det finns nio (väl, tio) steg i A3-processen.
0: identifiera problemet
eftersom syftet med A3-processen är att lösa problem eller adressera behov är det första, något oskrivna steget att du måste identifiera ett problem eller behov.
1: fånga det aktuella läget för situationen
när du justera runt problemet eller behöver du vill ta itu med, då är det dags att fånga och analysera det aktuella läget för situationen. Toyota föreslår att problemlösare:
- Observera arbetsprocesserna från första hand och dokumentera dina observationer.
- samla runt en whiteboard och gå igenom varje steg i din process. Du kan använda fancy process kartläggning verktyg för att göra detta, men streckgubbar och pilar kommer att göra jobbet lika bra.
- om möjligt, kvantifiera problemets storlek (t.ex. % av biljetter med långa cykeltider, # av kundleveranser som är sena, # av fel rapporterade per kvartal). Graf dina data om möjligt; visualiseringar är verkligen till hjälp.
2: Gör en grundorsaksanalys
nu när du ser din process, försök ta reda på orsaken till effektiviteten. Du kan ställa frågor som:
- var lider vi av kommunikationsstörningar?
- Var ser vi långa förseningar utan aktivitet?
- vilken information behöver vi för att samarbeta mer effektivt / smidigt?
dokumentera dessa smärtpunkter och gräva sedan djupare. 5 whys är ett användbart verktyg för att genomföra en grundlig grundorsaksanalys. Grundtanken är att du börjar med ett problem uttalande, och sedan du frågar ” Varför?”tills du upptäcker den verkliga orsaken till problemet. Du kanske eller kanske inte behöver fråga varför exakt fem gånger-det här är helt enkelt en uppskattning.
3: utforma motåtgärder för att ta itu med grundorsaker
motåtgärder är dina tankar för att hantera situationen; de förändringar som ska göras i dina processer som kommer att flytta organisationen närmare ideal genom att ta itu med grundorsaker. Motåtgärder bör syfta till att:
- ange det avsedda resultatet och planen för att uppnå det.
- skapa tydliga, direkta kopplingar mellan personer som ansvarar för steg i processen.
- minska eller eliminera loopar, lösningar och förseningar.
4: definiera ditt måltillstånd
när du har valt dina motåtgärder kan du tydligt definiera ditt måltillstånd. I A3-processen kommunicerar du vårt måltillstånd genom en processkarta. Var noga med att notera var förändringarna i processen sker så att de kan observeras.
5: utveckla en plan för genomförande
nu när du har definierat ditt måltillstånd kan du utveckla en plan för hur du ska uppnå det. Genomförandeplanerna bör innehålla:
- en uppgiftslista för att få motåtgärderna på plats
- Vem ansvarar för vad
- förfallodatum för alla tidskänsliga arbetsobjekt
de flesta lag väljer att dokumentera sin implementeringsplan i sin A3.
6: utveckla en uppföljningsplan med förutsagda resultat
en uppföljningsplan gör det möjligt för Lean-team att kontrollera sitt arbete; det gör det möjligt för dem att verifiera om de faktiskt förstod det aktuella tillståndet tillräckligt bra för att förbättra det. En uppföljningsplan är ett kritiskt steg i processförbättring eftersom det kan hjälpa team att se till att:
- implementeringsplan utfördes
- målvillkor realiserades
- förväntade resultat uppnåddes
dessa första sex steg fångas i A3-rapporten. De flesta lag använder en mall för sin A3.
7: få alla ombord
målet för någon systemisk förbättring är att det förbättrar alla delar av systemet. Det är därför det är viktigt att inkludera alla som kan påverkas av genomförandet eller måltillståndet i konversationen innan ändringar görs.
att bygga konsensus under hela processen är vanligtvis det mest effektiva tillvägagångssättet, varför många team väljer att inkludera detta vid varje kritisk vändpunkt i A3-processen. Beroende på omfattningen av arbetet kan det också vara viktigt att informera chefer och andra intressenter som kan påverkas av arbetet.
8: genomföra!
nu är det dags för implementering. Följ genomförandet som diskuterats och observera möjligheter till förbättringar på vägen.
9: Utvärdera resultat
i alltför många situationer slutar A3-processen med implementering. Det är viktigt att mäta de faktiska resultaten och jämföra dem med dina förutsägelser för att lära sig.
om dina faktiska resultat varierar mycket från vad som förväntades, gör forskning för att ta reda på varför. Ändra processen efter behov och upprepa genomförandet och uppföljningen tills målet är uppfyllt.