ett robust och effektivt affärskommunikationssystem är en förutsättning för framgång för ett företag och det finns många företag som lär sig den här lektionen den hårda vägen. Ja, det finns många företag som har lidit mycket på grund av deras dåliga affärskommunikationsprocesser. De var tvungna att förlora sina kunder, vilket även påverkade deras bottenlinje också. Således, om du inte vill möta liknande konsekvenser, är det absolut nödvändigt att du utför en grundlig analys av dina kommunikationsprocedurer. Nedan följer några av mätvärdena för att analysera ett kommunikationssystem, några externa tekniska överväganden:
- struktur-strukturen i din affärskommunikation spelar en mycket viktig roll. Det finns många kommunikationssystem som är fristående system som PBX telefonsystem. Dessa gamla system har en mycket komplex struktur och är sårbara för olika problem. Ett bra kommunikationssystem bör vara mindre komplext och bör vara lätt att integrera med andra system. En modulär struktur är bättre eftersom det skulle hjälpa till att enkelt upptäcka och underhålla problem.
- klarhet – du måste kontrollera om röstmeddelandena såväl som de samtal du tar emot eller gör är tydliga eller inte. Tydlighet är det första som gör ett kommunikationssystem bra och effektivt. Om dina kunder inte kan höra vad du säger, är det klart att det kommer att finnas ett kommunikationsgap, vilket senare skulle skapa problem. Ibland kan människor helt enkelt hänga upp bara för att de inte kan höra vad personen på andra sidan säger. Tänk om detta händer medan dina anställda gör försäljningssamtal. Konkurrensen på marknaden är riktigt hög och dina kunder kan enkelt vinnas av dina konkurrenter.
- konsistens – du måste kontrollera hur konsekvent ditt system har gått igenom de senaste månaderna eller åren. Ett bra kommunikationssystem bör ge konsekvent prestanda. Det kan finnas fel men frekvensen av fel bör vara mycket mycket låg. Som en förlängning kan du också kontrollera hur ofta du är ditt system går sönder. Det som kallas genomsnittlig tid mellan misslyckanden bör vara extremt hög.
- Medium-den typ av medium som ditt företagskommunikationssystem använder för att överföra signalerna är mycket viktigt. Om det använda mediet är ineffektivt så är det bunden att vara ett kommunikationsgap och förlust av affärer. Till exempel, om ditt gamla PBX-system inte kan överföra samtalen till ditt fjärrkontor på ett brådskande sätt, används inte systemet. Förseningar kan vara dödliga i affärer och när det orsakas av ett ineffektivt system gör det ännu mer ont.
- relevans-du bör bestämma om ditt företagskommunikationssystem kommer att vara relevant efter 5 år eller inte. Relevans är en mycket viktig när du ska investera stora pengar för att bygga din kommunikationsinfrastruktur. Det är viktigt att relevansfaktorn beaktas först när du bestämmer dig för att byta eller installera ett nytt kommunikationssystem.
Unified Communication architecture är den senaste tekniken som kan revolutionera din affärskommunikation. Det är ett system som kan integrera alla dina kommunikationsverktyg på en enda plattform. VoIP och många andra nya tekniker kan integreras för att bygga ett robust kommunikationssystem. Det skulle inte bara vara relevant för nästa 5 år men skulle också bidra till att tidvattnet över en mängd olika kommunikationsproblem. Den tydlighet och konsekvens som erbjuds av UC är oöverträffad. UC använder ett medium som stöds av Internet, fiberoptik och annan ny senaste överföringsutrustning. Detta hjälper det att ge högkvalitativa signaler över långa avstånd. UC kan anslutas till det befintliga datornätverket och använder Internet i stor utsträckning.