Wat is Event Management?

Event management is een proces. Vereist het gebruik van bedrijfsmanagement en vaardigheden. Om sociale en zakelijke evenementen voor te stellen, te plannen en uit te voeren. Het gaat om het visualiseren van Concepten, planning, budgettering, organisatie en productie van evenementen. Een perfecte en krachtige mix van creatieve en technische vaardigheden. Het creëren en leveren van een gericht evenement voor een doelgroep.

het gebied van event management is zo uitgebreid, dat het geen tekstboekdefinitie heeft. Nu kun je het niet definiëren zonder te weten wat ‘Event’ en ‘Management’ betekenen.

Wat is een gebeurtenis?

alles wat gebeurt, vooral iets van belang. Het kan een geplande publieke of sociale gelegenheid zijn. Een evenement kan een huwelijksviering, kantoorfeest, modeshow, conferentie, productlancering, Sportevenement, rockconcert, tentoonstelling, seminar en nog veel meer zijn…

Wat is Management?Volgens Henri Fayol is “managen” het voorspellen en plannen, organiseren, besturen, coördineren en controleren.”Het vereenvoudigen van het verder, management is de manier waarop iets wordt behandeld. Of het gebruik van de nodige vaardigheden om de gewenste doelen en doelstellingen te bereiken.

Event Manager-Jack of all Trades

zoek een locatie, Kies een geweldig thema, boek een DJ/band, organiseer heerlijk eten en stuur uitnodigingen. Velen denken dat het ontwerpen en produceren van evenementen zijn eenvoudig. Jij wel?

het creëren van een succesvolle gebeurtenis vereist veel hard werken, vaardigheden en ervaringen. Een event manager vereist de juiste mix van de drie om goed te zijn.

een manager plant, organiseert en voert verschillende typen en groottes van gebeurtenissen uit. In eenvoudige termen, werken met budgetten, schema ‘ s en verschillende leveranciers is de taak. Dan het creëren van de perfecte gebeurtenis voor de klant.

het werk van een event manger kan moeilijk zijn, maar in de praktijk is het de meest opwindende en lonende baan op de planeet.

vaardigheid die vereist is om een Event Manager te worden

het efficiënt beheren en produceren van een event vereist een aanzienlijk scala aan vaardigheden. Een event manager moet beschikken over deze vaardigheden set:

• in staat Zijn om meerdere taken
• Goede communicatie en mensen vaardigheid
• Uitzonderlijke organisatorische vaardigheid
• het Bezit zijn van creativiteit
• Hoge mate van aandacht voor detail
• Goed onderhandelen, sales en marketing vaardigheden
• Vermogen om te werken onder druk en strakke deadlines
• Be street-smart op te lossen problemen snel
• Budget bewustzijn

Evenementen – Ervaringsgerichte door de Natuur

een gebeurtenis kan een volksvergadering of een sociale bijeenkomst. Het doel van het evenement kan zijn van viering, onderwijs, marketing of reünies…

evenementen zijn zo gevarieerd en onbegrensd. Bijna elke gebeurtenis verschilt van een ander. Een event manager zal bijna nooit hetzelfde ervaren met elk evenement. Omdat de behoeften van elke klant verschillen van de andere. Een event manager zorgt ervoor dat het evenement soepel verloopt volgens de opdracht van de klant.

soorten evenementen

evenementen worden gewoonlijk als volgt ingedeeld

Festivalevenementen

evenementen die zijn gemaakt om een festival te vieren, komen het meest voor. Alle religieuze festivals vallen onder deze categorie. Festivals zoals Shivaratri, Dussehra, Makar Sankranti, Diwali, Kerstmis, Holi, Eid, Nieuwjaar worden gevierd in alle glorie…

Beroemdheden geven vaak show-stopping partijen om festivals te vieren. Ze nodigen hun familie en vrienden uit om mee te doen aan de festiviteiten. Klanten schakelen vaak evenementenmanagers in om prachtige feesten onberispelijk te organiseren.

speciale gelegenheden

speciale gelegenheden spelen altijd een belangrijke rol in ons leven. Of het nu reünies, verjaardagen, jubilea of bruiloften, we willen ze vieren met grandeur.

• verjaardagsfeestjes

voorbij zijn de dagen van een simpel huisfeest. Om te blijven met veranderende tijden, verjaardagen zijn groter dan het leven gegaan. Een event manager huurt kindvriendelijke locaties, stuiterende kastelen met heerlijk eten en drinken en entertainment zoals poppen of goochelshows om kinderen in beslag te nemen… met een thema als ‘bevroren’ of ‘Peppa Het Varken’ in alles, van uitnodigingen tot bestek tot decoraties en geschenken weggeven…

• bruiloften

van de verloving, haldi ceremonie, mehendi functie tot de sangeet en de bruiloft. Indiase bruiloften leiden tot verschillende ceremonies en rituelen. De event manager heeft veel dingen te plannen en uit te voeren als gevolg van verschillende ceremonies.

• jubilea

van het creëren van de meest romantische dag voor het echtpaar tot het organiseren van het grootste feest ooit. Jubilea spelen een belangrijke rol in het leven van mensen. Wat is een betere manier om die belangrijke dag door te brengen door het betrekken van een event manager om een perfecte dag voor u te creëren!

• reünies

of het nu School of universiteit reünies … een event manager zal ervoor zorgen om een leuke dag te creëren. Van het vinden van de perfecte locatie tot het organiseren van leuke Spelletjes, entertainment, cateraars en het vastleggen van elk kostbaar moment met een fotograaf…

Entertainment, Kunst en culturele evenementen

bent u ooit naar een modeshow geweest en beroemdheden op de helling zien lopen? Of voelde je de elektriciteit door je heen toen je tussen duizenden stond bij een rockconcert? Dacht je niet”Woooooooooow”???

al deze elektrificerende energie die bij deze evenementen werd opgewekt, was het harde werk van een Evenementenmanagementbedrijf. Er zijn een heleboel gebeurtenissen die in deze categorie vallen. Van de vele prijsuitreikingen zoals Filmfare Awards of IIFA Awards, modeshows, klassieke dansshows, roadshows, muziekconcerten, tot kunsttentoonstellingen, kunstopeningen en zelfs kunstateliers…

amusementsevenementen staan bekend om hun vermogen om een groot publiek aan te trekken. Groter de menigte, over het algemeen betekenen betere budgetten. Maar er zijn risico ‘ s wanneer de ticketverkoop de verwachte doelen niet haalt!

bijeenkomsten en tentoonstellingen

een grote en concurrerende categorie zelf. Veel conventies trekken duizenden mensen aan. Sommige vergaderingen kunnen slechts een handvol mensen, maar ze kunnen echt high profile deelnemers.

van een grote groep mensen die deelnemen aan de conferentie” verbeter je Ouderschapsvaardigheden”, tot 1000 mensen die een “vastgoedtentoonstelling” bijwonen, tot een leuk kindercarnaval, tot het organiseren van zelfs een lezing op Infosys… er is veel voor een event manager onder deze categorie.

Marketing-en Promotieevenementen

commerciële evenementen hebben een hoog budget en een hoog profiel. Van het lanceren van een celebrity parfum, een nieuwe wasvloeistof of de nieuwste Volvo. Het doel van promotionele evenementen is om het product te onderscheiden van zijn concurrenten. Ervoor zorgen dat de lancering van het nieuwe product onvergetelijk is. Mediagiganten worden meestal uitgenodigd voor deze evenementen. Indien succesvol, zou het een geweldige carrière voor een event manager.

sportevenementen

van de Olympische Spelen, de Gemenebestspelen tot badmintontoernooien of onze eigen Rage voor de IPL (Indian Premier League) al deze worden ingedeeld onder sportevenementen…

sportevenementen die in elke stad, staat en land worden gehouden trekken internationale sportmannen en-vrouwen aan op het hoogste niveau. Een event manager organiseert logistiek, catering… een dag van sightseeing op off-dagen, presentatie van de schoonheid en tradities van het land, is een andere geweldige optie.

een event manager moet ook een medisch team paraat hebben voor noodgevallen. Het plannen en produceren van een prachtige ontzagwekkende openings-en sluitingsceremonie is een andere prestatie.

liefdadigheidsevenementen

van sporthulp, tot Marathons, tot bloeddonatiekampen, of zelfs een lekkere bakverkoop. Liefdadigheidsevenementen komen steeds vaker voor in alle grote steden in India. Er zijn veel grote bedrijven die liefdadigheidsevenementen uitvoeren in India deze dagen. Het duurt meestal enkele maanden om een groot liefdadigheidsevenement te organiseren.

als het een formele gebeurtenis is, dan maken het uitnodigen van belangrijke zakenlieden, ondernemers of zelfs beroemdheden een verschil … maar als het plan informeel is, dan zal veel entertainment, het beslissen over een groot thema en het creëren van een programma eromheen helpen. Als de organisator een populaire persoonlijkheid als eregast kan gebruiken, zou er een enorme opkomst volgen.

gevarieerde gebeurtenissen

er zijn slechts enkele gebeurtenissen die categorisering tarten. Bloemen, fruit, honden … geven allemaal de focus voor een evenement in de wereld. Evenementen zoals de Flower show in Ooty of de All India Championship Dog show in Bengaluru zijn veel voorkomende voorbeelden.

wat houdt Event Management in?

Event management is de snelst ontwikkelende industrie in India. Snel groeiende sprongen en grenzen elk jaar. De soorten evenementen zijn belangrijk voor elke toekomstige event manager. Toch is het van vitaal belang om te begrijpen wat er in de planning en uitvoering van een evenement gaat.

of u nu gewoon een bruiloft van een vriend organiseert of een multinationale productlancering produceert. Er zijn bepaalde essentiële taken;

• duidelijke doelstellingen

het begrijpen van het doel van de klant is erg belangrijk. Wat is het doel van het evenement? Welke ervaring willen we dat mensen hebben? Het plannen van een evenement is onmogelijk zonder duidelijke doelstellingen.

• beheer van budgetten

het hebben van een effectief budget komt naast het begrijpen van de doelstellingen van de klant. Het leveren van een geweldig evenement is eenvoudig als je alle fondsen hebt zonder vragen te stellen. Maar het produceren van een geweldig evenement met een beperkt budget betekent ‘geweldig management’.

• tijdlijnen vaststellen

zorg ervoor dat uw klant en u het eens over een tijdlijn. Bepalen wat er moet gebeuren en wanneer het moet gebeuren. De meeste evenementen hebben betrekking op tijdbeheer, planning en coördinatie. Zorg ervoor dat alle gehuurde leveranciers dezelfde methoden uitvoeren.

• een locatie kiezen

het selecteren van een locatie lijkt misschien de eenvoudigste Baan. Maar het is essentieel om de juiste locatie te kiezen om uw evenement als een handschoen te passen. Dit omvat onderzoek, kostenonderhandelingen, het opbouwen van een relatie en het afronden van de beste.

• Sourcing en beheer van Leveranciers

bij elk evenement zijn verschillende leveranciers betrokken. De organisator verzamelt diverse leveranciers zoals Cateraars, decorspecialisten, entertainment… contact opnemen met de leveranciers, short-listing, onderhandelen over kosten en het afronden van contracten. Vanaf dat moment, efficiënt beheren van alle leveranciers. Voor het succes van het evenement is het van essentieel belang dat ze hun rol op tijd, met kwaliteitsproducten en binnen het budget vervullen.

• Marketing en communicatie

vandaag gaat het om verschillende kanalen van direct mailers, social media en digitale marketing. Afhankelijk van het evenement voeren managers marketing en communicatie dienovereenkomstig uit.

• risico ‘ s beheren

gebeurtenissen zijn complex. Het hebben van veel elementen in een gebeurtenis betekent meerdere mogelijkheden van mislukking. Begrijpen wat de risico ‘ s kunnen zijn is cruciaal. Nadenken over welke risico ‘ s zich kunnen voordoen, hoe deze te minimaliseren en het ontwikkelen van een rampenplan is een belangrijke taak voor elke gebeurtenis.

• duurzaam denken

  bedenk bij het plannen en uitvoeren van een evenement hoe u een verschil kunt maken. Probeer in het event management proces beslissingen te nemen die een milieu-impact zouden hebben.

voordelen van het gebruik van een Event Management bedrijf

er zijn veel voordelen aan het gebruik van een event management bedrijf om uw evenement te beheren. Een daarvan is stressvermindering – dat is wat de meeste klanten ons vertellen! Dus hier zijn onze voordelen voor het gebruik van een event management bedrijf:

1. bespaart u tijd en geld
2. geeft u creatieve ideeën die voor u zullen werken
3. deskundige planning en budgetbeheer zorgen voor een succesvol evenement
4. professionele levering op de dag van het evenement
5. Risicobeheer

Tips voor succesvol Event Management

het plannen van een evenement kan stressvol zijn en laat organisatoren zich vaak overweldigd voelen. Dit zijn enkele tips om de kunst van event management onder de knie te krijgen;

• een vroege Start

begin zo snel mogelijk met plannen. Realistisch gezien beginnen organisatoren 4 tot 6 maanden van tevoren met het plannen van een groot evenement. Kleinere evenementen hebben minstens 1 maand planning nodig. Het krijgen van een voorsprong zal helpen het evenement soepel te laten verlopen.

• wees flexibel

verandering is duidelijk. Dus of het nu de event tijd, locatie of thema, Zorg ervoor dat u flexibel bent en kan voldoen aan de veranderende eisen front-on.

• onderhandelen

ondanks wat verkopers u vertellen, is alles onderhandelbaar. Bepaal uw budget voor elke leverancier voor Uw meet. Aanbod om te betalen 5-10% lager dan dit cijfer. Uw verkoper kan zetten een gevecht, maar uiteindelijk zullen ze willen uw bedrijf.

• Delegate Responsibilities

verdeel de gebeurtenis in verschillende secties. Wijs vervolgens een sectie toe aan elk lid in je team. Wanneer een lid één divisie behandelt, zal hij/zij meer aandacht besteden en kleine veranderingen opmerken.

• Maak een back-upplan aan

het komt zelden voor dat een gebeurtenis probleemloos verloopt. Beoordeel het belangrijkste in uw evenement en maak een back-up plan. Op deze manier heb je een alternatief, als de noodzaak zich voordoet.

• oefen een repetitie

twee weken voor de feitelijke datum van het evenement, doe een doorloop van het hele evenement. Organiseer een meeting met je team en loop overal doorheen. Vanaf de eerste instelling tot het vervolgproces. Vaak ontstaan er complicaties bij deze ontmoeting. Het geeft je een kans om ze te corrigeren voor de hand.

• alles fotograferen

“een foto is duizend woorden waard” is een veel voorkomende zin. Dus het plaatsen van positieve foto ‘ s online is een uitstekende manier om het succes van een evenement te bewijzen. Als je het budget hebt, huur dan een fotograaf in. Snap alles wat mogelijk is, zoals de locatie, event branding, veel aanwezigen hebben een geweldige tijd…

• Ga Online

Social media is de manier om uw bedrijf op de markt te brengen of te promoten. Maak een aangepaste hashtag voor je evenement op Twitter en moedig mensen aan om erover te twitteren. Maak een Facebook-pagina en laat mensen je volgen.

• tijdige Follow-up

na afloop van een evenement nemen veel organisatoren graag een pauze. Blijf contact houden met bezoekers via e-mail of sociale media en laat het succes van het evenement zien om meer zaken te doen.

een carrière in Event Management

het gebied van event management is glamoureus en leuk. Er is nooit een saai moment. Dit is een industrie die je scherp houdt! Het vordert en evolueert snel.

als u gepassioneerd bent over een carrière in event management, dan vrijwilliger of stagiair om een echte wereld ervaring te krijgen van wat er betrokken is bij evenementen. Om te beginnen zal het helpen uw portfolio op te bouwen en u waardevolle ervaring geven. Je geloofwaardigheid bij potentiële werkgevers. Het zal u ook toestaan om te zien of werken in evenementen is voor u.

een beter alternatief … U kunt ervoor kiezen om een cursus in Event Management te volgen bij de vele gereputeerde instellingen in India of in het buitenland. Ga hiermee door na je 12e standaard of afstuderen.

wilt u werken op het onweerstaanbare gebied van Event Management???