I ‘m not gonna lie to you: Dit artikel was moeilijk te schrijven omdat het zo’ n droog onderwerp is. Maar toch, ik denk dat je je bewust moet zijn van de rol veronderstellingen hebben in projecten. En het begrijpen van hun impact zal u helpen een aantal gemeenschappelijke projectrisico ‘ s te voorkomen.
dus laten we eens kijken naar wat project aannames zijn en waarom ze uw aandacht verdienen.
wat zijn projectaannames?
Projectaannames zijn bepaalde dingen die we als waar beschouwen en die van invloed zijn op de manier waarop we een project plannen of beheren (zie PMI-definitie). Wij beschouwen deze factoren als waar om ons een basis voor planning te geven. Als we nergens zeker van konden zijn, konden we geen voorspellingen doen over de duur en de kosten van ons project.
aannames kunnen betrekking hebben op verschillende gebieden, waaronder onze eigen rol en verantwoordelijkheden, de verantwoordelijkheden van onze cliënt, wettelijke voorschriften, de behoeften van de cliënt en toekomstige gebeurtenissen die we verwachten te zullen plaatsvinden.
hel, dit was een hoop abstract gebrabbel.
laten we de zaken duidelijk maken met een paar praktische voorbeelden:
praktische voorbeelden van projectaannames
u zult het concept van aannames het beste begrijpen met deze voorbeelden:
- aannames over vaardigheden: u bespreekt een IT-systeemvervangingsproject met een potentiële klant. De CIO van de klant vertelt je dat ze een” zeer ervaren “IT-team hebben die” honderden migraties ” heeft gedaan. U bent het daarom met de klant eens dat zij de datamigratie zelf gaan uitvoeren. De klant is blij dat ze kosten kunnen besparen.
- Scheduling veronderstellingen: uw project teamleden zijn ook betrokken bij een ander project. Daarom heb je belangrijke activiteiten gepland (bijvoorbeeld zakenreizen), zodat ze niet botsen met het andere project. Voor uw planning en toewijzing van middelen gaat u ervan uit dat het andere project zijn oorspronkelijke schema zal volgen.
- Kostenaannames: voor een bouwproject koopt u 5 ton cement in Mei, en u gaat dezelfde hoeveelheid opnieuw kopen in oktober. U gaat ervan uit dat de cementprijs de komende maanden stabiel zal blijven.Aannames over de juridische omgeving: om uw cliënt een aantrekkelijk aanbod te doen, bent u van plan buitenlandse uitzendkrachten uit India aan te nemen om een paar maanden bij de cliënt te werken. Volgens de huidige arbeids – en immigratiewetgeving is dit mogelijk. U gaat ervan uit dat de wettelijke regels hetzelfde zullen blijven in de loop van dit 24-maanden project, en dit wordt weerspiegeld in uw projectplan en budget die zijn gebaseerd op de lagere arbeidskosten.
waarom projectaannames tijdbommen tikken
door de voorbeelden heen is u waarschijnlijk het probleem met aannames opgevallen: als ze fout blijken te zijn of als de omgeving verandert, kan uw project in ernstige problemen komen.
neem het bovenstaande voorbeeld van het aannemen van buitenlandse werknemers:
- je ging ervan uit dat (goedkopere) externe medewerkers het werk gaan uitvoeren. Vandaar, uw kostenramingen zijn veel lager dan in een scenario waarbij huishoudelijk personeel. Als de regering nu besluit om buitenlandse uitzendkrachten te verbieden, heb je een groot probleem.
- u zult moeten leveren aan de klant, maar u zult (duurdere) huishoudelijk personeel moeten gebruiken dat 3-5x meer maakt dan werknemers uit India. Op het einde, zal je een verlies maken op het project. Als je een groot bedrijf bent zal dit je niet veel pijn doen. Maar als je een kleine aannemer, zelfs een dergelijk project kan uw bedrijf te beëindigen.
exploderende kosten zijn slechts een van de gevolgen van het baseren van werk op ongeldige veronderstellingen. In andere gevallen kan de scope van het project exploderen (dit wordt scope creep genoemd) of kan het project een ernstige vertraging oplopen.
lees mijn tips over hoe u projectvertragingen kunt voorkomen
Spot veronderstellingen voordat ze problemen veroorzaken
haal uit dit artikel: wees bewust van veronderstellingen en de problemen die ze kunnen veroorzaken in projecten. Daag altijd veronderstellingen van anderen uit, en wees je bewust van de veronderstellingen die je zelf maakt (dit is nog moeilijker). Het vergt enige vaardigheid en oefening om op te merken wanneer mensen veronderstellingen maken, maar het vragen om bewijs voor een idee of verklaring is altijd een goed uitgangspunt om potentiële veronderstellingen te ontdekken.
tot slot wil ik u wijzen op een techniek die nuttig is voor het identificeren van veronderstellingen. Het is om samen met uw projectteam een aannames — lijst te maken-in feite een brainstormsessie met de betrokken mensen.