een vergadering georganiseerd op de beste manier is een geweldige manier om echt werk gedaan te krijgen. Ik volg deze regel in mijn managementpraktijk als ik mijn projecten op een efficiënte manier wil plannen en volgen. Ik weet zeker dat project (management) vergaderingen een belangrijke rol spelen bij het ontwikkelen van teamcommunicatie, leiderschap en teamwork. Ik bevestig ook dat projectbijeenkomsten kunnen organiseren formele discussies en workshops aangewezen voor het genereren van de beste groepsbeslissingen en oplossingen.
dus besloot ik dit artikel te schrijven dat de definitie van de projectvergadering geeft, uitlegt wat de kick-off vergadering betekent, en beschrijft hoe een agenda voor een typische vergadering te schrijven. Ik denk dat mijn werk nuttig zal zijn voor u, vooral als u uw carrière van de projectmanager te ontwikkelen. Omdat project management vergaderingen nodig zijn en regelmatige evenementen worden uitgevoerd gedurende de hele project implementatie levenscyclus, ik veronderstel dat het zeer belangrijk voor u om de definitie te begrijpen en weten hoe agenda ‘ s te plannen en het regelen van de kick-off vergadering. Dus lees het artikel en laat uw opmerkingen en suggesties. Bij voorbaat bedankt!
Vergadering definitie
projectvergaderingen hebben betrekking op een effectieve methode om informatie te verspreiden en te communiceren met het team en de belanghebbenden. Er zijn vele soorten en soorten projectvergaderingen, en soms is het moeilijk om een uitgebreide definitie van projectvergaderingen te geven die alle aspecten van het evenement zou kunnen bestrijken. In dit artikel presenteren we een gemeenschappelijke definitie van projectvergaderingen.
een Projectbijeenkomst is een regelmatig evenement waarbij iedereen die het project deelt of daarin geïnteresseerd is, met andere deelnemers en belanghebbenden communiceert door kwesties te bespreken, voorstellen te doen, offertes goed te keuren of af te wijzen, met als doel groepsbeslissingen te genereren die bijdragen tot een snellere uitvoering van het project, overeenkomstig de geplande doelstellingen en verwachte resultaten.
hier zijn verschillende soorten projectvergaderingen:
- regelmatige teamvergaderingen zijn de meest frequente vergaderingen die in de loop van het uitvoeringsproces van het project vele malen kunnen worden georganiseerd en gehouden. Regelmatige (dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse) vergaderingen worden gepland en gespecificeerd in het communicatiemanagementplan.
- Change Control vergaderingen worden georganiseerd door een change control board en bedoeld voor het beoordelen van veranderingsverzoeken. De Raad van bestuur neemt beslissingen over het goedkeuren van alle veranderingen die hebben plaatsgevonden en het communiceren met belanghebbenden voor informatie en follow-up acties.
- Er worden regelmatig bijeenkomsten georganiseerd om informatie uit te wisselen en te analyseren over de huidige voortgang van het project en de prestaties ervan. Tijdens een dergelijke vergadering verdeelt de projectmanager prestatierapporten onder de deelnemers om het team en de stakeholders inzicht te geven in de huidige prestatieniveaus en de voortgang van de taak. Statusbeoordelingen worden ook wel prestatiebeoordelingen genoemd.
Kick-Off Meeting
een project Kick-off meeting is een planningsevenement (meestal georganiseerd en uitgevoerd in de vorm van een workshop) dat aan het begin van het project (of de specifieke fase ervan) wordt gehouden om ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is bij de uitvoering van het project duidelijk de doelstellingen, procedures en plannen begrijpt.
de startbijeenkomst wordt vaak beschouwd als het formele begin van het teambuildingproces wanneer de projectmanager met hulp van teamleiders activiteiten voor teambuilding en training presenteert. Als de vergadering wordt georganiseerd aan het begin van de fase van een project, dient het meestal als de manier om het begrip van het team van de doelstellingen van het project af te stemmen op de werkelijke plannen en procedures.
een typische agenda voor de startbijeenkomst van het project bevat de volgende punten:
- vaststelling van het managementkader, met inbegrip van belangrijke fasen, doelstellingen, stakeholders, succescriteria, bedrijfsbehoeften, te leveren producten, enz.
- Bekijk en update (indien nodig) de business case.
- maak de governancestructuur, met inbegrip van managementverantwoordelijkheden en-rollen, rapportageprocedures, controles, governancedocumentatie enz.
- start planningsactiviteiten, waaronder belangrijke mijlpalen, volgorde van taken, prioritering, taakafhankelijkheden enz.
- start het risicobeheerproces door risicoanalyse uit te voeren.
- bouw het team op.
- het kwaliteitsmanagementplan opstellen, met inbegrip van procedures voor kwaliteitscontrole en kwaliteitsborging.
Project Kick-Off Meeting Agenda (Template)
Tips on Planning Status Meetings
als u de rol van projectmanager aanneemt, moet u klaar zijn om project meetings op regelmatige basis te plannen en uit te voeren. Dit zal deel uitmaken van uw project management taken. Projectvergaderingen helpen u ervoor te zorgen dat het project verloopt zoals gepland en dat eventuele problemen op de juiste manier worden opgelost.
de volgende tips voor het plannen van projectvergaderingen zijn ontworpen om u te helpen begrijpen hoe u de vergaderingen organiseert en welke essentiële zaken nodig zijn om uw inspanningen effectiever te maken. Hier zijn de tips:
- stel doelstellingen vast. Deze tip voor projectvergaderingen gaat ervan uit dat als u geen duidelijke doelstellingen stelt, de vergadering gedoemd is te mislukken omdat het geen resultaten geeft en er geen oplossing wordt gegenereerd. Voordat u beslist over het plannen van een vergaderdatum, zorg ervoor dat u een reeks slimme doelstellingen hebt ingesteld. SMART betekent specifiek, meetbaar, haalbaar, Relevant en tijdig.
- Schrijf een agenda voor een vergadering. Met het ontwikkelen en volgen van een agenda kunt u de statusvergadering korter en effectiever maken. Je krijgt meer kansen om de vergadering te voltooien met verwachte resultaten en in een tijdige manier. Je moet een agenda 2-3 dagen voor de startdatum te produceren en een lijst met evenementen die zijn gepland en prioriteit. Meeting scheduling software zal helpen dit te doen.
- Houd Documenten Georganiseerd. Dat betekent dat je de vergaderdocumenten zo kort mogelijk moet maken. Wanneer u stapels papier gebruiken om de vergadering te houden, Bent u waarschijnlijk te mislukken omdat meerdere documenten kunnen de-motiveren en misleiden van uw team en veroorzaken een puinhoop. Dat is waarom je moet proberen om 1 of 2 vellen papier te houden om de vergadering te behouden. Het is ook aan te raden om een beoordelingsvergadering sjabloon te gebruiken dat algemene punten van uw agenda bevat en beschrijft welke problemen moeten worden aangepakt.
- nodig de juiste mensen uit. Leden van uw team zijn uiteraard de belangrijkste deelnemers van uw project management vergadering. Echter, van tijd tot tijd sommige vergaderingen vereisen iemand van de senioren. Naar aanleiding van deze project meeting planning tip, moet u van tevoren weten of de deelname van het senior management is vereist en zorg ervoor dat elke betrokken persoon wordt geïnformeerd over de komende vergadering en de problemen die moeten worden aangepakt. Voor het gemak kunt u vergaderplanningssoftware gebruiken om notities te maken in uw takenlijst en agenda.
- een geschikte en comfortabele fysieke omgeving creëren. Merk op dat uw projectvergadering moet worden uitgevoerd in een comfortabele en goed geventileerde kamer, vooral als het zomer is. Vergeet niet om uw deelnemers ijskoud water, thee, koffie of/en een aantal niet-alcoholische dranken te geven die uw luisteraars zich comfortabeler laten voelen. Naar aanleiding van deze tip voor het plannen van de vergadering, moet u records toevoegen aan uw takenlijst en een lijst maken van alle dranken die voorafgaand aan de vergadering moeten worden bereid.
- Start en eindig de vergadering op tijd. Mensen vinden het niet leuk als een evenement uit schema gaat, en waarschijnlijk is er niets meer frustrerend dan late vergaderingen. In deze tip voor projectvergaderingen staat dat u ervoor moet zorgen dat elke deelnemer op de hoogte is van de start-en eindtijd. Het wordt aanbevolen om (mondeling of schriftelijk) meldingen naar de deelnemers te sturen. Ook kunt u uw vergadering planning software gebruiken om e-mail herinneringen in te stellen en elektronische meldingen te verzenden.