Dålig kassaflödeshantering är bland de främsta orsakerna till att småföretag misslyckas.
det gamla ordspråket ”cash is king” gäller fortfarande idag mer än någonsin. Det är livsnerven i alla företag, och en av de viktigaste sakerna som små och medelstora företag måste vara medvetna om.
så i den här artikeln listar vi 12 kassaflödeshanteringsstrategier som du kan använda som en del av din ekonomiska plan.
många småföretagare gör misstaget att bara fokusera på vinster och försäljning utan att tänka mycket på sitt rörelsekapital.
men utan att kontanterna kommer in, målar dessa siffror inte alltid en korrekt bild av ditt företags finansiella ställning. Det är fullt möjligt för ett lönsamt företag att kämpa på grund av det enkla faktum att det finns mer pengar att gå ut än att komma in.
utan en bra mängd rörelsekapital kommer småföretag att ha svårt att dra nytta av nya tillväxtmöjligheter.
att ha en bra kassaflödeshanteringsstrategi är avgörande för ditt företags framgång.
om du saknar kontanter kan din ekonomi gå ur kontroll, vilket ger dig bra försäljningssiffror men en bunt obetalda fakturor och fordringsägare som knackar på din dörr.
varför du behöver en kassaflödeshanteringsstrategi
nyckeln till effektiv kontanthantering är att förstå några av de viktigaste termerna. Kassaflöde är i huvudsak rörelsen av medel in och ut ur ditt företag.
det finns två typer av kassaflöde-positivt och negativt. Positivt kassaflöde är när pengarna som kommer in i ditt företag från försäljnings-eller finansieringsaktiviteter är större än det belopp som lämnar ditt företag i form av utgifter, löner och leverantörsskulder.
negativt kassaflöde är motsatsen. Det är när utgifterna är större än dina inkommande pengar. Problemet med detta är att du är kvar utan pengar för att betala personal, köpa varor, göra investeringar och så vidare.
där många företag glider upp är genom att bara titta på vinster. Vinster och kassaflöde är två olika saker, så om du bara tittar på resultaträkningar kommer du att sakna nyckelinformation.
fakturering av en kund kommer att räknas till din försäljning, men tills du får pengarna (vilket kan vara månader) har försäljningen inte påverkat ditt kassaflöde än.
med sena betalningar som ett stort problem för företag har det inneburit att många företag har kämpat för att hålla sig flytande eftersom de helt enkelt inte har likviditeten att fortsätta.
till exempel var carillions misslyckande 2018 på grund av kassaflödesproblem. De höll bara 29 miljoner i kontanter medan de betalade mer än 1,3 miljarder till bankerna.
det är därför det är så viktigt att ha en kassaflödeshanteringsstrategi för att kontrollera dina pengar.
genomföra en regelbunden kassaflödesanalys
det första steget för att hantera ditt kassaflöde är att genomföra en regelbunden kassaflödesanalys. Det är viktigt att veta var ditt företag står när det gäller kassaflöde så sträva efter att göra detta med jämna mellanrum under hela året. Detta kan vara varje månad eller kvartal eller så ofta du vill.
ett enkelt sätt att göra detta är att använda online bokföringsprogram. Bokföringsprogramvara gör det enkelt att förena dina konton och generera ett kassaflödesanalys. Fördelen med att använda ett kassaflödesanalys är att du kan identifiera eventuella kassaflödesproblem eller använda den informationen för att skapa en kontantbudget framöver.
det fantastiska med mycket bokföringsprogramvara är att det automatiskt kommer att lista transaktioner om de är anslutna till ditt företags bankkonto. Detta gör att du kan arbeta med konsekvent aktuell information. Med aktuella transaktioner kan du när som helst få en tydlig bild av ditt kassaflöde.
minska kostnaderna
om du i din kassaflödesanalys finner att dina utgifter är mer än dina inkomster kan det vara dags att göra nedskärningar. Att minska onödiga utgifter hjälper till att balansera skalorna något.
att göra nedskärningar är aldrig en lätt sak att göra i affärer. Det första steget är att identifiera alla dina affärskostnader och beställa dem när det gäller prioritet. Du kanske upptäcker att det finns saker du helt enkelt inte kan skära ner på, men du kan se saker som kan klippas.
andra saker på din utgiftslista kan helt enkelt behöva ett annat tillvägagångssätt eller ett billigare alternativ. Om du till exempel spenderar mycket på utskriftskostnader kan det vara ett sätt att göra en enkel nedskärning att göra ditt kontor pappersfritt. Andra mer drastiska åtgärder kan inkludera att flytta till ett billigare kontor eller till och med bli ett fjärrbaserat företag.
ett annat kortsiktigt alternativ är att finansiera inköpsorder om du bara behöver några extra dagar att betala. Du kan göra detta antingen direkt med dina leverantörer om möjligt eller använda en kredit.
tackla sena betalningar med ett incitament
en av de bästa strategierna du kan använda för att förbättra ditt kassaflöde och minska dina kundfordringar är att ha en stark process för att jaga sena betalningar. Sena betalningar är ett problem som de flesta småföretag kommer att möta någon gång, men det finns några sätt du kan försöka minska dessa.
en taktik inkluderar att ha en tidig betalningsbonus som ger ett incitament för kunder att betala tidigt, snarare än att vänta till sista minuten.
alternativt inkluderar vissa företag en förseningsavgift som avskräckande för att betala sent. Att använda endera eller båda dessa taktik kan hjälpa till att hålla ditt kassaflöde mycket mer hanterbart och minska din tid att få betalt.
gör det lättare för kunderna att betala
utöver incitament och avskräckande medel är en annan strategi för att snabbt förbättra ditt kassaflöde att göra det lättare för kunden att betala. Helst vill du att en kund ska kunna betala dig så snabbt och enkelt som möjligt.
med en hel del bokföring programvara, kan du skapa fakturor som har ’Betala nu’ knappar på dem. Det här är en klickmetod för kunder att betala direkt via fakturan, vilket sparar alla tid och ditt företag tar på sig fler kundfordringar än du vill.
ett annat sätt att göra betalningar enklare är att erbjuda betalningsplaner. Kunder kan vara mer benägna att göra snabba betalningar om det finns en mer hanterbar betalningsplan som de kan använda. Om du gör detta, kommer du sannolikt vill ta ut en liten ränteavgift.
Ställ in automatiska betalningspåminnelser
ibland glömmer folk helt enkelt att betala. Om dina kunder är företag själva, kommer de sannolikt att vara upptagen med hundratals andra saker och har en lång lista över människor att betala.
för att undvika att din faktura går vilse i en massa e-postmeddelanden kan du ställa in automatiska betalningspåminnelser med de flesta bokföringsprogram.
detta skickar ett automatiskt e-postmeddelande med ett intervall som du väljer för att påminna kunden om en försenad faktura. Det är ett enkelt steg som kan hjälpa till att minska sena betalningar och hjälpa dig att hantera dina kundfordringar.
också, en bra strategi att använda är att kontrollera kreditvärdigheten för alla nya kunder som lägger en stor order. Om de har dålig kredit kan de också ha en dålig kontantsaldo så att du kanske inte kan få betalt eller uppfylla sin stora order.
begär en ändring av betalningsvillkor
om du har hittat kunder betalar konsekvent sent, kanske du vill officiellt se över dina betalningsvillkor. Att använda incitament, avskräckande medel och automatiserade betalningspåminnelser räcker vanligtvis för de flesta. Men om ingen av dessa taktik fungerade kanske du vill ändra betalningsvillkoren officiellt med en viss kund.
du kanske till exempel vill byta till ett förskottsbetalnings-eller insättningssystem innan du påbörjar något arbete. Du kan också be om en autogiro som ska ställas in för alla pågående betalningar.
det är viktigt att förstå att Dålig fakturahantering kan gräva ett hål i dina kassareserver om du inte uppmärksammar. Om du till exempel erbjuder dina kunder 60 dagar att betala men dina leverantörer ber dig om 30, har du ett kassaflödesgap.
det tar dubbelt så lång tid att få betalt innan du kan betala dina räkningar, så du vill alltid undvika dessa situationer och ställa in dina betalningsvillkor i enlighet därmed.
använd fakturafinansiering och fakturafaktorering
ett annat sätt som företag hanterar sitt kassaflöde är att använda fakturafinansiering. Fakturafinansiering är en metod för att upprätthålla ett bra kassaflöde genom att få ett förskott på obetalda fakturor. En långivare kommer i huvudsak att betala dig fakturan som förfaller och när fakturan betalas av kunden betalar du långivaren med lite extra.
medan extra kostnader inte är idealiska, kan fakturafinansiering ge en välbehövlig hjälpande hand för att säkerställa att ditt kassaflöde inte kämpar.
å andra sidan med fakturafaktorering säljer du direkt dina kundfordringar till ett factoringföretag för ett lägre belopp än hela fakturan.
företaget som köper fordringarna tar fullt ansvar för att driva in betalningarna framöver. Med denna metod men du kommer sannolikt att få mindre än med finansiering så det är bäst att utforska dina alternativ i förväg.
öka vinstmarginalerna
medan hantering av sena och saknade betalningar är en stor del av hanteringen av kassaflödet, är det inte det enda området att titta på.
att öka marginalerna och försäljningen bör helst vara målet för alla växande affärer för att upprätthålla ett bra kassaflöde. Att undvika kontantbrist är lika viktigt för tillväxten som det är för ditt företags ekonomiska hälsa.
att ha en hållbar strategi för att kontinuerligt arbeta med ökande marginaler kan bidra till att skapa ett stabilt kassaflöde på längre sikt.
för att öka försäljningen kanske du vill titta på marknadsföring. För att öka vinstmarginalerna kanske du vill sänka kostnaderna när du driver försäljningen.
Använd ett företagskreditkort
en annan strategi för att hantera kassaflödet mer effektivt är att använda ett företagskreditkort som kassaflödesbuffert. Att använda ett kreditkort för att betala för utgifter innebär att du inte gräver in i dina kassareserver omedelbart.
detsamma kan sägas om dina leverantörsskulder. Om möjligt försena din betalning till det faktiska förfallodagen och inte tidigare.
detta ger dig mer kontroll över när du betalar för dina utgifter, så att du kan fördröja betalningar tills du får betalt själv.
Bygg en kontantreserv vid nödsituationer
det är bra att hålla en nödfond på några månader till ett värde av utgifter både som individ och som företag eftersom du aldrig vet när saker kan ta en tur. God hantering av småföretagens kassaflöde handlar också om att vara förberedd för oförutsedda händelser.
COVID-19-krisen är ett utmärkt exempel på detta.
även om det kan vara svårt att bidra till en kontantreserv, försök att vana att spara lite i en tid när pengar kommer in. Med tiden bör du sträva efter att ha en kontantreserv som kan täcka några månaders utgifter.
kassaflödesprognoser
kassaflödesprognoser är praxis att få en uppskattning av företagets framtida finansiella ställning. Detta baseras på förväntad försäljning av verksamheten för att säkerställa att ditt företag har alla nödvändiga medel för att fortsätta driva. Detta låter dig planera hur mycket du förväntar dig att tjäna och förvänta dig att spendera.
kassaflödesprognoser kan göras genom att titta på resultat, försäljning och kostnader för att förutsäga framtida försäljning och kassaflöde. Denna artikel från Startups.co.uk går in mer i detalj om hur man sätter ihop en prognos.
du kan antingen göra det själv med kalkylblad, programvara som Float eller genom att anställa en professionell för att skapa en prognos för dig. Att använda programvara som Float har fördelen av integration med bokföringsprogram som Xero, Quickbooks och FreeAgent som kan hjälpa dig att spara tid när du skapar flera kontantbudgetar för dina scenarier.
hyra en revisor
en av de allra bästa småföretagens kassaflödeshanteringsstrategier är att anställa en professionell revisor. En revisor kan hjälpa dig att analysera ditt kassaflöde och identifiera sätt att få betalt snabbare eller minska kostnaderna. En revisor kommer också att se till att alla dina skatteförpliktelser är uppfyllda och att du förblir så skatteeffektiv som möjligt.
genom att följa kassaflödeshanteringsstrategierna som vi listade ovan och vara proaktiva om att få hjälp kommer du att lägga större chans på din sida att vara kassaflödespositiv och samla mer pengar än du spenderar.
om du letar efter en ny London revisor, erbjuder BrooksCity prisvärda redovisningstjänster i London till ett fast pris. Vi erbjuder en personlig inställning till småföretag redovisning och strävar efter att öka värdet för att hjälpa dig att växa.
ta kontakt för en kostnadsfri offert på 020 7100 6150 eller begära en här och en av vårt team kommer att vara glada att hjälpa dig.