als uw kleine onderneming is opgenomen, moet u een zakelijk minutenboek bijhouden. Veel ondernemers, echter, zijn zich niet bewust van wat een corporate minute boek is of wat het moet bevatten.
Wat is een zakelijk minutenboek?
een corporate minute book is een binder gevuld met documenten en records van uw bedrijf. Als zodanig dient het als het primaire verslag van de activiteiten van uw bedrijf.
uw corporate minute book moet uw bedrijf:
- Statuten
- Notulen van de Vergaderingen
- de Besluiten van het Bestuur en Functionarissen
- Mededelingen en Inschrijvingen ingediend bij de Griffie
- Bestuur’ Registreren
- Officer ‘ s Register
- aandeelhoudersregister
- Certificaten van Aandelen
- Delen overdrachten en andere documenten betreffende de transacties van de onderneming
Als u nog een aandeelhoudersovereenkomst, zult u ook nodig hebt om dit op te nemen.
hoewel uw corporate minute book beschikbaar is om naar te verwijzen als dat nodig is, is het ook onderworpen aan overheidscontrole.
waarom een zakelijk minutenboek bijhouden?
wetgeving
de BC Business Corporations Act vereist dat u onder andere de hierboven vermelde bedrijfsregisters bijhoudt. Als u deze gegevens niet bijhoudt en beschikbaar hebt voor het bekijken, kunt u worden veroordeeld voor een strafbaar feit onder de wet en een boete tot $5.000.
Beleggingsaanvragen
uw corporate minute book bewijst dat uw bedrijf geldig en goed gestructureerd is. Het geeft ook een overzicht van alle huidige en vroegere aandeelhouders en de vergoeding die werd gegeven voor hun aandelen. Gezien dit, zou het als geen verrassing moeten komen dat de meeste beleggers een corporate minute book willen beoordelen voordat ze geld in een bedrijf steken.
bankleningen
uw bedrijfsstructuur is ook belangrijk voor banken als u op zoek bent naar een zakelijke lening. Zij zullen specifiek uw artikelen of aandeelhoudersovereenkomst willen onderzoeken om te bevestigen welke bestuurders en functionarissen van het bedrijf geld mogen lenen.
het verkopen van uw bedrijf
het verkopen van een bedrijf is een complex proces en kopers verwachten de records van uw bedrijf te bekijken. Tijdens het due diligence-proces door de koper, moet u de transacties van het bedrijf tonen van het punt van oprichting tot het punt van verkoop. De beste manier om deze informatie te verstrekken is door middel van uw corporate minute book.
Governmental review
er zijn een aantal overheidsinstanties die ook toegang kunnen vragen tot uw zakelijke minutenboek. Bijvoorbeeld, de Canada Revenue Agency kan willen herzien de eigendom uitsplitsing in uw bedrijf of de lijst van bestuurders die verantwoordelijk zijn voor het betalen van de belastingen van het bedrijf. Alle verzoeken van de overheid om toegang tot uw zakelijke minutenboek moeten worden geaccepteerd.
eigendomsoverdracht
eigendomsoverdracht aan een andere aandeelhouder kan niet worden voltooid zonder uw corporate minute book, omdat u moet aantonen dat u eigenaar bent van de aandelen om ze over te dragen.
sommige ondernemers geloven dat ze kunnen wachten tot ze een corporate minute book nodig hebben om er een te maken. Hoewel het mogelijk is voor sommige mensen om dit af te trekken, dit te doen is duur en tijdrovend. Er is ook altijd het risico van niet in staat om de benodigde materialen te krijgen in de tijd, wat leidt tot potentieel rampzalige gevolgen voor uw bedrijf. Daarom raden wij u aan uw corporate minute book vanaf het begin up-to-date te houden.
heeft u problemen met het opzetten of onderhouden van uw zakelijke minutenboek? Een small business advocaat kan u helpen. Neem vandaag nog contact met ons op om een afspraak te maken met een van onze deskundige Small business advocaten.