dagarna på ett livligt kontorsgolv med dussintals anställda i formellt slitage är för länge borta. Traditionella arbetsplatsmetoder har ersatts av nyare, mer kostnadseffektiva arbetsmetoder, till exempel ett virtuellt kontor.
ett virtuellt kontor tillhandahåller funktioner och tjänster för ett vanligt kontor, men utan fysisk plats. Den är idealisk för en nystartad verksamhet eftersom det sparar på allmänna kostnader. Detta gör virtuella kontor populära för småföretag eller nystartade företag. De kan spara kostnader för ett fysiskt kontor men ändå få fördelarna med en typisk Kontorsadress. Så vad är de andra fördelarna?
tillsammans med minskningen av kostnaderna ger ett virtuellt kontor dig oöverträffad flexibilitet. Med en Internetanslutning kan var som helst vara ditt kontor!Låt oss undersöka varför du behöver ett virtuellt kontor och vad som krävs när du skapar ett virtuellt kontor.
Varför behöver du ett virtuellt kontor?
på grund av tidiga ekonomiska svårigheter vill nya företag minska sina kostnader var de än kan. Kontors betalningar står för de stora kostnaderna och måste begränsas först. Till exempel kan ett samarbetsutrymme i ett affärscentrum som New York City kosta upp till $500 per månad.
om du föredrar att skapa ett kontor själv är 3-30-300-regeln mer relevant. Det ger den faktiska kostnaden för att driva ett kontor. För varje $3 som spenderas på nyttjandebetalningar spenderas $30 på hyreskostnader och ytterligare $300 i lönekostnader per kvadratmeter arbetsutrymme årligen.
för ett företag som kämpar för att hitta sina fötter i början, dessa kostnader kan presentera utmaningar och hämma tillväxten. Ta hänsyn till en ny studie att privata kontor förblir lediga 77% av tiden. Med ett sådant slöseri med resurser blir fallet för att skapa ett virtuellt kontor ännu större.
7 steg för att skapa ett virtuellt kontor
nu när vi vet varför vi behöver ett virtuellt kontor låt oss bekanta oss med ’hur’. Här är några steg:
-
ha en strategi
-
anställa rätt personer
-
Ställ in en Kontorsadress
-
Ställ in en kontorstelefon
-
få nödvändiga verktyg
-
ha en virtuell assistent
-
Håll kontakten med ditt Team
ha en strategi
en sund strategi sparar dig från att behöva kämpa senare på vägen. När du skapar ett virtuellt kontor, Anteckna dina att göra och se till att du har planerat hela processen.Även om du inte arbetar i ett vanligt kontor, behöver du fortfarande göra en strategi.
detta är inte så annorlunda än vad du vanligtvis skulle ha om du arbetade traditionellt. Grunden för verksamheten förändras inte, och inte heller målen.
vissa områden som behöver planering är:
•marknadsanalys
•konkurrentanalys
•värdeförslag
•företagsstruktur
•målmarknad
•marknadsföringsstrategi
•finansiella inflöden
anställa rätt personer
en ide kan bäras av ett enda sinne, men det måste implementeras av ett team. Med ett oortodox arbetssätt kan det vara utmanande att hitta rätt personer för jobbet. Vissa anställda kan ta ett tag att anpassa sig till det nya systemet, medan vissa kanske inte anpassar sig alls.
med ett virtuellt kontor expanderar talangpoolen du kan välja ditt team från betydligt, kanske till och med blir global. Flexibilitet i arbetet är något de flesta anställda letar efter, och det kan locka talang att komma och arbeta för dig.
Ställ in en Kontorsadress
även om du arbetar virtuellt behöver du fortfarande ta emot e-post. Detta mail kan vara officiella dokument eller kundkorrespondens. Dessutom kan det finnas regleringshinder, vilket kan kräva att du har en fysisk kontorsplats och kontaktuppgifter.
förutom byråkratin är det fördelaktigt för ett företags offentliga image att ha en professionell arbetsadress. Det finns flera tjänsteleverantörer för en virtuell adress. De ger dig en fysisk adress för att ta emot ditt mail och andra dokument. När de får e-post avsedd för dig, du får ett meddelande eller ett meddelande från den digitala postrummet.
du kan sedan välja en ytterligare åtgärd angående paketet. Du kan få den öppnad och skannad och skickad till dig, eller hållen eller förstörd. Nu vet du hur man skapar en virtuell Kontorsadress.
Ställ in en kontorstelefon
i likhet med en adress är ett telefonnummer något som är ett måste. Virtuella telefonsystem använder VoIP-teknik (Voice over Internet Protocol), och all kommunikation sker via internet. Med VoIP får du ett vanligt telefonnummer men utan att behöva få en fysisk fast telefon.
du kan använda VoIP-system på din Android / iOS mobiltelefoner eller bärbara datorer och datorer med Windows eller Mac. Detta sparar dig från att behöva köpa ytterligare hårdvara som en bordstelefon.
få de nödvändiga verktygen
det är viktigt att du är välutrustad och förberedd för att köra ditt virtuella kontor som en väloljad maskin. För detta ändamål behöver du några verktyg till hands som kan hjälpa ditt arbete att utvecklas smidigt. De kan vara produktivitetsprogramvara, lagringstjänster, schemaläggningsplattformar och mycket mer. Låt oss diskutera ett exempel!
molnlagring är något du behöver om du tränar från ett virtuellt kontor. Håll dina data säkra och säkra samtidigt som de är lättillgängliga över hela verksamheten. Verktyg som Trello hjälper till att hålla teamet på samma sida och effektivt hantera många personaluppgifter. Andra tjänster erbjuder även faktureringsverktyg online och produktivitetsspårare. De kan hjälpa dig att hålla reda på anställdas arbetstid och ledighet.
ha en virtuell assistent
en virtuell assistent hjälper dig att delegera icke-kritiska uppgifter och spara tid för viktiga frågor. Dessa uppgifter kan relateras till personalresurser, schemaläggning eller andra organisatoriska aktiviteter. Virtuella assistenter kan specialisera sig inom ett visst område eller ta allt under sitt paraply.
vad som än är fallet kan de visa sig vara ovärderliga för att minska din arbetsbelastning, så att du kan fokusera på den stora bilden.
Håll kontakten
att arbeta i ett virtuellt kontor, samtidigt som det har sina fördelar, innebär också en uppsättning utmaningar. Du måste vara i kontakt med ditt team, veta vad de håller på med, samordna i brådskande frågor och i allmänhet vara på samma sida. Detta kan vara svårt när du arbetar från flera platser, och det är därför effektiv kommunikation är kritisk.
för att ta bort eventuella missförstånd kan du använda verktyg som Slack och Zoom för ditt virtuella team. De låter dig ständigt vara i kontakt med dina anställda.Du kan också använda produktivitetshanteringsverktyg för att effektivt samordna arbetet i ett team.
Avsluta!
virtuella kontor ger flexibilitet, anpassningsförmåga och skalbarhet. Alla dessa faktorer är viktiga för en kommande verksamhet och fungerar som en drivkraft för tillväxt. Det är bättre att hålla dig uppdaterad med ett virtuellt kontors krav och veta vilka verktyg du ska använda. Du kan vila lätt och ha fullständigt förtroende för att ditt virtuella kontor kommer att vara effektivt.