9 viktiga kommunikationsförmåga för alla arbetsplatser (och hur man förbättrar dem)

Februari 15, 2021 – Gini Beqiri

utan stora kommunikationsförmåga på arbetsplatsen kommer alla företag helt enkelt att stanna. Det finns inget värre än felkommunikation mellan enskild Personal och hela avdelningar som orsakar fullständigt kaos, frustration, brist på framsteg, missade tidsfrister och möjligen personal som bestämmer sig för att lämna.

varför är kommunikationsförmåga viktigt?

kommunikation är i grunden det fett som gör att alla företag går smidigt.

om du är i ett stödjande företag där alla vet vad som händer, vad verksamheten siktar på när det gäller långa och kortsiktiga mål, och ännu viktigare, varför har du bästa möjliga plats att arbeta.

med bra kommunikation på arbetsplatsen känner sig personalen engagerad och entusiastisk, och de känner sig en del av något. De arbetar utan att behöva mikrohanteras, och de kommer med ideer och lösningar, eftersom de vet att de kommer att höras och att det finns en mycket god chans att det de föreslår kommer att genomföras.

• Läs mer om vikten av kommunikationsförmåga i näringslivet

9 viktiga kommunikationsförmåga för alla arbetsplatser

så, om du hoppas att se till att ditt företag är den typ av plats där alla är engagerade och entusiastiska, vilka är de färdigheter du behöver ha och uppmuntra att få det att hända?

lyssningsförmåga

först och främst behöver människor lyssna på varandra. Mer än så måste de höra varandra, tänka på vad som sägs, erkänna det och förstå.

de värsta miscommunications hända eftersom människor misslyckas med att lyssna ordentligt, och sedan gå ut för att göra vad de *tror* sades, snarare än vad som faktiskt sades.

aktivt lyssnande är en av de viktigaste färdigheterna som alla kan utveckla, från regissörer ner.

empati

efter att ha lyssnat är det viktigaste som någon kan göra att förstå och empati med andra människor. Om du kan sätta dig själv i andras skor kan du förstå hur de känner, få mer känsla för hur du kan hjälpa dem, förstå deras frustrationer och smärtpunkter och du kan kommunicera med dem bättre.

och det gäller för andra anställda, ledning och dina kunder.

• för mer information, läs övervinna vägspärrar till empati

tålamod

tillsammans med empati, med bara lite tålamod kan hjälpa dig att lugnt kommunicera hur du känner, även när du är frustrerad och irriterad, som får din punkt över bättre och är mycket mindre benägna att få någons tillbaka upp eller orsaka ett argument.

• Läs dessa fyra steg för att utveckla tålamod

positiv attityd

att ta ett positivt tillvägagångssätt gör livet så mycket enklare och väldigt mycket trevligare både för dig och de omkring dig. Om du alltid är positiv, tenderar du att anta att saker kan göras och problem lösas, snarare än att de inte kan. Du mår bättre, du letar efter det goda i saker och du hittar det.

det är ett mycket bättre sätt att arbeta än att vara den som alltid skjuter ner varje IDE och antar att saker alltid kommer att gå fel.

och när saker går fel, kommer du att hantera dem mycket bättre med en positiv attityd.

att vara ärlig och öppen

att gå tillbaka till positiviteten, vara öppen och öppen för möjligheter kommer att få dig mycket längre framåt än att säga varje ide innan det har haft en chans att arbeta.

tillsammans med det är att vara ärlig ett måste. Förtroende är oerhört viktigt i alla situationer, och när människor arbetar i ett team, de behöver veta att de kan lita på varandra för att göra vad de säger att de kommer, och vara ärlig om det.

och ja, det inkluderar när du är den som gjorde en röra av något. Det händer, men det är inte världens ände. Kom ihåg att människor inte kan hjälpa dig att fixa det om de inte vet om det.

ge och ta emot feedback

Ja, det känns inte bra om du inte har träffat en standard eller om du har gjort något fel, men att kunna acceptera verkligen välmenad feedback hjälper graciöst mycket att gå vidare efter ett problem.

på samma sätt kan du ge bra, positiv feedback en färdighet som kan få alla du arbetar med att må bra.

kroppsspråk

titta på ditt kroppsspråk när du kommunicerar och när du lyssnar. Öppna, avslappnade axlar och framåtlutad visar att du är engagerad, verkligen lyssnar och öppen för ideer, medan vikta armar och lutar dig tillbaka kan få dig att verka som om du är avlägsen, inte involverad och inte öppen för nya sätt att göra saker.

• Läs mer om 8 delar av säker kroppsspråk

klarhet och korthet

det finns ingen anledning att skriva en uppsats eller hålla ett tal för att uttrycka en uppfattning eller få din punkt över. Tiden är värdefull i alla affärer, och dina kollegors tid är lika värdefull som din.

var kortfattad, till punkten och inkludera endast nödvändig information.

och uppföljning skriftligen, så du har en kopia av vad du har sagt för bekräftelse, och din publik har en kopia de kan hänvisa till, för att kontrollera vad som sades och vad de behöver göra.

självförbättring

kontinuerlig förbättring är inte bara för verksamheten. Livslångt lärande är bra för dig, ger dig nya perspektiv och ideer, och breddar din erfarenhet och din synvinkel.

hur du kan förbättra din Arbetsplatskommunikation

eventuella förbättringar i ett företag måste komma uppifrån och ner. Om ledningen inte är intresserad av att förbättra kommunikationen i hela verksamheten, så finns det bara så långt att personalen kan gå för att få det att hända.

VD och styrelseledamöter måste vara aktivt involverade och uppmuntrande för att allt ska kunna hända och tas på allvar.

bra ledning och ledarskap

efter det kommer detta bara att fungera med bra ledarskap och ledning. Om det finns ett problem på ledningsnivå måste detta tas om hand först innan något annat kan göras.

chefer kan behöva omskolas och förstå vad som behöver göras innan de kan vidarebefordra saker till sin personal och uppmuntra till bättre kommunikation.

kommunikationskurser

det är bra om alla i företaget är på samma sida, så att ta samma kommunikationskurs eller ta in en tränare för att täcka ämnet i hela företaget är den bästa vägen framåt.

kommunikationskurser, oavsett om de är online eller offline, är lysande för att hjälpa människor att förstå var de går fel, ge människor nya sätt att relatera till varandra och förstå hur de kan gå vidare.

• lista över Toppkurser för kommunikationsförmåga

öva dina kommunikationsförmåga i realistiska webbaserade simuleringar.

processer och procedurer

skriftlig kommunikation är lika viktig som talad, och det finns ingenstans att det är mer sannolikt att det finns flaskhalsar och problem med arbetsflödet än i företagets processer och procedurer.

som en del av din nya kommunikationsstrategi är det ett måste att alla processer och procedurer bör ses över också.

med de nyhetskunskaper som alla har fått från kommunikationskursen är chansen att det kommer att finnas mycket fler tankar som flyger om och energi och entusiasm för att få dina rutiner rätt.

Prestationsgranskningar och bedömningar

regelbunden feedback är lysande för att hjälpa personalen att förbättra och uppnå sina personliga mål, så länge de är gjort rätt. Konstruktiv, genuint hjälpsam feedback kommer alltid att få dig längre än dålig kritik.

teambuilding övningar

teambuilding kan verkligen bilda din personal till sammanhängande grupper som kommunicerar bättre och verkligen tycker om att arbeta tillsammans.

internt teambuilding kan vara bra för att komma igång, men då och då kan bara att komma ut ur kontoret, oavsett om det är personalmöten eller teambuilding-övningar, verkligen göra skillnad.

en förändring av landskapet kan väcka nya tankar som du kanske inte har fått när du stirrar på samma fyra väggar.

inte bara det, men sociala kvällar där det enda är att ha kul och lära känna varandra lite bättre kan hjälpa din personal att binda sig och känna att de är en del av laget.

Erbjud en plattform för anonym feedback

ibland, oavsett hur uppmuntrande du är, känner personalen sig mer bekväm om de anonymt kan lägga upp en IDE eller prata om ett problem.

det kan vara att de har problem med sin direkta chef, eller att de inte vill få en annan anställd i trubbel, men de vet att något inte fungerar som påverkar verksamheten, eller helt enkelt att vissa människor inte är bekväma med att tala upp i en grupp.

oavsett anledning, att ha en kanal för anonym feedback ger dig det extra alternativet för att fånga alla de ideer och förslag som din personal har.

använd lysande kommunikationskanaler

det finns så mycket mer tillgängligt än bara e-post dessa dagar. Att välja rätt app eller programvara för att få människor att kommunicera, dela och samarbeta i projekt kan lägga till den sista handen i din kommunikationsstrategi.

prova Slack, Asana, Trello, Google Docs eller något av ett antal andra verktyg som hjälper dig och din personal att kommunicera.

Slack kan förbättra kommunikationen på arbetsplatsen, särskilt med distansarbetare.

du kan behöva prova några för att hitta den bästa för ditt företag, men du vet det när du hittar det, på grund av skillnaden det gör för din produktivitet.

att hantera anställda

att främja personer med utmärkt kommunikationsförmåga är ett bra sätt att uppmuntra andra anställda att följa deras ledning. Och du får en ny chef som är ombord med vad du försöker uppnå och redan bra på att kommunicera både med dig och deras team.

omvänt, även med den bästa viljan i världen från din sida, kommer vissa människor inte att ta på sig det du försöker uppnå, och vägrar att kommunicera positivt eller bidra. Om du inte kan uppmuntra dem att delta genom omskolning och prata med dem, är det ibland bättre att släppa dem. Du har inte råd att ha en teammedlem som ständigt drar ner alla andra.

så där har du det. Följ råden ovan på ett sätt som passar ditt företag och din personal, och du kan vara på väg till den typ av företag som människor inte kan vänta med att arbeta för, och kunder rave om.