vi glömmer ofta att när vi pratar om förenkling talar vi om att minska mängden av något. Jaså?
Ja, se: vad är skillnaden mellan ett enkelrum och ett dubbelrum?
dubbel har 2 bäddar!
i Merriam-Webster-ordboken har vi denna definition:
enkelt: lätt förstås eller utförs.
därför, när det gäller förenkling av affärsprocesser, är målet att minimera aktiviteter och uppgifter, samtidigt som de är effektiva, effektiva och produktiva, och också leverera värde till kunden.
det är dilemmaet!
eftersom det är svårt att bestämma vad som kan undertryckas utan att påverka processen.
i detta sammanhang kan vissa tekniker hjälpa till att undertrycka vissa uppgifter och aktiviteter (de som inte tillför värde).
faktum är att dessa tekniker för förenkling av affärsprocesser pekar på sätt att minska de uppgifter och aktiviteter som är mest utsatta för att inte utföras korrekt.
därför elimineras inte aktiviteter och uppgifter nödvändigtvis (vissa är, som vi sa: de som inte tillför värde), men utförs på ett annat, mer självhäftande sätt.
resultatet är förenkling av affärsprocesser, inte nödvändigtvis genom den drastiska minskningen av antalet aktiviteter, utan genom att minska riskfyllda aktiviteter från processen, genom att utföra dem på ett annat sätt.
Se även: 3 processkartläggning, analys och förbättringstekniker
Förenklingstekniker för affärsprocesser att tillämpa i ditt företag
dessa fem ideer för förenkling av affärsprocesser används ofta i processmodellering med hjälp av BPMN-modelleringsverktyg.
men att stirra tomt på en processkarta visar inte var det finns risk eller direktkontakt med kunden (vilket alltid måste vara Wow!).
så ta en titt på hur du identifierar dessa möjligheter för att förbättra organisationsprocessen.
1-interaktion mellan system
när två system eller programvarusviter interagerar med varandra måste det finnas ett datautbyte. För det mesta görs detta manuellt, med förbehåll för skrivfel och till och med förhalning.
ett klassiskt sätt att minska risken för detta datautbyte är att skapa ett integrationsgränssnitt mellan de två systemen.
ett exempel på användningen av denna affärsprocess förenkling sker mycket vanligt i grafisk design programvara.
det finns flera olika program på marknaden. Och de flesta av dem har en funktion som kallas ’file export’.
därför programvara sviter ’tala med varandra’. Om designern behöver importera en fil från en bild som skapats i annan programvara för att använda i sitt system, behöver de bara använda det kommandot, och det kommer att fungera utan problem.
2-processautomation
Automation är kontrollen av ’mänskliga’ och systemaktiviteter.
kolla in den här videon om automatisering av affärsprocesser:
https://www.youtube.com/watch?v=lpBf1roaGx0
3- processstandardisering
ett av de mest objektiva sätten att förenkla organisatoriska processer är att standardisera återkommande och identiska processer.
till exempel: Föreställ dig en advokatbyrå.
den har flera olika processer, var och en med olika uppgifter och aktiviteter och deras särdrag, beroende på förekomst, orsak etc.
men i dem alla kommer det att finnas en tid när du behöver samla in och autentisera signaturer. Om denna process är standardiserad kommer du att kunna förenkla företagets verksamhet kraftigt genom att bara replikera dem när det behövs.
se mer: standardisering av affärsprocesser: allt du behöver veta.
4-definiera affärsregler
det primära syftet med en samling affärsregler är att underlätta beslutsfattandet. De borde vara enkla, kringgå processens flöde utan dröjsmål eller obeslutsamhet.
ett klassiskt exempel är definitionen av bankutlåningsallokeringar. Affärsregeln är enkel: Upp till X tusen dollar kan byråchefen bevilja lånet autonomt. Något belopp över det dock och de behöver konsultera sin chef.
5 – Outsourcing
Outsourcing har varit utbredd tidigare, och idag har den återvänt i ett annat sammanhang: på grund av kommunikations-och integrationsanläggningar bland yrkesverksamma med användning av cloud computing-teknik.
två exempel på denna förenkling av affärsprocessen är spridningen av SaaS-företag (som ser en tjänst som tidigare gjordes i företaget) och antalet outsourcade yrkesverksamma som arbetar på ett hemmakontor, som frilansare.
vill du tillämpa dessa tekniker i ditt företag? Använd molnbaserad affärsprocessautomatiseringsprogramvara med BPMN-notation och bäst av allt; det är gratis!
besök HEFLOS hemsida nu och börja modellera processer snabbt och intuitivt!