Wat is Payroll?
Payroll is het proces waarbij werkgevers een werknemer betalen voor het werk dat zij hebben voltooid. Elk bedrijf met werknemers moet een payroll management proces vastgesteld. Een effectief en efficiënt payrollproces zorgt ervoor dat medewerkers nauwkeurig en consistent worden betaald en geeft HR de kans om zich te concentreren op andere aspecten van hun werk.
Payroll lijkt in de kern eenvoudig, maar wordt gecompliceerd door de verschillende aftrekposten die in het spel komen. Werkgevers moeten grondig begrijpen hoe te doen payroll, hoe belastingen in te houden van elk salaris, en hoe om ervoor te zorgen dat de belastingen worden betaald aan de juiste overheidsinstantie. Werkgevers kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het aftrekken en betalen van premies voor verzekeringen en het storten van middelen op pensioenrekeningen of aan geselecteerde liefdadigheidsinstellingen.Salarisbeheertaken kunnen een enorme last en ongewenste stress veroorzaken voor kleine ondernemers en kunnen overweldigend zijn voor grote ondernemingen. Een gemiste deadline of onjuiste aangifte van belastingen kan leiden tot boetes of gevangenisstraf. Om deze problemen te voorkomen, moet elke kleine, middelgrote en grote bedrijven payroll software te gebruiken.
Wat Doet Payroll Software?
een payroll management systeem is een software programma ontworpen om alle taken van de werknemer betaling en belastingaangifte te organiseren. Deze taken omvatten het bijhouden van uren, het berekenen van lonen, het bijhouden van aanwezigheid, bronbelasting en inhoudingen, het afdrukken en leveren van controles, het invullen van directe deposito ‘ s, het betalen van premies aan verzekeringsmaatschappijen, en/of het betalen van werkgelegenheid belastingen aan de overheid. Deze software kan worden gekocht via een HR-softwareleverancier of opgenomen in een HR-softwarepakket als een module binnen een uitgebreid systeem.Voor Payrollsoftware moeten werkgevers informatie over de lonen en de werktijden van werknemers invoeren – maar niet veel meer dan dat. Vanaf daar gebruikt de software de informatie om de terugvorderingen automatisch te berekenen en af te trekken. De meeste payroll software wordt automatisch bijgewerkt wanneer een belastingwet verandert en zal werkgevers eraan herinneren wanneer verschillende fiscale formulieren in te dienen.
Waarom Zouden Kleine Bedrijven Payroll Processing Software Moeten Aanschaffen?
Payroll is iets dat nauwkeurig en regelmatig moet worden gedaan, dus het is zinvol voor bedrijven om te investeren in een systeem dat deze processen automatiseert. Payroll-software kan fouten beperken, compliance verbeteren en tijd besparen. Met steeds eenvoudigere opties helpt payroll software bedrijven overal de controle te behouden over payrollprocessen, terwijl ze meer flexibiliteit bieden dan met uitbestede payroll.De Payroll-software is eenvoudig te gebruiken en betaalbaar en kan fouten in het salarisproces verminderen en de uren die worden besteed aan het berekenen van personeelsuren, lonen en belastingaftrek verminderen, met name voor kleine ondernemingen. Eigenaren van kleine bedrijven kunnen een betaalbaar systeem kopen op hun lokale computer of via een cloudservice met behulp van een pay-as-you-go-model. Ze kunnen ook meer controle over de payroll proces te behouden met deze software, die hen in staat stelt om rapporten samen te stellen in hun eigen tempo en snel wijzigingen aan te brengen als de noodzaak zich voordoet.
hoe Payroll te doen
wanneer HR-afdelingen ervoor kiezen om payroll handmatig te doen, kost het een groot deel van hun tijd. Hoewel het kosteneffectief is, vereist het werknemers om loon-en belastinggerelateerde wetten te leren en laat veel ruimte voor fouten. Er is ook een lange leercurve voor dit werk.
als u handmatig payrollt, besteden HR-medewerkers veel tijd aan het opsporen van informatie over het loonpercentage en het achterhouden van informatie, werknemersgegevens en meer. Zodra ze deze gegevens te verkrijgen, kunnen ze de lonen te berekenen door de werknemer tijd kaarten te vermenigvuldigen met het loon tarief, met inbegrip van overwerk of tips verdiend. Ten slotte zullen zij belastingterugboekingen aftrekken en controles en directe deposito ‘ s aan de werknemers uitdelen.
met payroll management software verwerkt uw bedrijf nog steeds zijn eigen payrollprocessen, maar de tijdrovende aspecten worden geautomatiseerd. Payroll software is iets duurder dan het doen van payroll handmatig, maar het geld besteed zal de moeite waard het verminderde risico van fouten en tijd bespaard in man uren.
het enige wat u hoeft te doen is de aankoop van een payroll software van uw keuze, voer in bedrijf en werknemer informatie, de werknemers in staat stellen om hun tijd te volgen met behulp van online software, en laat het systeem om payroll automatisch draaien en hun lonen te verdelen.
hoe kiest u Payroll Management Software voor uw bedrijf
het kiezen van een payroll systeem dat het beste past bij uw bedrijf is essentieel, en er zijn verschillende factoren om in gedachten te houden bij het beslissen.
- budget van uw onderneming: Ten eerste, analyseren van de grootte van uw bedrijf en beslissen hoeveel u bereid bent te besteden aan payroll verwerking. Het kennen van uw budget en de grootte classificatie van uw bedrijf zal de lijst van payroll software leveranciers te beperken. Kleine bedrijven die niet anticiperen op snelle groei kunnen willen investeren in goedkopere payroll software die basis salarisfuncties uitvoert.
- Vendor reputations and capabilities: vergelijk vervolgens het aanbod van levensvatbare leveranciers en lees beoordelingen van sommige van hun huidige klanten. Grote of snel groeiende bedrijven kunnen willen investeren in payroll software systemen die zijn geïntegreerd met andere aspecten van planning en human resources management. Bedenk hoeveel werknemers de payroll software oplossing aankan en factor In potentiële groei. Indien beschikbaar, Vraag demo ‘ s aan en zie zelf hoe gemakkelijk de software is om mee te werken en hoe goed het past bij uw bedrijf. Zorg ervoor dat de software is gemaakt door een bekend merk en niet een nieuw of onstabiel bedrijf.
- beveiligingsfuncties: wanneer u een payrollsysteem kiest, moet u op Beveiliging letten. Met een wachtwoord beveiligde software beschermt uw bedrijf tegen manipulatie van informatie en mogelijke datalekken. Idealiter moet het systeem goede veiligheidsbeoordelingen en ratings hebben. Vendor vertegenwoordigers moeten ook in staat zijn om alle vragen die je hebt over veiligheid te beantwoorden.
- Softwareflexibiliteit en compatibiliteit: De volgende overweging is of de software compatibel en flexibel blijkt te zijn. Het is belangrijk om payroll software die goed functioneert met uw andere bedrijfssystemen en zal groeien met uw bedrijf. Zoek naar integratiemogelijkheden en zorg ervoor dat het systeem overeenkomt met alle HR-of financiële software die u momenteel gebruikt. Als alternatief, overwegen het verkrijgen van een systeem dat payroll en alle andere functies die u wilt automatiseren behandelt.
- zicht op Rapport en geschiedenis: ten slotte wilt u een payrollverwerkingssysteem waarmee u de controle kunt behouden en rapporten en historische informatie kunt bekijken. Hoewel payroll processing software minder gevoelig is voor fouten dan handmatige systemen, is er nog steeds potentieel voor storingen en glitches. Het kan nuttig zijn om de informatie te kunnen bekijken en soms handmatig correcties aan te brengen.
voordelen van Payroll Processing Software
investeren in payroll software kan arbeidsdollars besparen, fouten elimineren en compliance problemen voorkomen. Processen kunnen in een fractie van de tijd worden voltooid, wat medewerkers vrijmaakt voor activiteiten die meer bevorderlijk zijn voor het genereren van inkomsten. Payroll software maakt het voor een bedrijf ook makkelijker om zich aan te passen en meer werknemers aan te nemen naarmate het groeit.De verschuiving van outsourcing door derden naar payrollsoftware bespaart ook geld, elimineert het potentieel voor miscommunicatie met betrekking tot payroll en minimaliseert het aantal betrokken verkopers. Als een payroll-oplossing deel uitmaakt van een uitgebreid HR-softwaresysteem, worden processen gestroomlijnd en kan het gemakkelijker zijn om informatie te kruisen voor besluitvormingsdoeleinden.
verbetert de naleving
het berekenen van vennootschapsbelasting en het indienen van rapporten kan verwarrend zijn, en ontbrekende termijnen voor dit werk kunnen aanzienlijke boetes en boetes opleveren. Payroll software programma ‘ s bieden informatie en herinneringen over compliance behoeften. De software wordt regelmatig bijgewerkt, zodat bedrijven altijd de meest actuele informatie hebben over wijzigingen in belastingwetten en andere regelgeving. Sommige software kan worden ingesteld om automatisch rapporten te genereren en bestand belastingen, zodat managers en werkgevers gewoon een goedkeuring in te dienen voor het afronden.
berekent inhoudingen en netto-inkomen
nadat het bruto-inkomen van een werknemer is vastgesteld, berekent payroll software automatisch inhoudingen zoals belastingen, verzekeringen en pensioensparen. Aftrek bedragen worden automatisch afgetrokken, en een cheque wordt opgenomen of direct gestort op een bepaalde bankrekening. Sommige payroll software-oplossingen kunnen ook worden geconfigureerd om automatisch toe te voegen vergoeding voor kilometers, reiskosten, en andere uitgaven van de werknemer.
bereidt belastingformulieren voor
Payroll software verlicht een deel van de stress op belastingtijd door automatisch alle belastingformulieren te genereren die werknemers, aannemers en bedrijven nodig hebben. Veelgebruikte belastingformulieren die met een druk op de knop kunnen worden gegenereerd en afgedrukt of verzonden, zijn onder andere W2s, W3s, 1099-MISCs en 1099s.
het berekenen en indienen van belastingen is in het beste geval lastig. Als je zaken doet en werknemers hebt in meerdere staten, allemaal met verschillende belastingtarieven, kan het snel veranderen in een HR-nachtmerrie. Met behulp van een HRIS kan helpen uw HR-afdeling te blijven op de hoogte van verschillen en veranderingen in de belastingtarieven, die kunnen variëren per postcode of staat.
houdt gegevens moeiteloos bij
het bijhouden van gegevens met een handmatig systeem kan moeilijk zijn en vereist veel ruimte voor bestanden en papierwerk. Het bijhouden van gegevens met payroll software is moeiteloos en slaat bestanden elektronisch. Oude bestanden kunnen ook worden geopend of verwijderd met een druk op de knop, dus georganiseerd blijven is eenvoudig.
maakt zelfbediening voor werknemers
mogelijk, hoewel deze in het algemeen niet nodig is voor kleinere ondernemingen, kunnen zelfbedieningsopties voor werknemers het leven gemakkelijker maken voor personeelsmanagers in grotere ondernemingen. Self-service geeft werknemers toegang tot persoonlijke informatie met betrekking tot loon geschiedenis, inhoudingen, gewerkte uren, voordelen, en time-off Verzoeken. Ze kunnen automatisch wijzigingen aanvragen en informatie bekijken in plaats van contact op te nemen met de afdeling human resources.
gebaseerd in de Cloud
cloudgebaseerde software van alle soorten wordt steeds vaker gebruikt, en payroll software is geen uitzondering. Werkgevers zien de voordelen van de mogelijkheid om toegang te krijgen tot informatie van afgelegen locaties en betalen voor “software-as-a-service” op een maandelijkse basis volgens hun behoeften in plaats van het bedenken van een groot bedrag voor een complete in-house oplossing.
cloudsoftware wordt automatisch bijgewerkt wanneer belasting-en nalevingswetten veranderen, terwijl on-premise software handmatig moet worden bijgewerkt. Dit bespaart tijd op onderzoek en technische updates en zorgt ervoor dat managers en werkgevers toegang hebben tot de benodigde informatie.
elimineert Payrollfouten
het verwerken van payroll is een andere belangrijke functie van een HR — afdeling-en het is ondankbaar werk. Niemand merkt payroll, tenzij er iets mis is, en dan is het stressvol en tijdrovend om eventuele fouten die zich voordoen aan te pakken. Zelfs zonder fouten kan in-house payroll veel tijd en moeite van HR in beslag nemen. Het gebruik van een HRIS kan tijd vrijmaken en stress verlichten door het proces te automatiseren.
signaleert personeel van discrepanties
een HRIS waarschuwt personeel van HR als er discrepanties zijn. Als iemand een onjuist dollarbedrag of aantal uren invoert of als er iets anders is dan eerdere loonstrookjes, kan het systeem een waarschuwing sturen. Op deze manier kunnen eventuele fouten onmiddellijk worden opgevangen en gecorrigeerd.
zorgt voor tijdige betalingen
HRIS-waarschuwingen zijn niet alleen voor fouten en discrepanties. Uw medewerkers op tijd betalen is essentieel voor uw bedrijf. Een HRIS kan herinneringen versturen als het tijd is om te betalen. Het kan ook het directe stortingsproces stroomlijnen en automatiseren, waardoor tijdige payroll nog eenvoudiger wordt.
voorkomt Misclassificaties
in organisaties met veel werknemers is het gemakkelijk dat misclassificaties optreden. Aannemers kunnen in het systeem worden ingevoerd als werknemers en vice versa. Medewerkers kunnen worden ingehuurd en ingevoerd in het systeem, maar niet opdagen voor de eerste dag. Deze ghost werknemers, als ze niet gepakt worden, kunnen een salaris opnemen zonder ooit een dag te werken. Het gebruik van een HRIS kan helpen bij het vangen en elimineren van fouten en misclassificaties zoals deze.