det är en tid av oöverträffad förändring inom den juridiska industrin, och som svar, många advokater gör stora karriär förändringar. Från erfarna advokater som förgrenar sig oberoende till nya advokater som går in i yrket mitt i en pandemi – allt fler jurister öppnar sina egna metoder. Men mitt i dessa osäkra tider kanske fysiskt kontor inte är det bästa alternativet. Gjort korrekt kan ett virtuellt kontorsarrangemang vara lika effektivt samtidigt som det ger ett extra lager av försiktighet.
detta inlägg kommer att undersöka nödvändigheterna för att starta och inrätta ett virtuellt advokatbyrå. Från de administrativa övervägandena till att säkra nödvändiga resurser, Fortsätt läsa för 8 tips för att starta din egen virtuella övning.
Tips #1 Gör en affärsplan
varje framgångsrik strävan behöver en handlingsplan, och din nya virtuella Advokatbyrå är inget undantag. Oavsett om du öppnar en helt ny praxis eller övergår från ett fysiskt kontor, ta dig tid att skriva en detaljerad affärsplan som leder dig genom hela processen och proaktivt ta itu med utmaningar. Din plan bör innehålla olika komponenter, till exempel:
- en sammanfattning som innehåller din uppdragsbeskrivning, en allmän företagsbeskrivning och finansiell information.
- en marknadsanalys som tar hänsyn till utbud och efterfrågan på dina juridiska tjänster inom din praxis och geografiska område(er).
- ett organisationsschema som beskriver företagets struktur, inklusive var och en av positionerna inom praktiken.
- en tjänstebeskrivning av ditt företags verksamhetsområden, inklusive timpriser och avgiftsplaner.
- en marknadsplan som anger vilka ansträngningar som kommer att göras för att marknadsföra företaget, locka potentiella kunder och säkra nya frågor.
- en finansiell prognossektion som listar företagets finansiella mål samt resultat-och kostnadsprognoser.
Tips #2 skapa en arbetsyta
du kanske inte har ett kontor i tegel och murbruk, men du behöver fortfarande en fysisk plats för att slutföra dina professionella uppgifter varje dag. Bestäm var du vill hitta din arbetsyta. Har du ett dedikerat kontor i ditt hem eller kommer du att använda ett annat område i huset? Hur som helst, tänk på vad du behöver för att göra denna arbetsyta produktiv. Några av dessa överväganden inkluderar:
- ditt skrivbord och stol
- belysning
- lagringsutrymme för kontorsmaterial
- sekretess och klient sekretess
- tillgång till Internet
- din omgivning för virtuella möten
Tips #3 upprätta dina processer
effektivt och effektivt flöde inom ett advokatbyrå är avgörande för framgång. Utan rätt processer på plats kan fasta medlemmar slösa bort betydande timmar på att försöka återuppfinna hjulet och ta reda på administrativa uppgifter. Ännu mer utmanande är det faktum att i en virtuell miljö är fasta medlemmar inte inom samma utrymme för att enkelt dela ideer och information. Av denna anledning är det oerhört viktigt att ha tydligt definierade administrativa processer på plats redan från början av ditt nya företag.
Tänk på hur du och din personal kommer att hantera situationer som:
- potentiella kundkonsultationer
- nya klientintag
- e-postdistribution
- dokumentlagring
- intern kommunikation
- extern kommunikation
- tidsspårning
- kundfakturering
när du har fattat dessa viktiga beslut, minska dem till att skriva genom att skapa fasta manualer och standarder för verksamheten.
Tips # 4 främja en enad företagskultur
med fasta medlemmar som arbetar från olika platser kan det vara svårt att skapa en enhetlig företagskultur. När man arbetar hemifrån upplever vissa anställda känslor av isolering och depression. Arbeta mot dessa risker genom att skapa aktiviteter och metoder som främjar en enhetlig kultur och inkluderar varje fast medlem. Virtuella evenemang som lagtävlingar, lunchchattar och bokklubbar kan främja sammanhängande och positiva virtuella arbetsmiljöer.
Tips # 5 Tänk på dina kunder
du och dina fasta medlemmar är inte de enda som upplever ditt företag på ett nytt eller annorlunda sätt. Dina kunder måste också hantera situationer som är långt ifrån deras förväntningar om att arbeta med en advokat. Se till att ditt företags virtuella karaktär inte minskar kundupplevelsen eller ditt företags förmåga att förse kunder med stellar juridiska tjänster. Tänk på omständigheter som:
- hur du kommer att hålla kundmöten
- hur dokument kommer säkert levereras till kunder
- Hur kommer du att hålla kunder uppdateras konsekvent?
- vilka tekniska resurser behöver du för att möta kundens behov i en virtuell miljö?
Tips #6 Använd effektiv teknik
teknik är viktig inom alla advokatbyråer, men det blir avgörande för advokatbyråer som arbetar praktiskt taget. Du behöver verktyg på plats som kan nås och utnyttjas av lämpliga medlemmar i företaget när de arbetar från olika platser. Några vanliga juridiska tekniska alternativ inkluderar:
- Practice Management software
- molnbaserad dokumentlagring
- online-forskningsverktyg
- tidsspårningsprogramvara
- molnbaserad juridisk faktureringsplattform
- Klienthanteringsprogramvara
TimeSolv juridisk faktureringsprogramvara erbjuder en mängd olika funktioner för att hjälpa advokatbyrå ledare hantera sin praxis, spåra tid, skapa fakturor och samla in betalningar effektivt. Med sin molnbaserade teknik och många integrationer hjälper TimeSolv virtuella advokatbyråer att hålla sig på rätt spår och lönsamma.
Tips # 7 Intern & extern kommunikation
om ditt nya virtuella advokatbyrå kommer att innehålla ett team av advokater och supportpersonal behöver du interna kommunikationsverktyg som gör att alla medlemmar kan interagera med varandra snabbt och enkelt hela dagen. Ökningen av virtuella arbetsmiljöer har inlett en mängd olika kommunikationsalternativ, inklusive chattappar som Slack och samarbetsverktyg som Microsoft Meetings. Gör lite forskning för att hitta det bästa alternativet för ditt företag.
det är också viktigt att överväga vilka verktyg du kommer att använda för extern kommunikation med kunder och andra jurister. Med alla som arbetar från olika platser kan användningen av olika hem-och mobiltelefoner göra att ett advokatbyrå verkar oprofessionellt för potentiella och befintliga kunder.
VoIP-teknik gör det möjligt för advokatbyråer att sömlöst kommunicera med sina kunder och kollegor i en virtuell miljö. Samtal dirigeras via internetprotokoll nätverk. Därför, oavsett var fasta medlemmar initierar samtal, mottagaren ser ett konsekvent telefonnummer för företaget. Dessutom, när kunder ringer till företaget, använder de ett standardnummer som kan dirigeras till fasta medlemmar oavsett var de fysiskt arbetar.
en kundportal kan också hjälpa till med extern kommunikation genom att tillhandahålla ett verktyg för att sprida information och uppdateringar till kunder på ett säkert och virtuellt sätt. Med denna teknik kan dina kunder självständigt logga in på sina säkra konton för att se uppdateringar, granska fakturor och betala sina juridiska räkningar.
Tips # 8 online betalningsalternativ
en virtuell advokatbyrå behöver verktyg på plats för att samla in online-betalningar. I en tid av social distansering föredrar många konsumenter onlinetransaktioner eftersom de inte har resor till ett kontor eller checkar in posten. Oavsett om du accepterar betalningar via din kundportal eller inkluderar en betalningsknapp på din webbplats, online betalningsalternativ översätta till snabbare ersättning för ditt företag och färre resurser spenderas på att samla obetalda fakturor. Din advokatbyrå personal skickar helt enkelt ut fakturor elektroniskt och kunder kan betala dem vid mottagandet.