tegenwoordig heeft elk bedrijf een telefoonsysteem nodig om verbinding te maken met zijn klanten. Ja, er zijn verschillende kanalen die hetzelfde doel dienen (live chat, sociale media, e-mail, enz.). Echter, telefoons nog steeds goed voor 61% van alle ondersteuning interacties.
een kantoortelefoonsysteem kan de verbinding met uw klanten vergemakkelijken, terwijl de operationele kosten worden verlaagd en de veiligheid en productiviteit worden verbeterd. Het gaat niet alleen om het communiceren met klanten. Een kantoortelefoonsysteem vergemakkelijkt ook communicatie tussen teams, prestatieanalyse en strategiebeoordeling.
de laatste jaren hebben kantoortelefoonsystemen een ingrijpende transformatie ondergaan. Moderne kantoortelefoonsystemen zoals VoIP maken gebruik van het internet om gesprekken te voeren en te ontvangen, waardoor de kosten met maar liefst 75% worden verlaagd, zijn zeer schaalbaar en zijn gemakkelijk te onderhouden.
dus, hoe weet u welk kantoor telefoonsysteem goed is voor uw bedrijf? Wat zijn de voordelen van elk telefoonsysteem? In dit artikel zullen we precies dat bespreken. Laten we beginnen.
Wat is een Kantoortelefoonsysteem?
een kantoortelefoonsysteem is een netwerk van op hardware of software gebaseerde telefoons die complexe telefoonfuncties in een zakelijke omgeving mogelijk maken met behulp van internetprotocol en traditionele telefoonlijnen.
met moderne kantoortelefoonsystemen kunt u tegen nominale kosten verbinding maken met uw klanten over de hele wereld. Bovendien, u kunt blijven verbonden met hen de klok rond, dankzij de mobiele app van telefoonsysteemproviders.
typen Kantoortelefoonsystemen
er zijn drie primaire typen kantoortelefoonsystemen.
1) Legacy Public Switched Telephone Network (PSTN)
ook bekend als vaste lijnen, PSTN is in gebruik sinds de late jaren 1800. het maakt gebruik van ondergrondse koperdraden om telefoongesprekken te verbinden. Wanneer u PSTN gebruikt, moet u telefoonlijnen in uw kantoor installeren.
hoewel ze wereldwijd op grote schaal worden gebruikt, passen PSTN-systemen niet goed bij bedrijven. U moet een aparte lijn voor elke werknemer. En, afgezien van de hoge belkosten, je nodig hebt om honderden dollars te besteden aan onderhoud elk jaar.
2) PBX-telefoonsystemen
PBX-systeem (Private Branch Exchange) is een privételefoonnetwerk dat bedrijven in staat stelt een intern telefoonsysteem te gebruiken en minder telefoonlijnen te gebruiken. Hiermee kunt u gesprekken schakelen tussen gebruikers op lokale lijnen, waardoor al uw medewerkers om een bepaald aantal externe telefoonlijnen te delen.
de PBX-kantoortelefoonsystemen zijn gebaseerd op twee componenten: de telefoonset en de PBX. Het telefoontoestel is aangesloten op de PBX om het netwerk te voltooien. Bovendien, het kantoor telefoon systeem heeft een aantal inherente kenmerken, zoals call transfer, call hold, aangepaste groeten, enz.
met PBX kan het netwerk op zijn beurt communiceren in groepen met conference calls, videogesprekken voeren, werken met faxen en printers zonder deze handmatig te bedienen.
3) VoIP Phone System
VoIP (Voice over Internet Protocol) Software is een kantoor telefoon systeem waarmee u kunt maken en ontvangen zakelijke gesprekken via het internet. Het vereist geen hardware of speciale apparatuur om zakelijke communicatie mogelijk te maken. Alles wat je nodig hebt is het internet en een apparaat (smartphone, laptop, desktop of softphone).
er is een uitputtende lijst met functies waaronder oproepbeheer, oproepmonitoring, oproepdoorschakeling, aangepaste voicemail, spraak naar e-mail, en veel van dergelijke functies waarmee VoIP een multifunctionele rol kan omsluiten.
een van de toegevoegde functies van VoIP-kantoortelefoonsystemen is dat u elk telefoonnummer kunt kiezen dat u wilt. Ook, kunt u zo veel nummers als je nodig hebt zonder het aangaan van kapitaaluitgaven.
u kunt gesprekken opnemen, in real-time monitoren en zelfs tussendoor binnenvallen als u denkt dat de agent De klant niet efficiënt kan afhandelen.
opmerking: VoIP biedt de maximale voordelen in vergelijking met PSTN-en PBX-telefoonsystemen.
Wat Maakt VoIP-Kantoortelefoonsysteem Beter Dan Andere Kantoortelefoonsystemen?
1-kosteneffectief
zoals hierboven besproken, maakt VoIP gebruik van een enkel spraak-en datanetwerk om spraakdiensten te leveren en elimineert het circuit geschakelde netwerken om de kosten te drukken. Als gevolg daarvan, het maken van lange-afstand telefoongesprekken wordt ook meer betaalbaar bij het gebruik van een VoIP-provider.
of u nu op zoek bent naar een klein kantoortelefoonsysteem of een enterprise-grade, er is een oplossing voor u in uw budget.
2-oproepdoorschakeling
VoIP-kantoortelefoonsystemen stellen u in staat om oproepen naar elk nummer door te sturen. Het kan de extensie van uw collega’ s zijn, uw persoonlijke nummer of een ander nummer van uw keuze. Echter, de beller ziet alleen het nummer dat ze hebben gebeld en zal niet eens worden gemeld dat het gesprek wordt doorgestuurd.
3-Call analytics
het bijhouden van belangrijke belgegevens zoals de duur van de oproep, het aantal inkomende gesprekken, uitgaande gesprekken, klanttevredenheid, en meer stelt u in staat om de prestaties van uw agent beter te begrijpen en verbeteringsmogelijkheden te vinden. Call analytics biedt u een diepgaand inzicht in uw activiteiten, zodat u uw diensten in de loop van de tijd kunt verbeteren.
4 – Voicemail
Voicemails stellen klanten in staat een bericht achter te laten wanneer u niet beschikbaar bent om oproepen op te nemen. Toonaangevende VoIP office telefoon systemen zoals CallHippo stuur voicemails rechtstreeks naar uw e-mail, zodat u naar uw klanten te luisteren wanneer u wilt. Dit, op zijn beurt, stelt u in staat om hun zorgen op te lossen en terug te keren naar hen zodra u beschikbaar bent.
5-VoIP integreert gemakkelijk met andere bedrijfssystemen
door uw VoIP-systeem te integreren met andere bedrijfstools kunt u vervelende processen automatiseren en uw agenten voorzien van alle benodigde informatie die ze nodig hebben om hun werk efficiënt te doen.
6-Better Customer Engagement
de markt van vandaag is zeer klantgericht in zijn aanpak, en als u niet meerdere communicatiekanalen opent voor klanten, zullen ze naar uw zakelijke rivalen verhuizen. Het hebben van een apart tweede telefoonnummer voor uw organisatie is de beste manier om de interactie met de klant te stimuleren, omdat ze op elk moment van de dag ondersteunend personeel en vertegenwoordigers kunnen bereiken.
dus, als uw bedrijf wil springen Naar de top van de klanttevredenheids Ranking grafieken, kies een betrouwbare dienstverlener om de beste VoIP kantoor telefoon systeem op zijn vroegst!
7 – professioneel imago
Kantoortelefoonnummers zijn een essentieel platform om uw organisatie een professioneel imago te geven en de reputatie van uw bedrijf positief te verbeteren. U kunt aangepaste begroetingsberichten voor bellers opnemen. Het is ook mogelijk om muziek of spraakberichten af te spelen voor klanten terwijl ze wachten om te worden bijgewoond door leden van het ondersteuningsteam.
geautomatiseerde spraakresponssystemen maken de behoefte aan 24-uurs receptionisten overbodig en maken de communicatie met klanten flexibeler, flexibeler en responsiever. Als gevolg hiervan veranderen zakelijke telefoonnummers de manier waarop klanten uw organisatie waarnemen en creëren ze een robuuste corporate reputatie voor uw bedrijf.
8-verhoogde mobiliteit
mobiliteit is de naam van het spel in dit huidige digitale tijdperk, en VoIP-kantoortelefoonsystemen zijn het snelste medium om de toegankelijkheid van klanten te verbeteren door zakelijke communicatie onderweg te bevorderen! Office telefoonnummers die worden aangedreven met VoIP-technologie zijn een handig hulpmiddel voor bedrijven die externe werknemers hebben en werken vanaf meerdere locaties over de hele wereld.
virtuele telefoonnummers stellen teamleden ook in staat om verbonden te blijven met externe partners en managers, ongeacht de geografische locatie – het enige dat nodig is, is een snelle internetverbinding zodat werknemers toegankelijk blijven.
9-Call Supervision
deze functies zijn zeer nuttig bij het opleiden of begeleiden van werknemers.
er zijn vier belangrijke manieren waarop het systeem=
- Monitoring: Hiermee kunt u naar een telefoongesprek luisteren. Geen van de partijen kan je horen. Deze functie is handig om waakzaamheid over de oproep kwaliteit te houden.
- Whispering: leidinggevenden kunnen enige begeleiding nodig hebben bij het omgaan met bepaalde klanten. Deze functie helpt u met de interne leden van de organisatie te spreken zonder de klant te laten weten wie spreekt of wat de persoon spreekt.
- binnenschepen: Met deze functie kunt u een doorlopend gesprek invoeren waardoor beide partijen u kunnen horen. Dit is vergelijkbaar met conference calling, maar het kan worden gestart op elk moment in de tijd. Bijvoorbeeld, stel dat er een gesprek gaande is tussen een werknemer en een klant; U kunt controleren en springen in te gooien in suggesties wanneer u wilt.
- opname: opname is ook mogelijk met een simpele druk op de knop. Deze opname kan worden opgeslagen als een audiobestand en later worden opgehaald voor elke training of juridische doeleinden.
naar welke functies moet u zoeken In een Kantoortelefoonsysteem?
een kantoortelefoonsysteem kiezen met alle essentiële functies die u nodig hebt, helpt u het meeste uit uw investering te halen.
1-gesprek overzetten
wilt u uw gesprek overzetten Als u onbereikbaar of bezet bent? CallHippo biedt twee soorten gesprekken overdracht functies: koud en Warm.
een koude overdracht is wanneer u het gesprek naar contact doorstuurt zonder met het nieuwe contact te spreken. Met deze optie kan de verbinding die u selecteert ervoor kiezen om het verzoek te accepteren of af te wijzen. Zodra het gesprek is ontvangen, wordt het aan jouw kant laten vallen.
een warme overdracht is wanneer u met het nieuwe contact spreekt voordat het gesprek wordt overgedragen. U kunt ook deelnemen en maken het een 3-weg gesprek.
2-oproepopname
er is slechts een klein aantal VoIP-telefoonsystemen die oproepen opnemen. De audio wordt opgeslagen in de cloud, en u kunt de informatie op elk gewenst moment op te halen op uw gemak.
hier zijn enkele belangrijke voordelen van het opnemen van gesprekken voor uw bedrijf:
- Verbeter de prestaties van agenten: Door het monitoren van gesprekken, kunt u feedback te geven aan agenten over de do ’s en don’ ts van customer service management en hen te helpen verbeteren in de tijd.
- volg vooruitgang en verbetering: het vergelijken van de manier waarop uw team nu met uw klanten praat met de manier waarop ze enige tijd geleden gewend zijn is een goed idee. Het geeft u een idee van de vraag of enige verbetering is bereikt of niet.
- bereik van R&D: Cloudtelefoonsystemen zoals CallHippo stellen u in staat om uw oproepopnames binnen uw organisatie te delen. Door de gesprekken te delen met uw afdeling R&D, kunt u een beter idee krijgen van hoe klanten uw product gebruiken, welke problemen ze ondervinden, enzovoort. Dergelijke informatie resulteert in verbeteringen in uw product en diensten. Vermijd onnodige problemen: het komt vaak voor dat ongelukkige klanten een proces aanspannen tegen een bedrijf dat vervolgens rechtszaken met zich meebrengt en dat de zaken rommelig worden. Dus, met een call record database geeft u leverage tegen dergelijke problemen en lost ze op zonder de irritatie van het betrekken van advocaten. Bovendien, een dergelijke oproep database wordt automatisch bijgehouden door een cloud-gebaseerde telefoon systeem en zal u helpen om te voldoen aan de technische, juridische, en service level richtlijnen.
3- Call Conferencing
zaken doen is geen wandeling in het park. Vaak moet u een of meer mensen van uw team in dienst om uw werk gedaan te krijgen. In dergelijke gevallen hebt u unified communication nodig die call conferencing biedt.
zelfs een klein kantoortelefoonsysteem heeft een functie voor gespreksconferenties waarmee u mensen kunt poolen, zelfs als ze zich niet in hetzelfde kantoor bevinden. Ze kunnen overal ter wereld bellen, zolang ze het telefoonnummer van het kantoor hebben. Bovendien helpt het overbrengen van gesprekken mensen naar
4-Call queuing
Als u meer werk in de hand hebt dan u aankunt, kan een call queue uw bacon redden. Bellers hoeven tijdens het wachten geen boeiende piepjes te horen. In plaats daarvan worden ze in een Rij Geplaatst. U kunt ook een geautomatiseerd bericht dat hen vertelt over uw producten, diensten, kortingen, en andere aanbiedingen, zodat de kans op het ophangen van gesprekken te verminderen.
Call queue reduceert de slijtverhouding omdat het de beller de exacte tijd van de reactie vertelt en voorkomt dat hij ophangt.
wij bieden call queuing in brons en hoger plannen. Voor prijzen, check hier.
5-Gespreksonderbreking
Callmanagers kunnen oproeponderbreking gebruiken om de prestaties van de oproepende agenten te meten. Als ze vinden dat een agent wordt geconfronteerd met een probleem tijdens het praten met de klant, ze kunnen hen helpen en omgaan met de situatie. Wanneer ze zien dat een klant niet in staat is om een vraag op te lossen, kunnen ze ingrijpen en hun huid te redden. Daarom helpt het om het probleem in de kiem te smoren.
Barging is een zakelijke telefoonfunctie waar managers live gesprekken in real-time kunnen beluisteren. Het helpt u uw klanten te begrijpen en bieden waarde aan hen op een betere manier. CallHippo biedt call barging functies in zilver en hoger plannen.
6-IVR
het is onmogelijk om altijd een menselijke receptioniste te hebben om oproepen te beantwoorden. Behalve, met de technologische revolutie, bedrijven zoals u in dienst zijn auto attendants om inkomende gesprekken te beheren.
deze functie begroet klanten in meerdere talen en stelt vragen zoals wat ze nodig hebben. Het stuurt hen ook om een bepaalde actie die hen zal nemen in de gewenste richting uit te voeren.
CallHippo biedt meertalige IVR om u te helpen uw klanten te helpen. U kunt de gewenste taal kiezen uit de lijst in uw account.
goed om functies voor kantoortelefoonsystemen te hebben:
- Aankondigingen (Groeten)
- Auto-attendant
- Busy lamp status
- doorschakelen
- Oproep parkeren
- opnemen
- Call conferencing
- Direct Inward Dialing (DID)
- Houd muziek
- Interne/externe oproep doorschakelen
- Instant messaging
- Line extensions
- Beller-ID
- Multi-device support
- Real-time analytics
- Real-time call monitoring
- gratis nummers
Wie heeft een Kantoor Telefoon-Systeem?
ongeacht de sector waarin u zich bevindt of de grootte van uw bedrijf, u heeft een telefoonsysteem nodig voor het kantoor om uw bedrijf efficiënt te beheren. Zo kan een kantoortelefoonsysteem een belangrijke rol spelen in verschillende industrieën:
IT-en softwarebedrijven
als IT-bedrijf spreken we met persoonlijke ervaring wanneer we zeggen dat een goed kantoortelefoonsysteem tot 20% van uw tijd kan besparen op klantinteracties. Functies zoals IVR, welcome en hold messages en 24*7 call support bieden uw klanten een soepele en heerlijke ervaring. Het geeft een professioneel gevoel aan uw customer support team en stelt hen in staat om verbinding te maken met klanten wereldwijd.
scholen en universiteiten
met schermen die schoolborden vervangen, wordt de onderwijsindustrie steeds technischer om studenten onderwijs van hoge kwaliteit te bieden. Met het gebruik van het kantoortelefoonsysteem zet de onderwijsindustrie een nieuwe stap voorwaarts op het pad van technologische vooruitgang. Het VoIP-telefoonsysteem streeft naar een betere en kostenefficiëntere communicatie in de onderwijsindustrie door het telefoonsysteem online te zetten. Of het nu de ouders van een student, een familielid van het personeel, of een derde partij op zoek naar zaken te doen met uw onderwijsinstelling, de cloud-gebaseerde VoIP telefoon systeem voor scholen en bibliotheken van CallHippo beantwoordt elke beller 24*7 voor alle 365 dagen van het jaar.
overheidsinstellingen
het besturen van een heel land is geen gemakkelijke opgave. Snelle en beveiligde communicatie is de sleutel tot een functionele overheid. Een cloudgebaseerd kantoortelefoonsysteem is de one-stop oplossing voor alle communicatieproblemen waarmee de overheid wordt geconfronteerd. CallHippo belooft veilige en gezamenlijke unified communications tegen zakvriendelijke prijzen. Lokale tolvrije nummers zullen potentiële klanten meer toegang bieden en hen helpen hun bereik in hun respectieve locaties uit te breiden. CallHippo biedt functies zoals Dynamic Number Insertion (DNI) die online verkeer analyseert en pinnen gebieden die de meeste aandacht vereisen.
gezondheidszorg
een telefoonsysteem voor medische kantoren is een VoIP-gebaseerd systeem dat iedereen in de gezondheidszorg gebruikt om verbonden te blijven. Het hele telefoonsysteem wordt geüpload naar de cloud, vanwaar het alleen toegankelijk is voor geautoriseerd personeel. Het stelt zorgprofessionals in staat om contact te houden met hun medische teams en tegemoet te komen aan de behoeften van patiënten. Het cloud-gebaseerde kantoortelefoonsysteem van CallHippo biedt efficiënte en hoogwaardige communicatielijnen voor zorginstellingen tegen redelijke en betaalbare prijzen.
Horeca
in een sector waar de klantenservice de ruggengraat vormt, moet men gebruik maken van state-of-the-art technologie om met klanten te communiceren, naar hun vragen of klachten te luisteren en terug te komen met een oplossing. Met behulp van VoIP-telefoonsystemen, het personeel kan bijwonen van de klant gesprekken uit elk deel van het hotel of restaurant. In het geval dat een medewerker niet in de buurt is, zullen de spraakopname en IVR-functie er zijn om de klant bij te staan.
de functie voor doorschakelen en intercom stelt hotelpersoneel in staat om efficiënt met elkaar te communiceren over alle hoeken van het hotel. Dit maakt het voor de manager gemakkelijker om evenementen te coördineren, klachten van klanten op te lossen en hotelpersoneel te beheren, waardoor de klantenservice wordt verbeterd en de klantervaring wordt verbeterd.
het vastgoedbedrijf
als het gaat om makelaars in onroerend goed, of ze nu freelancers zijn of werken voor een gevestigd agentschap, zijn de voordelen van een cloudgebaseerd kantoortelefoonsysteem ontelbaar. Het biedt hen niet alleen meer flexibiliteit, maar geeft hen ook 24 uur per dag toegang tot potentiële klanten in de stad. Zo ‘ n business office telefoonsysteem is draagbaar, dat wil zeggen, de agent kan het overal mee naartoe nemen waar hij gaat. Bovendien, het vereist geen fysieke telefoon apparaat of zelfs een SIM-kaart. Alles wat je nodig hebt is elk apparaat met een internetverbinding!
bij CallHippo zijn kantoortelefoonsystemen voor de vastgoedsector zeer betaalbaar en rijk aan functies. Niet alleen voor enterprise-level business, CallHippo biedt een kantoor telefoon systeem voor kleine bedrijven ook. Wij bieden de flexibiliteit om uit een breed scala aan functies te kiezen en te betalen voor de functies die u daadwerkelijk nodig hebt. Wij bij CallHippo, doen er alles aan om ervoor te zorgen dat uw vastgoed bedrijf klimt op de ladder van groei en verbetering!
Final Thoughts
ongeacht de grootte van uw organisatie of de branche waarin u zich bevindt, kan een kantoortelefoonsysteem zakelijke communicatie eenvoudiger en efficiënter maken. Het stelt u in staat om verbonden te blijven met onze klanten de klok rond (met behulp van auto-attendant).
Features zoals call analytics, call recording, call transfer, en IVR stelt u in staat om de best mogelijke klantervaring te bieden en uw merkreputatie te verbeteren.
zoekt u een telefoonsysteem op kantoor? Neem contact met ons op om te leren waarom CallHippo uw beste investering zou kunnen zijn!