Leestijd: 4 minuten
elk bedrijf dat boekhouding doet, moet zijn transacties ergens registreren. Wanneer u meerdere klanten en leveranciers, het kan een hectische taak om al uw verkopen en aankopen te consolideren in slechts een notebook. Je hebt organisatie nodig, dus als het belasting-of auditseizoen rondrolt, ben je niet op het laatste moment aan het klauteren. Transactiegegevens zijn belangrijk omdat ze het bewijs zijn van hoe uw geld wordt uitgewisseld, hoe regelmatig en met wie. Maar waar registreert u de geldbewegingen van en naar uw bedrijf? Ook, Hoe registreer je ongewone transacties zoals afschrijvingen, oninbare schulden, en de verkoop van activa? Dit is waar dagboeken en grootboeken in het spel komen. Lees verder om meer te weten te komen over hen en hoe u ze kunt gebruiken voor uw bedrijf.
het tijdschrift. Wat is er?
het tijdschrift is ook bekend als het boek van de originele entry. Het is waar een zakelijke transactie wordt geregistreerd wanneer deze voor het eerst gebeurt. Een tijdschrift kan fysiek of elektronisch zijn, en verkopen, aankopen, of elke beweging van geld naar of van uw bedrijf wordt geregistreerd in chronologische volgorde. Een tijdschrift bevat de volgende informatie:
- de datum van de transactie
- de rekening of rekeningen die worden gedebiteerd, en het betrokken bedrag
- de rekening of rekeningen die worden gecrediteerd, en het betrokken bedrag
- een korte beschrijving en referentie van de transactie
de gouden boekhoudregels
elke boeking die wordt gemaakt moet de gouden boekhoudregels volgen. Deze regels gelden voor drie specifieke rekeningen. Laten we deze accounts definiëren en een kijkje nemen op de bijbehorende regels:
reële rekening-een rekening die betrekking heeft op activa en passiva.
- Gouden Regel: debet wat in het bedrijf komt, en crediteer wat uit het bedrijf gaat.
persoonlijke rekening-omvat alle rekeningen met betrekking tot personen, bedrijven en verenigingen.
- Gouden Regel: debet de ontvanger en crediteer de gever.
nominale rekening-gerelateerd aan alle baten, lasten, verliezen en winsten.
- Gouden Regel: debet de last of het verlies, en crediteer het resultaat of de winst.
journaalposten-formaat & voorbeeld
met behulp van de rekeningen en regels hierboven, laten we eens kijken hoe de entries worden gemaakt in het journaal.
op 5 maart koopt u meubels voor uw kantoor ter waarde van $5.000 in contanten. Het meubilair wordt beschouwd als een troef, dus dit is van invloed op de echte rekening. De gouden regel stelt dat activa worden gedebiteerd, dus voeg je $ 5.000 toe aan de debet kolom van het tijdschrift. Een gelijk krediet moet worden opgenomen op de kasrekening, dus voeg je $ 5.000 toe aan de creditzijde van het dagboek. Tot slot, noteer je de beschrijving van de transactie als een aankoop van meubels ter waarde van $5.000.
op 30 maart werd de nominale rekening gedebiteerd voor de salariskosten en werd de bankrekening van het bedrijf gecrediteerd om dit te weerspiegelen. U kunt zien dat de in het tijdschrift ingevoerde transacties de gouden regels van de boekhouding volgen.
het grootboek. Wat is er?
het grootboek wordt ook wel het boek van tweede boeking of het hoofdboek genoemd. Het grootboek bevat de grafiek van de rekeningen, dat is de lijst van alle namen en rekeningnummers in het grootboek. Het grootboek wordt door auditors bijzonder belangrijk geacht en moet “in evenwicht” zijn, waarbij de totale afschrijvingen altijd gelijk zijn aan de totale kredieten. Als de debiteuren opwegen tegen de credits, wordt dit een debetsaldo genoemd. Als de credits meer zijn dan de debits, is er een creditsaldo.
grootboekposten-formaat & voorbeeld
transacties in het tijdschrift zijn gegroepeerd naar rekeningen in de volgorde van activa, passiva, eigen vermogen, baten en lasten. Ze worden vervolgens overgedragen aan het grootboek. Grootboek entries verschijnen in de volgorde van de rekeningen in vergelijking met de chronologische volgorde van het tijdschrift.
wat komt er na het journaal en grootboek?
nadat u transacties in overeenkomstige rekeningen hebt gecategoriseerd en in uw grootboek hebt opgenomen, moet u controleren of uw boeken in evenwicht zijn. De proefbalans helpt je daarbij. Het toont de eindsaldi van al uw rekeningen zoals ze op de balans verschijnen. Het proefsaldo bevat een beschrijving, rekeningnummer, rekeningnaam, debetsaldo en creditsaldo. Zodra de informatie uit het grootboek is geconsolideerd in de proefbalans, is het gemakkelijk voor uw accountant om onevenwichtigheden tussen debits en credits te spotten. Het is beknopt, ordelijk, en helpt bij het verwijderen van discrepantie, blijkt een handig hulpmiddel in het houden van uw boeken in evenwicht.
uw boeken zijn gebalanceerd. Wat nu?
zodra uw boeken in evenwicht zijn, is het tijd om financiële rapporten te genereren om beter te begrijpen hoe uw bedrijf presteert. Elk bedrijf moet zich bewust zijn van zijn groei en waar het staat op een bepaald moment in de tijd. Financiële rapporten bieden dit inzicht. Het kasstroomoverzicht toont uw cashflowtrends door u te laten zien hoe geld in en uit uw bedrijf beweegt. De balans vertelt u hoeveel uw bedrijf bezit, hoeveel het verschuldigd is, en het eigen vermogen van de aandeelhouder. De winst-en-verliesrekening, of winst-en-verliesrekening, richt zich op de inkomsten behaald en kosten gemaakt door een bedrijf in de tijd. Dit zijn de drie rapporten waar bedrijven de meeste aandacht aan moeten besteden.
het belang van tijdschriften en grootboeken
Waarom wordt zoveel nadruk gelegd op het gebruik van tijdschriften en grootboeken? Het antwoord is simpel. U kunt uw boekhouding doelen gemakkelijker te bereiken wanneer u volledige records van al uw transacties. Financiële overzichten zoals het kasstroomoverzicht, de balans en de winst-en verliesrekening bieden essentiële informatie over uw bedrijfstrends, en ze kunnen alleen worden gegenereerd met behulp van informatie uit tijdschriften en grootboeken. Het registreren en bijhouden van ongewone transacties zoals afschrijvingen, oninbare schulden en de verkoop van activa worden gemakkelijker gemaakt met tijdschriften. Tijdschriften en grootboeken helpen je ook om zowel de debet-als de kredietzijde van transacties vast te leggen. Dit wordt vaak over het hoofd gezien wanneer bedrijven geen boeken gebruiken.
de bottom line
het registreren van zakelijke transacties vormt de kern van uw boekhouding. Het heeft geen zin om ze alleen te registreren wanneer belastingen en audits om de hoek staan. Om een accurate boekhouding van uw bedrijf te kunnen garanderen, moeten tijdschriften en grootboeken zorgvuldig worden bijgehouden. Het zijn belangrijke en nuttige tools die u op het juiste spoor houden en waarmee u prestatiedoelen kunt stellen. Belangrijker nog, ze helpen u als ondernemer om de financiële activiteiten van uw bedrijf te begrijpen, zodat u de groei kunt beoordelen en een gezonde en bloeiende organisatie kunt behouden.