15 tips om att presentera för en styrelse

en av de frågor som jag oftast får frågan när folk hör att jag sitter i bolagsstyrelser handlar inte om verkställande lönepaket. Istället, de vill veta hur man presenterar för en styrelse så att dess medlemmar kommer att säga ja.

frågan kräver alltid en presentation som gick fel. För flera år sedan gav en ganska dandifierad kollega inifrån ett företag en presentation till en styrelse jag satt på. Han var nedsättande ibland, gjorde flera off-färg skämt, blinkade till styrelseledamöter och gjorde sina politiska benägenheter tydliga med sidoanmärkningar om dagens regering. När han inte visste svaren på frågor som vi frågade, han försökte fob dem som irrelevant. När stolen äntligen avslutade presentationen tittade vi på varandra i misstro. Vi var inte bara osäkra på förslaget, utan också osäkra på personen som kom med förslaget. Jag tror att du kan gissa hur vi röstade.

låt inte detta vara du.

personer som är närvarande för bolagsstyrelser av många skäl—de kan föreslå en ny riktning för företaget, förklara en komplex juridisk fråga som måste avgöras snabbt eller helt enkelt ge en uppdatering om ett pågående projekt. Men styrelser finns i alla former och storlekar, vare sig de skolstyrelser, grannsamverkan styrelser, lägenhet styrelser, ideella styrelser eller anställda utskott.

oavsett sammanhanget är principerna för att presentera för beslutsfattande organ desamma, och att få det rätt är avgörande. Det är inte så svårt som det låter, så länge du har några riktlinjer i åtanke. Här är nio do ’s och sex don’ ts att vara effektiva:

Board Presentations Do ’ s:

• vet vad du går in i. Styrelsemöten är ofta fyllda med en lång agenda. Under de senaste månaderna har jag varit i möten som har varat upp till 8 timmar, som täcker upp till 20 ämnen. Ditt ämne är speciellt för dig, men du har en begränsad tid att få viktig information över.

• gör dina läxor. Vem är på tavlan? Vad är deras bakgrund? Det hjälper till att kunna skräddarsy presentationen när det är tillämpligt, så att du inte berättar för dem saker de redan vet eller antar kunskap de kanske inte har.

• skicka dokument i god tid. Jag försöker se till att styrelseledamöterna får sina papper minst en vecka i förväg. Om det finns en tidsfrist, träffa den med flera dagar att spara om det finns feedback innan det går till styrelsen. Snälla ” överraska ”oss inte, som i”jag gav inte papper i förväg eftersom jag ville hålla dig i spänning”. Det här är inte en Agatha Christie-Roman, det är ett styrelsemöte. Ge oss de verktyg vi behöver för att fatta ett beslut.

• vet i förväg hur mycket tid du har. Gå inte över din tilldelning. Om stolen känns mer tid är motiverad, han eller hon kommer att förlänga den. Se till att lämna gott om tid för frågor.

• fråga hur styrelsen vill ha den information som presenteras. Till exempel, fråga stolen, ” ska jag presentera det hela eller träffa höjdpunkterna?”. Ett annat tillvägagångssätt: föreslå att du ”tar papper som redan läst”. Det betyder att du antar att alla har granskat de dokument du skickade i förväg, och du kommer bara att ta itu med de viktigaste punkterna och undvika att upprepa varje detalj.

• var beredd. Var professionell. Var kortfattad. Styrelseledamöterna kommer att bedöma innehållet i din presentation, men också det förtroende som du levererar den med.

• Håll dig lugn och svara på frågan. Om du inte vet svaret, bli inte förvirrad, defensiv eller försök att förfalska det. Istället lovar att komma tillbaka med svaret så snabbt som möjligt. Följ sedan snabbt igenom. Också, och detta är verkligen viktigt, bli inte kastad om du får många svåra frågor. Om vi inte trodde att ditt förslag hade förtjänst skulle vi inte bry oss om frågor, vi skulle helt enkelt säga nej. Styrelseledamöter ställer frågor annorlunda-vissa slingrar sig, andra går direkt till det. Oavsett stil, håll dig jämn och svara tydligt och kortfattat. Ge inte heller attityd till frågor som du tycker är ”dumma” eller uppenbara — vi gör vårt jobb. Ofta kommer den mest intressanta eller viktiga informationen från till synes förenklade frågor.

• var tydlig och kortfattad om resultatet. Om det finns ett beslut som ska fattas i slutet av din presentation, se till att alternativen är mycket tydliga. Det gör aldrig ont att ange alternativen framför, förklara dem och sedan presentera alternativen igen.

• avsluta med grace. När det är dags för dig att gå, säg tack och lämna. Dröja inte kvar.

styrelsen presentationer inte göra:

• du kan hållas väntar-inte klaga. Möten kan komma sent beroende på dagordningen. Om det är en stängd dörr möte du kommer att hållas väntar utanför. Om inte, kommer du att vara där och titta på andra människor som presenterar eller lyssnar på debatter om andra agendaposter. Klaga inte under några omständigheter om det, eftersom det kommer att förorena rummets syn på din presentation innan den ens börjar. En glad” inga problem ” går långt.

• tråka inte ut oss. Jag satt nyligen genom en rapport som i huvudsak berättade för alla i rummet något vi alla redan visste. Presentatören förlorade snabbt vår uppmärksamhet. Ännu värre, vi hade alla mentalt checkat ut när han hade kommit till”fråga”.

• lobbya inte. Din presentation är inte en möjlighet att ta ställning på andra områden. Om du är där för att prata om att uppgradera IT-infrastrukturen, kasta in en ”medan jag är här skulle jag vilja göra en tonhöjd för bättre parkeringsmöjligheter” är inte till hjälp för dig eller oss.

• använd inte jargong. Vi är inte nödvändigtvis experter inom ditt område. Använd ett tydligt språk som alla runt bordet förstår. Första gången, förklara vad du menar med ESG, grok och API, annars låter det bara som en rad nonsensiska bokstäver och ord. Försök att undvika överdrivna uttalanden-en ”fullständig havsförändring” bättre vara ganska stor. Även trenddrivna ord som får människor att rulla ögonen. ”Thinkfluencer” kommer att tänka på.

• vi är inte alla samma — lufta inte dina fördomar och politiska lutningar. Med lite tur är gruppen runt bordet en mångsidig, med olika åsikter. Off-color skämt och politiska kommentarer har ingen plats i din presentation och kan förolämpa de människor du försöker övertyga.

• gå inte över toppen med klockor och visselpipor. Det finns ingen anledning att skicka ut blommor eller en underhållande video om det inte är direkt relaterat till ämnet. Användbar: ”här är ett urval av vad vi pratar om.”Konstigt:” här är en blomma för alla er underbara människor.”Och ja, jag var i ett möte där någon en gång delade ut blommor till ”alla de vackra damstyrelsemedlemmarna”.

klar, kortfattad och till punkten

Tänk på din presentation som ett memo, inte en roman. Styrelseledamöterna trivs med fakta som presenteras på ett tydligt och kortfattat sätt. Även om du lämnar din presentation utan att få svaret ja du hoppades på, kommer du åtminstone att lämna folket vid bordet med ett gott intryck av dig. Och det kommer att gå långt om du kommer tillbaka till styrelsen med ett reviderat förslag.

ge det en chans och låt mig veta om det hjälpte, och om du känner någon som förbereder sig för att ge en presentation, klipp detta och skicka det till dem. Chansen är inte bara att de kommer att vara tacksamma, men det kommer också styrelseledamöterna som hör presentationen.

publicerad i samarbete med LinkedIn. Detta inlägg dök också upp i BBC Capital-kolumnen, ovan ombord med Lucy Marcus.

författare: Lucy P. Marcus, grundare och VD för Marcus Venture Consulting, Ltd., är Professor i ledarskap och styrning vid IE Business School, en icke-verkställande direktör för Atlantia SpA, icke-verkställande ordförande för Mobius Life Sciences Fund och icke-verkställande direktör för BioCity.

bild: studenter från Warszawas handelshögskola deltar i en presentation på Warszawas Börs den 15 September 2008. REUTERS / Peter Andrews