ponieważ ludzie dziesięciną i dają, ufają liderom Kościoła, że mądrze wykorzystają te pieniądze. Aby utrzymać doskonałe zarządzanie finansami kościoła, potrzebujesz dobrze zdefiniowanej polityki i kontroli wewnętrznej na miejscu. Praktyki te mogą znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo oszustw finansowych i zwiększyć mądre wykorzystanie funduszy kościelnych.
#1: Zawsze miej co najmniej trzy osoby obecne podczas liczenia oferty
chociaż SMS-to-give i online giving są coraz bardziej popularne, wiele osób nadal daje za pomocą gotówki lub czeków. Jeśli masz trzy lub więcej osób obecnych podczas liczenia ofiary, jest o wiele trudniej dla jednej osoby ukraść od zboru.
# 2: ustalanie poziomów Władzy finansowej
ustalanie, dokumentowanie i komunikowanie, kto ma uprawnienia do wykonywania następujących czynności:
- podpisuj czeki (i na jakie kwoty)
- zaciągaj długi w imieniu Kościoła
- zakładaj nowe konta bankowe
- używaj kościelnych kart debetowych /kredytowych(na jakie rodzaje zakupów i przy jakich limitach wydatków)
dla każdego z tych scenariuszy mądrze jest mieć więcej niż jedną niepowiązaną osobę zaangażowaną w te procesy. Polityka ta chroni kościół przed osobami współpracującymi w celu popełnienia oszustwa, a osoby posiadające władzę przed nieuzasadnionymi oskarżeniami.
#3: Zdefiniuj i udokumentuj proces prośby o życzliwość
prośby o życzliwość pociągają za nasze serca, co utrudnia zaoferowanie obiektywnej odpowiedzi. Aby zapewnić sprawiedliwe traktowanie i dobre zarządzanie finansami kościoła, należy opracować standardową metodę przetwarzania takich próśb. Powinno to obejmować formularz wniosku, szczegółowe kryteria dotyczące tego, dlaczego wniosek zostanie zatwierdzony lub odrzucony, w jaki sposób pieniądze zostaną rozproszone, kto ma uprawnienia do zatwierdzania wniosków i w jaki sposób wniosek zostanie udokumentowany od początku do końca.
#4: Opracowanie budżetu
budżet to plan, w jaki sposób Kościół przeznaczy pieniądze, które Bóg (i Zgromadzenie) powierza kierownictwu. Każdy kierownik resortu powinien zaproponować, co chce osiągnąć w nadchodzącym roku i jakie fundusze będą potrzebne na ten wysiłek. Skonsoliduj te prośby i przejmij cały budżet przez proces przeglądu i zatwierdzenia przez Kościół. Prawdopodobnie będziesz musiał wykonać kilka iteracji przed sfinalizowaniem budżetu na nadchodzący rok.
#5: Przegląd finansów kościoła miesięcznie
starszy pastor, duszpasterz wykonawczy i lider każdego działu powinien co miesiąc przeglądać sprawozdania finansowe, takie jak budżet vs.aktualności dla każdego obszaru służby. Liderzy departamentów powinni wyjaśnić wszelkie istotne różnice. Ten raport powinien być również przeglądany z radą, starszymi i / lub diakonami.
#6: poproś o audyt zewnętrzny
wynajmij neutralną osobę trzecią do corocznego kontrolowania zapisów księgowych kościoła i dostarczania ich wyników starszemu pastorowi, zarządowi, starszym i diakonom. To przynosi bezstronnych ekspertów, aby przedstawić swoją opinię na temat tego, jak działa twój zespół księgowy i skuteczności procesów księgowych i zasad. Proces ten zapewnia również kolejną warstwę odpowiedzialności. Rozważ dostarczenie wyników tej kontroli w rocznym sprawozdaniu dla Kongregacji.
#7: zatrudnić doświadczony personel księgowy
zatrudnianie członka Kongregacji do nadzorowania biura finansowego ze względu na relacje rodzinne i gotowość jednostki do obniżenia wynagrodzenia nie jest rozsądne. Nie stać Cię na źle zarządzane Finanse kościelne, więc zainwestuj w wykwalifikowaną osobę, która ma wieloletnie doświadczenie w księgowości. Jeśli możesz zatrudnić księgowego, to świetnie. Jeśli nie, przynajmniej zatrudnić kogoś z dyplomem księgowości i 5 + lat doświadczenia( ze świetnymi referencjami i jasnym sprawdzeniem przeszłości). Również outsourcing zadań, które wymagają bardziej doświadczonych pracowników może być bardziej ekonomiczną opcją. Następnie CPA przegląda swoje rekordy finansowe co najmniej raz w roku.
gdy wasze Zgromadzenie powierza wam swoje dziesięciny i ofiary, podejmijcie te kroki, aby zapewnić efektywne i uczciwe wydawanie tych pieniędzy. Łatwo jest przeoczyć procesy back-office, ponieważ nie od razu wyglądają jak Ministerstwo. Jednak utrzymanie zaufania waszego zgromadzenia i wspólnoty jest fundamentem, na którym budujecie posługę.