automation in een ERP zoals SAP, vraag vandaag nog een offerte aan die voor uw bedrijf is gemaakt.