Wat is kantoorindeling? Doelstellingen, beginselen, typen

Wat is kantoorindeling?

kantoorindeling kan worden gedefinieerd als de opstelling van apparatuur binnen de beschikbare vloeroppervlakte. Kantoor lay-out houdt zich bezig met het ontwerpen en opzetten van een kantoor. Het houdt rekening met alle accessoires en apparatuur die nodig zijn in een kantoor.

de bijzonderheden van het kantoorwerk zijn afhankelijk van het soort bedrijf en de verrichte werkzaamheden. Functies van een kantoor, zoals mensen, ruimte, apparatuur,meubilair en de omgeving, moeten goed bij elkaar passen zodat werknemers zich gezond en comfortabel voelen en efficiënt en productief kunnen werken.

doelstellingen van kantoorindeling

zoals eerder vermeld, is het hoofddoel van kantoorindeling het waarborgen van zuinigheid en efficiëntie in kantoorwerk. De meer specifieke doelstellingen van kantoor lay-out zijn:

• maximale mogelijkheden voor toezicht bieden.
• om een maximaal gebruik van de ruimte te waarborgen.
• om personen met vertrouwelijk werk voldoende privacy en veiligheid te bieden.
• om voldoende ruimte te laten voor het bewegen van mensen en het gebruik van machines.
• voor een vlotte doorstroming van het werk.
• om de operationele kosten tot een minimum te beperken.

om deze doelstellingen te bereiken, kunnen bepaalde principes van lay-out worden gevolgd. De neiging van de afdeling om zich te verspreiden om de beschikbare ruimte te vullen, zelfs ten koste van het ongemak moet worden voorkomen. De nodige aandacht moet ook worden besteed aan het ordelijke uiterlijk van de werkplek, omdat het helpt bij het bereiken van een beter moreel van de werknemer.

principes van Kantooropmaak

de volgende principes van kantooropmaak zijn ontwikkeld ter begeleiding van office manager het ontwerpen van de kantooropmaak:

1. beginsel van interdepartementale relatie
2. beginsel van werkstroom
3. beginsel van maximale benutting
4. beginsel van flexibiliteit
5. beginsel van voorzieningen
6. beginsel van goed milieu
7. beginsel van de laagste kosten

beginsel van interdepartementale betrekkingen

de werkzaamheden die in sommige diensten van het bureau worden verricht, zijn nauw met elkaar verbonden. Deze afdelingen moeten naast elkaar worden geplaatst. Het algemeen bureau moet centraal worden geplaatst, zodat gemeenschappelijke diensten gemakkelijk kunnen worden verleend aan verschillende diensten.

scheidingswanden en geluiddichte wanden dienen te worden aangebracht om afdelingen te scheiden met behulp van luidruchtige machines zoals duplicaties, schrijfmachines enz.

openbare transacties die kunnen bestaan uit het bijwonen van onderzoeken ontvangst en betaling van contant geld, het ontvangen van e-mails, enz. moet bij de ingang van het kantoor zijn. De betrokken personen en diensten moeten dienovereenkomstig worden geplaatst.

beginsel van de werkstroom

alvorens het lay-outplan op te stellen, moet de werkstroom in het kantoor worden bestudeerd. Ook de systemen en procedures die voor de verschillende operaties zijn ingesteld, moeten zorgvuldig worden onderzocht. Of de lay-out moet een rechte lijn regeling of V-vormig afhankelijk van de stroom van het werk. Voor zover mogelijk stroom van het werk moet continu zijn, glad, recht, en zonder achteruit beweging.

beginsel van maximaal gebruik

beschikbare ruimte dient volledig te worden benut. Voor elk individueel personeel moet voldoende ruimte worden gecreëerd. Ongeveer 30 m2. voeten ruimte is vereist voor elke individuele klerk in een afdeling. De uitrusting en de archiefkasten dienen zodanig te worden geplaatst dat het personeel deze zonder tijdverlies of ongemak kan benaderen.

het flexibiliteitsprincipe

de indeling van het kantoor dient zodanig te worden gepland dat de uitbreiding van het personeel en de uitrusting die nodig is om het hoofd te kunnen bieden aan de toegenomen omvang van het werk in de toekomst met weinig aanpassingen mogelijk kan zijn.

beginsel van voorzieningen

bij de planning van de inrichting van het kantoor dienen adequate voorzieningen te worden getroffen voor Voorzieningen voor werknemers zoals telefoon, kantine, Toiletten, liften, drinkwater, enz. Deze faciliteiten zijn essentieel voor de efficiëntie van het werk en zijn bevorderlijk voor het comfort en het welzijn van de werknemers.

beginsel van toezicht

bij een groot aantal bedienden op het werk moet de lay-out zo zijn ontworpen dat een doeltreffend toezicht en controle worden vergemakkelijkt.

beginsel van goed milieu

goede verlichting en ventilatie spelen een belangrijke rol bij het functioneren van kantoren. Interieur en uiterlijk draagt bij aan mentale stabiliteit en moraal.

beginsel van de laagste kosten

regeling en herschikking van de indeling van het kantoor moeten minimale uitgaven omvatten. Omdat een goede lay-out erop gericht is de beschikbare ruimte zo economisch en effectief mogelijk te benutten, worden de kosten van kantoordiensten automatisch verlaagd.

typen Kantooropmaak

afhankelijk van de behoeften van het bureau bestaan er verschillende typen kantooropmaak. Er zijn in principe twee soorten kantoor dat wil zeggen open kantoor en prive-kantoor. Deze twee types van lay-out kunnen verder worden onderverdeeld in drie verschillende types op basis van de recente trends in de kantoor lay-out, die als volgt worden besproken:

1. Open kantoor
2. Particulier kantoor

Open kantoor

een open kantoor is een grote ruimte waar alle medewerkers en apparatuur van de afdelingen onder één dak zijn ondergebracht zonder scheidingswanden.

voordelen van open Office

• een beter gebruik van de ruimte is mogelijk.
• het stelt mensen in staat om gemakkelijk met elkaar te communiceren binnen het kantoor.
• zonder scheidingswanden of aparte ruimten in een grote hal, kan men een betere verlichting en ventilatie hebben.
• de indeling van een kantoor kan worden aangepast aan de tijd.
• effectief toezicht is mogelijk door minder toezichthouders omdat er geen fysieke belemmeringen zijn voor observatie van mensen op het werk.

nadelen van Open Office

• het werk zal worden beïnvloed door bezoekers en het verkeer van het personeel zelf.
• er zal interne ruis zijn van gesprekken door het personeel zelf of met de bezoekers.
• infectie of ziekten kunnen zich snel verspreiden.
• groei en uitbreiding van het bedrijfsleven en toevoeging van personeel kunnen leiden tot overbevolking en congestie.

kabinet

kabinetten zijn kleine ruimten die door afdelingen worden bezet. Elke afdeling wordt in elke kamer geplaatst. Dergelijke kamers worden toegewezen door rekening te houden met de aard van de vertrouwelijke kwestie te behandelen, of voor topambtenaren enz.

voordelen van een privé-kantoor

• door de afwezigheid van lawaai is de efficiëntie toegenomen.
• vertrouwelijkheid kan worden gehandhaafd als een grotere privacy mogelijk is.
• het bevordert een persoonlijke sfeer.

nadelen van Private Office

• veel ruimte wordt verspild voor partitie.
• het is duurder om aparte kantoren te bouwen.
• het schoonmaken van het kantoor wordt een vervelende taak.

met betrekking tot het bovenstaande, kunnen we enige variaties in de manier waarop de kantoren zijn georganiseerd. Sommige van hen zijn hieronder aangegeven.

• Landschapsarchitectuur: Een aangelegde kantoor is een open kantoor dat de opstelling van rechte lijnen van bureaus. Dit type structuur is geschikt voor technische specialisten, management informatie diensten etc.
• verplaatsbare scheidingswanden: dit type constructie wordt gebruikt in particuliere kantoren. Beweegbare wanden van het plafond, gedeeltelijke of tegenhoogte gemaakt van metaal, hout, glas of kunststof materialen worden gebruikt om de kantoorruimte te scheiden.
• modulaire eenheden: ze bezetten minder vloeroppervlak; verbeteren de werkefficiëntie door onnodige bewegingen te elimineren. Het meest populaire type modulair bureau is de l-patroon bureau unit met een vlakke ondergrond.

voordelen van een goede kantoorindeling

een indeling die is ontworpen na zorgvuldige inachtneming van de hierboven vermelde stappen en met het oog op de beginselen en doelstellingen, moet de volgende voordelen opleveren::

• aangezien de lay-out is ontworpen na het bestuderen van de aard van de activiteiten en stroomschema ‘ s van elke afdeling, wordt verwacht dat de efficiëntie van een individueel lid van het kantoorpersoneel hoog zal zijn. Dit zou op zijn beurt de algehele efficiëntie van het bureau moeten verbeteren.
• door de verbeterde efficiëntie zouden de kosten van kantoorwerkzaamheden lager moeten zijn met een overeenkomstige stijging van de winst.
• een optimaal gebruik van machines en apparatuur op kantoor is mogelijk. De lay – out zorgt voor het gezamenlijk gebruik van machines en-apparatuur, wat de kapitaalinvesteringen vermindert.
• het ordelijke uiterlijk van de werkplek is belangrijk voor de kantoormedewerkers. In feite zijn kantoormedewerkers net zo trots op een indrukwekkend kantoor als de managers van het bedrijf. Een spanningsloze en verfrissende werkplek verhoogt het moreel van de medewerkers in een kantoor.
• een goed ontworpen kantoorindeling en de mensen die werken versterken vervolgens de goodwill van de organisatie. Bezoekers en klanten voelen zich trots om te worden geassocieerd met een dergelijke organisatie.
• een goede kantoorindeling maakt toezicht effectiever. Aangezien de workflow de kortste route neemt, wordt het feitelijke toezicht tot het ·minimum beperkt. Effectief toezicht met minimaal cost.is verzekerd.

Kantooraccommodatie

elke kantoormanager maakt zich zorgen over het zo efficiënt mogelijk en tegen minimale kosten laten uitvoeren van kantoorwerk. Dit zou alleen mogelijk zijn als hij een goede selectie van werknemers maakt, hen een goede opleiding en begeleiding geeft en hen in passende banen plaatst.

wil het kantoorpersoneel echter efficiënt kunnen werken, dan moet het goed worden ondergebracht, een goede werkomgeving hebben en goed worden uitgerust met geschikte huisvesting. Moderne apparatuur en goede arbeidsomstandigheden zijn op geen enkele manier minder belangrijk voor het verbeteren van de efficiëntie en het verlagen van de kosten.

de werkplek en de omgeving zijn belangrijke factoren die de efficiëntie van de werknemers in grote mate beïnvloeden. Omdat het personeel lange uren op kantoor moet blijven, en omdat het vooral hersenwerk doet en zich concentreert op de repetitieve en eentonige activiteiten van vullen, indexeren, verzenden, rapporteren enz. de inefficiëntie zou normaal gesproken groter zijn in die kantoren waar de huisvesting voldoende is en de omgeving en werkomstandigheden gunstig zijn.

principes van kantooraccommodatie

bij het nemen van een besluit over kantooraccommodatie dient de kantoormanager de volgende principes in gedachten te houden

• het kantoor moet op een geschikte plaats zijn gevestigd zodat het de gehele organisatie optimaal kan bedienen.
• kantoorruimte moet voldoende zijn vanuit het oogpunt van de huidige en toekomstige behoeften van de organisatie.
• Er dienen passende voorzieningen te worden getroffen voor de voorzieningen die nodig zijn voor het comfort en het welzijn van het personeel, zoals wasruimte, toilet, waterkoelers, kantine, enz.
• Service faciliteiten zoals telefoon, lift, interne communicatie, enz. moeten beschikbaar zijn in het kantoor, terwijl andere zoals banken, vervoer, markt, postkantoor, enz., Beschikbaar moeten zijn in de buurt van het kantoor.

locatie van het kantoor

zodra het kantoor is opgezet, is het zeer moeilijk om naar een andere plaats te verhuizen. Dus, voordat u het kantoor juiste locatie moet worden geselecteerd voor het kantoor, volgens de eisen van de werknemers, bezoekers en klanten.

de office manager moet rekening houden met een breed scala van factoren, zoals markten, arbeidsaanbod, lokale wetten, macht, belastingen, trends in regionale en lokale ontwikkeling, transportfaciliteiten, betere infrastructuur, enz. voor het kiezen van een locatie.

de keuze van de locatie hangt ook af van de kostenfactor. De beste locatie is er een die het maximale voordeel geeft tegen de laagst mogelijke kosten.

bij het selecteren van de locatie moet rekening worden gehouden met de volgende aspecten:

• gemak voor klanten: de kantoorlocatie moet dicht bij die partijen met wie het bedrijf heeft bijna dagelijks contact.
• vervoer -, post-en bankfaciliteiten: het kantoor moet gevestigd zijn op een plaats waar goede vervoer -, post-en bankfaciliteiten aanwezig zijn.
• beschikbaarheid van voldoende ruimte: de plaats die wordt geselecteerd voor locatie kantoor moet voldoende accommodatie en toekomstige uitbreiding hebben.

het kiezen van een kantoorlocatie

aangezien het voornaamste doel van een kantoor is de bedrijfsvoering te vergemakkelijken, hangt de juiste locatie in de eerste plaats af van de plaats waar het de onderneming het meest ten goede kan komen. De kantoorlocatie kan zowel in de stedelijke plaats of in de voorsteden plaats, afhankelijk van de service die zij bieden.

in principe zijn er vijf factoren die van invloed zijn op de keuze van de locatie:

• nabijheid van verwante handel: het is wenselijk om een kantoor te hebben in de buurt van andere kantoren die betrokken zijn bij dezelfde lijn van handel.
• nabijheid van andere diensten: Wanneer alle functies van een bedrijf op één locatie worden uitgeoefend, moet het kantoor op dezelfde locatie worden gevestigd, zodat het doeltreffender kan functioneren.
• nabijheid van dienstvoorzieningen :het kantoor moet gevestigd zijn in de buurt van dienstvoorzieningen zoals banken, post-en telegraafkantoren, treinstations, markten, handel of effectenbeurzen, enz.
• nabijheid van vervoervoorzieningen: de plaats waar een kantoor is gelegen moet op adequate wijze worden bediend door alle soorten vervoer.
• beschikbaarheid van arbeidskrachten: grote kantoren waar verschillende soorten werknemers nodig zijn, dienen rekening te houden met deze factor.