Human resource information system (HRIS) kan worden gedefinieerd als een software of online oplossing die wordt gebruikt voor het invoeren van gegevens, het volgen van gegevens en het gegevensbeheer van alle human resources-activiteiten van een organisatie. Met de wereld van het werk in een staat van continue, digitale flux, moeten HR-systemen en-processen zich aanpassen aan een wereld die gedateerd, technologiegestuurd en mensgericht is. Human resource information systems hebben zich de afgelopen tien jaar ook ontwikkeld om deze nieuwe trends op het werk te omarmen. Laten we eens kijken wat een HRIS is in de huidige context, wat het kan doen, en wat het de organisatie kan helpen bereiken.
inhoudsopgave
-
- Wat Is een Human Resource Information System (HRIS)?
- HRIS-systemen en Werkcomponenten
- HRIS-modellen
Wat Is een Human Resource Information System (HRIS)?
Human resource information system (HRIS) wordt gedefinieerd als een software of online oplossing die wordt gebruikt voor het invoeren van gegevens, het volgen van gegevens en het beheer van gegevens van alle personeelsactiviteiten van een organisatie.
het is dus een toegankelijke, bruikbare database die de soepele werking mogelijk maakt van alle HR-systemen die gehost worden op de server van de organisatie, de cloud of op die van een uitbestede leverancier. Een HRIS wordt vaak verwezen naar een HRMS (human resources management system) omdat het helpt bij effectief human resource management en planning.
een HRIS omvat een breed scala aan systemen. Bijvoorbeeld, het omvat alle aspecten van het beheer van de werknemer database en directory, sollicitant tracking, voordelen administratie, payroll processen, werkplanning, tijd en aanwezigheid, bladeren tracking, elektronische handtekeningen, compliance protocollen, aanpasbare inzichten rapporten, werknemer self-service, performance management, en HR-processen verzorgd op mobiele apps.
deze lijst is, hoe lang ze ook mag zijn, niet in steen geschreven. Het verschilt binnen zowel klant-als leveranciersorganisaties op basis van de behoeften van het menselijk kapitaal dat moet worden beheerd, de kracht van de werknemer, de geografische spreiding van een organisatie, de basisprotocollen van het functioneren dat het zich houdt aan, en de kaart voor de toekomst.
meer informatie: Wat is Human Capital Management (HCM)? Definitie, proces, Platforms (tools) met voorbeelden
HRIS processen en Werkcomponenten
op dit moment hebben alle human resource functies te maken met een nogal data dump omdat elke interactie die een kandidaat of een werknemer heeft met de organisatie wordt vastgelegd en opgeslagen als data. Een human resource information system wordt dus cruciaal voor het begrijpen van al deze gegevens – om niet alleen effectief gegevens te verzamelen en op te slaan, maar om de informatie te verzamelen die een effectieve workflow mogelijk zou maken en de efficiëntie te verbeteren.
de meeste HRIS-oplossingen bieden op maat gemaakte systemen op basis van de unieke behoeften en groeiplannen van de organisatie. Laten we eens een kijkje nemen in de zes belangrijkste HRIS-processen en werkcomponenten die de meeste organisaties nodig hebben in een of andere combinatie.
databasebeheer
het belangrijkste aanbod van de meeste human resource information system-oplossingen is een ready-access database waar alle informatie over werknemers effectief kan worden opgeslagen en beheerd. Het HR-team (of iedereen die het portaal beheert) kan eenvoudig alle personeelsgegevens in het systeem invoeren. Het punt is om toegang te hebben tot al deze gegevens en relevante metrische van het op de vraag van overal over de hele wereld.
het soort gegevens dat op het systeem wordt opgeslagen, varieert van informatie over compensatie, contactgegevens voor noodgevallen en onderwijsgeschiedenis tot het presenteren van contactgegevens, leerstatistieken en scores voor prestatiebeoordelingen. De database vormt het hart van alle HR-functies en zou een effectieve online of cloud-hosted back-up kunnen zijn voor een grotendeels papierloos kantoor.
tijd-en arbeidsmanagement
controle van de uren van elke werknemer is een tijdintensieve taak. Met een meerderheid van de kantoren vandaag de dag waardoor werknemers ofwel punch in biometrisch of inloggen om hun eigen uren in te voeren, deze dagelijkse dosis van gegevens nodig effectief beheer.
Managers kunnen nu verlofaanvragen goedkeuren en de gegevens kunnen direct worden gekoppeld aan de loonadministratie. Een niet-opdringerig maar efficiënt human resource informatiesysteem kan dus een tabblad op stiptheid en aanwezigheid te houden.
meer informatie: Wat is People Management? Volledig proces met Best Practices
Payrollfuncties
Payroll is een van de belangrijkste functies van HR. met een lean human resource information system dat het eenvoudig downloaden of uploaden van uren van medewerkers en aanwezigheidsgegevens mogelijk maakt, kan het aantal crunch veel eenvoudiger worden gemaakt, en deposito ‘ s aan werknemers naadloos worden gemaakt. Dit leidt ook tot minder fouten door minder menselijk ingrijpen. Bovendien leiden de meeste HRIS payroll software tot een verbetering van de naleving van de belasting, vooral voor organisaties die te maken hebben met meerdere belastingniveaus.
Uitkeringsbeheer
Uitkeringsbeheer heeft niet alleen betrekking op medische uitkeringen en pensioenbeleggingen, maar op alle vragen, feedback, gegevens en communicatie met betrekking tot uitkeringen. Dergelijke toepassingen bieden een one-stop platform-ervaring voor alle werkgevers en werknemers, zorgen voor transparantie en maken vlottere activiteiten mogelijk.
elke werknemer wordt beïnvloed door de uitkeringsverordeningen en-strategie, en hoe dat wordt beheerd, beïnvloedt de totale ervaring die de werknemer op het werk heeft.
Employee interface
de meeste human resource information system software biedt beperkte toegang tot werknemers, maar zelfs dat matige niveau van zelfbediening voor werknemers is een stap voorwaarts in het creëren van een cultuur waarin werknemers meer operationele vrijheid hebben. De interface die medewerkers in staat stelt om hun persoonlijke informatie bij te werken, loonschalen te bekijken, pensioenprogramma ‘ s te wijzigen, informatie over directe storting bij te werken of verkiezingsdocumenten te downloaden, moet een gebruikerservaring bieden die eenvoudig, geïntegreerd en tijdbesparend is.
Talent verwerven en behouden
het verwerven en behouden van het juiste talent is de manier waarop een organisatie kan hopen te groeien. Met die context in het achterhoofd, werving en retentie zijn cruciale componenten van elke HRI ‘ s en worden gerangschikt door de meeste organisaties als must-have functies.
het juiste talent aan boord krijgen is slechts de eerste stap naar de talentenpuzzel. Werknemers moeten ook worden voorzien van de juiste opleiding, loopbaantrajecten en beloningsplannen om groei mogelijk te maken, het moreel te stimuleren en werkgeluk te creëren. HRIS tools kunnen de kandidaat-ervaring verbeteren en het ook gemakkelijker maken voor recruiters om het juiste talent te vinden, te volgen en in contact te brengen.
meer informatie: Talent Acquisition Specialist: 10 Key Skill Requirements for 2020
HRIS-modellen
nu we een blik hebben geworpen op de systemen en werkcomponenten die de human resource information system-machines verplaatsen, gaan we dieper in op de HRIS-modellen die de werking van zijn processen sturen.
Input en output model van een basis HRIS
dit model somt de basiswerking van een HRIS – van input naar output op. Zowel milieu-als interne bronnen leveren Gegevens voor de inputsubsystemen, die vervolgens worden geïnterpreteerd in informatie en worden gebruikt bij werving, personeelsplanning, personeel/talent management, compensatie, voordelen en voor verschillende delen van het rapportagekanaal.
figuur 1. Input-en outputmodel van een basis HRI ‘s
Model voor de invoering van HRI’ s
met een overvloed aan opties die op de markt beschikbaar zijn (tot het punt waarop de markt overvol lijkt), is het kiezen van de juiste HRI ‘ s een grote beslissing. Maar zodra dat gedaan is, om ervoor te zorgen dat de organisatie heeft geïnvesteerd in een winnend systeem, de juiste adoptie van de HRIS is noodzakelijk. Hier is een model dat de verschillende aspecten van het aannemen van de juiste HRI ‘ s en het aanpassen aan nieuwe processen opsommen.
Figuur 2. HRIS adoptiemodel
meer informatie: toekomst van het werk: 10 belangrijkste Trends voor de komende 10 jaar
HRIS succesmodel
het volgende cijfer is het geïntegreerde HRIS-succesmodel. Dit is om te herhalen hoe de perceptie van het systeem door de gebruikers wordt beïnvloed door de kwaliteit van systeemprocessen, toegang tot informatie en toepassing, gebruiksgemak en bruikbaarheid.
de waargenomen bruikbaarheid van de HRI ‘ s is een interessante factor, omdat deze tamelijk subjectief is en voor de werknemer zinvol moet zijn. Al deze factoren samen dragen bij aan de tevredenheid van de gebruikers en uiteindelijk aan het succes van de HRIS.
Figuur 3. HRIS succesmodel
meer informatie: Wat is Talent Pipeline? Definitie, Management met voorbeelden
een human resource information system wordt geleverd met drie belangrijke toepassingen – talent acquisition, talent management en talent optimization – dit alles met de effectieve ondersteuning van gegevens. Binnen deze bredere pijlers, de volgende toepassing stenen brengen in meerdere voordelen en helpen bij het opbouwen van een sterkere organisatie:
-
- lagere kosten van gegevensopslag omdat een eenmalige investering voldoende is
- flexibiliteit bij het ophalen en analyseren van gegevens
- minder duplicatie van processen, wat tijd, geld en energie bespaart
- On-demand beschikbaarheid van de juiste gegevens op het juiste moment
- sterkere analyse en dus intelligentere beslissingen
- relevante loopbaanplanning die beter kan worden gecommuniceerd
- verbeterde kwaliteit van rapporten en inzichten
- verhoogd aanpassingsvermogen de organisatie, Aangezien toegang tot de juiste informatie, verhoogt het bewustzijn van zowel de interne als externe omgeving
- grotere transparantie leidt tot een eerlijker en boeiender ervaring van werknemers
meer informatie: top 5 Human Capital Management (HCM) Software Features voor 2019
de meeste organisaties gebruiken tegenwoordig een HRIS-of HCM-oplossing om HR-processen eenvoudiger, relateerbaar en relevant te maken voor zakelijke behoeften en verwachtingen van werknemers. Organisaties zijn verwend met keuze in een markt die een scala aan oplossingen en oplossingscombinaties biedt, dus we moeten kiezen, maar kies verstandig!
welke HRIS-modellen en-processen gebruikt u? Welke functies denk je dat moeten worden opgewaardeerd voor de nabije toekomst? Vertel ons er alles over op Facebook, LinkedIn of Twitter. We luisteren altijd.