zamówienia publiczne nigdy nie miały większego znaczenia. Realizacja oszczędności, które można osiągnąć dzięki dobrze przeprowadzonym procedurom zamówień publicznych, zwiększyła znaczenie strategii zamówień publicznych.
ten blog zawiera przewodnik po cyklu zamówień i omawia niektóre z kluczowych kwestii, które należy podjąć na każdym etapie.
zapoznaj się z zamówieniami
uzyskanie zrozumienia zasad jest niezbędne w zamówieniach.
nabywcy i dostawcy muszą zrozumieć strukturę procesu udzielania zamówień, minimalne wymagane ramy czasowe, procedury regulujące te ramy czasowe, procesy towarzyszące im, w tym umowy ramowe, kryteria wyboru i udzielenia zamówienia, proces oceny i proces zawieszenia.
bez zrozumienia tych problemów i wielu innych poza tym ryzyko błędu jest zbyt wysokie, a awaria jest wyraźną możliwością.
cykl zamówień pomaga kupującym zrozumieć proces i dzieli proces zamówień na 13 sekcji.
co to jest cykl zamówień?
cykl zamówień jest ważną częścią procesu zamówień.
cykl zamówień przedstawia kroki, jakie powinni podjąć kupujący w trakcie każdego zamówienia.
cykl zamówień i dostaw CIPS
ten blog poprowadzi Cię przez etapy cyklu zamówień.
cykl zamówień i dostaw CIPS to cykliczny proces kluczowych etapów pozyskiwania towarów lub usług.
cykl składa się z 13 etapów:
- zdefiniowanie potrzeb biznesowych i opracowanie specyfikacji
- Analiza rynku i podjęcie decyzji o zakupie
- opracowanie strategii i planu
- Badanie rynku przed zakupem
- opracowanie dokumentacji i szczegółowej specyfikacji
- wybór dostawcy do udziału w przetargu
- wydanie dokumentów przetargowych
- udzielenie i realizacja zamówienia
- magazyn, logistyka i odbiór
- Realizacja i doskonalenie kontraktu
- zarządzanie relacjami z dostawcami
- aktywa Zarządzanie
ocena i walidacja ofert i ofert
Definiowanie potrzeb biznesowych i opracowywanie specyfikacji
przede wszystkim organizacja musi zrozumieć i zdefiniować swoje potrzeby zakupowe. Można to zrobić, angażując interesariuszy w całej organizacji, a badania te będą wspierać tworzenie specyfikacji wysokiego poziomu. Zaangażowanie posiadaczy udziałów na tym początkowym etapie oznacza, że są oni bardziej skłonni do wspierania procesu zmiany, w którym wymagane jest wpisowe zainteresowanych stron.
Analiza rynku i podjęcie decyzji o zakupie
drugi etap cyklu zakupowego wymaga analizy rynku. Przeprowadzenie tej analizy pomoże Twojej organizacji ocenić dostępne opcje RYNKOWE.
w ramach tych badań Twoja organizacja powinna zbadać wydatki, obecne pozycjonowanie i dynamikę rynku. Pomoże to Twojej organizacji zidentyfikować potencjalnych dostawców i stopień ich ukończenia.
będzie również wspierać decyzje dotyczące zakupu i outsourcingu a świadczenia wewnętrzne.
Strategia i planowanie
po zdefiniowaniu potrzeb biznesowych możesz opracować strategię zaopatrzenia swojej organizacji.
Twoja strategia powinna uwzględniać potencjalny wpływ środowiska zewnętrznego. CIPS podaje przykład tego na swojej stronie internetowej, zauważając, że:
” przeprowadzenie konkurencyjnego przetargu jest dobrym pomysłem, jeśli istnieje konkurencja i jesteś dobrze przygotowany do dźwigni na rynku.
rozwijanie konkurencji na rynku lub wprowadzanie jej w życie może być lepszą strategią, jeśli zależy ci na jednym jedynym źródle dostaw”
jeśli zdecydujesz się przeprowadzić przetarg konkurencyjny, będziesz musiał również zacząć rozważać, którą trasę przetargową wybrać. Czy wartość towarów/robót / usług, które planujesz nabyć, będzie wymagała podążania drogą zamówień o wysokiej wartości, publikowaną w OJEU (do końca 2020 r., a następnie w przetargu)? Jeśli tak, która procedura udzielenia zamówienia jest prawdopodobnie najbardziej odpowiednia dla danego zamówienia?
Pre-Procurement
etap pre-procurement powinien obejmować badanie rynku i zaangażowanie. Test rynkowy pomoże Twojej organizacji ocenić, czy nadszedł właściwy czas, aby wejść na rynek. Wśród czynników, które należy wziąć pod uwagę na tym etapie, są m.in. działalność konkurentów w zakresie cykli upraw, nowe przepisy oraz koniec roku budżetowego dostawców.
opracowanie dokumentacji przetargowej
niezależnie od wartości oferty, będziesz musiał opracować dokumentację przetargową, która poinformuje potencjalnych dostawców o zamówieniu, co chcesz kupić, warunkach, jakie będą musieli spełnić, aby zostać rozpatrzonym i kryteriach, które ty, kupujący, zastosujesz zarówno na etapie wyboru, jak i udzielenia zamówienia. Należy to przygotować przed wydaniem ogłoszenia o zamówieniu.
opracowując dokumentację przetargową, ważne jest, aby dostarczała ona dostawcom szczegółowy podział wymaganych ilości towarów lub usług, umowy o poziomie usług i warunków. Twoi kluczowi interesariusze powinni być częścią tego etapu.
będzie to częścią szczegółowej specyfikacji, która zapewnia spójność w całym zakresie (np. ceny, jakość produktu, funkcjonalność operacyjna). Uzyskanie odpowiednich specyfikacji za pierwszym razem zmniejsza ryzyko ponownego przetargu. Niniejsza specyfikacja będzie stanowić część dokumentacji przetargowej dla dostawców.
wybór dostawcy
na tym etapie twoja organizacja powinna być gotowa do opublikowania ogłoszenia o zamówieniu za pośrednictwem OJEU lub, jeśli wartość zamówienia jest niższa niż progi OJEU, za pośrednictwem jednego z krajowych portali, takich jak Contracts Finder (Anglia) lub Public Contracts Scotland. Niniejsze ogłoszenie o zamówieniu powinno być zgodne z formatem wymaganym przez wybraną przez Państwa procedurę udzielania zamówień przez OJEU lub przez portal, na którym Państwo publikują. Będzie zawierać co najmniej dane kontaktowe kupującego, informacje o sposobie dostępu do dokumentów przetargowych, Krótki opis i termin udzielenia odpowiedzi.
jeśli realizujesz zamówienie spoza OJEU, Twoje ogłoszenie o zamówieniu wraz z dokumentami przetargowymi pozwoli Ci zadać dostawcom szereg pytań. Jeśli korzystasz z procedury ograniczonej OJEU, wykorzystasz Standardowy kwestionariusz wyboru lub Europejski standardowy dokument zamówienia (Szkocja) do oceny zdolności dostawców, oferty, sytuacji finansowej itp. SQ jest następnie oceniane na podstawie wcześniej uzgodnionych kryteriów wyboru, które pozwolą Ci określić, czy dostawca powinien zostać zakwalifikowany i otrzymać zaproszenie do składania ofert.
wystawianie dokumentów przetargowych
jeśli korzystasz z dwuetapowego procesu, takiego jak procedura ograniczona lub negocjacyjna, po wybraniu odpowiednich dostawców, którzy zostaną zakwalifikowani do przetargu, będziesz musiał przesłać formalne dokumenty (np. zaproszenie do składania ofert. Jeśli korzystasz z jednoetapowego procesu, takiego jak Otwarta procedura OJEU, początkowo wystawiany jest dokument sq lub ESPD wraz ze wszystkimi innymi dokumentami przetargowymi, a wszyscy dostawcy składają pełną ofertę
wraz z tymi dokumentami, należy przesłać szczegółową specyfikację, dokument z wymaganiami biznesowymi i jasnymi skalami czasowymi.
Ocena i Walidacja ofert
nadszedł czas na ocenę ofert w oparciu o wstępnie zdefiniowane kryteria, które były częścią dokumentacji przetargowej, aby dostawcy byli świadomi kryteriów, które starają się spełnić.
ocena oferty powinna być ustrukturyzowana, zdyscyplinowana i przejrzysta.
na tym etapie często organizacja kupująca przeprowadza kontrole kredytowe, wizyty na miejscu, pobieranie próbek produktów lub próby.
zespół ds. zamówień powinien na tym etapie starać się w pełni współpracować ze swoimi dostawcami, dbając jednocześnie o to, aby przez cały czas byli oni zgodni z przepisami dotyczącymi zamówień. Może to być jednak trudne i próba skutecznego zarządzania wszystkimi przetargami nie jest łatwym zadaniem.
oprogramowanie do zarządzania przetargami pozwala zespołom przechowywać i udostępniać kluczowe informacje podczas całego procesu zamówień.
udzielenie zamówienia i realizacja
po wybraniu preferowanego dostawcy-możesz udzielić zamówienia.
podanie kryteriów udzielenia zamówienia pozwala obu stronom zrozumieć ich zobowiązania, co minimalizuje ryzyko umowne.
magazyn, logistyka i odbiór
na tym etapie należy uwzględnić kwestie magazynowe; może to obejmować:
- kodowanie i Klasyfikacja produktu
- przestrzeń, układ i regały.
Realizacja i doskonalenie zamówień
organizacje sektora publicznego są zobowiązane do skutecznego udzielania zamówień i uzyskiwania maksymalnej wartości z każdego udzielonego zamówienia.
wszelkie umowy powinny określać uzgodnione KPI – które powinny być monitorowane za pomocą przeglądów. Przegląd umowy powinien obejmować dyskusję na temat sposobu funkcjonowania związku i powinien rozwiązywać wszelkie konflikty.
oprogramowanie do zarządzania kontraktami może wspierać kupujących w śledzeniu wydajności i ulepszaniu.
tego rodzaju oprogramowanie może być używane w każdym aspekcie zarządzania kontraktami po udzieleniu zamówienia, umożliwiając monitorowanie wydajności dostawców, śledzenie wartości, tworzenie zmian w umowach i wiedzieć, kiedy trzeba zaplanować przedłużenie – i wiele więcej.
posiadanie odpowiedniego systemu zarządzania kontraktami znacznie ułatwi Ci życie, ponieważ ta strategia eProcurment ma wiele zalet, w tym:
- ocena wyników dostawcy w całym okresie trwania umowy pozwala na podjęcie działań w celu zwiększenia skuteczności i skuteczności umowy
- decyzje podejmowane we właściwym czasie, co zmniejsza potencjalne ryzyko pojawiające się w przyszłości
- dostawca jest kooperatywny i reaguje na potrzeby organizacji
- świadczenie usług jest satysfakcjonujące dla obu stron
- nie ma sporów umownych lub
narzędzie Delta Contract performance pozwala użytkownikowi tworzyć, zarządzać/monitorować i rejestrować dopasowane plan monitorowania wydajności dla każdego kontraktu i każdego dostawcy / wykonawcy.
użytkownik może wykonać jasny i mierzalny program wydajności Kontraktu dla każdego aktywnego kontraktu, korzystając z łatwego do zrozumienia narzędzia Key Performance Indicator (KPI) i powiązanej metodyki planu/przypomnienia/przeglądu.
- dokumenty potwierdzające mogą być dołączone do wskaźników KPI.
- realizacja zamówienia obejmuje pełną funkcjonalność eksportu.
zarządzanie relacjami z dostawcami
zarządzanie relacjami z dostawcami obejmuje strategiczne zarządzanie wszystkimi interakcjami z dostawcami, aby zmaksymalizować wartość tych interakcji. Oznacza to tworzenie bliższych, bardziej wspólnych relacji w celu realizacji wartości.
oprogramowanie do zarządzania relacjami z dostawcami może zdyscyplinować procesy organizacji i pomóc pracownikom w strategicznym planowaniu i zarządzaniu interakcjami z dostawcami.
Moduł zarządzania dostawcami Delta zapewnia łatwą usługę zarządzania dostawcami/dostawcami, dzięki której dostawca może dotrzeć do jednego centralnego centrum, w którym rejestruje, przechowuje i zarządza swoimi danymi oraz do którego kupujący mają natychmiastowy dostęp. Funkcje budowania list zapewniają kupującym możliwość tworzenia list dostawców i zarządzania nimi.
- Tworzenie nieograniczonej liczby list kategorii/dostawców
- możliwość przechowywania i Zarządzania listami RAM
- możliwość ustawiania dat i godzin otwierania i zamykania listy zgodnie z terminami
- widok danych w czasie rzeczywistym: profile dostawców na listach są automatycznie aktualizowane, jeśli dostawca dokona aktualizacji
- usunie wymóg czasochłonnej konserwacji informacji o dostawcach i Przechowywania Papieru
zarządzanie aktywami
należy przeprowadzić oceny w celu ustalenia, czy wymagania uległy zmianie. Organizacje powinny również zastanowić się nad tym, co można poprawić i włączyć następnym razem.
tutaj docieramy do końca cyklu – co zabiera nas z powrotem do początku!
kluczowe kwestie
podejmując decyzje w całym cyklu, CIPS zaleca, aby wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- systemy zaopatrzenia & Technologia
- zaangażowanie interesariuszy
- zrównoważony rozwój/ CSR / Etyka/ bezpieczeństwo
- ocena / ograniczanie ryzyka
- ciągłe doskonalenie
- ludzie & umiejętności
- Innowacja
poniżej.
Systemy Zamówień Publicznych & Technologia
wymóg, aby od października 2018 r.cała komunikacja dotycząca zamówień publicznych była elektroniczna, oznacza, że oprogramowanie eProcurement i systemy zarządzania przetargami stają się coraz bardziej powiązane z komercyjnymi rozwiązaniami eProcurement.
eProcurement przeszedł długą drogę, odkąd zaczął się w latach 80. XX wieku.wynalazek elektronicznej wymiany danych (EDI) umożliwił udostępnianie plików i dokumentów między sektorem publicznym i prywatnym, co było rewolucyjne w tamtych czasach.
w dzisiejszych czasach technologia umożliwiła sektorowi publicznemu bardziej wydajne zakupy przy użyciu oprogramowania na zamówienie. Kupujący korzystają z systemów zarządzania przetargami lub etenderingu, które mają mechanizmy składania ofert, które umożliwiają kupującym i dostawcom przeglądanie i poprawianie dokumentacji przetargowej, wraz z wszelkimi pytaniami i odpowiedziami złożonymi w związku z ofertą.
Korzystanie z komunikacji elektronicznej eliminuje niepotrzebne procesy ręczne i pomaga organizacjom zakupowym przyspieszyć czas reakcji i ustalić wyraźniejsze linie komunikacji z dostawcami.
ponadto przejście na rozwiązanie eProcurement oznacza, że Twoja organizacja będzie miała mniejszy wpływ na środowisko, ponieważ nie ma wymogu drukowania i delegowania. Oprócz tego, że Twoja organizacja będzie bardziej zrównoważona, zmniejszy wydatki budżetowe, dzięki czemu oprogramowanie eTendering będzie doskonałą inwestycją.
Klienci Delta eSourcing mają dostęp do najnowocześniejszych technologii, które mogą zmienić skuteczność strategii każdego kupującego. Każdy etap procesu udzielania zamówień, od wstępnego ogłoszenia o zamówieniu, przez ocenę, aż po zarządzanie zamówieniami, może być prowadzony elektronicznie i podlega pełnej kontroli.
zaangażowanie interesariuszy
w całym procesie zamówień kluczowe znaczenie ma zaangażowanie kupujących i dostawców. Angażując się w rynek przed realizacją zamówienia, kupujący może dowiedzieć się więcej o najnowszych dostępnych produktach i usługach.
istnieje wiele korzyści z wczesnego zaangażowania dla kupujących, w tym:
- tworzenie sieci kontaktów i budowanie relacji z dostawcami
- Dostawcy mogą wpływać na cele i wymagania umowy przed opublikowaniem oficjalnego zawiadomienia, co zmniejsza ryzyko ponownego zamówienia.
- Dostawcy mogą edukować kupującego na temat Twoich produktów / usług, aktualnego krajobrazu i trendów na rynku
RODO
w dniu 25 maja 2018 r.UE wdrożyła nowe prawo dotyczące prywatności i bezpieczeństwa danych w całej Europie, Ogólne Rozporządzenie o ochronie danych (RODO).
RODO składa się z setek stron nowych wymogów, co powoduje, że wiodące organizacje na całym świecie ponownie oceniają swoją strategię ochrony danych.
wielu twierdzi, że RODO jest najtrudniejszym prawem dotyczącym prywatności i bezpieczeństwa danych na świecie. Chociaż został on opracowany i przyjęty przez Unię Europejską, nakłada on obowiązki na organizacje w dowolnym miejscu, o ile są one ukierunkowane lub gromadzą dane dotyczące obywateli w UE.
zgodnie z zarządzaniem IT:
” RODO UE nie będzie już obowiązywać bezpośrednio w Wielkiej Brytanii pod koniec okresu przejściowego (31 grudnia 2020 r.). Jednak organizacje Brytyjskie muszą nadal spełniać swoje wymagania Po tym punkcie.
po pierwsze, DPA 2018 wprowadza wymogi RODO UE w prawie brytyjskim. Po drugie, rząd brytyjski wydał instrument ustawowy-the data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2019 – który zmienia DPA 2018 i łączy go z wymogami RODO UE, tworząc system ochrony danych, który będzie działał w kontekście brytyjskim po Brexicie.
ten nowy system będzie znany jako „Brytyjskie RODO”.
cyberbezpieczeństwo
nowe przepisy, takie jak RODO, a także głośne doniesienia w mediach na temat wpływu incydentów cybernetycznych, podniosły oczekiwania partnerów, interesariuszy, klientów i szerszej publiczności. Po prostu organizacje – a zwłaszcza członkowie zarządów-muszą poradzić sobie z cyberbezpieczeństwem.
Sektor publiczny posiada duże ilości wrażliwych danych i ważne jest, aby wszystkie organy sektora publicznego posiadały wiedzę i zdolność do obrony przed zagrożeniami cybernetycznymi, co oznacza inwestowanie w większe bezpieczeństwo zarówno dla własnej organizacji, jak i łańcucha dostaw.
rząd brytyjski poprawia bezpieczeństwo cybernetyczne w łańcuchu dostaw. Od dnia 1 października 2014 r.wszyscy dostawcy muszą być zgodni z kontrolami Cyber Essentials w przypadku ubiegania się o kontrakty rządowe, które obejmują przetwarzanie wrażliwych i osobistych danych oraz dostarczanie niektórych produktów i usług technicznych.
etyczne zaopatrzenie
zamówienia zmieniają się i kupujący nie są już w stanie udzielać zamówień na koszty bez uwzględnienia szerszego wpływu zamówień.
biorąc pod uwagę, że zamówienia mogą obejmować złożone relacje między wieloma różnymi organizacjami, istnieje możliwość, że wiele nieetycznych praktyk może zostać zaangażowanych gdzieś w łańcuch dostaw. Mogą to być zarówno nielegalne działania, takie jak współczesne niewolnictwo i korupcja, jak i szersze kwestie, takie jak lekceważenie skutków zmian klimatycznych
etyczne pozyskiwanie może wspierać kupujących w unikaniu tych pułapek, ponieważ koncentruje się na prowadzeniu działań związanych z pozyskiwaniem surowców zgodnie z najwyższymi możliwymi standardami odpowiedzialnej, zrównoważonej, środowiskowej i społecznie świadomej praktyki biznesowej.
wartość społeczna
wartość społeczna może oznaczać zaangażowanie w kwestie środowiskowe w zamówieniach publicznych, na przykład zapewnienie priorytetowego traktowania zrównoważonych lub niskoemisyjnych praktyk. Ale wartość społeczna może również obejmować elementy, które są „bliżej domu” dla przedsiębiorstw.
firmy dobrze traktujące swoich pracowników to rodzaj „wartości społecznej”. Na przykład płaca za utrzymanie wszystkim pracownikom przyczynia się zarówno do dobrego samopoczucia pracowników, jak i do lokalnej gospodarki.
Malcolm Harrison, CEO w Chartered Institute of Procurement & Supply, wcześniej podkreślał, że błędem jest myślenie, że wartość społeczna jest ważna tylko w zamówieniach samorządowych. Wartość społeczna staje się coraz ważniejsza dla rządu centralnego, rządów krajowych na całym świecie, a także dla sektora prywatnego.
Strategia zamówień z Delta eSourcing
Delta zapewnia centralne, bezpieczne rozwiązanie online, które upraszcza i automatyzuje wiele czasochłonnych procesów związanych z tworzeniem i wystawianiem zaproszeń do składania ofert oraz zarządzaniem odpowiedziami przetargowymi.
bogata funkcjonalność Delta obejmuje wszystkie aspekty procesu etenderingu, od uruchomienia, tworzenia ogłoszeń, wstępnej kwalifikacji i ogłaszania zaproszeń do składania ofert, po ocenę odpowiedzi i udzielenie zamówienia, a nawet zarządzanie kontraktami.
posiadanie tego kompleksowego rozwiązania pozwala znacznie obniżyć zarówno koszty przetwarzania zamówień, jak i ramy czasowe dla Ofert powyżej progów zamówień OJEU.
Delta eSourcing oferuje szereg oprogramowania zakupowego i jest zaangażowana w pomaganie organizacjom sektora publicznego w obniżaniu wydajności w celu poprawy procesów zakupowych. Nasze usługi zaopatrzeniowe oferują elastyczność w tworzeniu pakietów zaopatrzenia dostosowanych do potrzeb Twojej organizacji.
zarezerwuj demo na żywo z członkiem naszego zespołu ekspertów.
rozpocznij