ca oameni zeciuială și să dea, ei au încredere liderii bisericii de a folosi banii cu înțelepciune. Pentru a menține o administrare excelentă a finanțelor Bisericii, aveți nevoie de politici bine definite și de controale interne. Aceste practici pot reduce foarte mult probabilitatea fraudei financiare și pot spori utilizarea înțeleaptă a fondurilor Bisericii.
#1: Aveți întotdeauna cel puțin trei persoane prezente în timp ce numărați oferta
deși text-to-give și online giving sunt în creștere în popularitate, mulți oameni continuă să dea prin numerar sau cecuri. Dacă aveți trei sau mai multe persoane prezente în timp ce numărați ofranda, este mult mai greu pentru o singură persoană să fure din congregație.
#2: Stabiliți nivelurile autorității financiare
determinați, documentați și comunicați cine are Autoritatea de a face următoarele:
- semnează cecuri (și la ce sume)
- suportă datorii în numele bisericii
- stabilește noi conturi bancare
- folosește cardurile de debit/credit ale Bisericii (pentru ce tipuri de achiziții și la ce limite de cheltuieli)
pentru fiecare dintre aceste scenarii, este înțelept să aibă mai mult de o persoană care nu au legătură implicate în aceste procese. Această politică protejează biserica de persoanele care lucrează împreună pentru a comite fraude și de cei cu autoritate de acuzații nejustificate.
#3: Definiți și documentați un proces de solicitare de bunăvoință
cererile de bunăvoință ne atrag atenția, ceea ce face dificilă oferirea unui răspuns obiectiv. Pentru a asigura un tratament corect și o bună administrare a finanțelor bisericii, ar trebui să dezvoltați o metodă standard pentru procesarea acestor cereri. Aceasta ar trebui să includă un formular de cerere, criterii specifice pentru motivul pentru care o cerere ar fi aprobată sau respinsă, modul în care banii vor fi dispersați, cine are Autoritatea de a aproba cererile și modul în care cererea va fi documentată de la început până la sfârșit.
#4: Elaborați un buget
un buget este un plan pentru modul în care Biserica va aloca banii pe care Dumnezeu (și congregația) îi încredințează conducerii. Fiecare lider de departament al Ministerului ar trebui să propună ceea ce dorește să realizeze în anul următor și ce fonduri vor avea nevoie pentru acest efort. Consolidați aceste cereri și luați bugetul general prin procesul de revizuire și aprobare al Bisericii. Probabil că va trebui să faceți câteva iterații înainte de a finaliza bugetul pentru anul viitor.
#5: Revizuirea finanțelor Bisericii lunar
pastorul senior, pastorul executiv și liderul fiecărui departament ar trebui să revizuiască lunar rapoartele financiare, cum ar fi bugetul vs.actualele pentru fiecare zonă de minister. Liderii departamentali ar trebui să explice orice diferențe semnificative. Acest raport ar trebui, de asemenea, să fie revizuit împreună cu Consiliul, bătrânii și/sau diaconii.
#6: solicitați un audit extern
angajați o terță parte neutră pentru a audita anual înregistrările contabile ale Bisericii și pentru a furniza concluziile lor pastorului senior, consiliului, bătrânilor și diaconilor. Acest lucru aduce experți imparțiali pentru a-și oferi opinia cu privire la performanța echipei dvs. de contabilitate și eficacitatea proceselor și politicilor dvs. contabile. Acest proces oferă, de asemenea, un alt nivel de responsabilitate. Luați în considerare prezentarea rezultatelor acestui audit într-un raport anual adresat congregației.
#7: angajați personal contabil cu experiență
angajarea unui membru al Congregației pentru a supraveghea biroul dvs. financiar din cauza unei relații de familie și a dorinței individului de a lua o reducere a salariilor nu este înțeleaptă. Nu vă puteți permite să aveți finanțele Bisericii prost gestionate, așa că investiți într-o persoană calificată care are ani de experiență contabilă dovedită. Dacă poți angaja un CPA, e minunat. Dacă nu, cel puțin angajați pe cineva cu o diplomă de contabilitate și peste 5 ani de experiență (cu referințe excelente și o verificare clară a antecedentelor). De asemenea, sarcinile de externalizare care necesită personal mai experimentat ar putea fi o opțiune mai economică. Apoi, au un CPA revizui înregistrările financiare cel puțin anual.
în timp ce Congregația voastră vă încredințează zeciuielile și darurile lor, luați acești pași pentru a vă asigura că aceste finanțe sunt cheltuite eficient și cu integritate. Este ușor să treci cu vederea procesele de back-office, deoarece acestea nu arată imediat ca Minister. Cu toate acestea, menținerea încrederii congregației și a comunității este o bază pe care construiți Ministerul.