som företagare, det finns en hel del saker att uppmärksamma när du kör ditt företag. Lön, anställning , bokföring … listan fortsätter och fortsätter. Och den listan innehåller övervakning av alla dina Företagsregister. Så, vilka är de viktigaste affärsrekorden att spåra?
business records för att spåra
IRS kräver att du håller ett antal poster under en viss tid (t.ex. skatteposter). Men, vilka typer av journalföring bör du hålla ett öga på även om du inte är skyldig att hålla dem? Det finns sex affärsposter att övervaka:
- bokföring
- kontoutdrag
- företagslån
- juridiska dokument
- tillstånd och licenser
- försäkringsdokument
bokföring
du dokumenterar alla dina företags transaktioner i dina bokföring. De nödvändiga bokföringen för företag inkluderar all information om din inkomst, eget kapital och kostnader. Från dina finansiella bokföringsregister kan du sammanställa data i finansiella rapporter och beräkna småföretagsförhållanden.
du måste spåra dina bokföring till:
- se ditt företags ekonomiska hälsa
- mät ditt företags lönsamhet över tid
- analysera mönster för att fatta bättre ekonomiska beslut
- Bestäm om du har tillräckligt med kapital för att täcka dina utgifter
- förstå om din nuvarande budget lyckas
övervaka dina finansiella poster med jämna mellanrum (t.ex. månadsvis eller kvartalsvis). Och, kontrollera att du spåra alla utgifter och inkomstkälla. Utan alla bokföringsuppgifter är dina poster ofullständiga och ger felaktig information. Spara alla kvitton och kopior av fakturor för att säkerhetskopiera dina poster.
den federala regeringen kräver att du behåller finansiella dokument som visar dina intäkter och kostnader. Använd dina bokföringsregister för att lämna in din företagsinkomstdeklaration.
när du har lämnat in din avkastning, behåll dina skatteposter. Varför? Eftersom IRS kräver att du behåller dessa poster under en viss tid. Om du inte lämnar in en retur måste du behålla skatteposterna på obestämd tid. Kontrollera med din revisor, stat eller IRS för att bekräfta hur länge du måste behålla enskilda poster.
letar du efter en enkel lösning för att skapa och lagra dina bokföring? Patriot online bokföringsprogram kan du lagra och få tillgång till dina finansiella data var som helst, när som helst. Prova det gratis i 30 dagar!
kontoutdrag
dina kontoutdrag beskriver alla dina konton hos banken. Kontona kan innehålla dina kontroller, besparingar, investeringar och kreditkortsregister. Och du kan förena dina bankkonton med de bokföringsposter du måste spåra.
Jämför dina kontoutdrag med dina finansiella poster och granska dem för potentiella misstag. Om dina kontoutdrag inte matchar dina bokföringsregister kan det finnas ett fel i dina böcker.
kontoutdrag hjälper dig att spåra ditt företags framsteg också. Och du använder dina kontoutdrag för att lämna in dina skatter.
företagslån
har du ett företagslån? Om så är fallet, spåra ditt lån är avgörande. Du vill spåra saker som:
- det ursprungliga lånets belopp
- Datum för godkännande av lån
- utbetalningsdatum
- förväntat avbetalningsdatum
- förfallodatum för lån
- ränteförändringar (om tillämpligt)
Förvara alla dokument för lånet någonstans där du enkelt kan komma åt dem. Om du bestämmer dig för att betala av lånet tidigare eller behöver en förlängning, ge dokumentationen till långivaren.
spåra återbetalningar av företagslån i dina böcker. Debitera lånekontot för att minska skulden i dina böcker och kreditera kontantkontot för betalningarna.
målet att spåra ditt företagslån är att se till att du inte missar betalningar och hanterar risker. Och du kan öka dina chanser att få lån i framtiden genom ansvariga planer för återbetalning av lån. Inte missa betalningar och betala av hela lånet som beskrivs i låneavtalet bidrar till att öka ditt företag kredit värdering. Och, en högre business credit score berättar långivare att du är en ansvarsfull låntagare med lägre risk.
juridiska dokument
de juridiska dokument som ditt företag har beror på din affärsstruktur. Till exempel måste inkorporerade företag (t.ex. C corporation) behålla sina bolagsordning. Andra juridiska dokument inkluderar partnerskapsavtal för partnerskap eller en DBA (aka doing business as) för enmansföretag.
du måste behålla alla juridiska dokument som visar att du äger ditt företag. Förvara dessa dokument någonstans säkert om du behöver tillhandahålla bevis på ägande.
kom ihåg att spåra dina juridiska dokument är annorlunda än att spåra finansiella poster. Du måste veta var du lagrar dina dokument så att du enkelt kan dra dem när du behöver dem.
tillstånd och licenser
statliga och lokala myndigheter kan kräva att du får olika tillstånd eller licenser för att driva din verksamhet. Och beroende på ditt företags bransch kan du behöva ansöka om och få branschspecifika tillstånd eller licenser.
till exempel kan företag som säljer mat eller dryck behöva få ett hälsotillstånd för att sälja dessa artiklar. Och om du bestämmer dig för att sälja alkohol i ditt företag, måste du ansöka om en spritlicens.
spåra dina tillstånd och licenser eftersom du kan behöva regelbundet förnya dem. Och håll utkik efter eventuella förändrade lagar för tillstånd eller licenser ditt företag har. Om en lag ändras där du måste posta eller hur ofta du behöver förnya ett tillstånd eller licens, följ omedelbart för att undvika påföljder eller böter.
försäkringsdokument
det finns olika typer av försäkringar du kan behöva köpa när du driver ett företag. Exempel på de typer av försäkringar Du kan köpa inkluderar:
- företagsansvarsförsäkring
- hyresförsäkring
- bilförsäkring
- arbetstagarnas ersättningsförsäkring
- företagsinkomstförsäkring
- yrkesansvarsförsäkring
- Cyber försäkringar
men för att använda din försäkring måste du tillhandahålla bevis av försäkring. Håll koll på var dina försäkringar är. På så sätt kan du ha ditt försäkringsnummer och annan identifierande information till hands om du behöver lämna in en fordran.
försäkringar kan hjälpa till att skydda ditt företag i händelse av:
- naturkatastrofer (t. ex. översvämning)
- stämningar
- anställda blir sjuka eller skadade när de arbetar
- dataöverträdelser
- bilolyckor
- skada på din arbetsplats (t. ex. brand)
överväg att hålla kopior av dina försäkringar på en plats där de inte kan skadas. Du kan till exempel lagra poster digitalt i molnet eller fysiskt i en brandsäker lockbox. Fråga också din försäkringsleverantör om de erbjuder ett digitalt konto för dig att ladda ner eller se din försäkring online istället för pappersdokument.
denna artikel har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 8 April 2016.
Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.