als eigenaar van een klein bedrijf is het bijhouden van uw voorraad en het bestellen van voorraden en verkoopbare goederen misschien niet uw favoriete taak, maar het is zeker essentieel voor het succes van uw bedrijf. Inkooporders zijn van cruciaal belang voor een goed beheerd inkoopproces, hoewel veel zakenmensen en vrouwen niet begrijpen wat ze eigenlijk zijn of hoe ze te gebruiken voor financieel succes.
In dit artikel behandelen we:
-
Wat is een bestelling
-
Wat je nodig hebt om in een bestelling
-
Het verschil tussen een bestelling en een factuur
Wat is een Bestelling
Een inkooporder (PO) is een juridisch bindend document dat is gemaakt door een koper en gepresenteerd aan een verkoper. Net als uw “winkelwagen” op een e-commerce site, een bestelling is in wezen een lijst van wat je wilt kopen. Het legt de bestelgegevens, met inbegrip van hoeveelheid en soorten producten die de koper nodig heeft, evenals betalingsvoorwaarden en leveringsgegevens.
het verschil tussen een kooporder en een kooporder is dat deze laatste fungeert als een contract tussen de koper en de verkoper. Door het indienen van een bestelling verbindt de koper zich ertoe goederen of diensten te kopen voor het overeengekomen bedrag. Omdat de bestelling is ingevuld voordat de koper zijn factuur ontvangt, geeft een inkooporder de verkoper een verzekering tegen niet-betaling.
Hoe werkt een inkooporder?
inkooporders worden meestal gebruikt door kleine bedrijven die goederen in grote hoeveelheden bestellen. Bijvoorbeeld, een dierenwinkel kan nodig zijn om verschillende soorten hondenvoer te kopen van een leverancier, en bestel veel zakken van elk type voedsel. Hier is het inkooporderproces dat de eigenaar van de dierenwinkel zou gebruiken om de goederen te krijgen die ze nodig hebben:
-
de winkeleigenaar maakt een inkooporder waarin precies wordt aangegeven wat ze nodig hebben van de leverancier.
-
als de leverancier de voorraad heeft om de bestelling te vullen, zal hij de inkooporder accepteren, uitvoeren en de artikelen op de overeengekomen vervaldatum leveren.
-
de leverancier stuurt dan een factuur of verkoopfactuur voor de gekochte artikelen.
-
de koper betaalt voor het item en de verkoop wordt verwerkt via het POS-systeem van de verkoper.
kopers kunnen ook speciale bestellingen maken voor bijzonder grote zendingen of terugkerende aankopen. Een permanente inkooporder stelt een koper in staat om dezelfde producten vele malen te kopen met behulp van hetzelfde PO-nummer.
een algemene inkooporder is een overeenkomst tussen beide partijen voor meerdere leveringen gedurende een bepaalde periode, tegen een bepaalde prijs. Algemene bestellingen worden meestal gebruikt tussen bedrijven met een sterke relatie en soms komen met kortingen of andere prikkels.
het verschil tussen een inkooporder en een factuur
omdat inkooporders en facturen zowel juridisch bindende documenten zijn die tussen verkopers en kopers worden uitgewisseld, is het niet verwonderlijk dat ze vaak door elkaar worden gehaald. De twee zijn ook verbonden omdat een inkooporder vaak wordt gebruikt om een factuur te maken, als referentie voor de gekochte goederen en hun prijzen. Echter, elk document wordt gebruikt op een ander punt in het koopproces en vaak gebruikt door verschillende mensen, ook.
hier zijn enkele verschillen tussen inkooporders en facturen:
Bestelling
-
Gemaakt door de koper
-
Gemaakt voor de aankoop
-
Legt goederen nodig
-
Bevat voorgestelde betaling details
Factuur
-
Gemaakt door de verkoper
-
Gemaakt na aankoop
-
Bevestigt de geleverde goederen
-
betaling Vereist op een bepaalde datum
Wanneer u een Bestelling vs. een factuur
een inkooporder wordt door een koper gebruikt om een bestelling te plaatsen en wordt vóór levering uitgegeven.
een factuur wordt uitgegeven door een verkoper met behulp van facturatiesoftware nadat een bestelling is geleverd. Het bepaalt het bedrag dat de koper verschuldigd is voor de gekochte goederen en de datum waarop de koper moet betalen.
gratis factureren
Hoe maak ik een inkooporder aan
ondernemers kunnen online software vinden om inkooporders te maken, maar u kunt ook een eenvoudig Word-of Excel-document gebruiken om uw eigen bestelformulieren te maken.
dit moet u opnemen:
-
datum van Uitgifte
-
de Producten die nodig zijn en de hoeveelheid van elk product
-
Product details met inbegrip van de SKU nummers, model nummers en merknamen
-
Prijs van elk product per eenheid
-
Levertijd
-
PO-nummer
-
Zakelijke informatie, inclusief de verzend-en factuur adres, bedrijfsnaam en contactgegevens
-
Voorwaarden voor betaling, zoals “betalen bij levering” of specifieke datum van betaling opties
Wat Doet een Inkooporder Eruit Zien?
inkooporders lijken ook erg op facturen-bovenaan heb je de contactgegevens en gegevens voor elk bedrijf, plus het PO-nummer en de datum. Onder die informatie is over het algemeen een tabel met de producten, hoeveelheden, details en prijzen in afzonderlijke kolommen. Onderaan de inkooporder plaatst u het totale orderbedrag, de totale prijs en eventuele andere order-of betalingsvoorwaarden samen met een geautoriseerde handtekening.
voordelen van het gebruik van inkooporders
voor de koper zijn inkooporders nuttig voor het bijhouden van inventaris en aankoopgeschiedenis. Bovendien kan de koper vooraf goederen bestellen zonder meteen te hoeven betalen. Op dezelfde manier voor de verkoper, inkooporders helpen bijhouden inventaris, terugkerende bestellingen, en meer. Het beste van alles, Deze documentatie verplicht de koper om te betalen zodra de bestelling is voldaan, waardoor de verkoper gemoedsrust en rechtszekerheid.
genoten van dit artikel? Bekijk meer tips en gidsen voor uw bedrijf:
-
een introductie tot sociale Media voor eigenaren van kleine bedrijven
-
9 Beste Business Analytics Tools voor het bijhouden van prestaties
-
berekening van het risico van Voltijdarbeid als zelfstandige