als u uw bedrijf opneemt, bent u waarschijnlijk de term minute book tegengekomen. Maar wat is precies een minutenboek, en waarom heb je er een nodig? We zijn hier om alle vragen te beantwoorden die u heeft over minutenboeken en oprichtingsdocumenten.
inhoud
Wat is een incorporatie?
wanneer u uw bedrijf opneemt, wordt het een afzonderlijke juridische entiteit, die dezelfde rechten heeft als een persoon op het gebied van Aansprakelijkheid en bescherming van activa. U moet beslissen of u federaal of Provinciaal wilt opnemen, afhankelijk van waar u van plan bent om uw bedrijf uit te voeren. Dan zullen de statuten moeten worden geschreven, en de aandeelhouders van het bedrijf genoemd. Zodra uw bedrijf is opgenomen, zal Beperkte Aansprakelijkheid van kracht zijn, wat betekent dat de activa van het bedrijf volledig gescheiden van de eigenaren en investeerders.
wat zijn de voordelen van het starten van een bedrijf?
in tegenstelling tot een eenmanszaak of een vennootschap structuur, het belangrijkste voordeel van het opnemen van uw bedrijf is dat het wordt gescheiden van u als individu. Dit betekent dat de eigenaar (s) van het bedrijf niet wettelijk verantwoordelijk kan worden gehouden voor een van de schulden die uw bedrijf kan oplopen in de loop van het bedrijf. Echter, als u persoonlijke garanties gemaakt om financiering te ontvangen voor uw bedrijf, uw persoonlijke activa kunnen worden in beslag genomen als u niet in staat zijn om terug te betalen uw schulden. Beperkte aansprakelijkheid kan bedrijven in staat stellen om risicovollere zakelijke bewegingen te maken, omdat de aandeelhouders worden beschermd.
een ander voordeel van de integratie van uw bedrijf is dat het gemakkelijker is om de eigendom over te dragen dan wanneer u een eenmanszaak of een partnerschap hebt. Een vennootschap met rechtspersoonlijkheid zal ook een lager belastingtarief en mildere belastingbeperkingen hebben.
Wat is een minutenboek?
een corporate minute book is in wezen een verzameling van alle belangrijke bedrijfsdossiers, met inbegrip van de statuten, waartoe de aandeelhouders en crediteuren van het bedrijf toegang hebben. Een minute book kan een fysieke binder met alle vereiste documenten, of uw bedrijf kan ervoor kiezen om hun corporate minute book online te houden voor eenvoudig delen.
wat bevat een corporate minute book?
een onderneming moet gegevens bijhouden die op verzoek door aandeelhouders en crediteuren kunnen worden bekeken. De vereiste documenten omvatten:
- artikelen van wijziging
- statuten en wijzigingen
- unanieme aandeelhoudersovereenkomsten
- notulen van vergaderingen en aandeelhoudersbesluiten
- ingediende kennisgevingen
- een aandelenregister met aandeelhoudersnamen en-adressen en gegevens van de gehouden aandelen
- een effectenregister
het klinkt als veel, maar wanneer u uw zaken met OWNR, zullen wij alle van de bedrijfsformatie documenten die u nodig hebt. Deze omvatten:
- Eerste Bestuur Resolutie
- Directeur Toestemming(s)
- Eerste Aandeelhouders Resolutie
- Mededeling(en) van Uitgifte
- Abonnement voor Aandelen
- Effecten te Registreren
- Bestuur Registreren
- Officieren Registreren
- Aandeelhouders Grootboek
- Statuten
Als u behoefte heeft aan antwoorden op vragen over de specifieke documenten Ownr biedt, kunt u bellen, e-mail, of gebruik maken van onze online chat functie om in contact te komen.
wat zijn de voordelen van het bijhouden van een minutenboek?
het bijhouden van een up-to-date corporate minute book zal u toelaten om bij te houden van al uw belangrijke zakelijke documenten op één locatie. Dit maakt het ook gemakkelijk voor u om uw administratie aan aandeelhouders, schuldeisers, of potentiële kopers moet u ervoor kiezen om uw bedrijf te verkopen.
hoe houdt u uw minute book up to date
bedrijven zijn niet alleen provinciaal en federaal verplicht om bepaalde records bij te houden, maar ze zijn ook wettelijk verplicht om ze up to date te houden. Wanneer een bedrijf is opgenomen, ongeacht hoe groot of klein het is, een jaarlijkse aandeelhoudersvergadering moet worden gehouden en gedocumenteerd in het corporate minute book. Het niet houden van een jaarlijkse vergadering of om te voldoen aan de wetten op corporate record-keeping kan resulteren in gevolgen, waaronder de overheid boetes, fiscale kwesties en verstoring van de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.
veel ondernemingen kiezen ervoor om een advocaat te laten zorgen voor hun corporate minute book, om ervoor te zorgen dat alle documenten worden bijgewerkt en in overeenstemming zijn met de wet. Als u echter uw eigen minute book wilt houden, zijn er enkele eenvoudige organiseertips die u kunnen helpen. Om het minute book van uw bedrijf te organiseren en up-to-date te houden, kunt u uw minute book in vier verschillende secties scheiden. Deze zijn:
- Certificaat van Oprichting (en eventuele latere wijzigingen)
- Statuten (en eventuele latere wijzigingen)
- de Raad van Bestuur
- Notulen van een vergadering over fundamentele activiteiten van het bedrijf
- Ondertekende notulen van alle vergaderingen
- Schriftelijke toestemmingen tot goedkeuring van acties tussen de vergaderingen van de raad
- De aandeelhouders (en de acties die uitgevoerd worden door de vereiste meerderheid)
U kunt er ook voor kiezen om een lijst van officieren en bestuurders, informatie over de btw en andere relevante documenten van de onderneming.
wat heeft u nog meer nodig voor uw bedrijf?
naast het up-to-date houden van uw corporate minute book, zijn er bepaalde andere zakelijke verplichtingen waaraan u moet voldoen om een goede reputatie bij de overheid te behouden nadat u uw bedrijf hebt overgenomen.
benoeming van accountants
op elke jaarlijkse aandeelhoudersvergadering moet een accountant worden aangesteld om de financiën van uw onderneming te controleren. Dit helpt de betrouwbaarheid van uw financiële documenten te behouden en beschermt en informeert aandeelhouders over de financiële draagkracht van het bedrijf. Als uw bedrijf niet-distribueert, kunnen aandeelhouders stemmen om geen auditor te benoemen.
het opstellen van de jaarrekening
de jaarrekening van uw onderneming moet in overeenstemming zijn met de boekhoudbeginselen volgens de Chartered Professional Accountants of Canada (CPA).
Delen van financiële overzichten
financiële overzichten moeten ten minste 21 dagen voor de jaarvergadering van de onderneming aan de aandeelhouders worden verstrekt.
het indienen van een jaarlijkse aangifte
zolang uw bedrijf actief is, moet u een jaarlijkse aangifte indienen bij Corporations Canada. Dit staat los van de belastingaangiften van uw bedrijf die zijn ingediend via de Canada Revenue Agency. Uw retourzending moet worden ondertekend door een persoon die is gemachtigd door de Raad van bestuur met relevante kennis van het bedrijf. Dit rendement is noodzakelijk voor bedrijven Canada om ervoor te zorgen dat uw bedrijf is in overeenstemming met de CBCA-vereisten. De retourzending moet worden ingediend binnen 60 dagen na de datum waarop het bedrijf is opgericht. Deze datum wordt vermeld op uw certificaat van oprichting. Als uw retour niet op tijd wordt ingediend, kan uw bedrijf geen certificaat van naleving verkrijgen.
* dit geldt alleen voor een federale onderneming, dus zorg ervoor dat u de vereisten voor een provinciale onderneming controleert, afhankelijk van waar u zich bevindt.
het indienen van een wijziging van het geregistreerde adres
uw kantooradres moet up-to-date worden gehouden omdat het het officiële adres is voor de communicatie naar uw bedrijf. Bedrijven Canada vereist dat u hen binnen 15 dagen na een wijziging van het hoofdkantoor adres. U kunt uw adres binnen de oorspronkelijke provincie of gebied online wijzigen, maar u zult verplicht zijn om artikelen van de wijziging in te dienen als u ervoor kiest om uw kantoor te verplaatsen naar een andere provincie of gebied dan die in uw statuten.
* dit geldt alleen voor een federale onderneming, dus zorg ervoor dat u de vereisten voor een provinciale onderneming controleert, afhankelijk van waar u zich bevindt.
het indienen van wijzigingen in bestuurders
vennootschappen Canada verplicht vennootschappen hen binnen 15 dagen te informeren wanneer nieuwe bestuurders worden gekozen, of personen ophouden bestuurder te zijn. Elke wijziging in het adres van uw bestuurders moet ook worden ingediend bij Corporations Canada binnen 15 dagen. Dit adres kan woon-of zakelijk adres zijn. Uw huidige bestuurders (en hun contactgegevens) moeten ook regelmatig beschikbaar zijn voor mensen die overwegen om stakeholders te worden in uw bedrijf.
het is ook de moeite waard om op te merken dat als het aantal bestuurders van uw bedrijf verandert, u uw artikelen moet wijzigen (en de indieningskosten moet betalen) om de wijziging weer te geven. Ten minste 25% van de bestuurders van uw bedrijf moet inwoner Canadezen.
* dit geldt alleen voor een federale onderneming, dus zorg ervoor dat u de vereisten voor een provinciale onderneming controleert, afhankelijk van waar u zich bevindt.
wijzigende artikelen
alle wijzigingen in uw officiële statuten moeten samen met de rest van uw corporate minute book worden bewaard. Deze veranderingen kunnen omvatten:
- verandering in bedrijfsnaam
- verandering in locatie van activiteiten
- verandering in aantal bestuurders
- verandering in beperkingen op de overdracht van aandelen
- verandering in beperkingen op de bedrijfsactiviteiten die de Vennootschap kan uitvoeren
- creëren of verwijderen van categorieën aandelen
- wijziging van categorieën aandelen
- verhoging of vermindering van het kapitaal (indien vermeld in de statuten))
- wijziging van andere bepalingen in de artikelen
het lijkt misschien een beetje overweldigend wanneer u voor het eerst een nieuw bedrijf start, maar de hoe eerder je in staat bent om je minute book in orde te krijgen, hoe makkelijker het zal zijn om het te onderhouden (en houd uw bedrijf in goede staat) als de tijd vordert.